Vierteljährliche Planung: Ein Leitfaden mit Best Practices (+ kostenlose Vorlage)

Veröffentlicht: 2023-04-12

Ihr Quartalsplan ist nicht nur ein Stück Papier, sondern ein entscheidender Fahrplan für die effektive Umsetzung Ihrer Geschäftsstrategien. Ohne einen soliden Quartalsplan wird die Erfüllung der Erwartungen des Managements zu einem Glücksspiel.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie die Quartalsplanung als einen starken Verstärker für eine erfolgreiche Strategieumsetzung betrachten können, anstatt nur ein Kästchen zum Abhaken.

Wir stellen Ihnen außerdem Best Practices, Tipps und eine kostenlose Vorlage zur Verfügung, um Ihren vierteljährlichen Planungsprozess zu vereinfachen. Mit der richtigen Einstellung und Herangehensweise erfüllen Sie nicht nur die Erwartungen des Managements, sondern schöpfen das volle Potenzial Ihres Teams aus, um Geschäftsergebnisse zu erzielen.

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Was ist eine Quartalsplanung?

Die vierteljährliche Planung hilft Organisationen und Teamleitern, kurzfristige Ziele zu setzen, Ressourcen zuzuweisen und den Fortschritt innerhalb eines dreimonatigen Zeitrahmens zu überwachen.

Wenn es richtig gemacht wird, sollte es kurzfristige Umsetzung und langfristige Vision verbinden, die Umsetzungsdynamik aufrechterhalten und sicherstellen, dass Teams Ergebnisse liefern und sich gleichzeitig an den gewünschten Ergebnissen des Unternehmens orientieren.

Eine effektive vierteljährliche Planung sollte als Wegweiser dienen, der Ihre Strategieumsetzung konzentriert, flexibel und auf Kurs hält.

Die vierteljährliche Planung sollte keine Übung sein, die vergessen wird, sobald Sie Ihre vierteljährliche Planungssitzung verlassen.

Die Annahme des zweiten Ansatzes kann zu unbeabsichtigten Folgen führen und hat versteckte Kosten:

  • Priorisierung kurzfristigen Denkens gegenüber strategischem Denken: Die Konzentration auf kurzfristige Erfolge verhindert, dass das Unternehmen langfristig und nachhaltig erfolgreich ist, und führt zu Fehlausrichtungen auf verschiedenen Ebenen Ihrer Organisation. Einfach ausgedrückt: Wenn Sie sich darauf konzentrieren, Ihrem Schwanz nachzujagen, wie werden Sie dann erkennen, dass Sie sich im Kreis gedreht haben?
  • Inflexibilität: In Stein gemeißelte und bis zur nächsten geplanten vierteljährlichen Überprüfung vergessene Quartalspläne führen oft zu verpassten Gelegenheiten. Neue Ideen werden beiseite geschoben, Innovation wird zu einem Schimpfwort, und Teams wiederholen einen Zyklus nach dem anderen von mittelmäßiger Leistung und „akzeptablem“ Wachstum.
  • Verlorene Zeit: Wenn sich ein Team darauf konzentriert, einen perfekten Plan zu erstellen, haben die Details der Planung Vorrang vor den Ergebnissen. Infolgedessen verbringen Sie zu viel Zeit mit der Planung, anstatt so schnell wie möglich mit der Ausführung zu beginnen und währenddessen zu iterieren. Denken Sie daran, dass es besser ist, Pläne anzupassen, als Gelegenheiten zu verpassen.

Empfohlene Lektüre: Strategy vs Execution: Wie man aus der Strategieplanungsfalle ausbricht

Vorteile der vierteljährlichen Planung für die Strategieumsetzung

Als Instrument der Strategieumsetzung bietet die Quartalsplanung mehrere Vorteile, wie zum Beispiel:

  • Strategische Ausrichtung: Ein gut ausgeführter vierteljährlicher Planungsprozess hält Ihre Organisation fokussiert und hilft allen auf allen Ebenen der Organisation von Anfang bis Ende des Quartals.

  • Ausrichtung zwischen Geschäftszielen und Teams: Eine ordnungsgemäße vierteljährliche Planung stellt sicher, dass alle Teammitglieder auf dieselben Ziele hinarbeiten, dass Projekte strategisch sinnvoll sind und dass vierteljährliche Ziele konsequent zu den langfristigen Zielen beitragen.

