Perencanaan Triwulanan: Panduan Dengan Praktik Terbaik (+ Template Gratis)

Diterbitkan: 2023-04-12

Rencana triwulanan Anda bukan hanya selembar kertas, tetapi peta jalan penting untuk menjalankan strategi bisnis Anda secara efektif. Tanpa rencana triwulanan yang solid, memenuhi ekspektasi manajemen menjadi permainan untung-untungan.

Dalam artikel ini, kami akan menunjukkan kepada Anda bagaimana melihat perencanaan triwulanan sebagai penguat yang kuat untuk eksekusi strategi yang sukses, bukan sekadar kotak untuk dicentang.

Kami juga akan memberi Anda praktik terbaik, tip, dan template gratis untuk menyederhanakan proses perencanaan triwulanan Anda. Dengan pola pikir dan pendekatan yang tepat, Anda tidak hanya akan memenuhi harapan manajemen tetapi juga membuka potensi penuh tim Anda untuk memberikan hasil bisnis.

Template Gratis Unduh Template Rencana Triwulan gratis kami Unduh template ini

Apa itu Perencanaan Triwulanan?

Perencanaan triwulanan membantu organisasi dan pemimpin tim menetapkan tujuan jangka pendek, mengalokasikan sumber daya, dan memantau kemajuan dalam jangka waktu tiga bulan.

Ketika dilakukan dengan benar, itu harus menghubungkan eksekusi jangka pendek dan visi jangka panjang, menjaga momentum eksekusi, dan memastikan bahwa tim memberikan hasil sambil menyelaraskan dengan hasil yang diinginkan bisnis.

Perencanaan triwulanan yang efektif harus berfungsi sebagai rambu yang membuat eksekusi strategi Anda tetap fokus, fleksibel, dan sesuai rencana.

Perencanaan triwulanan seharusnya tidak menjadi latihan yang dilupakan segera setelah Anda keluar dari sesi perencanaan triwulanan Anda.

Mengadopsi pendekatan kedua dapat menyebabkan konsekuensi yang tidak diinginkan dan memiliki biaya tersembunyi:

  • Memprioritaskan pemikiran jangka pendek daripada pemikiran strategis: Berfokus pada kemenangan jangka pendek mencegah bisnis mencapai kesuksesan berkelanjutan jangka panjang dan menyebabkan ketidaksejajaran di berbagai tingkat organisasi Anda. Sederhananya, jika Anda fokus mengejar ekor Anda, bagaimana Anda menyadari bahwa Anda telah berputar-putar?
  • Tidak fleksibel: Rencana triwulanan dibuat kaku dan dilupakan hingga tinjauan triwulanan berikutnya yang dijadwalkan sering kali mengakibatkan hilangnya peluang. Ide-ide baru dikesampingkan, inovasi menjadi kata kotor, dan tim mengulangi siklus demi siklus kinerja biasa-biasa saja dan pertumbuhan yang "dapat diterima".
  • Waktu yang hilang: Ketika sebuah tim berfokus pada pembuatan rencana yang sempurna, hal-hal kecil dari perencanaan lebih diutamakan daripada hasil. Akibatnya, Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk merencanakan alih-alih beralih ke eksekusi secepatnya dan melakukan iterasi seiring berjalannya waktu. Ingat, menyesuaikan rencana lebih baik daripada kehilangan peluang.

Bacaan yang disarankan: Strategi vs Eksekusi: Cara keluar dari jebakan perencanaan strategi

Manfaat Perencanaan Triwulanan Untuk Eksekusi Strategi

Sebagai instrumen eksekusi strategi, perencanaan triwulan memberikan beberapa manfaat, seperti:

  • Arah strategis: Proses perencanaan triwulanan yang dilaksanakan dengan baik akan membuat organisasi Anda tetap fokus dan membantu semua orang di semua tingkatan organisasi dari awal hingga akhir triwulan.

  • Penyelarasan antara tujuan bisnis dan tim: Perencanaan triwulanan yang tepat memastikan bahwa semua anggota tim bekerja sama menuju tujuan yang sama, bahwa proyek masuk akal secara strategis, dan bahwa sasaran triwulanan secara konsisten menambah tujuan jangka panjang.

