Bagaimana Menjalankan Strategi Komunikasi Internal Anda Dalam 8 Langkah

Selama tahap pertumbuhan atau selama perubahan organisasi yang signifikan, strategi komunikasi internal yang efektif dapat membuat atau menghancurkan transformasi bisnis.

Tidak pernah ada waktu yang lebih penting untuk jenis 'pemasaran internal' ini. Sejak akhir 2021, keterlibatan karyawan berada pada titik terendah dalam organisasi di seluruh dunia. Selain itu, pergeseran dari pekerjaan tatap muka ke model kerja hybrid dan sepenuhnya jarak jauh telah memperburuk masalah.

Artikel ini akan membahas mengapa komunikasi internal penting, memberikan panduan langkah demi langkah untuk membantu Anda membangun rencana komunikasi internal yang efektif untuk menjalankan strategi Anda, dan berbagi wawasan ahli untuk memastikan Anda mendapatkan hasil maksimal dari proses komunikasi internal Anda.

Mengapa Anda tidak boleh mengabaikan strategi komunikasi internal Anda?

Setiap perubahan atau transformasi bisnis dapat menjadi tantangan. Menurut Gartner , 7 dari 10 karyawan yang terpengaruh oleh perubahan melaporkan tingkat stres yang lebih tinggi dan kinerja yang lebih buruk daripada rata-rata karyawan.

Tetapi memiliki strategi komunikasi internal yang efektif dapat membantu mengurangi dan menangani masalah terkait perubahan.

Ada beberapa manfaat komunikasi internal dalam konteks proses manajemen perubahan , termasuk:

• Fokus: Mengkomunikasikan tujuan, strategi, dan manfaat perubahan organisasi Anda dapat membantu tim mempertahankan momentum dan fokus saat menerapkan atau beradaptasi dengan proses, teknologi, atau cara kerja baru.
• Keterlibatan dan Motivasi: Banyak organisasi gagal dalam inisiatif perubahan mereka karena mereka gagal mengomunikasikan "mengapa" di balik inisiatif.
• Meminimalkan penolakan terhadap perubahan: Berkomunikasi dengan semua pemangku kepentingan dan mengantisipasi kekhawatiran mereka dapat membuat adopsi dan implementasi menjadi lebih mudah.

8 Langkah untuk Membangun dan Menjalankan Rencana Komunikasi Internal Anda

1. Pahami situasi dan pemicunya

Bahkan sebelum Anda mulai mengerjakan rencana Anda, Anda perlu memahami konteks perubahan dan kebutuhan komunikasi organisasi Anda. Mengetahui mengapa organisasi Anda mendorong jenis perubahan tertentu sangat penting untuk merancang rencana komunikasi internal yang akan melayaninya dengan baik.

Identifikasi mengapa perubahan ini diperlukan dan apa yang perlu terjadi dalam organisasi untuk membuatnya sukses. Tujuan transformasi perusahaan Anda dan tujuan bisnis yang lebih luas juga harus menginformasikan rencana komunikasi internal Anda.

Mencari tahu aspek-aspek ini akan membantu Anda menentukan jalur terbaik untuk melaksanakan inisiatif komunikasi.

Berikut adalah beberapa pertanyaan kunci yang harus Anda tanyakan:

• Apa yang memicu perlunya perubahan? Apakah karena adopsi teknologi baru, tekanan persaingan, perampingan, atau karena merger dan akuisisi?
• Manfaat nyata apa yang akan dibawa oleh perubahan ini bagi bisnis, orang-orangnya, dan masa depannya? Gambaran yang jelas tentang hasil ini dapat membantu Anda mengomunikasikan manfaat inisiatif perubahan perusahaan Anda.
• Apa yang kita coba capai? Selain visi masa depan yang disampaikan kepada manajemen, harus ada KPI, OKR, atau tujuan yang jelas untuk diikuti setiap tim selama masa transisi.
• Apa yang perlu diubah jika kita ingin mencapai tujuan perusahaan baru ini? Mengidentifikasi area fokus sangat penting untuk berhasil menerapkan inisiatif atau perubahan baru dalam suatu organisasi.