  • Aufrechterhaltung der Ausführungsdynamik: Die vierteljährliche Planung kann dazu beitragen, die Dynamik im Laufe des Jahres aufrechtzuerhalten. Es kann enorm hilfreich sein, wenn Sie Ihren Ansatz angesichts von Unsicherheiten und Herausforderungen anpassen müssen.

  • Erhöhtes Engagement und Eigenverantwortung: Vierteljährliche Planungsbesprechungen sind eine ideale Möglichkeit, Teammitglieder in den Planungsprozess einzubeziehen, die Akzeptanz zu erhöhen und das Engagement und die Verantwortlichkeit für den Fortschritt zu stärken.

  • Bessere Ressourcenallokation: Ihre strategische Planung muss in verdauliche Schritte umgewandelt werden. Dies bedeutet, die geschäftlichen Anforderungen und Fähigkeiten Ihres Unternehmens zu berücksichtigen. Die vierteljährliche Planung erleichtert die Anpassung und effektivere Zuweisung von Ressourcen und stellt sicher, dass die wichtigsten Initiativen die Aufmerksamkeit erhalten, die sie verdienen.

6 Best Practices für den richtigen vierteljährlichen Planungsprozess

Ein vierteljährlicher Planungsprozess kann die Teamanstrengungen und die organisatorische Leistung steigern, wenn er als Teil der Strategieumsetzung betrachtet wird. Berücksichtigen Sie bei der Überarbeitung Ihres Ansatzes jedoch die folgenden Tipps, um die üblichen Fallstricke zu vermeiden, mit denen viele Unternehmen konfrontiert sind:

1. Reverse-Engineering Ihrer Ziele

Bei diesem Schritt geht es darum, ausgehend von Ihren gewünschten Ergebnissen oder dem „Gesamtbild“ rückwärts zu arbeiten, um eine effektive vierteljährliche Strategie zu erstellen.

Gehen Sie die wichtigsten strategischen Ziele und Initiativen für das Jahr durch und stellen Sie sicher, dass sie beim Brainstorming für die Prioritäten des nächsten Quartals im Vordergrund stehen.

Wenn das Jahresziel des Unternehmens beispielsweise darin besteht, den Umsatz um 20 % zu steigern, beginnen Sie mit diesem Ziel und unterteilen Sie es in kleinere Quartalsziele, die mit Ihrem langfristigen Ziel übereinstimmen. Weisen Sie dann Projekte, Initiativen und Eigentümer zu, um die Verantwortlichkeit und den Fortschritt in Richtung Ergebnisse voranzutreiben.

Empfohlene Lektüre: Der richtige Weg, Teamziele zu setzen

2. Führen Sie einen „Lessons Learned“-Review durch

Eine „Lessons Learned“-Rezension ist eine einfache, aber wirkungsvolle Idee, die oft übersehen wird. Es macht vielleicht nicht immer Spaß, aber das Lernen aus den Erfolgen und Misserfolgen des letzten Quartals kann eine große Bereicherung für die Verbesserung Ihrer Strategie im nächsten Quartal sein.

So kann Cascade Ihnen helfen:

Möchten Sie das Beste aus Ihren Lektionen herausholen? Kombinieren Sie es mit den Strategieberichten von Cascade, um Ihre Leistung mit festgelegten Zielen und KPIs zu vergleichen, tief in Ihre zugrunde liegenden Ursachen für Erfolge und Misserfolge einzutauchen und Bereiche zu identifizieren, die in Zukunft optimiert werden können. Sie können ausführliche Berichte erstellen und Ihren Daten einen Kontext geben.

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3. Integrieren Sie eine „Kriegsspiel“-Übung

"War Gaming" ist eine Simulationsübung, um Ihre Strategie gegen verschiedene Ergebnisse zu testen. Es ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihre Teams verschiedene Ansätze in einer risikofreien Umgebung untersuchen und ausprobieren zu lassen.

Sie können es beispielsweise verwenden, um die potenziellen Auswirkungen eines disruptiven Schritts eines Wettbewerbers auf dem Markt zu bewerten und strategische Antworten zu entwickeln, um Risiken zu mindern und Chancen zu nutzen.

Wenn Sie diese Praxis in Ihre vierteljährliche Planung einbeziehen, fördern Sie die funktionsübergreifende Zusammenarbeit , das kritische Denken und die Entscheidungsfindung innerhalb des Führungsteams und verbessern letztendlich die Agilität und den Wettbewerbsvorteil Ihres Unternehmens.

