アジャイル プロジェクト マネージャーのためのハイブリッド チーム管理ガイド

公開: 2022-09-27

アジャイル プロジェクト管理やハイブリッド チーム管理について聞いたことがありますか? 言葉は難しくて複雑に見えるかもしれませんが、そうではないことを保証します。 実際、アジャイルなプロジェクト管理により、あなたとあなたのハイブリッド チームがプロジェクトをより簡単かつ迅速に完了できるようになる可能性さえあります。

グローバル化の進展による技術開発の導入とコスト圧力の結果として、ハイブリッド チームがビジネス環境全体に出現しています。 この採用率は、パンデミック後の期間に移行するにつれて劇的に増加しました。 このモデルは柔軟性が高いため、従業員も採用しています。

Accenture が 9,000 人の従業員を対象に行った調査によると、従業員の 83% がハイブリッド チーム アプローチでの作業を好みます。

作業の柔軟性に加えて、ハイブリッド チーム管理には、世界中の人材へのアクセス、人件費の削減、不動産諸経費の削減など、他にも多くの利点があります。

しかし、ハイブリッド チームを率いることは、進行中のタイム ゾーンの違い、文化の違い、対面での接触の欠如など、従来のオフィス環境には存在しなかった新しい困難ももたらします。 これらの問題がすぐに修正されない場合、プロジェクトの進行は破滅的なものになる可能性があります。

したがって、プロジェクト マネージャーは、これらの問題にうまく対処し、ハイブリッド チームを率いるために、技術的能力とソフト能力を戦略的に組み合わせて武装する必要があります。

この記事では、ハイブリッド チームを率いるときにプロジェクト マネージャーが直面する根本的な問題と、最適なソリューションについて説明します。

私たちはそれを信じていました。 注意してきましたか? ハイブリッド チーム管理に関するアジャイル プロジェクト マネージャー向けの重要な情報をすべて見ていきましょう。

ハイブリッド チーム管理とは

ハイブリッドチーム管理とは

したがって、先に進む前に、まずハイブリッド チームを定義しましょう。

ハイブリッド チームは、世界中のさまざまな場所からリモートで作業する従業員で構成されています。 チームはフルタイムとパートタイムの両方のスタッフで同時に構成される場合があり、一部の従業員は自宅で勤務し、他の従業員は同じ場所にあるオフィスで作業します。

ハイブリッド チーム構造は、企業の世界に長く存在しています。 しかし、すべての企業や組織がハイブリッド ワークプレイスに対応できるわけではありませんでした。 躊躇していた企業でさえ、COVID 後の期間にハイブリッド モデルを採用し始め、徐々に標準に戻ってきました。

さらに、従業員の職場復帰に対する感情は対立しています。

たとえば、Gallup によると、アメリカの労働者の 59% は自宅で仕事をしたいと答えており、残りの 41% はオフィスに戻りたいと考えています。

つまり、ハイブリッド チームは、多くの企業にとって一般的な選択肢になっています。 その理由はほんの数分でわかります…

まず、ハイブリッド チーム管理とは何か、またその運用方法を理解する必要があります。 この考え方を理解する鍵は「ハイブリッド」という言葉です。 ハイブリッドは、Merriam-Webster によって「2 つ以上の別個のコンポーネントの混合物によって構成される、または作成される」と定義されています。

2 つ以上の個別のプロジェクト管理アプローチを統合することにより、ハイブリッド プロジェクト管理は、まったく新しい方法論を効果的に作成します。

あなたの心に浮かんだに違いない質問は次のとおりです。どのようなさまざまな方法論を組み合わせることができますか? 選択肢の不足はありません。 最も有名なプロジェクト管理手法は次のとおりです。

これは、ウォーターフォール プロジェクト管理のより伝統的で厳密な手法 (アクティビティがウォーターフォールのように直線的な順序で記述される) と、アジャイル プロジェクト管理の柔軟性と適応性を組み合わせたものです。

ハイブリッド システムを選択する理由と、ハイブリッド チームが企業にとってどのように役立つか?

