I 7 migliori strumenti di collaborazione sui contenuti da utilizzare

La lotta per creare contenuti di alta qualità è reale. I contenuti principali devono unire varie idee di molti cervelli sulla creazione, la valutazione e la consegna dei contenuti.

Anche se sei un content trooper, hai bisogno di un approccio chiaro per connetterti con altri membri del team, documentare le loro attività e offrire una casa per tutte le informazioni che generano.

È qui che è utile la collaborazione sui contenuti, o il concetto di gestire tutti gli aspetti della creazione e diffusione dei contenuti in un unico luogo.

Ma come puoi riunire tutte le tue attività sui contenuti in un unico posto? Questo post dimostrerà come. Spiegheremo la collaborazione sui contenuti, perché il tuo team ne ha bisogno e quali tecnologie possono aiutare a supportarla.

La condivisione di file, la distribuzione e l'amministrazione di materiale aziendale all'interno di un'organizzazione sono rese possibili dalle piattaforme di collaborazione delle informazioni, che consentono ai dipendenti di connettersi in tempo reale con i membri del team e i manager.

Tutti noi creiamo e condividiamo molti contenuti ogni giorno. Ogni giorno vengono generati 2,5 quintilioni di byte di dati! Condividiamo costantemente file (documenti, PDF, schede di vendita, idee per progetti, materiale di formazione, linee guida per le risorse umane e così via) con i nostri colleghi tramite e-mail, Slack, wiki interni, servizi di archiviazione cloud e così via. Le aziende diventano più esperte di digitalmente.

Fortunatamente, alcuni strumenti possono aiutarti. Esamineremo 7 delle migliori piattaforme di collaborazione sui contenuti disponibili.

Prima di arrivarci, esaminiamo alcuni fondamenti.

Piattaforme di collaborazione sui contenuti

Una piattaforma di collaborazione sui contenuti è uno strumento che aiuta le aziende a raggiungere due obiettivi chiave. Promuove la cooperazione tra tutte le parti coinvolte nella creazione di contenuti e aumenta l'efficienza semplificando la maggior parte del flusso di lavoro dei contenuti.

Di conseguenza, la maggior parte di tali piattaforme dispone di funzionalità complete di gestione dei documenti. Le aziende possono utilizzarli per conservare tutti i file in un'unica posizione, riducendo il tempo dei membri del team nella ricerca delle versioni corrette dei file. Molti di questi prodotti forniscono funzionalità di sicurezza aggiuntive per aiutare a prevenire l'accesso indesiderato ai file.

Durante il processo di revisione e approvazione, tale piattaforma consente ai team di comunicare sui file, commentare le risorse e annotare le bozze.

Infine, la maggior parte dei software di collaborazione sui contenuti include funzionalità di gestione dei progetti. Alcuni utilizzano semplici elenchi di attività, mentre altri consentono alle aziende di sviluppare elaborate schede Kanban.

Importanza delle piattaforme di collaborazione dei contenuti

Ci sono vari vantaggi. I seguenti sono i più importanti:

• Per cominciare, disporre di un software di collaborazione sui contenuti implica una produttività più rapida e meno errori. Poiché tutti i file si trovano in un'unica posizione, non è necessario rintracciare più versioni e i team possono semplicemente comunicare sui progetti; il lavoro viene fatto.
• Le piattaforme di collaborazione sui contenuti consentono anche un input più creativo da tutte le parti coinvolte. Anche il lavoro lungo di rintracciare esperti in materia per le loro opinioni sta diventando obsoleto.
• Il software di collaborazione aumenta anche il coinvolgimento. Secondo una ricerca, il 75% dei dipendenti considera il lavoro di squadra "estremamente vitale".
• Le piattaforme di collaborazione sui contenuti facilitano la semplificazione delle procedure organizzative. Queste tecnologie consentono la configurazione, la gestione e persino l'automazione di molti processi produttivi.
• I sistemi di collaborazione sui contenuti possono aiutare con due processi particolarmente difficili: revisione e feedback. Tali strumenti possono aiutare con lo sviluppo del processo e l'implementazione del sistema per garantire che il feedback avvenga in tempo a ogni livello del processo di produzione dei contenuti.

