Cómo ejecutar su estrategia de comunicación interna en 8 pasos

Durante la etapa de crecimiento o durante cambios organizacionales significativos, una estrategia de comunicación interna efectiva puede hacer o deshacer una transformación comercial.

Nunca ha habido un momento más importante para este tipo de 'marketing interno'. Desde finales de 2021, el compromiso de los empleados ha estado en su punto más bajo en las organizaciones de todo el mundo. Además, el cambio del trabajo presencial a modelos de trabajo híbridos y totalmente remotos ha exacerbado el problema.

Este artículo cubrirá por qué las comunicaciones internas son importantes, brindará una guía paso a paso para ayudarlo a crear un plan efectivo de comunicaciones internas para ejecutar su estrategia y compartir información de expertos para garantizar que obtenga el máximo provecho de su proceso de comunicaciones internas.

¿Por qué nunca debes descuidar tu estrategia de comunicación interna?

Cualquier cambio o transformación empresarial puede ser un desafío. Según Gartner , 7 de cada 10 empleados afectados por el cambio informan niveles más altos de estrés y se desempeñan peor que los empleados promedio.

Pero contar con una estrategia de comunicación interna eficaz puede ayudar a mitigar y abordar los problemas relacionados con el cambio.

Hay varios beneficios para las comunicaciones internas en el contexto de un proceso de gestión de cambios , que incluyen:

• Enfoque: comunicar los objetivos, las estrategias y los beneficios del cambio de su organización puede ayudar a los equipos a mantener el impulso y el enfoque al implementar o adaptarse a nuevos procesos, tecnología o formas de trabajo.
• Compromiso y motivación: muchas organizaciones se quedan cortas en sus iniciativas de cambio porque no logran comunicar el "por qué" detrás de las iniciativas.
• Minimizar la resistencia al cambio: comunicarse con todas las partes interesadas y anticiparse a sus preocupaciones puede facilitar la adopción y la implementación.

8 pasos para construir y ejecutar su plan de comunicaciones internas

1. Comprender la situación y los desencadenantes

Antes incluso de comenzar a trabajar en su plan, debe comprender el contexto del cambio y las necesidades de comunicación de su organización. Saber por qué su organización está impulsando un tipo específico de cambio es crucial para diseñar un plan de comunicación interna que le sirva mejor.

Identifique por qué es necesario este cambio y qué debe suceder dentro de la organización para que sea un éxito. Los objetivos de transformación de su empresa y las metas comerciales más amplias también deben informar su plan de comunicaciones internas.

Descubrir estos aspectos lo ayudará a determinar el mejor camino para ejecutar iniciativas de comunicación.

Aquí hay algunas preguntas clave que debe hacer:

• ¿Qué ha desencadenado la necesidad de cambio? ¿Se debe a la adopción de nuevas tecnologías, la presión de la competencia, la reducción de personal o la fusión y adquisición?
• ¿Qué beneficios tangibles traerá este cambio para el negocio, su gente y su futuro? Una imagen clara de estos resultados puede ayudarlo a comunicar los beneficios de la iniciativa de cambio de su empresa.
• ¿Qué estamos tratando de lograr? Además de la visión futura presentada a la gerencia, debe haber KPI, OKR u objetivos claros para que cada equipo los siga durante los períodos de transición.
• ¿Qué hay que cambiar si queremos alcanzar estos nuevos objetivos de la empresa? Identificar áreas de enfoque es vital para implementar con éxito cualquier nueva iniciativa o cambio dentro de una organización.

Estas respuestas lo ayudarán a construir una estrategia de comunicación interna altamente efectiva e informar su proceso de planificación.

2. Identificar a las partes interesadas

Antes de implementar su plan de comunicaciones internas, debe identificar los diferentes roles y partes interesadas que se verán afectadas por el cambio. ¿Esto involucra a los miembros de la suite C? ¿Este cambio tendrá un impacto significativo en los gerentes de nivel medio, los equipos de diferentes departamentos o los trabajadores de primera línea?

Necesita mapear todos los diferentes tipos de audiencias porque esto lo ayudará a crear un mensaje personalizado para cada uno de ellos. Cada tipo tendrá necesidades específicas y se verá afectado de manera diferente. Además de eso, cada grupo de partes interesadas necesitará diferentes palancas para motivarlos. No todos los públicos son iguales.