Jawaban-jawaban ini akan membantu Anda membangun strategi komunikasi internal yang sangat efektif dan menginformasikan proses perencanaan Anda.

2. Identifikasi pemangku kepentingan

Sebelum meluncurkan rencana komunikasi internal Anda, Anda perlu mengidentifikasi berbagai peran dan pemangku kepentingan yang akan terpengaruh oleh perubahan tersebut. Apakah ini melibatkan anggota C-suite? Apakah perubahan ini akan berdampak signifikan pada manajer tingkat menengah, tim departemen yang berbeda, atau pekerja garis depan?

Anda perlu memetakan semua jenis audiens yang berbeda karena ini akan membantu Anda membuat pesan yang disesuaikan untuk masing-masing audiens. Setiap jenis akan memiliki kebutuhan khusus dan akan terpengaruh secara berbeda. Selain itu, setiap kelompok pemangku kepentingan akan membutuhkan pengungkit yang berbeda untuk memotivasi mereka. Tidak semua penonton sama.

“Tim yang berbeda, dan unit bisnis yang berbeda dalam bisnis Anda akan memerlukan metode komunikasi dan bahasa yang berbeda. Penting untuk dipahami bahwa setiap orang termotivasi oleh hal-hal yang berbeda.” - Ryan Sanders , Manajer Umum Grup Strategi & Penciptaan Nilai di Asahi Beverages

Banyak manajer gagal dalam bidang ini dengan membatasi fokus mereka pada pengambil keputusan utama dan eksekutif tingkat C atau mengabaikan divisi tertentu sama sekali. Hasil? Strategi komunikasi internal yang terlalu disederhanakan dan reaktif.

Strategi komunikasi Anda harus mempertimbangkan peran, perhatian, dan dampak yang akan dibawa oleh inisiatif perubahan. Itu juga harus melangkah lebih jauh dan mengakui kebutuhan khusus tim dalam organisasi Anda.

3. Kembangkan narasinya

Ketika Anda telah mengidentifikasi pemangku kepentingan yang terlibat dalam proses perubahan, langkah selanjutnya adalah membuat cerita yang akan membuat semua orang terlibat.

Tujuan dari setiap strategi komunikasi internal harus memfasilitasi penerimaan yang luas dari semua anggota organisasi Anda, bukan hanya pemimpin bisnis. Anda harus mengkomunikasikan nilai inisiatif perubahan Anda secara efektif, mengatasi masalah secara langsung, dan membuat transformasi semulus mungkin.

Menyusun narasi dan strategi komunikasi yang menarik adalah tentang mempertimbangkan cara terbaik untuk mengomunikasikan inisiatif perubahan Anda kepada audiens yang berbeda.

Misalnya, staf Anda di fasilitas produksi akan memerlukan pendekatan yang sama sekali berbeda dari tim R&D. Ingat, setiap audiens memiliki motivasi yang berbeda. Anda harus dapat mengomunikasikan manfaat perubahan kepada setiap jenis audiens dan apa hasil positif dari perubahan tersebut bagi mereka.

4. Identifikasi saluran dan alat komunikasi internal utama yang Anda perlukan

Langkah selanjutnya adalah menentukan bagaimana Anda akan menggunakan alat komunikasi internal untuk memaksimalkan dampak dan jangkauan.