  • Mempertahankan momentum eksekusi: Perencanaan triwulanan dapat membantu mempertahankan momentum seiring kemajuan Anda sepanjang tahun. Akan sangat membantu jika Anda perlu menyesuaikan pendekatan Anda dalam menghadapi ketidakpastian dan tantangan.

  • Peningkatan keterlibatan dan kepemilikan: Rapat perencanaan triwulanan adalah cara yang ideal untuk melibatkan anggota tim dalam proses perencanaan, meningkatkan dukungan, dan meningkatkan keterlibatan dan akuntabilitas untuk kemajuan.

  • Alokasi sumber daya yang lebih baik: Perencanaan strategis Anda perlu diubah menjadi langkah-langkah yang dapat dicerna. Ini berarti mempertimbangkan kebutuhan dan kemampuan bisnis organisasi Anda. Perencanaan triwulanan mempermudah penyesuaian dan pengalokasian sumber daya secara lebih efektif, memastikan bahwa inisiatif yang paling penting mendapat perhatian yang layak mereka terima.

6 Praktik Terbaik Untuk Mendapatkan Proses Perencanaan Triwulanan Dengan Benar

Proses perencanaan triwulanan dapat memperbesar upaya tim dan kinerja organisasi bila dipandang sebagai bagian dari pelaksanaan strategi. Namun, saat Anda mengubah pendekatan Anda, pertimbangkan tip berikut untuk membantu Anda menghindari jebakan umum yang dihadapi banyak bisnis:

1. Merekayasa balik tujuan Anda

Langkah ini melibatkan bekerja mundur dari hasil yang Anda inginkan atau "gambaran besar" untuk membuat strategi triwulanan yang efektif.

Tinjau tujuan dan inisiatif strategis yang paling penting untuk tahun ini dan pastikan mereka menjadi perhatian utama saat Anda melakukan brainstorming untuk prioritas kuartal berikutnya.

Misalnya, jika sasaran tahunan perusahaan adalah meningkatkan pendapatan sebesar 20%, mulailah dengan sasaran ini dan bagi menjadi sasaran triwulanan yang lebih kecil yang selaras dengan sasaran jangka panjang Anda. Kemudian, tetapkan proyek, inisiatif, dan pemilik untuk mendorong akuntabilitas dan kemajuan menuju hasil.

Bacaan yang disarankan: Cara Tepat Menetapkan Tujuan Tim

2. Lakukan tinjauan "pelajaran yang dipetik".

Tinjauan "pelajaran yang dipetik" adalah ide sederhana namun kuat yang sering diabaikan. Ini mungkin tidak selalu menyenangkan, tetapi belajar dari kemenangan dan kegagalan di kuartal sebelumnya bisa menjadi aset besar untuk meningkatkan strategi Anda di kuartal berikutnya.

Inilah cara Cascade dapat membantu Anda:

Ingin mendapatkan hasil maksimal dari sesi pembelajaran Anda? Gabungkan dengan laporan strategi Cascade untuk mengukur kinerja Anda terhadap target dan KPI yang ditetapkan, gali lebih dalam penyebab dasar kemenangan dan kegagalan Anda, dan identifikasi area untuk dioptimalkan di masa mendatang. Anda akan dapat membuat laporan mendalam dan memberikan konteks pada data Anda.

laporkan gif-1

3. Masukkan latihan "permainan perang".

"Permainan perang" adalah latihan simulasi untuk menguji strategi Anda dengan hasil yang berbeda. Ini adalah cara terbaik untuk membiarkan tim Anda memeriksa dan mencoba berbagai pendekatan dalam lingkungan tanpa risiko.

Misalnya, Anda dapat menggunakannya untuk menilai dampak potensial dari pergerakan yang mengganggu oleh pesaing di pasar dan mengembangkan respons strategis untuk memitigasi risiko dan memanfaatkan peluang.

Saat Anda memasukkan praktik ini ke dalam perencanaan triwulanan, Anda mempromosikan kolaborasi lintas fungsi , pemikiran kritis, dan pengambilan keputusan di antara tim kepemimpinan senior, yang pada akhirnya meningkatkan kelincahan dan keunggulan kompetitif perusahaan Anda.