“Diferentes equipos y diferentes unidades de negocios dentro de su negocio requerirán diferentes métodos de comunicación e idioma. Es importante entender que todos están motivados por cosas diferentes”. - Ryan Sanders , Gerente General del Grupo de Estrategia y Creación de Valor en Asahi Beverages

Muchos gerentes se quedan cortos en esta área al limitar su enfoque a los tomadores de decisiones clave y ejecutivos de nivel C o al ignorar ciertas divisiones por completo. ¿El resultado? Una estrategia de comunicación interna demasiado simplificada y reactiva.

Su estrategia de comunicación debe considerar los roles, las preocupaciones y los impactos que traerán las iniciativas de cambio. También debe ir más allá y reconocer las necesidades específicas de los equipos dentro de su organización.

3. Desarrollar la narrativa

Cuando haya identificado a las partes interesadas involucradas en el proceso de cambio, el siguiente paso es elaborar una historia que mantenga a todos comprometidos.

El objetivo de cualquier estrategia de comunicación interna debe ser facilitar una amplia aceptación de todos los miembros de su organización, no solo de los líderes empresariales. Debe comunicar de manera efectiva el valor de su iniciativa de cambio, abordar las inquietudes directamente y hacer que la transformación sea lo más fluida posible.

Elaborar narrativas convincentes y estrategias de comunicación se trata de considerar la mejor manera de comunicar sus iniciativas de cambio a sus diferentes audiencias.

Por ejemplo, su personal en las instalaciones de producción requerirá un enfoque completamente diferente al del equipo de I+D. Recuerde, cada audiencia tiene una motivación diferente. Debe poder comunicar los beneficios del cambio a cada tipo de público y cuál será el resultado positivo del cambio para ellos.

4. Identifique las herramientas y los canales de comunicación internos clave que necesitará

El siguiente paso es determinar cómo utilizará las herramientas de comunicación interna para maximizar el impacto y el alcance.

Aquí hay algunos ejemplos posibles:

• Mantenga las actualizaciones importantes de la empresa fuera de las bandejas de entrada de correo electrónico de sus empleados si sabe que rara vez las revisan. Por ejemplo, es posible que los empleados de primera línea no tengan su propia dirección de correo electrónico de la empresa, por lo que no puede concentrarse en un solo canal de comunicación.
• Aproveche las aplicaciones de comunicación como Slack, Teamwork o Microsoft Teams para impulsar la comunicación y el compromiso en tiempo real.
• Incorpore su estrategia de comunicación en torno a eventos como ayuntamientos y reuniones trimestrales si su liderazgo senior realiza estas reuniones para discutir la estrategia.

5. Crea un kit de herramientas de comunicación

No deje ningún vacío que pueda generar malentendidos o falta de comunicación. Cree materiales que puedan ayudar a los gerentes de nivel medio y líderes de equipo a comunicar de manera efectiva el contexto del cambio y motivar a los miembros de su equipo.

Aquí hay algunas formas en que puede facilitar una comunicación consistente en toda su organización:

• Actualizaciones en el sitio de intranet de su organización
• Actualizaciones de correo
• Publicaciones en redes sociales
• Cursos en línea y seminarios web
• Sesiones de entrenamiento uno a uno
• Talleres presenciales o a distancia
• Materiales de aprendizaje para gerentes.
• Videoguías breves
• Pautas para la comunicación con diferentes audiencias

Consejo adicional : elija un campeón por departamento, alguien creíble y respetado que pueda ayudarlo a desarrollar y abogar por iniciativas de cambio.

También debe tener en cuenta que es posible que su estrategia de comunicación interna deba pasar por una curva de aprendizaje. Así que sea paciente, controle los resultados y ajuste su enfoque y materiales si es necesario.

6. Establezca un horario (y cúmplalo)

La clave para ejecutar una estrategia de comunicación interna efectiva es mantener el rumbo y alinear sus esfuerzos con la transformación o el cambio de su organización.

La ejecución y el impacto de la estrategia se maximizarán cuando los actores clave estén alineados en objetivos y responsabilidades compartidas.

Una estrategia de comunicaciones internas con una línea de tiempo, un calendario y un marco de tiempo ayudará a todos a comprender lo que se debe hacer y cuándo debe suceder.

7. Establezca objetivos e indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir el éxito

Configurar su horario es solo el primer paso. También necesitará una forma de asegurarse de que todos los actores clave trabajen de manera coherente hacia sus objetivos de comunicación. Un plan de comunicación interna sin ejecución solo vale el papel en el que está escrito.

