8 つのステップで社内コミュニケーション戦略を実行する方法

成長段階または重要な組織の変更時に、効果的な内部コミュニケーション戦略は、ビジネスの変革を成功または失敗させる可能性があります。

このタイプの「内部マーケティング」にとって、今ほど重要な時期はありません。 2021 年後半以降、従業員エンゲージメントは世界中の組織で最低点に達しています。 さらに、対面式の作業からハイブリッドおよび完全なリモート作業モデルへの移行により、問題が悪化しています。

この記事では、内部コミュニケーションが重要である理由を説明し、戦略を実行するための効果的な内部コミュニケーション計画を作成するのに役立つステップバイステップのガイドを提供し、専門家の洞察を共有して、内部コミュニケーション プロセスを最大限に活用できるようにします。

社内コミュニケーション戦略を無視してはならないのはなぜですか?

ビジネスの変化や変革は困難な場合があります。 Gartnerによると、変化の影響を受けた従業員 10 人中 7 人が、平均的な従業員よりも高いレベルのストレスを感じ、業績が悪いと報告しています。

しかし、効果的な社内コミュニケーション戦略を整備することで、変化に関連する問題を軽減し、対処することができます。

変更管理プロセスのコンテキストにおける内部コミュニケーションには、次のようないくつかの利点があります。

• フォーカス:組織の目標、戦略、変化のメリットを伝えることで、チームは新しいプロセス、テクノロジ、または作業方法を実装または適応する際に勢いと集中力を維持することができます。
• 関与と動機付け:多くの組織は、イニシアチブの背後にある「理由」を伝えることができないために、変化へのイニシアチブに失敗しています。
• 変更への抵抗を最小限に抑える:すべての利害関係者とコミュニケーションを取り、彼らの懸念を予測することで、採用と実装が容易になります。

社内コミュニケーション計画を作成して実行するための 8 つのステップ

1.状況とトリガーを理解する

計画に取り掛かる前に、変化の背景と組織のコミュニケーション ニーズを理解する必要があります。 組織が特定の種類の変化を推進している理由を知ることは、組織に最適な内部コミュニケーション計画を設計するために重要です。

この変更が必要な理由と、それを成功させるために組織内で何が必要かを特定します。 会社の変革目標とより広範なビジネス目標も、社内コミュニケーション計画に反映させる必要があります。

これらの側面を理解することは、コミュニケーション イニシアチブを実行するための最善の道を決定するのに役立ちます。

以下に、確認すべきいくつかの重要な質問を示します。

• 何が変化の必要性を引き起こしたのですか? それは、新しいテクノロジーの採用、競争圧力、ダウンサイジング、または合併や買収の進行によるものですか?
• この変化は、ビジネス、その人々、そしてその将来にどのような具体的な利益をもたらすでしょうか? これらの結果を明確に把握することで、会社の変革イニシアチブの利点を伝えることができます。
• 私たちは何を達成しようとしていますか？ 経営陣に提示される将来のビジョンに加えて、移行期間中に各チームが従うべき明確な KPI、OKR、または目標が必要です。
• これらの新しい会社の目標を達成したい場合、何を変更する必要がありますか? 重点分野を特定することは、組織内で新しいイニシアチブや変更を成功させるために不可欠です。

これらの回答は、非常に効果的な内部コミュニケーション戦略を構築し、計画プロセスを知らせるのに役立ちます。

2.利害関係者を特定する

内部コミュニケーション計画を展開する前に、変更によって影響を受けるさまざまな役割と利害関係者を特定する必要があります。 これには C スイート メンバーが関与しますか? この変更は、中間レベルのマネージャー、さまざまな部門のチーム、または最前線の従業員に大きな影響を与えるでしょうか?

