Las 7 mejores herramientas de colaboración de contenido para usar

La lucha por crear contenido de alta calidad es real. El contenido principal necesita fusionar varias ideas de muchos cerebros sobre la creación, evaluación y entrega de contenido.

Incluso si es un soldado de contenido, necesita un enfoque claro para conectarse con otros miembros del equipo, documentar sus actividades y ofrecer un hogar para toda la información que generan.

Aquí es donde resulta útil la colaboración de contenido, o el concepto de manejar todos los aspectos de la creación y difusión de contenido en un solo lugar.

Pero, ¿cómo puede reunir todas sus actividades de contenido en un solo lugar? Esta publicación demostrará cómo. Explicaríamos la colaboración de contenido, por qué su equipo la necesita y qué tecnologías pueden ayudar a respaldarla.

El intercambio de archivos, la distribución y la administración de material corporativo dentro de una organización son posibles gracias a las plataformas de colaboración de información, que permiten a los empleados conectarse en tiempo real con los miembros del equipo y los gerentes.

Todos creamos y compartimos mucho contenido todos los días. ¡Cada día se generan 2,5 quintillones de bytes de datos! Constantemente compartimos archivos (documentos, PDF, mazos de ventas, ideas de proyectos, material de capacitación, pautas de recursos humanos, etc.) con nuestros compañeros de trabajo a través de correo electrónico, Slack, wikis internos, servicios de almacenamiento en la nube, etc. Las empresas se vuelven más inteligentes digitalmente.

Afortunadamente, algunas herramientas pueden ayudarte. Revisaremos 7 de las mejores plataformas de colaboración de contenido disponibles.

Antes de llegar allí, repasemos algunos fundamentos.

Plataformas de colaboración de contenido

Una plataforma de colaboración de contenido es una herramienta que ayuda a las empresas a lograr dos objetivos clave. Promueve la cooperación entre todas las partes involucradas en la creación de contenido y aumenta la eficiencia al simplificar la mayoría del flujo de trabajo de contenido.

Como resultado, la mayoría de estas plataformas tienen características integrales de gestión de documentos. Las empresas pueden usarlos para mantener todos los archivos en una sola ubicación, lo que reduce el tiempo de los miembros del equipo para buscar las versiones correctas de los archivos. Muchos de estos productos brindan capacidades de seguridad adicionales para ayudar a evitar el acceso no deseado a los archivos.

Durante el proceso de revisión y aprobación, dicha plataforma permite que los equipos se comuniquen en los archivos, hagan comentarios sobre los activos y anoten los borradores.

Finalmente, la mayoría del software de colaboración de contenido incluye capacidades de gestión de proyectos. Algunos usan listas de tareas simples, mientras que otros permiten que las empresas desarrollen tableros Kanban elaborados.

Importancia de las plataformas de colaboración de contenido

Hay varias ventajas. Los siguientes son los más importantes:

• Para empezar, contar con un software de colaboración de contenido implica una productividad más rápida y menos errores. Debido a que todos los archivos están en una ubicación, no es necesario rastrear varias versiones y los equipos pueden simplemente comunicarse sobre los proyectos; el trabajo se hace
• Las plataformas de colaboración de contenido también permiten aportes más creativos de todas las partes involucradas. Incluso la ardua tarea de buscar expertos en la materia para obtener sus puntos de vista se está volviendo obsoleta.
• El software de colaboración también aumenta el compromiso. Según una investigación, el 75 % de los empleados considera que el trabajo en equipo es “extremadamente vital”.
• Las plataformas de colaboración de contenidos facilitan la simplificación de los procedimientos organizativos. Estas tecnologías permiten la configuración, gestión e incluso automatización de muchos procesos de producción.
• Los sistemas de colaboración de contenido pueden ayudar con dos procesos particularmente difíciles: revisión y retroalimentación. Dichas herramientas pueden ayudar con el desarrollo de procesos y la implementación de sistemas para garantizar que los comentarios se realicen a tiempo en cada nivel del proceso de producción de contenido.

Nuestra lista de las 7 mejores herramientas de colaboración de contenido para 2022

1. Trabajo

Wrike es una popular herramienta de gestión de proyectos para equipos de todos los tamaños. Wrike es uno de los sistemas de colaboración de contenido más intensivos del mercado.

La plataforma combina la gestión de proyectos, el uso compartido de archivos, la gestión ágil de tareas, un centro de contenido, la revisión en línea y otras características para ayudar a las empresas a generar contenido de manera más rápida y eficiente.

Características clave

• Puede manejar un número ilimitado de proyectos a la vez
• Incluye una gran cantidad de funciones de organización, como listas de tareas, diagramas de Gantt, gestión de recursos, seguimiento del tiempo y paneles personalizados.
• Wrike simplifica el trabajo en archivos individuales dentro de la plataforma, además de características estándar como comentar tareas, etiquetar miembros del equipo en comentarios y asignar tareas a varias personas a la vez.
• Wrike consolida todo en una sola área, lo que reduce la necesidad de control de versiones

Precios:

¿Por qué Wrike?