4. Dorong kolaborasi lintas fungsi

Perencanaan triwulanan harus melibatkan semua departemen dan pemangku kepentingan dalam pelaksanaan strategi Anda. Merencanakan dan menyusun strategi dalam silo membatasi tujuan Anda dan menghambat pelaksanaan yang efektif. Menumbuhkan budaya kolaborasi dan komunikasi untuk memastikan keselarasan strategis dan dukungan untuk strategi.

Rekomendasi video: Cara menghasilkan keselarasan di seluruh tim (bersama Miles Wilson, Managing Director di Red Bull, dan Jordan Colreavy, Head of Category Strategy di L'Oreal)

5. Mengadopsi pola pikir "Pertumbuhan".

Ketika Anda terikat dengan rencana triwulanan yang kaku, Anda kehilangan kesempatan untuk beradaptasi dan menyesuaikan strategi Anda sebagai respons terhadap informasi baru dan keadaan yang berubah. Sebaliknya, Anda harus tetap terbuka untuk menyesuaikan rencana Anda berdasarkan informasi, wawasan, dan umpan balik baru.

Salah satu cara untuk mempraktikkannya adalah dengan melakukan check-in rutin sepanjang kuartal untuk meninjau kemajuan dan melakukan penyesuaian yang diperlukan pada strategi Anda. Menunggu hingga rapat triwulanan untuk meninjau kemajuan dan menemukan sesuatu yang tidak berfungsi dapat mengakibatkan penundaan hingga tiga bulan, yang dapat merugikan keberhasilan strategi Anda secara keseluruhan.

Sayangnya, hanya 18% anggota tim yang melihat kemajuan setiap minggu ( menurut survei terhadap 1.750 orang ), yang memalukan karena hal ini dapat berdampak signifikan pada pelaksanaan strategi triwulanan Anda. Anda harus selalu mengingat strategi Anda sepanjang kuartal ini.

Inilah cara Cascade dapat membantu Anda:

Dengan dasbor Cascade, Anda dapat menjaga agar eksekusi strategi Anda tetap di depan dan di tengah, apa pun yang terjadi. Dengan pembaruan kinerja waktu nyata dan visualisasi data yang dapat disesuaikan, Anda dapat dengan mudah melacak kemajuan, mengidentifikasi hambatan, dan melakukan penyesuaian dengan cepat. Tidak perlu lagi menunggu hingga akhir kuartal untuk mengetahui bahwa Anda telah keluar jalur. Dengan Cascade, Anda dapat terus mengikuti perkembangan di setiap langkah.

Dasbor KPI keuangan dalam kaskade

6. Ukur kemajuan terhadap tujuan bisnis jangka panjang

Alih-alih hanya berfokus pada kinerja jangka pendek dalam perencanaan triwulanan Anda, ukurlah kemajuan terhadap tujuan jangka panjang Anda untuk memastikan kemajuan menuju keseluruhan visi Anda. Ini akan membantu Anda tetap fokus pada tujuan jangka panjang sambil tetap mencapai kemenangan jangka pendek.

Inilah cara Cascade dapat membantu Anda:

Di Cascade, Anda dapat menghubungkan tujuan dan proyek jangka pendek dengan tujuan strategis jangka panjang dan mengukur kemajuan. Anda bahkan dapat memecah rencana tahunan Anda menjadi tujuan triwulanan yang lebih kecil dan memastikan semua orang bekerja menuju tujuan bersama.

Bilah Samping Sasaran Penyelarasan dalam kaskade

Apa pun kerangka penetapan tujuan yang Anda sukai, Cascade mendukung Anda. Apakah Anda lebih suka Objectives and Key Results (OKRs) , Cascade model , V2MOM , Hoshin Kanri , atau Balanced Scorecard , kami siap membantu Anda. Tapi kami tidak berhenti di situ.

Dengan Cascade , Anda bahkan dapat menyesuaikan paket agar sesuai dengan terminologi dan struktur pilihan Anda. Benar, dengan Cascade, Anda mengambil keputusan. Platform kami yang kuat bekerja untuk Anda, bukan sebaliknya.