Berikut adalah beberapa contoh yang mungkin:

• Jauhkan pembaruan penting perusahaan dari kotak masuk email karyawan Anda jika Anda tahu mereka jarang memeriksanya. Misalnya, karyawan garis depan mungkin tidak memiliki alamat email perusahaan sendiri sehingga Anda tidak dapat fokus hanya pada satu saluran komunikasi.
• Manfaatkan aplikasi komunikasi seperti Slack, Teamwork, atau Microsoft Teams untuk mendorong komunikasi dan interaksi secara real-time.
• Gabungkan strategi komunikasi Anda di sekitar acara seperti balai kota dan pertemuan triwulanan jika kepemimpinan senior Anda mengadakan pertemuan ini untuk membahas strategi.

5. Buat perangkat komunikasi

Jangan biarkan ada celah yang dapat menyebabkan kesalahpahaman atau kurangnya komunikasi. Bangun materi yang dapat membantu manajer tingkat menengah dan pemimpin tim secara efektif mengomunikasikan konteks perubahan dan memotivasi anggota tim mereka.

Berikut adalah beberapa cara Anda dapat memfasilitasi komunikasi yang konsisten di seluruh organisasi Anda:

• Pembaruan di situs intranet organisasi Anda
• Pembaruan email
• Postingan media sosial
• Kursus online dan webinar
• Sesi pelatihan satu lawan satu
• Lokakarya langsung atau jarak jauh
• Bahan pembelajaran untuk manajer.
• Panduan video singkat
• Pedoman untuk komunikasi dengan audiens yang berbeda

Kiat tambahan : Pilih juara per departemen, seseorang yang kredibel dan dihormati yang dapat membantu Anda mengembangkan dan mengadvokasi inisiatif perubahan.

Anda juga harus ingat bahwa strategi komunikasi internal Anda mungkin perlu melalui kurva pembelajaran. Jadi bersabarlah, pantau hasilnya, dan sesuaikan pendekatan dan materi Anda jika diperlukan.

6. Tetapkan jadwal (dan patuhi itu)

Kunci untuk menjalankan strategi komunikasi internal yang efektif adalah tetap berada di jalur dan menyelaraskan upaya Anda dengan transformasi atau perubahan organisasi Anda.

Eksekusi dan dampak strategi akan dimaksimalkan ketika para pemain kunci diselaraskan pada tujuan dan tanggung jawab bersama.

Strategi komunikasi internal dengan garis waktu, kalender, dan kerangka waktu akan membantu semua orang memahami apa yang perlu dilakukan dan kapan hal itu perlu dilakukan.

7. Tetapkan tujuan dan Indikator Kinerja Utama (KPI) untuk mengukur keberhasilan

Menyiapkan jadwal Anda hanyalah langkah pertama. Anda juga memerlukan cara untuk memastikan bahwa semua pemain kunci bekerja secara kohesif menuju tujuan komunikasi Anda. Rencana komunikasi internal tanpa eksekusi hanya sepadan dengan kertas yang tertulis di dalamnya.

Untuk mengukur keberhasilan inisiatif Anda, Anda harus melacak metrik dan mengukur kemajuan, terlepas dari apakah Anda menggunakan KPI, OKR , atau metodologi manajemen kinerja lainnya.

Misalnya, dalam platform eksekusi strategi seperti Cascade, Anda dapat membuat rencana komunikasi internal, menetapkan sasaran dan KPI, serta menugaskan anggota tim Anda untuk mendorong akuntabilitas.

Bacaan yang direkomendasikan: Cara menulis rencana strategis

8. Tinjau dan sesuaikan strategi Anda

Jika Anda menginginkan strategi komunikasi internal yang sukses yang tidak gagal selama enam bulan ke depan, Anda perlu meninjau dan mengoreksi jika diperlukan.

Misalnya, Anda dapat melihat rasio klik-tayang dan rasio buka untuk email, bagaimana karyawan bereaksi terhadap pendekatan Anda, dan mendapatkan umpan balik tentang jenis konten yang Anda gunakan. Jika Paket A tidak berfungsi, alihkan ke Paket B .

Daripada beralih di antara beberapa alat dan spreadsheet untuk mendapatkan pembaruan tentang kemajuan, buka Cascade dan dapatkan visibilitas penuh tentang apa yang terjadi dengan paket komunikasi internal Anda.

