Les 7 meilleurs outils de collaboration de contenu à utiliser

La lutte pour créer un contenu de haute qualité est réelle. Un contenu de premier plan doit fusionner diverses idées de nombreux cerveaux sur la création, l'évaluation et la diffusion de contenu.

Même si vous êtes un content trooper, vous avez besoin d'une approche claire pour vous connecter avec les autres membres de l'équipe, documenter leurs activités et offrir une maison pour toutes les informations qu'ils génèrent.

C'est là que la collaboration de contenu, ou le concept de gestion de tous les aspects de la création et de la diffusion de contenu en un seul endroit, est utile.

Mais comment pouvez-vous rassembler toutes vos activités de contenu en un seul endroit ? Cet article vous montrera comment. Nous expliquerions la collaboration de contenu, pourquoi votre équipe en a besoin et quelles technologies peuvent aider à la soutenir.

Le partage de fichiers, la distribution et l'administration de matériel d'entreprise au sein d'une organisation sont rendus possibles par des plateformes de collaboration d'informations, qui permettent aux employés de se connecter en temps réel avec les membres de l'équipe et les gestionnaires.

Nous créons et partageons tous beaucoup de contenu chaque jour. Chaque jour, 2,5 quintillions d'octets de données sont générés ! Nous partageons constamment des fichiers (documents, PDF, supports de vente, idées de projet, matériel de formation, directives RH, etc.) avec nos collègues par e-mail, Slack, wikis internes, services de stockage dans le cloud, etc. Les entreprises deviennent plus avisées sur le numérique.

Heureusement, certains outils peuvent vous aider. Nous passerons en revue 7 des meilleures plateformes de collaboration de contenu disponibles.

Avant d'en arriver là, revenons sur quelques fondamentaux.

Plateformes de collaboration de contenu

Une plateforme de collaboration de contenu est un outil qui aide les entreprises à atteindre deux objectifs clés. Il favorise la coopération entre toutes les parties engagées dans la création de contenu et augmente l'efficacité en simplifiant la plupart des flux de travail de contenu.

En conséquence, la plupart de ces plates-formes disposent de fonctionnalités complètes de gestion de documents. Les entreprises peuvent les utiliser pour conserver tous les fichiers au même endroit, ce qui réduit le temps passé par les membres de l'équipe à rechercher les bonnes versions de fichiers. Bon nombre de ces produits offrent des fonctionnalités de sécurité supplémentaires pour aider à empêcher l'accès indésirable aux fichiers.

Au cours du processus de révision et d'approbation, une telle plateforme permet aux équipes de communiquer sur les fichiers, de faire des remarques sur les actifs et d'annoter les brouillons.

Enfin, la plupart des logiciels de collaboration de contenu incluent des fonctionnalités de gestion de projet. Certains utilisent des listes de tâches simples, tandis que d'autres permettent aux entreprises de développer des tableaux Kanban élaborés.

Importance des plateformes de collaboration de contenu

Il y a divers avantages. Les éléments suivants sont les plus importants :

• Pour commencer, la mise en place d'un logiciel de collaboration de contenu implique une productivité plus rapide et moins d'erreurs. Étant donné que tous les fichiers se trouvent au même endroit, il n'est pas nécessaire de rechercher plusieurs versions et les équipes peuvent simplement communiquer sur les projets ; le travail est fait.
• Les plates-formes de collaboration de contenu permettent également une contribution plus créative de toutes les parties impliquées. Même la corvée fastidieuse de rechercher des experts en la matière pour obtenir leurs points de vue devient obsolète.
• Les logiciels de collaboration stimulent également l'engagement. Selon une étude, 75 % des employés considèrent le travail d'équipe comme « extrêmement vital ».
• Les plateformes de collaboration de contenu facilitent la simplification des procédures organisationnelles. Ces technologies permettent la configuration, la gestion et même l'automatisation de nombreux processus de production.
• Les systèmes de collaboration de contenu peuvent aider avec deux processus particulièrement difficiles : la révision et les commentaires. De tels outils peuvent aider au développement de processus et à la mise en œuvre du système pour garantir que les commentaires se produisent à temps à chaque niveau du processus de production de contenu.