Template Gratis Unduh Template Rencana Triwulan gratis kami Unduh template ini

Elemen Kunci Yang Harus Anda Miliki Dalam Rencana Triwulan Anda

Rencana triwulanan yang dibuat dengan baik yang berfokus pada strategi harus meningkatkan dampak upaya tim Anda dan memastikan hasil yang berulang. Oleh karena itu, itu harus menggabungkan dua kelompok elemen berikut:

Perencanaan tingkat tinggi

Ikhtisar kinerja sebelumnya: Untuk melepaskan diri dari siklus berulang, Anda perlu memahami kinerja kuartal sebelumnya dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.

Penilaian kemampuan: Evaluasi kekuatan dan kelemahan tim Anda untuk menyelaraskannya dengan tujuan strategis Anda.

Sasaran perusahaan: Integrasikan sasaran jangka panjang perusahaan Anda ke dalam perencanaan triwulanan untuk memfokuskan upaya Anda dan mengontekstualisasikan prioritas dalam gambaran yang lebih besar.

Elemen kunci dalam rencana triwulanan Anda

Area fokus: Mengidentifikasi dan mengartikulasikan area fokus untuk kuartal untuk menjembatani kesenjangan antara tujuan jangka panjang dan tujuan jangka pendek yang ditetapkan untuk tiga bulan ke depan.

Tujuan dan sasaran triwulanan: Tentukan hasil yang ingin dicapai oleh organisasi atau tim Anda dalam triwulan tersebut dan berkolaborasi dengan anggota tim Anda untuk menetapkan langkah-langkah tindakan untuk mencapainya.

Metrik: Tentukan ukuran terukur yang akan digunakan organisasi Anda untuk melacak dan menilai kinerja jangka pendek dan jangka panjang. Ini dapat dipecah lebih lanjut menjadi target terikat waktu, yang dikenal sebagai langkah-langkah, dalam setiap kuartal.

Pemilik dan kontributor: Tetapkan kepemilikan kepada orang-orang kunci yang bertanggung jawab untuk mencapai hasil di kuartal mendatang. Pemilik proyek atau inisiatif Anda akan memastikan bahwa target terpenuhi dan ada akuntabilitas jika terjadi kesalahan.

Linimasa: Buat linimasa tanggal, dependensi, dan pencapaian yang diharapkan untuk memastikan tim Anda memahami ekspektasi tentang bagaimana kemajuan kuartal seharusnya.

Direkomendasikan baca: Cara Menulis Rencana Strategis Yang Mendapat Hasil + Contoh

Kembangkan Rencana Siap Eksekusi Anda Dengan Template Perencanaan Triwulan Kami

Jika Anda ingin memanfaatkan perencanaan triwulanan Anda sebagai penguat untuk eksekusi strategi Anda, berikut cara menggunakan template kami untuk memulai:

1. Dapatkan template rencana triwulanan Anda

Untuk memulai template perencanaan triwulanan Anda, klik tautan di bawah ini.

Dapatkan template paket triwulanan gratis Anda.

Setelah Anda mendaftar, template Anda akan dimuat secara otomatis di ruang kerja platform Anda, siap digunakan. Semudah itu.

2. Sesuaikan template Anda

Selanjutnya, sesuaikan rencana triwulanan Anda agar sesuai dengan tujuan dan sasaran strategis Anda.

Sesuaikan area fokus, sasaran, tindakan, dan metrik yang telah diisi sebelumnya dalam rencana triwulanan Anda sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Anda juga dapat mengubah tanggal, judul proyek, dan inisiatif khusus agar selaras dengan tujuan Anda.

3. Integrasikan Cascade dengan sumber data Anda

Dengan Cascade, Anda memiliki dua opsi untuk melacak KPI: secara manual dan otomatis .

Opsi terakhir jauh lebih efisien, karena menyederhanakan pengumpulan data dan memastikan Anda bekerja dengan data yang akurat dan terkini.

Dengan mengintegrasikan Cascade dengan manajemen proyek dan alat bisnis favorit Anda, seperti Excel, Google Spreadsheet, atau CRM, Anda dapat dengan mudah mengimpor data KPI dan menjaga tim Anda tetap terhubung.