これらは、それぞれに合わせたメッセージを作成するのに役立つため、さまざまなタイプのオーディエンスをすべてマッピングする必要があります。 各タイプには特定のニーズがあり、異なる影響を受けます。 それに加えて、利害関係者の各グループには、彼らを動機付けるためのさまざまな手段が必要です。 すべての聴衆が同じというわけではありません。

「ビジネス内のさまざまなチームやさまざまなビジネス ユニットでは、さまざまなコミュニケーション方法や言語が必要になります。 誰もが異なることに動機付けられていることを理解することが重要です。」 - Ryan Sanders氏、アサヒ飲料の戦略および価値創造担当グループ ゼネラル マネージャー

多くのマネージャーは、重要な意思決定者や C レベルの幹部に焦点を絞ったり、特定の部門を完全に無視したりして、この分野で不十分です。 結果？ 過度に単純化された受動的な社内コミュニケーション戦略。

コミュニケーション戦略では、変更イニシアチブがもたらす役割、懸念、および影響を考慮する必要があります。 また、さらに進んで、組織内のチームの特定のニーズを認識する必要があります。

3. 物語を展開する

変更プロセスに関与する利害関係者を特定したら、次のステップは、全員を関与させ続けるストーリーを作成することです。

社内コミュニケーション戦略の目標は、ビジネス リーダーだけでなく、組織のすべてのメンバーからの幅広い賛同を促進することです。 変革イニシアチブの価値を効果的に伝え、懸念事項に直接対処し、変革を可能な限りスムーズにする必要があります。

説得力のある物語とコミュニケーション戦略を作成することは、変化への取り組みをさまざまな聴衆に伝える最善の方法を検討することです。

たとえば、生産施設のスタッフは、研究開発チームとはまったく異なるアプローチを必要とします。 すべての聴衆が異なる動機を持っていることを忘れないでください。 変更のメリットを各タイプの対象者に伝え、変更によってどのようなポジティブな結果が得られるかを伝える必要があります。

4. 必要な主要な社内コミュニケーション チャネルとツールを特定する

次のステップは、社内コミュニケーション ツールをどのように活用して影響力とリーチを最大化するかを決定することです。

以下にいくつかの例を示します。

• 従業員がめったにチェックしないことがわかっている場合は、会社の重要な最新情報を従業員のメール受信ボックスに入れないようにします。 たとえば、最前線の従業員は自分の会社の電子メール アドレスを持っていない可能性があるため、1 つのコミュニケーション チャネルだけに集中することはできません。
• Slack、Teamwork、Microsoft Teams などのコミュニケーション アプリを活用して、リアルタイムのコミュニケーションとエンゲージメントを促進します。
• 上級管理職が戦略について話し合うためにこれらの会議を開催する場合は、タウンホールや四半期ごとの会議などのイベントにコミュニケーション戦略を組み込みます。

5. コミュニケーション ツールキットを作成する

誤解やコミュニケーション不足につながる可能性のあるギャップを放置しないでください。 中間管理職とチーム リーダーが効果的に変化の状況を伝え、チーム メンバーのモチベーションを高めるのに役立つ資料を作成します。

組織全体で一貫したコミュニケーションを促進する方法をいくつか紹介します。

• 組織のイントラネット サイトの更新
• 電子メールの更新
• ソーシャル メディアの投稿
• オンラインコースとウェビナー
• マンツーマンのトレーニングセッション
• 対面またはリモートワークショップ
• マネージャー向けの学習教材。
• ショートビデオガイド
• さまざまなオーディエンスとのコミュニケーションのガイドライン

追加のヒント: 部署ごとにチャンピオンを選びます。信頼できて尊敬されている人で、変革イニシアチブの開発と提唱を支援してくれる人です。

また、社内コミュニケーション戦略は学習曲線を経る必要があるかもしれないことにも留意する必要があります。 したがって、辛抱強く結果を監視し、必要に応じてアプローチと材料を調整してください。

6. スケジュールを設定する (そしてそれを守る)

効果的な内部コミュニケーション戦略を実行するための鍵は、順調に進み、組織の変革または変化に合わせて努力を行うことです。

戦略の実行と影響力は、主要なプレーヤーが共通の目標と責任について一致団結したときに最大化されます。

タイムライン、カレンダー、時間枠を備えた社内コミュニケーション戦略は、何をいつ行う必要があるかを全員が理解するのに役立ちます。

7. 目標と主要業績評価指標 (KPI) を設定して成功を測定する

スケジュールを設定することは、最初のステップにすぎません。 また、コミュニケーションの目標に向かって、すべての主要な関係者が団結して作業できるようにする方法も必要です。 実行のない内部コミュニケーション計画は、それが書かれた紙にしか価値がありません。