アジャイルを完全に採用するには、いくつかの課題があります。 前述のように、ハイブリッド チーム モデルは、人々と組織の両方にいくつかのメリットをもたらすため、人気が高まっています。

従業員の視点により、雇用場所を自由に選択できます。 完全に自宅またはオフィスで仕事をすることも、特定の曜日に職場を訪問してバランスを取ることもできます。 これにより、理想的なワークライフバランスを実現できます。 たとえば、働く母親は新生児の世話をするために家にいることができますが、特に障害のある従業員はホームオフィスで快適に働くことができます。

従業員は、仕事と生活の相乗効果を生み出すことができれば、生産性とエンゲージメントが向上します。 これにより、プロジェクトの目標に向かってより効果的に作業できるようになり、その結果、全体的な品質が向上します。 さらに、それは顧客の幸福度を高め、結果として収益性を高めます。

アジャイル プロジェクト マネージャーがハイブリッド チーム管理で遭遇するいくつかの課題を見てみましょう。

ハイブリッド チーム管理中のプロジェクト マネージャーの障害

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前述のように、ハイブリッド チームの問題は、プロジェクト マネージャーが多数の部門、遠隔地、多様なバックグラウンドなどの個人に対応しなければならないため、かなり複雑になります。 これらの問題はすべて、プロジェクトの限界に直接影響し、品質を低下させる可能性があります。

最も重要な障壁のリストを次に示します。

1.通信障害

すべてのプロジェクトの成功は、効果的なコミュニケーションにかかっています。 チーム メンバーが境界を越えて分散していると、コミュニケーション ギャップが生じる可能性があります。

コミュニケーションの壁があるため、プロジェクト マネージャーは、リモートで作業している担当者やパートタイムで作業している担当者からリアルタイムの情報を受け取ることができない場合があります。 その結果、プロジェクトのタスクに差異があると、マネージャーは迅速に対応できず、プロジェクトの遅延や、最悪の場合、プロジェクトの脱線につながります。 さらに、チーム メンバーは、プロジェクトの目的と相互依存関係を十分に理解できず、プロジェクトの流れとチーム全体の結束を乱すことがあります。

2.タイムゾーンが異なるため、リソースのスケジューリングが非効率的

正確なリソース スケジューリングは、適切なリソースが適切なジョブで機能し、過剰または過少に使用されないようにするために重要です。 リソースが同じ場所にあるオフィス スペースに存在する場合、リソースのスケジューリングがはるかに簡単になります。 マネージャーは、彼らの締め切りについて知るために、ワークステーションで彼らを微調整するだけかもしれません。 しかし、スタッフが国境やタイムゾーンを越えて分散していると、それは難しくなります。

まれに、タイム ゾーンの変動が 10 時間または 11 時間にも及ぶ場合があります。 マネージャーが従業員の場所を把握していないと、プロジェクトの締め切りが不確実になり、プロジェクトのタイムテーブルが悪化する可能性があります。 同時に、ハイブリッド チームには、特定の日にだけ働く非常勤のリソースを配置できます。 マネージャーが誰がパートタイムの従業員であるかを認識せず、フルタイムの従業員であるにもかかわらず、時間に敏感な活動をスケジュールしてしまうと、遅延のリスクがあります。

3. ハイブリッド チームのタスクと責任の不確実性

プロジェクトを開始する前に、プロジェクト マネージャーは、チーム メンバーの責任と期待を明確に定義する必要があります。 ただし、地理的に分散した複数のユニットを管理する必要があるため、問題が生じます。 その結果、労働者は目的意識を欠き、最終目標への貢献に気づかないため、意欲を失います。 これにより生産性が低下し、その結果、チームの有効性が低下する可能性があります。

マトリックス組織で活動するハイブリッド チームの従業員は、複数のレポート ラインがあるため、自分の仕事を理解するのがさらに難しくなります。 これは、彼らの仕事と予測される成果にばらつきをもたらし、プロジェクトの品質をさらに低下させる可能性があります。

4. 不十分なリアルタイムのプロジェクト メトリクス更新

プロジェクト メトリックは、プロジェクト マネージャがプロジェクトのステータスを判断するのに役立ちます。 一部の従業員がオフィスで働き、残りの従業員が自宅で仕事をしている場合、プロジェクト マネージャーは、プロジェクトの KPI に関するリアルタイムの更新を提供する際に大きな障壁に直面します。 さらに、マネージャーがこれらのリアルタイムのデータ駆動型の洞察を得るために適切なテクノロジーを装備していない場合、状況は悪化します。

プロジェクト マネージャーは、プロジェクトが先行しているか後続しているかにかかわらず、プロジェクトの状態を認識していないため、危険を軽減することはできません。 リソースが十分に活用されていないか過剰に活用されている可能性があり、プロジェクトの完了に予想よりも時間がかかる可能性があります。 同様に、プロジェクトの予算が期日を超えた時点で管理者に通知されない場合、プロジェクトは中止される可能性があります。

5. 技術支援が不十分

ハイブリッド チームは、現在のテクノロジに大きく依存しています。 ただし、ハイブリッド作業環境を補完するためのソフトウェアとハ​​ードウェアが不十分であると、従業員の生産性に影響を与える可能性があります。 たとえば、時代遅れのテクノロジーやインターネット料金の低迷は、プロジェクト マネージャーやチーム メンバーにとって大きな障害となる可能性があります。

リモート ワーカーとオフィス スタッフが簡単にやり取りできない場合、プロジェクトの遅延と不平等がプロジェクト全体で発生します。 さらに、技術が不十分であると、プロジェクト マネージャーがデータに基づく正しい判断を行うことができなくなります。 代わりに、知識に基づいた仮定と見積もりに頼る必要があります。

アジャイル プロジェクト マネージャーはこれらの課題をどのように克服できますか?