4. Fördern Sie die funktionsübergreifende Zusammenarbeit

Die vierteljährliche Planung sollte alle Abteilungen und Stakeholder in die Umsetzung Ihrer Strategie einbeziehen. Planung und Strategie in Silos schränken Ihre Ziele ein und behindern eine effektive Umsetzung. Fördern Sie eine Kultur der Zusammenarbeit und Kommunikation, um die strategische Ausrichtung und Akzeptanz für die Strategie sicherzustellen.

Empfohlenes Video: Teamübergreifendes Alignment (mit Miles Wilson, Managing Director bei Red Bull, und Jordan Colreavy, Head of Category Strategy bei L'Oreal)

5. Nehmen Sie eine „Wachstums“-Denkweise an

Wenn Sie an einen starren Quartalsplan gebunden sind, verpassen Sie die Gelegenheit, Ihre Strategien an neue Informationen und veränderte Umstände anzupassen und anzupassen. Stattdessen sollten Sie offen bleiben, Ihre Pläne basierend auf neuen Informationen, Erkenntnissen und Feedback anzupassen.

Eine Möglichkeit, dies in die Praxis umzusetzen, besteht darin, während des Quartals regelmäßige Check-Ins einzurichten, um den Fortschritt zu überprüfen und notwendige Anpassungen an Ihrer Strategie vorzunehmen. Bis zum vierteljährlichen Meeting zu warten, um den Fortschritt zu überprüfen und herauszufinden, dass etwas nicht funktioniert, kann zu Verzögerungen von bis zu drei Monaten führen, was sich nachteilig auf den Gesamterfolg Ihrer Strategie auswirken kann.

Leider sehen sich nur 18 % der Teammitglieder wöchentlich den Fortschritt an ( laut der Umfrage unter 1.750 Personen ), was schade ist, da dies erhebliche Auswirkungen auf die Umsetzung Ihrer vierteljährlichen Strategie haben kann. Sie müssen Ihre Strategie während des gesamten Quartals im Auge behalten.

So kann Cascade Ihnen helfen:

Mit den Dashboards von Cascade können Sie Ihre Strategieumsetzung im Mittelpunkt behalten, egal was sonst noch passiert. Mit Echtzeit-Leistungsaktualisierungen und anpassbaren Datenvisualisierungen können Sie den Fortschritt leicht verfolgen, Hindernisse identifizieren und spontan Anpassungen vornehmen. Sie müssen nicht mehr bis zum Ende des Quartals warten, um herauszufinden, dass Sie vom Kurs abgekommen sind. Mit Cascade behalten Sie bei jedem Schritt den Überblick.

Finanz-KPIs-Dashboard in Kaskade

6. Messen Sie den Fortschritt anhand der langfristigen Geschäftsziele

Anstatt sich in Ihrer Quartalsplanung ausschließlich auf die kurzfristige Leistung zu konzentrieren, messen Sie den Fortschritt an Ihren langfristigen Zielen, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Gesamtvision erreichen . Dies wird Ihnen helfen, sich auf Ihre langfristigen Ziele zu konzentrieren und gleichzeitig kurzfristige Erfolge zu erzielen.

So kann Cascade Ihnen helfen:

In Cascade können Sie kurzfristige Ziele und Projekte mit langfristigen strategischen Zielen verknüpfen und den Fortschritt messen. Sie können Ihren Jahresplan sogar in kleinere Quartalsziele aufteilen und sicherstellen, dass alle auf gemeinsame Ziele hinarbeiten.

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Ganz gleich, welchen Rahmen Sie für die Zielsetzung bevorzugen, Cascade steht hinter Ihnen. Egal, ob Sie Objectives and Key Results (OKRs) , Kaskadenmodell , V2MOM , Hoshin Kanri oder Balanced Scorecard bevorzugen, wir haben alles für Sie. Aber wir hören hier nicht auf.

Mit Cascade können Sie Ihren Plan sogar an Ihre bevorzugte Terminologie und Struktur anpassen. Richtig, mit Cascade haben Sie das Sagen. Unsere leistungsstarke Plattform arbeitet für Sie, nicht umgekehrt.

