人工知能はプロジェクト管理をどのように改善できるか?
公開: 2021-10-21AI（人工知能）は、私たちの日常生活を大きく変えていきます。 インターネットと同様に、この技術は人々の生活、情報の共有、ビジネスの行動の仕方を完全に変えます。
すべての業界が AI の影響をさらに受けるようになるでしょう (多くの業界は既に影響を受けています)。
AIとは
AI はマシンによって表示されるインテリジェンスであり、これらのマシンが自己認識できるようになるという意味ではありません。 この用語は、1956 年にジョン・マッカーシーによって次のように定義された造語です。「インテリジェントな機械を作る科学と工学」。
簡単に言えば、AI は機械学習、ディープ ラーニング、ニューラル ネットワークなどの一連のテクノロジであり、コンピューターが人間と同じように (少なくとも一部のタスクについて) 考えることができるようにします。 AI がすでに使用されている例には、Google の GoMaster、テキストから画像を生成する Facebook、Amazon の製品レコメンデーションなどがあります。
AI がプロジェクト マネージャーを支援できるようになるのはいつですか?
AI はすでにデータを使用して予測を行うことができます。 プロセスを自動化し、時間を節約し、ワークフローを合理化する機能があります。 データを分析し、パターンを特定し、情報に基づいて予測を行う能力により、プロジェクト マネージャーやビジネス環境全体で強力なツールとなります。
プロジェクト マネージャーはプロジェクト管理ソフトウェア (PMS) を使用してチームをサポートしていますが、AI テクノロジがこれをさらに進めることができることは明らかです。特に、古い PMS ツールの一部はコストがかかり、扱いにくく、時間がかかる可能性があるためです。
次の例が示すように、AI は今後数十年にわたってプロジェクト マネージャーを支援し、プロセスを改善する可能性があります。
AI はプロジェクト管理をどのように改善しますか?
それでは、AI がプロジェクト管理に大きな影響を与える可能性がある主な分野と、その影響がすでに見られ始めている分野を見てみましょう。
1. プロジェクトの完了時期をより正確に予測する
プロジェクト マネージャーは、AI がもたらす可能性に興奮するはずです。 AI テクノロジーは、プロジェクト マネージャーによる大まかな見積もりを必要とせずに、データを分析して完了時間を予測する能力が向上します。 これは、膨大な量のデータ (過去の経験など) を読み取り、パターンを特定し、人間が単独で作業するよりもはるかに高い精度で予測を行うことができるためです。
2. 優れたプロジェクト管理ソフトウェア
今日のプロジェクト管理ソフトウェア ツールの一部は扱いにくく、古いテクノロジを使用しており、比較的高価なタグが付けられていますが、インテリジェントな機械学習アルゴリズムがよりユーザー フレンドリーな PMS ツールを作成したおかげで、これはすぐに変わる可能性があります。
数十または数百のドキュメントを簡単に検索できるようにすることから、リアルタイムのデータ分析と自動化されたプロセスを提供できるようにすることまで、AI テクノロジによって現在の PMS ツールを改善できる方法はすでにたくさんあります。
Google RPA はその好例です。 これは、データの処理や経費のファイリング (さらにはサポート クエリへの回答) などの日常的なタスクを自動化できる、人工知能ベースのソフトウェアです。 これにより、従業員はより価値の高いプロジェクトに集中できるようになり、スタッフの士気と効率が向上し、チームがより迅速かつスマートに作業できるようになります。
3. AI があなたに代わって平凡なタスクを完了できるようになります
人間よりも機械の方が効率的に完了できる何百時間もの管理作業があり、プロジェクト マネージャーの時間を解放し、戦略レベルのタスクに時間を費やすことができます。
ロボティック プロセス オートメーションは、プロジェクト マネージャーの効率化に大きな役割を果たします。 効率が上がるだけでなく、士気も高まります。
AI テクノロジーは、管理者などのプロジェクト マネージャーの役割の日常的な側面を完了するだけでなく、反復的な意思決定プロセスも自動化します。 チャットボット業界の成長に伴い (下のグラフを参照)、クライアントや顧客とのコミュニケーションにおいても仲介者は必要なくなり、セルフサービスがさらに一般的になる可能性があります。