Praktik Terbaik Yang Perlu Diingat

Daerah yang berbeda membutuhkan pendekatan yang berbeda

Operasi global perlu menyesuaikan strategi komunikasi internal untuk memenuhi kebutuhan unik budaya dan tim perusahaan di setiap wilayah. Jika Anda memiliki satu ukuran cocok untuk semua template untuk komunikasi karyawan, komunikasi internal Anda tidak akan efektif.

"Menciptakan kelompok kerja yang sukses cukup sulit ketika semua orang lokal, dan orang-orang berbagi ruang kantor yang sama. Tetapi ketika anggota tim berasal dari negara dan latar belakang fungsional yang berbeda dan bekerja di lokasi yang berbeda, komunikasi dapat memburuk dengan cepat." - Tsedal Neeley, Harvard Business Review .

Jadikan keterlibatan sebagai prioritas utama

Keterlibatan karyawan , terutama dalam konteks manajemen perubahan, harus selalu menjadi perhatian utama saat Anda membuat strategi komunikasi internal Anda.

“Ketika orang merasa memiliki kendali dalam pekerjaan yang mereka lakukan, mereka mengalami tingkat akuntabilitas dan kepemilikan yang lebih tinggi secara keseluruhan.” - Tom Wright, Cascade.

Kolaborasi adalah kunci untuk strategi yang dinamis

Melibatkan pemangku kepentingan utama dalam strategi komunikasi internal Anda akan memberikan wawasan, pemikiran, dan pengalaman tambahan. Umpan balik karyawan reguler juga dapat membantu Anda menghindari jebakan, menemukan peluang baru, dan mencapai tujuan bisnis lebih cepat. Lupakan pendekatan top-down di mana para pemimpin bisnis mendikte eksekusi strategi. Strategi harus bersifat omnidirectional.

“ Organisasi terkuat menempatkan premi tinggi pada sudut pandang tenaga kerja mereka dan ingin mendengar langsung dari karyawan mereka tentang bagaimana perubahan berdampak pada mereka .” -Bill Docherty, Deloitte .

Jangan teralihkan

Jika Anda ingin strategi komunikasi Anda efektif, Anda perlu menindaklanjuti rencana Anda. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan mengelompokkan tujuan Anda ke dalam area fokus untuk memastikan tim Anda melakukan pekerjaan yang secara konsisten sejalan dengan manajemen perubahan dan strategi komunikasi internal Anda.

“ Aturannya adalah, jika suatu kegiatan tidak sesuai dengan salah satu area fokus Anda - itu tidak boleh terjadi - setidaknya tidak sekarang. Tentu mungkin ada 'pengecualian darurat' di sana-sini - tetapi penting untuk berkomitmen pada prosesnya. ” - Tom Wright, Cascade.

Jalankan strategi Anda

Menciptakan strategi komunikasi internal sangat penting jika Anda ingin memaksimalkan dampak positif dari inisiatif perubahan. Mengabaikan aspek manajemen perubahan ini dapat menyebabkan resistensi organisasi, kelelahan, dan stres tambahan.

Ikuti delapan langkah yang telah kita diskusikan, dan Anda akan mampu merumuskan strategi komunikasi internal dan membuat rencana strategis yang akan mendukung perubahan organisasi, memfasilitasi keterlibatan, dan mendorong inisiatif transformasi perusahaan Anda.

Namun, itu hanya titik awal. Mengembangkan strategi hanyalah setengah dari pertempuran. Menjalankannya adalah sisanya. Dan Anda harus memiliki alat yang tepat untuk itu.

Daftar ke Cascade dan mainkan secara gratis. Tidak diperlukan kartu kredit dan tidak ada pembicaraan penjualan sampai Anda siap untuk mencapai tujuan Anda lebih cepat.