Il nostro elenco dei 7 migliori strumenti di collaborazione sui contenuti per il 2022

1. Scrivere

Wrike è un popolare strumento di gestione dei progetti per team di tutte le dimensioni. Wrike è uno dei sistemi di collaborazione sui contenuti più intensivi sul mercato.

La piattaforma combina gestione dei progetti, condivisione di file, gestione agile delle attività, un centro contenuti, correzione di bozze online e altre funzionalità per aiutare le aziende a generare contenuti in modo più rapido ed efficiente.

Caratteristiche principali

• Può gestire un numero illimitato di progetti contemporaneamente
• Include una miriade di funzionalità di organizzazione come elenchi di attività, diagrammi di Gantt, gestione delle risorse, monitoraggio del tempo e dashboard personalizzati
• Wrike semplifica il lavoro su singoli file all'interno della piattaforma, oltre a funzionalità standard come i commenti sulle attività, l'assegnazione di tag ai membri del team nei commenti e l'assegnazione di attività a più persone contemporaneamente
• Wrike consolida tutto in un'unica area, riducendo la necessità del controllo della versione

Prezzo:

Perché Scrivere?

Fondamentalmente, Wrike è uno strumento di facile utilizzo per semplificare la gestione interna dei progetti e i processi di collaborazione tra i membri del team , sia nello stesso ufficio che separati da un oceano.

2. CELIO

CELUM fornisce tutte le funzionalità necessarie per coinvolgere tutti coloro che sono coinvolti nella creazione di contenuti sulla stessa pagina e migliorare la cooperazione e la collaborazione.

Caratteristiche principali:

• Organizzazione avanzata dei file: puoi salvare e gestire comodamente il lavoro del tuo team utilizzando le sale di lavoro condivise di CELUM
• Puoi anche allegare direttamente file a determinate attività per aumentare ulteriormente l'efficienza
• Strumenti per una cooperazione avanzata: tutte le parti interessate, dai team creativi interni ai fornitori esterni, possono interagire senza sforzo e portare a termine le proprie attività con CELUM
• CELUM ti consente di definire ruoli e compiti complessi, oltre a impiegare robot per automatizzare numerose attività di gestione che richiedono tempo
• Scadenze e responsabilità: puoi assegnare qualcuno a un singolo lavoro o renderlo responsabile di tutte le attività su un elenco utilizzando CELUM
• Puoi anche specificare le loro date di scadenza e vedere il processo completo dall'inizio alla fine

Prezzo:

CELUM offre un abbonamento illimitato gratuito per un massimo di dieci utenti. I piani a pagamento per le squadre più grandi partono da € 14,90 al mese.

Perché CELUM?

La piattaforma CELUM Cloud comprende l'intera catena di fornitura dei contenuti, integrando un hub di contenuti con strumenti per la cooperazione agile, l'automazione dei processi, la correzione di bozze online e la sincronizzazione e condivisione di file.

La base di clienti globale di CELUM di oltre 900 include aziende famose come Mammoth, SCOTT Sports, HiPP, CLAAS e voestalpine.

3. Area di lavoro di Google

È impossibile discutere di software di collaborazione sui contenuti senza rivolgersi alla piattaforma di Google. Google Workspace include strumenti che consentono alle aziende di collaborare sui contenuti. Tutte le app Google: Documenti, Suite, Fogli, Presentazioni e così via.