4. AIによるレポートの品質向上
前述のように、AI は膨大な量のデータを短時間で検索できます。 これにより、完了したプロジェクトに関するレポートを作成したり、将来のプロジェクトのパフォーマンスを分析したりするのに理想的です。
5. リスクの発見に優れている
リスク評価は、プロジェクト マネージャーの仕事の重要な部分ですが、追跡しなければならない可動部分が非常に多いため、非常に困難な場合があります。
AI を使用して、プロジェクト マネージャーはリスクが発生する前に (または、何か問題が発生する可能性があることに気付く前に) リスクを特定できます。これにより、遅延を回避したり、後でコストのかかる変更を回避したりすることができます。 これの現在の例の 1 つは、事業継続計画ソフトウェアの実装です。これにより、プロジェクト マネージャーは、事業のプロセスにおける予期しない混乱に備えて計画を立てることができます。
6. より効率的なリソース管理
スマートな予測と AI テクノロジを使用することで、プロジェクト マネージャーは、リソースが特定の種類のタスクにどれくらいの時間を費やす可能性があるかを予測できます。 これにより、プロジェクト全体で物的リソースと人的リソースの両方をより効率的に計画できるようになります。 たとえば、スタッフが特定の期限内にタスクに実際に取り組むことができる時間について、より良いアイデアを得ることができます。
さらに、特定のタスクを自動化し、人的資源の必要性を減らすことができます。 たとえば、プロジェクト マネージャーは、Excel を自動化する方法を知っているため、各プロジェクトに必要な管理作業の量を減らすことができます。
7. 顧客体験の向上
スムーズなカスタマー エクスペリエンスとは、クライアントと顧客が大切にされ、大切にされていると感じられるようにすることです。 適切に設計されたチャットボットとカスタマー エクスペリエンス管理ソフトウェアは、AI テクノロジを使用して問題が発生したときに対処することで、これを改善できます。
これは、自動化されたメッセージ (および「不在」メッセージ) により、消費者が人間に連絡する必要性が低いことを意味する e コマースで特に役立ちます。
8. 結果をより効果的に予測する
AI 技術は、過去のデータから予測を作成するために使用できるようになりました。これは、プロジェクト管理に携わる人々にとって素晴らしいことです。 これは、特定のタスクまたはプロジェクト全体に関連する時間とコストをはるかに正確に予測できることを意味し、失敗や中断の可能性が低くなります。
9.ナレッジマネジメントエコシステムの構築
AI テクノロジーを広く使用することで、プロジェクト マネージャー、そのチーム、およびクライアントが使用する知識共有エコシステムを作成することができます。 これは、過去のプロジェクトやその他のソースから収集されたデータは、誰がアクセスする必要があるかに関係なく、すべてリアルタイムで参照できることを意味します。
10. 安全なプロジェクト環境を促進する
プロジェクト管理の最も重要な部分の 1 つは、安全なプロジェクト環境を促進することです。 AI は、ヒューマン エラーの数を減らすことで、これを実現できます。
たとえば、AI をさまざまな方法で使用して、タスクやプロセスに問題が発生したときにアラートやアクション ポイントを作成できます。 これは、問題が数日、数週間、または数か月間気付かれないのではなく、迅速に対処できることを意味します。
11. より効果的なコスト管理
データ分析ソフトウェアを使用して、AI 予測分析フレームワークを通じてプロジェクトの支出を監視すると、すべてのプロジェクト (特に長期プロジェクト) の生産性が向上します。
これは、財務などの主要な側面がいつでも簡単に追跡できることを意味し、マネージャーはプロジェクトの予算配分について十分な情報に基づいた決定を下すことができます。
12. 関係者全員の説明責任の強化
AI がビジネスのさまざまな部分に実装されると、プロジェクトの管理に関与する各関係者は、物事をやり遂げるために積極的な役割を担う責任を負うことになります。 これはまた、組織がプロセス全体の中で特定のタスクに対して責任を負う個人をより簡単に保持できることも意味します。