Notre liste des 7 meilleurs outils de collaboration de contenu pour 2022

1. Wrike

Wrike est un outil de gestion de projet populaire pour les équipes de toutes tailles. Wrike est l'un des systèmes de collaboration de contenu les plus intensifs du marché.

La plate-forme combine la gestion de projet, le partage de fichiers, la gestion agile des tâches, un centre de contenu, la relecture en ligne et d'autres fonctionnalités pour aider les entreprises à générer du contenu plus rapidement et plus efficacement.

Principales caractéristiques

• Il peut gérer un nombre illimité de projets à la fois
• Inclut une pléthore de fonctionnalités d'organisation telles que des listes de tâches, des diagrammes de Gantt, la gestion des ressources, le suivi du temps et des tableaux de bord personnalisés
• Wrike simplifie le travail sur des fichiers individuels au sein de la plateforme, en plus des fonctionnalités standard telles que les commentaires sur les tâches, le marquage des membres de l'équipe dans les commentaires et l'attribution de tâches à plusieurs personnes à la fois.
• Wrike consolide tout dans une seule zone, réduisant ainsi le besoin de contrôle de version

Tarification :

Pourquoi Wrike ?

À la base, Wrike est un outil facile à utiliser pour rationaliser la gestion de projet interne et les processus de collaboration entre les membres de l'équipe , qu'ils se trouvent dans le même bureau ou séparés par un océan.

2. CELUM

CELUM fournit toutes les fonctionnalités nécessaires pour que tout le monde soit impliqué dans la création de contenu sur la même page et améliore la coopération et la collaboration.

Principales caractéristiques:

• Organisation avancée des fichiers - vous pouvez facilement enregistrer et gérer le travail de votre équipe à l'aide des salles de travail partagées de CELUM
• Vous pouvez également joindre directement des fichiers à certaines activités pour encore plus d'efficacité
• Outils pour une coopération avancée - Toutes les parties prenantes, des équipes créatives internes aux fournisseurs externes, peuvent interagir sans effort et faire avancer les choses avec CELUM
• CELUM vous permet de définir des rôles et des tâches complexes, ainsi que d'utiliser des robots pour automatiser de nombreuses tâches de gestion chronophages
• Délais et responsabilités - Vous pouvez affecter quelqu'un à un seul travail ou le rendre responsable de toutes les tâches d'une liste à l'aide de CELUM
• Vous pouvez également spécifier leurs dates d'échéance et voir le processus complet du début à la fin

Tarification :

CELUM propose un abonnement gratuit et illimité pour un maximum de dix utilisateurs. Les plans payants pour les grandes équipes commencent à 14,90 € par mois.

Pourquoi CELUM ?

La plate-forme CELUM Cloud englobe la chaîne d'approvisionnement de contenu complète, intégrant un hub de contenu avec des outils de coopération agile, d'automatisation des processus, de relecture en ligne et de synchronisation et de partage de fichiers.

La clientèle mondiale de CELUM, qui compte plus de 900 clients, comprend des entreprises bien connues telles que Mammoth, SCOTT Sports, HiPP, CLAAS et voestalpine.

3. Espace de travail Google

Il est impossible de parler de logiciel de collaboration de contenu sans aborder la plateforme de Google. Google Workspace comprend des outils qui permettent aux entreprises de collaborer sur du contenu. Toutes les applications Google : Docs, Suite, Sheets, Slides, etc.

