Comment exécuter votre stratégie de communication interne en 8 étapes

En phase de croissance ou lors de changements organisationnels importants, une stratégie de communication interne efficace peut faire ou défaire une transformation d'entreprise.

Il n'y a jamais eu de moment plus important pour ce type de « marketing interne ». Depuis fin 2021, l'engagement des employés est à son plus bas niveau dans les organisations du monde entier. De plus, le passage du travail en face à face à des modèles de travail hybrides et entièrement à distance a exacerbé le problème.

Cet article explique pourquoi les communications internes sont importantes, fournit un guide étape par étape pour vous aider à élaborer un plan de communication interne efficace pour exécuter votre stratégie et partage des idées d'experts pour vous assurer de tirer le meilleur parti de votre processus de communication interne.

Pourquoi ne jamais négliger sa stratégie de communication interne ?

Tout changement ou transformation d'entreprise peut être difficile. Selon Gartner , 7 employés sur 10 touchés par le changement signalent des niveaux de stress plus élevés et des performances inférieures à la moyenne des employés.

Mais la mise en place d'une stratégie de communication interne efficace peut aider à atténuer et à gérer les problèmes liés au changement.

Les communications internes présentent plusieurs avantages dans le cadre d' un processus de conduite du changement , notamment :

• Concentration : Communiquer les objectifs, les stratégies et les avantages du changement de votre organisation peut aider les équipes à maintenir l'élan et la concentration lors de la mise en œuvre ou de l'adaptation à de nouveaux processus, technologies ou méthodes de travail.
• Engagement et motivation : De nombreuses organisations échouent dans leurs initiatives de changement parce qu'elles ne parviennent pas à communiquer le « pourquoi » derrière les initiatives.
• Minimiser la résistance au changement : Communiquer avec toutes les parties prenantes et anticiper leurs préoccupations peut faciliter l'adoption et la mise en œuvre.

8 étapes pour construire et exécuter votre plan de communication interne

1. Comprendre la situation et les déclencheurs

Avant même de commencer à travailler sur votre plan, vous devez comprendre le contexte du changement et les besoins de communication de votre organisation. Savoir pourquoi votre organisation est à l'origine d'un type de changement spécifique est essentiel pour concevoir un plan de communication interne qui lui servira au mieux.

Identifiez pourquoi ce changement est nécessaire et ce qui doit se produire au sein de l'organisation pour en faire un succès. Les objectifs de transformation de votre entreprise et les objectifs commerciaux plus larges doivent également éclairer votre plan de communication interne.

Comprendre ces aspects vous aidera à déterminer le meilleur chemin pour exécuter des initiatives de communication.

Voici quelques questions clés que vous devriez vous poser :

• Qu'est-ce qui a déclenché le besoin de changement? Est-ce dû à l'adoption de nouvelles technologies, à la pression de la concurrence, à la réduction des effectifs ou à une fusion et acquisition ?
• Quels avantages tangibles ce changement apportera-t-il à l'entreprise, à ses employés et à son avenir ? Une image claire de ces résultats peut vous aider à communiquer les avantages de l'initiative de changement de votre entreprise.
• Qu'essayons-nous d'accomplir ? En plus de la vision future présentée à la direction, il doit y avoir des KPI, des OKR ou des objectifs clairs que chaque équipe doit suivre pendant les périodes de transition.
• Que faut-il changer si nous voulons atteindre ces nouveaux objectifs d'entreprise ? L'identification des domaines d'intervention est essentielle pour réussir la mise en œuvre de toute nouvelle initiative ou changement au sein d'une organisation.

Ces réponses vous aideront à élaborer une stratégie de communication interne très efficace et à éclairer votre processus de planification.

2. Identifier les parties prenantes

Avant de déployer votre plan de communication interne, vous devez identifier les différents rôles et parties prenantes qui seront impactés par le changement. Cela implique-t-il des membres de la suite C ? Ce changement va-t-il avoir un impact significatif sur les managers de niveau intermédiaire, les différentes équipes de département ou les travailleurs de première ligne ?

Vous devez cartographier tous les différents types de publics, car ceux-ci vous aideront à créer un message sur mesure pour chacun d'eux. Chaque type aura des besoins spécifiques et sera affecté différemment. De plus, chaque groupe de parties prenantes aura besoin de leviers différents pour les motiver. Tous les publics ne sont pas les mêmes.

