文書管理システム – そのしくみと利点は?

公開: 2022-05-18

今は 21^世紀であり、情報が王様です。世界中の組織は、利害関係者、従業員、および会社に関連する他のすべてのリソースからの膨大な量のドキュメントに依存して、ビジネスを円滑に運営し、情報にギャップがないことを確認しています。

世界中の多くの企業が紙から離れることを誓約しているにもかかわらず、情報の作成、受信、共有に依存している組織はまだたくさんあります。

大量の情報をドキュメントの形で作成および編集することは比較的簡単であることを理解する必要があります。

問題は、それらを保管し、将来それらを必要とする人が誰でも簡単にアクセスできるように整理することになると発生しますが、これは比較的複雑です.

そのため、この記事では、文書管理システム、企業がそれらを活用して利益を得る方法、およびこれらの文書管理システムが組織のパラダイムで実際にどのように機能するかについて説明します。

ドキュメント管理とは

ドキュメント管理について話すとき、世界中のさまざまな企業または個人が、ビジネスまたは個人的な使用のためにさまざまなドキュメントを使用、保存、および管理する方法について話します。

彼らは、これらの文書が十分に管理されていることを確認します。さもないと、将来、その情報が必要になったときに多くの問題が発生し、その情報がどこにも見つからなくなります。

問題のドキュメントは、PDF、ビデオ、オーディオクリップ、さまざまな種類の画像、スプレッドシート、さらにはソフトウェアに関連するコードパッケージなどです。

現在、さまざまな形式のドキュメント管理システムが市場に出回っていることに注意してください。

これらのドキュメント管理システムの一部は、デジタルファイルを保存してデジタル暗号化することに重点を置いています。

スペクトル上の他のドキュメント管理システムの中には、物理的なドキュメントを内部に保存すること、または同じ情報の物理的なコピーまたはデジタルコピーを組み合わせて保存することに重点を置いているものもあります。

文書管理システムは常に、情報を安全に保管するための信頼できる情報源として機能します。いつか会社に何か悪いことが起こり、人々が答えを求めている場合、彼らは会社の情報とアーカイブについて誰を探すべきかを知っています.

そのため、いつでもどこでもニーズと要件を満たす文書管理システムを導入する必要があります。

理解する必要があるもう 1 つの重要な点は、ドキュメント管理システムの使用を開始するときに、ドキュメントのライフサイクル管理プロセスを大幅に簡素化して、プロセスを簡単に理解し、手探りしないようにするのに役立つということです。

これらのドキュメント管理システムを使用すると、ドキュメント用のさまざまな自動化されたワークフロー、新しいデータと既存のデータを管理するさまざまなプロセスを簡単に設定し、ドキュメントの出入りに合わせて更新することができます。

これらの文書管理システムは、

ドキュメントに関連するシステムとワークフローの効率
問題の会社に関係するすべてのパートナー、顧客、およびチームとの機密保持またはプライバシー
会社に関連するすべての規制当局および会社が遵守しなければならない業界標準への準拠

ドキュメント管理システムはどのように機能しますか?

ドキュメント管理システムは、インターフェイスに保存したさまざまなドキュメントをさまざまな方法で整理します。ドキュメントを整理するさまざまな方法は次のとおりです。

データ・タイプ
優先度
セキュリティレベル
ファイルの種類

あなたまたはあなたの会社が管理しようとしている新しいドキュメントが作成されると、それらは非常に慎重に保存されるため、情報は保存されてからメインデータベースに移され、そこに無期限に保存できます。

採用しようとしているドキュメント管理システムは、ラベル、内部タグ、メタデータなどの情報をファイル自体に自動的に追加する場合があります。それでも、慎重に検討し、システムを慎重に選択して作業を完了する必要があります。

また、現在市場に出回っているドキュメント管理システムは、同じシステムを使用して処理した他のドキュメントに対して以前に設定したルールに基づいて、新しいドキュメントを保存およびソートできることにも注意してください。