Tidak perlu lagi khawatir tentang entri data manual atau ketidakakuratan—biarkan Cascade yang menanganinya untuk Anda.

4. Bawa anggota tim Anda

Kirim undangan ke anggota tim Anda untuk berkolaborasi pada KPI bersama dan pastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama.

Dengan Cascade, Anda dapat menetapkan peran dan tanggung jawab, mengatur notifikasi, dan berkomunikasi dengan tim Anda di satu tempat.

5. Kelola kinerja triwulanan Anda secara proaktif

Jika Anda ingin membantu organisasi Anda melakukan yang terbaik dan mencapai hasil yang lebih baik, perencanaan triwulanan tidak boleh menjadi dokumen statis yang ditetapkan dan dilupakan.

Ini akan membantu Anda menjawab pertanyaan kunci tentang eksekusi Anda, seperti:

  • Apakah kita menuju ke arah yang benar?
  • Apakah kita masih di jalur?
  • Apakah kita perlu beradaptasi?
  • Apakah kita masih selaras dengan tujuan bisnis?

Setelah rencana triwulanan Anda selesai dan siap diluncurkan, bagikan dengan pemangku kepentingan Anda untuk menyatukan semua orang, dan mulai gunakan Cascade sebagai pusat komando eksekusi Anda.

Inilah cara Cascade dapat membantu Anda:

Percepat pelaporan: Manfaatkan Laporan Strategi untuk membuat dokumen yang ringkas dan akurat tentang kemajuan tim Anda.

Pantau hal yang penting: Siapkan dasbor khusus dengan pembaruan waktu nyata dari KPI yang relevan agar Anda tetap mengetahui denyut nadi eksekusi Anda.

Sederhanakan inisiatif strategis yang kompleks dengan visualisasi: Manfaatkan tampilan Roadmap (bagan gaya Gantt) untuk mengomunikasikan prioritas, memantau hasil, dan melacak tenggat waktu dan proyek.

tampilan garis waktu gif dalam kaskade

Templat terkait lainnya:

  • Templat Perencanaan Strategi Tahunan
  • Templat Rencana Sasaran Bisnis Triwulanan
  • Templat Rencana Strategi Triwulanan

Rencanakan Dan Jalankan Strategi Anda Dengan Cascade

Apakah Anda ingin memanfaatkan perencanaan bisnis triwulanan sebagai versi singkat dari rencana tahunan Anda atau mengubahnya menjadi alat eksekusi strategi jangka pendek, itu sepenuhnya terserah Anda.

Tetapi mengubah pola pikir Anda seputar perencanaan triwulanan dari latihan penetapan tujuan ke inisiatif eksekusi strategi dapat mengubah proses perencanaan triwulanan Anda. Cobalah dan lihat sendiri.

Siap untuk memulai? Daftar untuk mendapatkan akun gratis dan dapatkan template paket triwulanan Anda hari ini.

Template Gratis Unduh Template Rencana Triwulan gratis kami Unduh template ini

Tanya Jawab Tentang Perencanaan Kuartalan

Apa perbedaan antara perencanaan triwulanan dan tahunan?

Perencanaan triwulanan berfokus pada menetapkan tujuan , mengalokasikan sumber daya, dan memantau kemajuan selama periode tiga bulan. Sebaliknya, perencanaan tahunan mencakup tujuan dan prioritas strategis tingkat tinggi organisasi untuk sepanjang tahun.

Apa perbedaan antara sprint dan seperempat?

Sprint adalah periode waktu yang singkat, biasanya 2 4 minggu, untuk menyelesaikan serangkaian tugas atau kiriman tertentu. Di sisi lain, seperempat adalah periode tiga bulan untuk menetapkan dan bekerja menuju tujuan strategis yang lebih luas.

Bagaimana Anda merencanakan satu tahun dalam kuartal?

Untuk merencanakan satu tahun per kuartal, awal yang baik adalah dengan menggunakan kerangka kerja "sekarang, dekat, jauh" untuk memprioritaskan tujuan dan inisiatif. Ini adalah pendekatan sederhana untuk mengidentifikasi apa yang harus Anda capai sekarang (jangka pendek), dalam waktu dekat (jangka menengah), dan jauh (masa depan jauh).