Principales caractéristiques:

• Le service de collaboration de contenu de Google, connu sous le nom de G Suite, est devenu un leader du marché dans le domaine de la collaboration de contenu
• G Suite est livré avec des contrôles administratifs avancés, 30 Go de stockage par utilisateur, une assistance en direct, un transfert de données rapide et une gestion des terminaux
• Saisie semi-automatique et autres fonctionnalités d'IA
• G Suite comprend également une interface conviviale conçue par Google et des fonctionnalités avancées alimentées par l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique.

Tarification :

Google Workspace coûte 4,68 € par utilisateur et par mois.

Pourquoi Google Workspace ?

Google Workspace vous aide à en faire plus en vous reliant instantanément au contenu et aux personnes pertinents dans Docs, Sheets et Slides. Nous savons également que lorsque les gens travaillent à distance et interagissent avec les clients en ligne, l'établissement de liens humains est encore plus important.

4. ProofHub

ProofHub est un système de collaboration d'équipe et de gestion de projet basé sur le cloud qui comprend un logiciel de gestion de fichiers intégré, permettant aux utilisateurs de créer, télécharger, organiser et collaborer sur tous leurs fichiers et documents en un seul endroit.

Vous pouvez joindre des fichiers et des documents à des tâches, des discussions, des chats et des notes à tout moment.

Principales caractéristiques:

• Les tâches peuvent être créées rapidement et facilement en les attribuant à différentes personnes, en établissant des dates d'échéance et des rappels et en ajoutant des notes de tâche
• À l'aide de tableaux Kanban, vous pouvez organiser votre travail de manière visuellement attrayante
• Définissez des règles de workflow pour chaque projet afin d'attribuer des tâches et d'interagir avec les membres de votre équipe
• La fonctionnalité de diagramme de Gantt vous permet de planifier et de suivre les progrès de tous les projets/tâches en un seul endroit
• Utilisez @ pour communiquer avec les membres de votre équipe. Vous obtiendrez également
• Pour les chats en temps réel, il existe un outil de chat instantané

Tarification :

• Les abonnements premium de ProofHub commencent à 50 $ par mois pour un maximum de 5 utilisateurs.

Pourquoi ProHub ?

ProofHub est un logiciel de collaboration de contenu efficace que les managers peuvent utiliser pour organiser facilement leurs tâches quotidiennes et celles de leurs équipes. De plus, grâce à son ensemble complet d'outils, les gestionnaires peuvent obtenir un contrôle total sur leurs équipes et leurs projets.

5. BoostHQ

BoostHQ est une autre solution de collaboration de contenu utile qui aide les entreprises à créer, partager et organiser des connaissances et des informations internes.

BoostHQ aide les employés à organiser les connaissances de l'entreprise en groupes, catégories et balises, permettant une recherche et une récupération rapides et faciles des informations.

Principales caractéristiques:

• Son objectif majeur est de véhiculer les informations et contenus internes de l'entreprise
• Les entreprises peuvent utiliser BoostHQ pour rassembler et catégoriser leur expertise et étiqueter des actifs spécifiques afin de les rendre facilement accessibles aux divers membres de l'équipe.
• La plate-forme intègre également des aspects qui permettent aux employés de partager leurs réflexions, idées et expériences pour améliorer la base de connaissances de l'entreprise .

Tarification :

• Les abonnements BoostHQ commencent à 299 $ par mois pour 100 utilisateurs.

Pourquoi BoostHQ ?

Lorsque plus de contenu est requis, la recherche intelligente BoostHQ le rend disponible. Il permet également aux employés de partager leurs réflexions et leurs expériences tout en rassemblant et en stockant des connaissances pour une utilisation future.

Les analyses approfondies de BoostHQ vous donnent des informations sur les matériaux les plus utilisés et sur les personnes les plus engagées dans votre entreprise.

6. Microsoft Office 365

Microsoft Office 365 est l'une des entreprises les plus établies dans l'espace de collaboration de contenu, ayant publié la première édition de ses produits en 1998. Depuis lors, Office est devenu un service cloud basé sur un abonnement pour les entreprises et les clients.