プロジェクト マネージャーには、タスクと義務を果たすための幅広い才能があります。 混合作業構造には、マネージャーが最大の結果を得るためにナビゲートしなければならないハードルがあります。 これらは、ハイブリッド チームを管理する方法の一部です。

1. すべてのチームメンバーに明確な期待を設定する

プロジェクト マネージャーは、ハイブリッド チームの個々のメンバーに期待を適切に伝える必要があります。 これにより、従業員は自分の職務と、自分の仕事がプロジェクトの成功にどのように貢献するかを明確に理解できます。 最終的な目標に集中し続け、生産性を向上させます。

役割と義務を定義することで、説明責任と効率が向上します。 タイム ゾーンの不一致に対処するために、マネージャーは、すべてのハイブリッド チーム メンバーを全員のスケジュールに合わせて指定された時間に集める戦略を考案する場合があります。

2.混合労働力のための効果的なリソース戦略を作成する

マネージャーは、ハイブリッド チームのタイム ゾーンの差異に注意する必要があります。 リソース戦略を策定する前に、パートタイム リソースの労働時間と労働者のリモート作業能力を正確に評価する必要があります。 十分に計画されたリソースの割り当てにより、人員が過剰に使用されたり不足したりしないことが保証されます。

資源スケジュールを作成する前に、マネージャは各資源の可用性を調べる必要があります。 必要に応じて、平準化や平滑化などの方法を適用して時刻表を改善することもできます。 リソース管理システムを利用して、これらすべてのタスクを単一のプラットフォームで実行できます。 企業のリソース プールと多くの機能に対する比類のない可視性を提供します。 その結果、マネージャーは、プロジェクトを成功させるために、リソースをより適切に割り当て、予測し、効率的な使用を最大化することができます。

3.柔軟な勤務時間を許可する

従業員の生産性は、労働時間では測定されません。 代わりに、割り当てられた時間内に完了したタスクに基づいて評価されます。 仕事の柔軟性と自律性は、ハイブリッド ワーク アプローチを選択する際の 2 つの重要な利点です。 その結果、マネージャーは、従業員が信頼を育み、説明責任を共有することによって、この利点を活用するよう奨励する必要があります。

この手法は、従業員に信頼を植え付け、職場でより大きな責任を負うよう促します。 生産性が向上し、スケジュールを守りながらプロジェクトの品質が保証されます。 その結果、プロジェクト チームのメンバーは、良好なワークライフ バランスを維持しながら、最高レベルのパフォーマンスを達成することができます。

4.リソース指標に関する洞察を得て、アウトプットを向上させる

計画された予算と時間枠を遵守することにより、プロジェクト マネージャーはプロジェクトを順調に進めます。 実行可能であるためには、各リソースの開発を監視できなければなりません。 リソース管理ツールを使用すると、マネージャーは、プロジェクトのパフォーマンスを決定するさまざまなリソース関連の変数に関するリアルタイム データを取得できます。

5. 協力とコミュニケーションのための正式なガイドラインを作成する

組織は、ハイブリッド チームが効率的に運用できるようにするための手順を作成する必要があります。 コラボレーションは、リモート、契約、フルタイムの従業員向けのさまざまなクラウドベースのツールを介して実行されます。 場所やパートタイムのステータスに関係なく、プロジェクト マネージャーは、その人物がスタンドアップ ミーティングやスクラムにいつアクセスできるようにするかを指定できます。

手短に…

プロジェクト主導の企業環境では、プロジェクト マネージャーは世界中の人々を惹きつけることがあります。 さらに、ハイブリッド チームの管理には地理的な境界は関係ないため、企業は品質を犠牲にすることなく費用対効果の高いグローバル リソースを求める可能性があります。 このようなアプローチにより、企業は品質を維持しながら、プロジェクトの費用を低く抑え、管理オーバーヘッドを最小限に抑えることができます。 このように、ハイブリッド チームには「もしも」と「しかし」がありますが、すべての課題は、この時代に利用可能な方法論で克服できます。

そうは言っても、ハイブリッド ワーク モデルは、従業員の定着率、幸福度、および競争力の点でいくつかの利点をもたらすため、企業にとって実行可能な代替手段です。 そして何よりも、アジャイル プロジェクト マネージャーはいつでもこの記事にアクセスして、ハイブリッド チーム管理に関する究極のガイドを入手できます。