« Différentes équipes et différentes unités commerciales au sein de votre entreprise nécessiteront différentes méthodes de communication et de langage. Il est important de comprendre que chacun est motivé par des choses différentes. - Ryan Sanders , directeur général du groupe de la stratégie et de la création de valeur chez Asahi Beverages

De nombreux managers échouent dans ce domaine en limitant leur attention aux décideurs clés et aux cadres de niveau C ou en ignorant complètement certaines divisions. Le résultat? Une stratégie de communication interne simplifiée et réactive.

Votre stratégie de communication doit tenir compte des rôles, des préoccupations et des impacts que les initiatives de changement apporteront. Elle doit aussi aller plus loin et reconnaître les besoins spécifiques des équipes au sein de votre organisation.

3. Développer le récit

Lorsque vous avez identifié les parties prenantes impliquées dans le processus de changement, l'étape suivante consiste à créer une histoire qui maintiendra l'engagement de tous.

L'objectif de toute stratégie de communication interne devrait être de faciliter une large adhésion de tous les membres de votre organisation, et pas seulement des chefs d'entreprise. Vous devez communiquer efficacement la valeur de votre initiative de changement, répondre directement aux préoccupations et rendre la transformation aussi fluide que possible.

L'élaboration de récits et de stratégies de communication convaincants consiste à réfléchir à la meilleure façon de communiquer vos initiatives de changement à vos différents publics.

Par exemple, votre personnel dans les installations de production nécessitera une approche complètement différente de celle de l'équipe de R&D. N'oubliez pas que chaque public a une motivation différente. Vous devez être en mesure de communiquer les avantages du changement à chaque type de public et quel sera le résultat positif du changement pour eux.

4. Identifiez les principaux canaux de communication interne et les outils dont vous aurez besoin

L'étape suivante consiste à déterminer comment vous utiliserez les outils de communication interne pour maximiser l'impact et la portée.

Voici quelques exemples possibles :

• Gardez les mises à jour importantes de l'entreprise hors des boîtes de réception de vos employés si vous savez qu'ils les consultent rarement. Par exemple, les employés de première ligne peuvent ne pas avoir leur propre adresse e-mail d'entreprise, vous ne pouvez donc pas vous concentrer sur un seul canal de communication.
• Tirez parti des applications de communication telles que Slack, Teamwork ou Microsoft Teams pour favoriser la communication et l'engagement en temps réel.
• Intégrez votre stratégie de communication autour d'événements tels que les assemblées publiques et les réunions trimestrielles si votre haute direction organise ces réunions pour discuter de la stratégie.

5. Créer une boîte à outils de communication

Ne laissez aucune lacune qui pourrait mener à un malentendu ou à un manque de communication. Créez des supports qui peuvent aider les managers de niveau intermédiaire et les chefs d'équipe à communiquer efficacement le contexte du changement et à motiver les membres de leur équipe.

Voici quelques façons de faciliter une communication cohérente au sein de votre organisation :

• Mises à jour sur le site intranet de votre organisation
• Mises à jour par e-mail
• Publications sur les réseaux sociaux
• Cours en ligne et webinaires
• Séances de formation individuelles
• Ateliers en présentiel ou à distance
• Matériel d'apprentissage pour les gestionnaires.
• Courts guides vidéo
• Lignes directrices pour la communication avec différents publics

Conseil supplémentaire : Choisissez un champion par département, une personne crédible et respectée qui peut vous aider à développer et à défendre des initiatives de changement.

Vous devez également garder à l'esprit que votre stratégie de communication interne peut nécessiter une courbe d'apprentissage. Soyez donc patient, surveillez les résultats et ajustez votre approche et votre matériel si nécessaire.

6. Établissez un horaire (et respectez-le)

La clé de l'exécution d'une stratégie de communication interne efficace est de rester sur la bonne voie et d'aligner vos efforts sur la transformation ou le changement de votre organisation.

L'exécution et l'impact de la stratégie seront maximisés lorsque les acteurs clés seront alignés sur des objectifs et des responsabilités partagés.

Une stratégie de communication interne avec un calendrier, un calendrier et un calendrier aidera tout le monde à comprendre ce qui doit être fait et quand cela doit se produire.

7. Fixez des objectifs et des indicateurs de performance clés (KPI) pour mesurer le succès

L'établissement de votre emploi du temps n'est que la première étape. Vous aurez également besoin d'un moyen de vous assurer que tous les acteurs clés travaillent de manière cohérente pour atteindre vos objectifs de communication. Un plan de communication interne sans exécution ne vaut que le papier sur lequel il est écrit.