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Schlüsselelemente, die Sie in Ihrem Quartalsplan haben sollten

Ein gut ausgearbeiteter, strategieorientierter Quartalsplan sollte die Wirkung der Bemühungen Ihres Teams steigern und wiederholbare Ergebnisse sicherstellen. Daher sollte es die folgenden zwei Gruppen von Elementen enthalten:

Planung auf hohem Niveau

Ein Überblick über die vergangene Leistung: Um sich von sich wiederholenden Zyklen zu befreien, müssen Sie die Leistung Ihres letzten Quartals verstehen und Verbesserungsbereiche identifizieren.

Fähigkeitsbewertung: Bewerten Sie die Stärken und Schwächen Ihres Teams, um sie an Ihren strategischen Zielen auszurichten.

Unternehmensziele: Integrieren Sie die langfristigen Ziele Ihres Unternehmens in Ihre Quartalsplanung, um Ihre Bemühungen zu fokussieren und Prioritäten im Gesamtbild zu kontextualisieren.

Schlüsselelemente in Ihrem Quartalsplan

Fokusbereiche: Identifizieren und artikulieren Sie Fokusbereiche für das Quartal, um die Lücke zwischen langfristigen Zielen und unmittelbaren Zielen für die nächsten drei Monate zu schließen.

Vierteljährliche Zielsetzungen und Ziele: Definieren Sie die Ergebnisse, die Ihre Organisation oder Ihr Team innerhalb des Quartals erreichen möchte, und arbeiten Sie mit Ihren Teammitgliedern zusammen, um Maßnahmen zur Erreichung dieser Ziele festzulegen.

Metriken: Bestimmen Sie die quantifizierbaren Kennzahlen, die Ihre Organisation verwenden wird, um die kurz- und langfristige Leistung zu verfolgen und zu bewerten. Diese können innerhalb jedes Quartals weiter in zeitgebundene Ziele, sogenannte Maßnahmen, unterteilt werden.

Eigentümer und Mitwirkende: Weisen Sie die Verantwortung Schlüsselpersonen zu, die für das Erreichen der Ergebnisse im kommenden Quartal verantwortlich sind. Ihre Projekt- oder Initiativenverantwortlichen stellen sicher, dass die Ziele erreicht werden und dass Rechenschaft abgelegt wird, wenn etwas schief geht.

Zeitleiste: Erstellen Sie eine Zeitleiste mit erwarteten Daten, Abhängigkeiten und Meilensteinen, um sicherzustellen, dass Ihre Teams die Erwartungen bezüglich des Quartalsfortschritts verstehen.

Empfohlene Lektüre: So schreiben Sie einen strategischen Plan, der Ergebnisse + Beispiele erzielt

Entwickeln Sie Ihren umsetzungsreifen Plan mit unserer vierteljährlichen Planungsvorlage

Wenn Sie Ihre vierteljährliche Planung als Verstärker für Ihre Strategieumsetzung nutzen möchten, können Sie unsere Vorlage wie folgt verwenden, um loszulegen:

1. Holen Sie sich Ihre Quartalsplanvorlage

Um mit Ihrer vierteljährlichen Planungsvorlage zu beginnen, klicken Sie auf den Link unten.

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Sobald Sie sich angemeldet haben, wird Ihre Vorlage automatisch in Ihren Plattform-Arbeitsbereich geladen und ist einsatzbereit. So einfach ist das.

2. Passen Sie Ihre Vorlage an

Passen Sie als Nächstes Ihren Quartalsplan an Ihre strategischen Ziele an.

Passen Sie die vorab ausgefüllten Schwerpunktbereiche, Ziele, Aktionen und Kennzahlen in Ihrem Quartalsplan an Ihre geschäftlichen Anforderungen an. Sie können auch Daten, Projekttitel und bestimmte Initiativen ändern, um sie an Ihren Zielen auszurichten.

3. Integrieren Sie Cascade in Ihre Datenquellen

Mit Cascade haben Sie zwei Möglichkeiten, Ihre KPIs zu verfolgen: manuell und automatisch .

Die letztere Option ist weitaus effizienter, da sie die Datenerfassung vereinfacht und sicherstellt, dass Sie mit genauen und aktuellen Daten arbeiten.

Durch die Integration von Cascade in Ihre bevorzugten Projektmanagement- und Geschäftstools wie Excel, Google Sheets oder Ihr CRM können Sie Ihre KPI-Daten einfach importieren und Ihr Team auf dem Laufenden halten.

Machen Sie sich keine Gedanken mehr über die manuelle Dateneingabe oder Ungenauigkeiten – lassen Sie Cascade die harte Arbeit für Sie erledigen.