Caratteristiche principali:

• Il servizio di collaborazione sui contenuti di Google, noto come G Suite, è emerso come leader di mercato nell'area della collaborazione sui contenuti
• G Suite include controlli amministrativi avanzati, 30 GB di spazio di archiviazione per utente, supporto in tempo reale, trasferimento rapido dei dati e gestione degli endpoint
• Completamento automatico e altre funzionalità di intelligenza artificiale
• G Suite include anche un'interfaccia intuitiva progettata da Google e funzionalità avanzate basate sull'intelligenza artificiale e sull'apprendimento automatico.

Prezzo:

Google Workspace costa € 4,68 per utente al mese.

Perché Google Workspace?

Google Workspace ti aiuta a fare di più collegandoti istantaneamente a contenuti e persone pertinenti in Documenti, Fogli e Presentazioni. Sappiamo anche che quando le persone lavorano in remoto e interagiscono con i clienti online, costruire legami umani è ancora più importante.

4. Hub di prova

ProofHub è un sistema di collaborazione in team e gestione dei progetti basato su cloud che include il software di gestione dei file integrato, che consente agli utenti di creare, caricare, organizzare e collaborare su tutti i propri file e documenti in un'unica posizione.

Puoi allegare file e documenti ad attività, discussioni, chat e note in qualsiasi momento.

Caratteristiche principali:

• Le attività possono essere create rapidamente e facilmente assegnandole a diverse persone, stabilendo scadenze e promemoria e aggiungendo note sulle attività
• Utilizzando le schede Kanban, puoi organizzare il tuo lavoro in modo visivamente accattivante
• Imposta le regole del flusso di lavoro per ogni progetto per assegnare attività e interagire con i membri del tuo team
• La funzionalità del diagramma di Gantt ti consente di pianificare e tenere traccia dei progressi su tutti i progetti/attività in un'unica posizione
• Usa @ per comunicare con i membri del tuo team. Otterrai anche tu
• Per le chat in tempo reale, c'è uno strumento di chat istantanea

Prezzo:

• Gli abbonamenti premium di ProofHub partono da $ 50 al mese per un massimo di 5 utenti.

Perché ProofHub?

ProofHub è un efficace software di collaborazione sui contenuti che i manager possono utilizzare per organizzare facilmente le attività quotidiane loro e dei loro team. Inoltre, con il suo ampio set di strumenti, i manager possono ottenere il controllo totale sui propri team e progetti.

5. BoostHQ

BoostHQ è un'altra utile soluzione di collaborazione sui contenuti che assiste le aziende nella creazione, condivisione e organizzazione di conoscenze e informazioni interne.

BoostHQ aiuta i dipendenti a organizzare le conoscenze aziendali in gruppi, categorie e tag, consentendo una ricerca e un recupero delle informazioni rapido e semplice.

Caratteristiche principali:

• Il suo obiettivo principale è quello di veicolare informazioni e contenuti aziendali interni
• Le aziende possono utilizzare BoostHQ per raccogliere e classificare le proprie competenze e contrassegnare risorse specifiche per renderle facilmente accessibili a diversi membri del team.
• La piattaforma incorpora anche aspetti che consentono ai dipendenti di condividere pensieri, idee ed esperienze per migliorare la base di conoscenze dell'azienda

Prezzo:

• Gli abbonamenti BoostHQ partono da $ 299 al mese per 100 utenti.

Perché BoostHQ?

Quando è richiesto più contenuto, la ricerca intelligente BoostHQ lo rende disponibile. Consente inoltre ai dipendenti di condividere pensieri ed esperienze raccogliendo e archiviando conoscenze per un uso futuro.

L'analisi approfondita di BoostHQ ti fornisce informazioni su quali materiali vengono utilizzati di più e chi è il più coinvolto nella tua azienda.

6. Microsoft Office 365

Microsoft Office 365 è una delle aziende più affermate nel settore della collaborazione sui contenuti, avendo rilasciato la prima edizione dei suoi prodotti nel 1998. Da allora, Office è diventato un servizio basato su cloud basato su abbonamento sia per le aziende che per i clienti.