文書管理のための行動計画の目的

会社または自分自身のために新しいドキュメント管理システムの実装を開始する場合、または既存のドキュメント管理システムを更新する場合でも、ドキュメント管理プロセス全体に関してプロセスがどのように流れるかを計画する必要があります。

これを行うのは、関係者が情報を追加、保存、整理、検索する方法など、情報に関連するすべてを明確にしたいからです。

管理職の場合は、チームの全員が、実施しようとしているドキュメント管理プロセスについて知っていることを確認する必要があります。

その情報をギャングの他のメンバーと共有すると、彼らはプログラムを進めていくために従わなければならないすべての規則とガイドラインを知ることができます。

アクションプランには、既存の文書の管理に関する情報、または両方の物理的コピーまたはデジタルコピーである場合はゼロから作成するための情報を含める必要があります。

おそらく確認すべきもう 1 つのことは、ドキュメント管理アクションプランを小規模にテストして、組織構造全体に展開したときに問題が発生しないようにすることです。

ドキュメントリポジトリ

ドキュメントリポジトリは、ドキュメント管理システム全体の重要な部分であり、十分に理解しておく必要があります。ドキュメントリポジトリの主な目的はドキュメントを格納することですが、単純なファイリングキャビネット以上のものと見なす必要があります。

これらのリポジトリは、会社が内部的に制限しようとしているすべてのドキュメントへのアクセスを保護します。彼らは、担当するデータベースにいくつかの階層化された許可レベルを提供して、給与等級に応じてさまざまな従業員にさまざまな許可を適切に割り当てることによってこれを行います。

これは少し不公平に思えるかもしれませんが、ドキュメントリポジトリは、管理の観点からすると命の恩人です。主な理由は、これらのリポジトリは、チームの作業中に矛盾するデータを最小限に抑えるのに役立ち、目に見えないものに夢中になる可能性があるためです.

これらのドキュメントリポジトリは、ドキュメントデータベースが自動的にクリーンアップおよび更新されることを保証すると同時に、データベースに冗長性や重複エントリがないことも保証します。

ドキュメント管理システムの利点

さまざまなドキュメント管理システムすべての市場価値は 2023 年までに 67 億 8000 万ドルになると推定されているため、ドキュメント管理システムから得られるさまざまなメリットについてお知らせすることをお勧めします。

ドキュメント管理システムの優れた点の 1 つは、データを保護するためのセキュリティプロトコルが驚くほど強化されていることです。これは、組織に出入りするすべての情報または文書が中央データベースに安全に保管され、その情報を見ようとしているさまざまな利害関係者全員が簡単にアクセスできることを意味します。
ドキュメント管理システムの 2 つ目の利点は、これらのシステムを作成するエンジニアによって組み込まれた驚くべき検索機能があることです。希望するキーワードを入力し、結果が表示されるまで数秒待つだけで簡単に実行できます。
ドキュメント管理システムのもう 1 つの優れた点は、会社が公開している最新の情報を誰もが見ることができることです。これは、市場に出回っているドキュメント管理システムが、チームメンバー間のコラボレーションとチームワークを一定レベル改善し、会社や彼らが行っている仕事に関する情報に関してギャップがないようにすることを意味します。会社のために
ドキュメント管理システムは、管理しようとしているドキュメントの履歴が安全に保存されていることも保証します。この履歴は、ドキュメントが本物であり、ドキュメント内に保存されている情報が改ざんされていないことを保証するのに役立ちます。この文書化された履歴は、業界のコンプライアンス慣行や、企業が監査を受けている間にスタンドに立っているときによく使用されるため、これは企業にとって非常に重要です。
ドキュメント管理システムの最も優れた点の 1 つは、会社のチームメンバーの生産性を向上させることです。この生産性の向上は、一緒に働いている従業員が自分の仕事に関連する情報をバインダーで見つけたり、他の人に尋ねたりするのに時間を無駄にしないためです。同時に、ドキュメント管理システムを簡単に起動して、必要なものを数秒で取得できます。

結論

これは、ドキュメント管理システム、その概要、機能、および自分自身とチームに導入することで得られるメリットについてのガイドでした。このガイドに何かを追加する必要があると思われる場合は、お知らせください。