Principales caractéristiques:

• Outlook, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, SharePoint, Teams, Yammer et d'autres éléments essentiels sont inclus dans l'édition la plus récente d'Office 365, fusionnant la communication et la production de contenu dans un seul package
• De plus, OneDrive agit comme le hub cloud central pour tous les autres programmes Office
• Office dispose d'une interface utilisateur et d'une expérience utilisateur bien établies et testées, et il est accessible sur toutes les principales plates-formes, y compris les applications Windows, Mac, Web, Android et iOS.
• De plus, l'application est automatiquement mise à jour et propose des modèles pour les cas d'utilisation courants, permettant aux entreprises de déployer la solution pour des cas d'utilisation spécifiques sans gaspiller de ressources.
• Ce package de collaboration de contenu offre une protection contre les spams et les menaces connues via Outlook, plus de 1000 options de sécurité et de confidentialité, un contrôle d'accès personnalisable et des règles de mot de passe sur mesure pour garantir la sécurité du travail critique.

Tarification

• La version de base d'Office 365 coûte 5 $ par utilisateur et par mois, tandis que le niveau complet coûte 12,50 $ par personne et par mois.

Pourquoi Office 365 ?

Les outils de collaboration d'Office 365 vous permettent de partager des boîtes aux lettres, des calendriers, des contacts et de modifier des documents en temps réel.

Le partage de calendriers dans Exchange vous aide à voir qui est disponible lorsqu'il se trouve dans votre entreprise, ce qui vous permet de planifier des réunions qui conviennent à tout le monde dès la première fois.

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7. Feuille intelligente

Smartsheet est un outil de collaboration de contenu qui met l'accent sur l'automatisation, la confidentialité et l'accessibilité. Il est livré avec des formulaires, un tableau de bord de base et un générateur de rapports, ainsi qu'une grille de collaboration personnalisée.

Principales caractéristiques:

• Pour booster l'acceptation, la plateforme promet d'être simple à utiliser et offre des connexions avec plusieurs plateformes de contenu
• Smartsheet fournit des données en direct pour les applications critiques, ainsi que des connexions API et des connecteurs sur mesure pour déverrouiller les données dans des logiciels tels que Microsoft Office et Salesforce
• Smartsheet propose également un éditeur visuel et une automatisation avancée, permettant des opérations automatisées qui augmentent la productivité et réduisent les frictions.
• Il s'agit d'une plate-forme sans code, abaissant la barrière d'entrée pour les utilisateurs non techniques.
• En plus de ces fonctionnalités, Smartsheet propose des accélérateurs pour les tâches courantes de l'entreprise.

Tarification :

La plate-forme offre aux petites et moyennes entreprises un essai gratuit de 30 jours et des forfaits mensuels allant de 14 $ à 25 $. La tarification des plans d'affaires avec des fonctionnalités supplémentaires est établie sur une base individuelle.

Pourquoi Smartsheet ?

Vous pouvez communiquer, organiser et rendre compte du travail en temps réel à l'aide de la plateforme Smartsheet, automatiser les flux de travail et faire évoluer de nouveaux processus.

Smartsheet est plus qu'un simple outil de productivité ou de gestion des tâches ; il s'agit d'une plate-forme d'exécution de tâches de bout en bout avec le potentiel éprouvé d'aider votre entreprise à en faire plus.

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Conclusion

Les plates-formes de collaboration de contenu sont également à la pointe de l'innovation en matière d'IA et d'apprentissage automatique, fournissant une technologie de pointe aux organisations dans leurs opérations quotidiennes.

La vérification grammaticale, la conversion intelligente des présentations, le contrôle d'accès intelligent et l'automatisation des opérations répétitives améliorent l'efficacité et la productivité.

Le meilleur logiciel de collaboration de contenu peut différer selon votre cas d'utilisation.

Enfin, tout se résume à ce qui vous convient le mieux.