En esencia, Wrike es una herramienta fácil de usar para agilizar la gestión interna de proyectos y los procesos de colaboración entre los miembros del equipo , ya sea en la misma oficina o separados por un océano.

2. CELUM

CELUM proporciona todas las capacidades necesarias para involucrar a todos en la creación de contenido en la misma página y mejorar la cooperación y la colaboración.

Características clave:

• Organización avanzada de archivos: puede guardar y administrar convenientemente el trabajo de su equipo utilizando las salas de trabajo compartidas de CELUM
• También puede adjuntar archivos directamente a ciertas actividades para aumentar aún más la eficiencia.
• Herramientas para la cooperación avanzada: todas las partes interesadas, desde los equipos creativos internos hasta los proveedores externos, pueden interactuar sin esfuerzo y hacer las cosas con CELUM.
• CELUM le permite definir funciones y funciones complejas, así como emplear robots para automatizar numerosas tareas de administración que consumen mucho tiempo
• Plazos y responsabilidades: puede asignar a alguien a un solo trabajo o hacerlo responsable de todas las tareas en una lista usando CELUM
• También puede especificar sus fechas de vencimiento y ver el proceso completo de principio a fin

Precios:

CELUM ofrece una suscripción gratuita e ilimitada para hasta diez usuarios. Los planes de pago para equipos más grandes comienzan en 14,90 € al mes.

¿Por qué CELUM?

La plataforma CELUM Cloud abarca la cadena de suministro de contenido completa, integrando un centro de contenido con herramientas para una cooperación ágil, automatización de procesos, revisión en línea y sincronización e intercambio de archivos.

La base global de clientes de CELUM de más de 900 incluye compañías reconocidas como Mammoth, SCOTT Sports, HiPP, CLAAS y voestalpine.

3. Espacio de trabajo de Google

Es imposible hablar sobre el software de colaboración de contenido sin abordar la plataforma de Google. Google Workspace incluye herramientas que permiten a las empresas colaborar en el contenido. Todas las aplicaciones de Google: Documentos, Suite, Hojas de cálculo, Presentaciones, etc.

Características clave:

• El servicio de colaboración de contenido de Google, conocido como G Suite, se ha convertido en líder del mercado en el área de colaboración de contenido.
• G Suite viene con controles administrativos avanzados, 30 GB de almacenamiento por usuario, soporte en vivo, transferencia rápida de datos y administración de puntos finales
• Autocompletar y otras funciones de IA
• G Suite también incluye una interfaz fácil de usar diseñada por Google y capacidades avanzadas impulsadas por inteligencia artificial y aprendizaje automático.

Precios:

Google Workspace cuesta 4,68 € por usuario al mes.

¿Por qué Google Workspace?

Google Workspace lo ayuda a hacer más al vincularlo instantáneamente con contenido y personas relevantes en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones. También sabemos que cuando las personas trabajan de forma remota e interactúan con los clientes en línea, la construcción de lazos humanos es aún más importante.

4. Centro de pruebas

ProofHub es un sistema de gestión de proyectos y colaboración en equipo basado en la nube que incluye un software de gestión de archivos integrado, que permite a los usuarios crear, cargar, organizar y colaborar en todos sus archivos y documentos en una sola ubicación.

Puede adjuntar archivos y documentos a tareas, debates, chats y notas en cualquier momento.

Características clave:

• Las tareas se pueden crear rápida y fácilmente asignándolas a varias personas, estableciendo fechas de vencimiento y recordatorios, y agregando notas de tareas.
• Con los tableros Kanban, puede organizar su trabajo de una manera visualmente atractiva
• Establezca reglas de flujo de trabajo para cada proyecto para asignar tareas e interactuar con los miembros de su equipo
• La funcionalidad del diagrama de Gantt le permite planificar y realizar un seguimiento del progreso de todos los proyectos/tareas en un solo lugar
• Utilice @ para comunicarse con los miembros de su equipo. también obtendrá
• Para chats en tiempo real, hay una herramienta de chat instantáneo

Precios:

• Las suscripciones premium de ProofHub comienzan en $50 por mes para un máximo de 5 usuarios.

¿Por qué ProofHub?

ProofHub es un software de colaboración de contenido efectivo que los gerentes pueden usar para organizar fácilmente sus tareas diarias y las de sus equipos. Además, con su amplio conjunto de herramientas, los gerentes pueden obtener un control total sobre sus equipos y proyectos.

5. Impulsar HQ

BoostHQ es otra solución de colaboración de contenido útil que ayuda a las empresas a crear, compartir y organizar información y conocimientos internos.

BoostHQ ayuda a los empleados a organizar el conocimiento de la empresa en grupos, categorías y etiquetas, lo que permite una búsqueda y recuperación de información rápida y sencilla.