Pour mesurer le succès de vos initiatives, vous devrez suivre les métriques et mesurer les progrès, que vous utilisiez des KPI, des OKR ou toute autre méthodologie de gestion des performances.

Par exemple, dans une plate-forme d'exécution de stratégie telle que Cascade, vous pouvez créer votre plan de communication interne, définir des objectifs et des indicateurs de performance clés et affecter les membres de votre équipe à la responsabilisation.

Lecture recommandée : Comment rédiger un plan stratégique

8. Revoyez et ajustez votre stratégie

Si vous voulez une stratégie de communication interne réussie qui ne s'effondre pas au cours des six prochains mois, vous devrez la revoir et la corriger si nécessaire.

Par exemple, vous pouvez consulter le taux de clics et les taux d'ouverture des e-mails, la réaction des employés à votre approche et obtenir des commentaires sur le type de contenu que vous utilisez. Si le plan A ne fonctionne pas, passez au plan B .

Plutôt que de basculer entre plusieurs outils et feuilles de calcul pour obtenir des mises à jour sur les progrès, rendez-vous sur Cascade et obtenez une visibilité complète sur ce qui se passe avec votre plan de communication interne.

Meilleures pratiques à garder à l'esprit

Des régions différentes nécessitent des approches différentes

Les opérations mondiales doivent adapter les stratégies de communication interne pour répondre aux besoins uniques de la culture d'entreprise et de l'équipe de chaque région. Si vous avez un modèle unique pour la communication avec les employés, vos communications internes ne seront pas efficaces.

"Créer des groupes de travail réussis est déjà assez difficile lorsque tout le monde est local et que les gens partagent le même espace de bureau. Mais lorsque les membres de l'équipe viennent de pays et d'horizons fonctionnels différents et travaillent dans des endroits différents, la communication peut rapidement se détériorer." -Tsedal Neeley, Harvard Business Review .

Faire de l'engagement une priorité absolue

L' engagement des employés , en particulier dans le contexte de la gestion du changement, doit toujours être une priorité lorsque vous créez votre stratégie de communication interne.

"Lorsque les gens sentent qu'ils ont un certain contrôle sur le travail qu'ils font, ils éprouvent des niveaux plus élevés de responsabilité et d'appropriation globale." -Tom Wright, Cascade.

La collaboration est la clé d'une stratégie dynamique

Impliquer les principales parties prenantes dans votre stratégie de communication interne fournira des informations, des réflexions et des expériences supplémentaires. Les commentaires réguliers des employés peuvent également vous aider à éviter les pièges, à trouver de nouvelles opportunités et à atteindre plus rapidement les objectifs commerciaux. Oubliez l' approche descendante où les chefs d'entreprise dictent l'exécution de la stratégie. La stratégie doit être omnidirectionnelle.

« Les organisations les plus solides accordent une grande importance au point de vue de leurs employés et souhaitent entendre directement leurs employés sur l'impact des changements sur eux . » -Bill Docherty, Deloitte .

Ne vous laissez pas distraire

Si vous voulez que votre stratégie de communication soit efficace, vous devez donner suite à votre plan. Une façon d'y parvenir consiste à regrouper vos objectifs dans des domaines prioritaires pour vous assurer que votre équipe effectue un travail qui s'aligne systématiquement sur votre stratégie de gestion du changement et de communication interne.

« La règle est que si une activité ne correspond pas à l'un de vos domaines d'intervention, cela ne devrait pas se produire, du moins pas maintenant. Bien sûr, il peut y avoir des "exceptions d'urgence" ici et là - mais il est important de s'engager dans le processus. ” - Tom Wright, Cascade.

Exécutez votre stratégie

La création d'une stratégie de communication interne est cruciale si vous souhaitez maximiser l'impact positif des initiatives de changement. Négliger cet aspect de la gestion du changement peut entraîner des résistances organisationnelles, un épuisement professionnel et un stress supplémentaire.

Suivez les huit étapes dont nous avons discuté et vous devriez être en mesure de formuler une stratégie de communication interne et de créer un plan stratégique qui soutiendra le changement organisationnel, facilitera l'engagement et stimulera les initiatives de transformation de votre entreprise.

Cependant, ce n'est qu'un point de départ. Développer une stratégie n'est que la moitié de la bataille. L'exécuter, c'est le reste. Et vous devez avoir les bons outils pour cela.

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