Caratteristiche principali:

• Outlook, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, SharePoint, Teams, Yammer e altri elementi essenziali sono inclusi nell'edizione più recente di Office 365, unendo comunicazione e produzione di contenuto in un unico pacchetto
• Inoltre, OneDrive funge da hub cloud centrale per tutti gli altri programmi di Office
• Office ha un'interfaccia utente e un'esperienza utente consolidate e testate ed è accessibile su tutte le principali piattaforme, comprese le applicazioni Windows, Mac, Web, Android e iOS.
• Inoltre, l'applicazione viene aggiornata automaticamente e offre modelli per casi d'uso comuni, consentendo alle aziende di distribuire la soluzione per casi d'uso specifici senza sprecare risorse.
• Questo pacchetto di collaborazione sui contenuti offre protezione da spam e minacce note tramite Outlook, oltre 1000 opzioni di sicurezza e privacy, controllo dell'accesso personalizzabile e regole password personalizzate per garantire la sicurezza del lavoro mission-critical.

Prezzo

• La versione base di Office 365 costa $ 5 per utente al mese, mentre il livello completo costa $ 12,50 per persona al mese.

Perché Office 365?

Gli strumenti di collaborazione di Office 365 ti consentono di condividere cassette postali, calendari, contatti e modificare documenti in tempo reale.

La condivisione dei calendari in Exchange ti aiuta a vedere chi è disponibile quando sei nella tua azienda, consentendoti di pianificare riunioni convenienti per tutti la prima volta.

Imparentato:

6 migliori alternative a Microsoft Dynamics 365

7. Foglio intelligente

Smartsheet è uno strumento di collaborazione sui contenuti che sottolinea l'automazione, la riservatezza e l'accessibilità. Viene fornito con moduli, dashboard di base e generatore di report e una griglia di collaborazione personalizzata.

Caratteristiche principali:

• Per aumentare l'accettazione, la piattaforma promette di essere semplice da usare e fornisce connessioni con diverse piattaforme di contenuti
• Smartsheet fornisce dati in tempo reale per applicazioni mission-critical, nonché connessioni API e connettori personalizzati per sbloccare i dati in software come Microsoft Office e Salesforce
• Smartsheet offre anche un editor visivo e un'automazione avanzata, consentendo operazioni automatizzate che aumentano la produttività e riducono l'attrito.
• È una piattaforma senza codice, che abbassa la barriera all'ingresso per gli utenti non tecnici.
• Oltre a queste funzionalità, Smartsheet offre acceleratori per le attività aziendali comuni.

Prezzo:

La piattaforma offre alle organizzazioni di piccole e medie dimensioni una prova gratuita di 30 giorni e piani mensili che vanno da $ 14 a $ 25. I prezzi per i piani aziendali con funzionalità extra vengono stabiliti su base individuale.

Perché Smartsheet?

Puoi comunicare, organizzare e creare report sul lavoro in tempo reale utilizzando la piattaforma Smartsheet, automatizzare i flussi di lavoro e scalare nuovi processi.

Smartsheet è più di un semplice strumento di produttività o gestione delle attività; è una piattaforma di esecuzione dei lavori end-to-end con il comprovato potenziale per aiutare la tua azienda a ottenere di più.

Vedi anche:

Smartsheet vs. Airtable: quale di loro è efficace e più affidabile?

Linea di fondo

Le piattaforme di collaborazione sui contenuti sono anche in prima linea nell'innovazione dell'intelligenza artificiale e dell'apprendimento automatico, fornendo tecnologia all'avanguardia alle organizzazioni nelle loro operazioni quotidiane.

Il controllo grammaticale, la conversione intelligente delle presentazioni, il controllo intelligente degli accessi e l'automazione delle operazioni ripetitive migliorano l'efficienza e la produttività.

Il miglior software per la collaborazione sui contenuti può variare a seconda del caso d'uso.

Infine, tutto si riduce a ciò che funziona meglio per te.