Características clave:

• Su principal objetivo es transmitir información y contenidos corporativos internos
• Las empresas pueden utilizar BoostHQ para recopilar y categorizar su experiencia y etiquetar activos específicos para que sean fácilmente accesibles para diversos miembros del equipo.
• La plataforma también incorpora aspectos que permiten a los empleados compartir sus pensamientos, ideas y experiencias para mejorar la base de conocimientos de la empresa .

Precios:

• Las suscripciones de BoostHQ comienzan en $299 por mes para 100 usuarios.

¿Por qué BoostHQ?

Cuando se requiere más contenido, la búsqueda inteligente de BoostHQ lo pone a disposición. También permite a los empleados compartir sus pensamientos y experiencias mientras recopilan y almacenan conocimientos para uso futuro.

Los análisis exhaustivos de BoostHQ le brindan información sobre qué materiales se utilizan más y quién está más comprometido con su empresa.

6. Microsoft Office 365

Microsoft Office 365 es una de las empresas más consolidadas en el espacio de colaboración de contenido, ya que lanzó la primera edición de sus productos en 1998. Desde entonces, Office se ha convertido en un servicio basado en la nube por suscripción tanto para empresas como para clientes.

Características clave:

• Outlook, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, SharePoint, Teams, Yammer y otros elementos esenciales se incluyen en la edición más reciente de Office 365, fusionando comunicación y producción de contenido en un solo paquete.
• Además, OneDrive actúa como el centro de la nube central para todos los demás programas de Office.
• Office tiene una interfaz de usuario y una experiencia de usuario bien establecidas y probadas, y es accesible en todas las plataformas principales, incluidas las aplicaciones de Windows, Mac, Web, Android e iOS.
• Además, la aplicación se actualiza automáticamente y ofrece plantillas para casos de uso comunes, lo que permite a las empresas implementar la solución para casos de uso específicos sin desperdiciar recursos.
• Este paquete de colaboración de contenido brinda protección contra spam y amenazas conocidas a través de Outlook, más de 1000 opciones de seguridad y privacidad, control de acceso personalizable y reglas de contraseña personalizadas para garantizar la seguridad del trabajo de misión crítica.

Precios

• La versión básica de Office 365 cuesta $5 por usuario al mes, mientras que el nivel completo cuesta $12,50 por persona al mes.

¿Por qué Office 365?

Las herramientas de colaboración de Office 365 le permiten compartir buzones, calendarios, contactos y editar documentos en tiempo real.

Compartir calendarios en Exchange lo ayuda a ver quién está disponible cuando está en su empresa, lo que le permite programar reuniones que son convenientes para todos la primera vez.

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7. Hoja inteligente

Smartsheet es una herramienta de colaboración de contenido que hace hincapié en la automatización, la confidencialidad y la accesibilidad. Viene con formularios, un tablero básico y un generador de informes, y una cuadrícula de colaboración personalizada.

Características clave:

• Para aumentar la aceptación, la plataforma promete ser simple de usar y proporciona conexiones con varias plataformas de contenido.
• Smartsheet proporciona datos en vivo para aplicaciones de misión crítica, así como conexiones y conectores API personalizados para desbloquear datos en software como Microsoft Office y Salesforce.
• Smartsheet también ofrece un editor visual y automatización avanzada, lo que permite operaciones automatizadas que aumentan la productividad y reducen la fricción.
• Es una plataforma sin código, lo que reduce la barrera de entrada para usuarios no técnicos.
• Además de estas funciones, Smartsheet ofrece aceleradores para tareas corporativas comunes.

Precios:

La plataforma ofrece a las organizaciones pequeñas y medianas una prueba gratuita de 30 días y planes mensuales que van desde $ 14 a $ 25. El precio de los planes comerciales con características adicionales se establece de forma individual.

¿Por qué Smartsheet?

Puede comunicarse, organizar e informar sobre el trabajo en tiempo real utilizando la plataforma de Smartsheet, automatizar flujos de trabajo y escalar nuevos procesos.

Smartsheet es más que una simple herramienta de productividad o administración de tareas; es una plataforma de ejecución de trabajos de extremo a extremo con el potencial comprobado para ayudar a su empresa a lograr más.

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Smartsheet frente a Airtable: ¿cuál de ellos es eficaz y más fiable?

Línea de fondo

Las plataformas de colaboración de contenido también están a la vanguardia de la innovación en inteligencia artificial y aprendizaje automático, y brindan tecnología de punta a las organizaciones en sus operaciones diarias.

La revisión gramatical, la conversión inteligente de presentaciones, el control de acceso inteligente y la automatización de operaciones repetitivas aumentan la eficiencia y la productividad.

El mejor software para la colaboración de contenido puede diferir según su caso de uso.

Finalmente, todo se reduce a lo que funciona mejor para usted.