Para medir el éxito de sus iniciativas, deberá realizar un seguimiento de las métricas y medir el progreso, independientemente de si utiliza KPI, OKR o cualquier otra metodología de gestión del rendimiento.

Por ejemplo, en una plataforma de ejecución de estrategias como Cascade, puede crear su plan de comunicaciones internas, establecer objetivos y KPI, y asignar a los miembros de su equipo para impulsar la responsabilidad.

Lectura recomendada: Cómo escribir un plan estratégico

8. Revisa y ajusta tu estrategia

Si desea una estrategia de comunicación interna exitosa que no fracase en los próximos seis meses, deberá revisarla y corregirla si es necesario.

Por ejemplo, puede observar la tasa de clics y la tasa de apertura de los correos electrónicos, cómo reaccionan los empleados a su enfoque y obtener comentarios sobre el tipo de contenido que está utilizando. Si el Plan A no funciona, cambie al Plan B.

En lugar de cambiar entre varias herramientas y hojas de cálculo para obtener actualizaciones sobre el progreso, diríjase a Cascade y obtenga una visibilidad completa de lo que sucede con su plan de comunicaciones internas.

Mejores prácticas a tener en cuenta

Diferentes regiones requieren diferentes enfoques

Las operaciones globales deben adaptar las estrategias de comunicación interna para satisfacer las necesidades únicas de la cultura y el equipo de la empresa de cada región. Si tiene una plantilla única para la comunicación de los empleados, sus comunicaciones internas no serán efectivas.

"Crear grupos de trabajo exitosos es bastante difícil cuando todos son locales y las personas comparten el mismo espacio de oficina. Pero cuando los miembros del equipo provienen de diferentes países y entornos funcionales y trabajan en diferentes ubicaciones, la comunicación puede deteriorarse rápidamente". -Tsedal Neeley, Harvard Business Review .

Haz que el compromiso sea una prioridad

El compromiso de los empleados , especialmente en el contexto de la gestión del cambio, siempre debe ser una prioridad al crear su estrategia de comunicaciones internas.

“Cuando las personas sienten que tienen una medida de control en el trabajo que están haciendo, experimentan niveles más altos de responsabilidad y propiedad en general”. -Tom Wright, Cascada.

La colaboración es clave para una estrategia dinámica

Involucrar a las partes interesadas clave en su estrategia de comunicaciones internas proporcionará conocimientos, pensamientos y experiencias adicionales. La retroalimentación regular de los empleados también puede ayudarlo a evitar obstáculos, encontrar nuevas oportunidades y alcanzar los objetivos comerciales más rápido. Olvídese del enfoque de arriba hacia abajo donde los líderes empresariales dictan la ejecución de la estrategia. La estrategia debe ser omnidireccional.

“ Las organizaciones más fuertes otorgan una gran importancia a los puntos de vista de su fuerza laboral y quieren escuchar directamente de sus empleados sobre cómo los están afectando los cambios ”. -Bill Docherty, Deloitte .

no te desvíes

Si desea que su estrategia de comunicación sea efectiva, debe seguir su plan. Una forma de hacer esto es agrupar sus objetivos en áreas de enfoque para asegurarse de que su equipo esté haciendo un trabajo que se alinee constantemente con su estrategia de gestión de cambios y comunicaciones internas.

“ La regla es, si una actividad no encaja en una de sus áreas de enfoque, no debería estar sucediendo, al menos no ahora. Claro que puede haber "excepciones de emergencia" aquí y allá, pero es importante comprometerse con el proceso. ” - Tom Wright, Cascada.

Ejecuta tu estrategia

Crear una estrategia de comunicación interna es crucial si desea maximizar el impacto positivo de las iniciativas de cambio. Descuidar este aspecto de la gestión del cambio puede generar resistencia organizacional, agotamiento y estrés adicional.

Siga los ocho pasos que hemos discutido y debería poder formular una estrategia de comunicaciones internas y crear un plan estratégico que respalde el cambio organizacional, facilite el compromiso e impulse las iniciativas de transformación de su empresa.

Sin embargo, eso es solo un punto de partida. Desarrollar una estrategia es solo la mitad de la batalla. Ejecutarlo es el resto. Y necesitas tener las herramientas adecuadas para ello.

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