13.IoTの自動化
多くの企業が IoT の実装を増やしています。 私たちの日常生活にますます多くのデバイスが導入されているため、プロジェクト マネージャーがそれらをプロジェクトに統合しようとしていることは理にかなっています。
たとえば、建設機械内でセンサーを使用すると、管理者は機械のパフォーマンスをチェックできるため、常に何が起こっているかを正確に把握できます。 この IoT 自動化は、意思決定と全体的なプロジェクト管理を改善するのに役立ちます。
14. アウトソーシングの削減と利益率の向上
多くの組織は、サードパーティのタスク (特に IT タスク) を外部委託する傾向があります。 しかし、これはプロジェクト管理における AI の使用の増加に伴い変化しています。 これにより、企業は節約されたリソースの一部をビジネスの中核に再投資できるようになります。
AI はアウトソーシングの代替手段として特に有用です。チーム メンバーの監督が限定的またはまったくない状態でタスクを実行できるため、より重要な問題により多くの時間を節約できます。 たとえば、企業はノーコード プラットフォームを使用して独自のアプリを作成できるようになります。
15. プロジェクト管理資格の向上
プロジェクト マネージャーは、プロジェクトを成功させるために必要なスキルと知識を持っていることが不可欠です。 しかし、多くの人は自分の資格を雇用主に認められたり、理解されたりするのに苦労しています。
その結果、AI は、よりインタラクティブな教材やコースを通じて、自分の役割とその価値を認識し、理解するのに役立ちます。 これは、組織が従業員に何を求めているかをよりよく知っていることを意味し、より熟練したプロジェクト マネージャーが採用される可能性が高くなります。
プロジェクト マネージャーは人工知能に置き換えられますか?
プロジェクトマネージャーはここにいます。 彼らの役割が完全になくなることはまずありません。 実際、業界は成長しており、この傾向は続くと予測されています。 代わりに、AI テクノロジの導入により、仕事の効率が向上し、単純なタスクに何時間も費やす代わりに、戦略的に働く時間が解放されます。
どのプロセスを自動化する必要があるか、どのプロセスに一定レベルの心の知能指数が必要かを判断するには、プロジェクト マネージャーが必要です。
AI の取り込みの増加は、一晩で変化するのではなく、段階的な変化であり、現在のプロセスと PMS ツールの小さなセクションに最初に影響を与え、その後ゆっくりと他の領域にも移行します。 したがって、この期間を通じて関連性を維持するために、プロジェクト マネージャーは新しいテクノロジを最新の状態に保ち、常にスキルセットを適応させる必要があります。
プロジェクト マネージャーは、関連性を維持するために何年にもわたって継続的に適応しなければならなかったため、AI がこれを変える可能性は低いです。 プロジェクト マネージャーは、テクノロジを脅威と見なすのではなく、人工知能テクノロジを採用し、それを使用して自分自身と組織の両方を改善する必要があります。
要約すれば
人工知能はプロジェクト マネージャーに取って代わるものではなく、プロジェクト マネージャーを補完するものです。 プロジェクト管理ソフトウェア ツールが AI 機能とともに進化する時期が間もなく来ることが予想されます。つまり、この新しいテクノロジーの時代は、今日では想像もできない方法で PMS の選択、購入、使用、および評価の方法を変えることを意味します。
新しいテクノロジーでスキルセットを開発し続けるプロジェクト マネージャーは、これらの AI プロジェクト管理ツールを使用するのに最適な場所にいるだけでなく、セクターの進化の結果として、キャリアの見通しが最もポジティブな方法で向上するのを見るでしょう。
投稿者：タミー・ウッド
Automation Anywhere のグローバル テクニカル SEO ディレクター
Tammy Wood は 20 年間 SEO に携わってきました。 彼女の現在の役割は、ビジネス プロセス自動化プラットフォームである Automation Anywhere のテクニカル SEO ディレクターです。 キーワードを追うことはありませんが、Tammy は RPA と SEO の両方に関する記事を読んだり、靴を購入したり、記事を書いたりすることを楽しんでいます。