4. Laden Sie Ihre Teammitglieder ein

Senden Sie eine Einladung an Ihre Teammitglieder zur Zusammenarbeit an gemeinsamen KPIs und stellen Sie sicher, dass alle auf derselben Seite sind.

Mit Cascade können Sie an einem Ort Rollen und Verantwortlichkeiten zuweisen, Benachrichtigungen einrichten und mit Ihren Teams kommunizieren.

5. Verwalten Sie Ihre Quartalsleistung proaktiv

Wenn Sie Ihrem Unternehmen dabei helfen möchten, seine beste Leistung zu erbringen und bessere Ergebnisse zu erzielen, sollte die vierteljährliche Planung kein statisches Dokument zum Festlegen und Vergessen sein.

Es sollte Ihnen helfen, wichtige Fragen zu Ihrer Ausführung zu beantworten, wie zum Beispiel:

  • Gehen wir in die richtige Richtung?
  • Sind wir noch auf Kurs?
  • Müssen wir uns anpassen?
  • Sind wir immer noch auf die Geschäftsziele ausgerichtet?

Sobald Ihr Quartalsplan fertig und startbereit ist, teilen Sie ihn mit Ihren Stakeholdern, um alle auf dieselbe Seite zu bringen, und beginnen Sie, Cascade als Kommandozentrale für Ihre Ausführung zu verwenden.

So kann Cascade Ihnen helfen:

Beschleunigen Sie die Berichterstattung: Nutzen Sie Strategieberichte, um präzise und genaue Dokumente über die Fortschritte Ihrer Teams zu erstellen.

Überwachen Sie, worauf es ankommt: Richten Sie benutzerdefinierte Dashboards mit Echtzeitaktualisierungen relevanter KPIs ein, um bei Ihrer Ausführung immer am Puls der Zeit zu bleiben.

Vereinfachen Sie komplexe strategische Initiativen mit Visualisierungen: Verwenden Sie die Roadmap-Ansicht (Diagramm im Gantt-Stil), um Prioritäten zu kommunizieren, Ergebnisse zu überwachen und Fristen und Projekte zu verfolgen.

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Weitere verwandte Vorlagen:

  • Jährliche Strategieplanungsvorlage
  • Vierteljährliche Planvorlage für Geschäftsziele
  • Vorlage für einen vierteljährlichen Strategieplan

Planen und führen Sie Ihre Strategien mit Cascade aus

Ob Sie die vierteljährliche Unternehmensplanung als komprimierte Version Ihrer Jahresplanung nutzen oder sie in ein Instrument zur kurzfristigen Strategieumsetzung verwandeln möchten, liegt ganz bei Ihnen.

Aber wenn Sie Ihre Denkweise in Bezug auf die vierteljährliche Planung von einer Zielsetzungsübung zu einer Strategieumsetzungsinitiative ändern, kann dies Ihren vierteljährlichen Planungsprozess verändern. Probieren Sie es aus und überzeugen Sie sich selbst.

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FAQs zur Quartalsplanung

Was ist der Unterschied zwischen Quartals- und Jahresplanung?

Die vierteljährliche Planung konzentriert sich auf die Festlegung von Zielen , die Zuweisung von Ressourcen und die Überwachung des Fortschritts über einen Zeitraum von drei Monaten. Im Gegensatz dazu umfasst die Jahresplanung die übergeordneten strategischen Ziele und Prioritäten der Organisation für das gesamte Jahr.

Was ist der Unterschied zwischen einem Sprint und einem Viertel?

Ein Sprint ist ein kurzer, zeitlich begrenzter Zeitraum, in der Regel 2 bis 4 Wochen, um eine bestimmte Reihe von Aufgaben oder Ergebnissen zu erledigen. Andererseits ist ein Quartal ein Zeitraum von drei Monaten, um umfassendere strategische Ziele festzulegen und darauf hinzuarbeiten.

Wie plant man ein Jahr in Quartalen?

Um ein Jahr in Quartalen zu planen, ist es ein guter Anfang, einen „jetzt, nah, fern“-Rahmen für die Priorisierung von Zielen und Initiativen zu verwenden. Dies ist ein einfacher Ansatz, um zu ermitteln, was Sie jetzt (kurzfristig), in naher Zukunft (mittelfristig) und in ferner Zukunft (ferne Zukunft) erreichen müssen.