イニシアチブの成功を測定するには、KPI、 OKR 、またはその他のパフォーマンス管理方法論を使用するかどうかに関係なく、指標を追跡して進捗状況を測定する必要があります。

たとえば、Cascade のような戦略実行プラットフォームでは、内部コミュニケーション計画を作成し、目標と KPI を設定し、チーム メンバーを割り当てて説明責任を推進することができます。

推奨書籍:戦略計画の書き方

8.戦略を見直して調整する

次の 6 か月間で失敗しない内部コミュニケーション戦略を成功させたい場合は、必要に応じて見直し、軌道修正する必要があります。

たとえば、メールのクリック率と開封率、アプローチに対する従業員の反応、使用しているコンテンツの種類に関するフィードバックを確認できます。 プラン A が機能しない場合は、プラン Bに切り替えます。

複数のツールやスプレッドシートを切り替えて進行状況の最新情報を取得するのではなく、 Cascadeにアクセスして、内部コミュニケーション計画で何が起こっているかを完全に把握してください。

心に留めておくべきベストプラクティス

地域ごとに異なるアプローチが必要

グローバル オペレーションでは、各地域の企業文化とチームの固有のニーズを満たすために、内部コミュニケーション戦略を調整する必要があります。 従業員のコミュニケーションに画一的なテンプレートを使用している場合、社内コミュニケーションは効果的ではありません。

「全員が地元にいて、同じオフィス スペースを共有している場合、成功するワーク グループを作成することは十分に困難です。しかし、チーム メンバーがさまざまな国や機能的背景から集まり、さまざまな場所で働いている場合、コミュニケーションは急速に悪化する可能性があります。」 - Tsedal Neeley、ハーバード ビジネス レビュー。

エンゲージメントを最優先事項にする

社内コミュニケーション戦略を作成するときは、特に変更管理のコンテキストでは、従業員の関与を常に念頭に置く必要があります。

「人々は、自分が行っている仕事をある程度コントロールできていると感じると、全体としてより高いレベルの説明責任と所有権を経験します。」 -トム・ライト、カスケード。

ダイナミックな戦略の鍵はコラボレーション

社内コミュニケーション戦略に主要な利害関係者を関与させることで、追加の洞察、考え、経験が得られます。 定期的な従業員からのフィードバックは、落とし穴を回避し、新しい機会を見つけ、ビジネス目標をより迅速に達成するのにも役立ちます。 ビジネス リーダーが戦略の実行を指示するトップダウンのアプローチは忘れてください。 戦略は全方向性である必要があります。

「最強の組織は、従業員の視点を非常に重視し、変化が従業員に与える影響について従業員から直接聞きたいと考えています。」 - ビル・ドチャティ、デロイト

脇道にそれないでください

コミュニケーション戦略を効果的にしたい場合は、計画を実行する必要があります。 これを行う 1 つの方法は、目標を重点分野にグループ化して、変更管理と社内コミュニケーション戦略に一貫して沿った作業をチームが確実に行うようにすることです。

「ルールは、活動があなたの重点分野の 1 つに当てはまらない場合、それを行うべきではないということです。少なくとも今はそうすべきではありません。 確かに「緊急例外」はあちこちにあるかもしれませんが、プロセスにコミットすることが重要です。 」 -トム・ライト、カスケード。

戦略を実行する

変革イニシアチブのプラスの影響を最大化したい場合は、社内コミュニケーション戦略を作成することが重要です。 この変更管理の側面を無視すると、組織の抵抗、燃え尽き症候群、および追加のストレスにつながる可能性があります。

これまで説明してきた 8 つのステップに従うことで、内部コミュニケーション戦略を策定し、組織の変化をサポートし、エンゲージメントを促進し、会社の変革イニシアチブを促進する戦略計画を作成できるようになります。

ただし、これは出発点にすぎません。 戦略の策定は、戦いの半分にすぎません。 あとは実行です。 そして、そのための適切なツールが必要です。

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