プロセス マッピングに関するプロジェクト マネージャー向けガイド
公開: 2022-09-07計画のないアイデアは夢にすぎません。 会社や組織の新しい戦略を展開したいが、どこから始めればよいかわからないという状況にあるかもしれません。 アイデアを実現するには、まずアイデアを整理して計画を立てる必要があります。
プロセス マップを使用すると、ワークフロー全体を上から下まで最適化できます。 これは、企業が締め切りに間に合うように業務を拡大する方法です。 プロセスの設定は、企業内でのビジネスまたは新しいチームの設立に続いてすぐに行われます。
内部プロセスに精通した従業員を擁する確立された企業でさえ、コンプライアンスを確保し、新入社員をトレーニングし、改善の機会を特定するために、ワークフローの文書化が必要です。 そのため、会社が新しくても確立されていても、プロセス マッピングは有益です。
プロセス マッピングが組織にどのように役立つかを調べます。 プロセス マッピングに関するガイドは、プロセス マッピングの仕組み (例を含む)、プロセス マッピングの利点、チームのプロジェクト計画とコミュニケーションを改善するためのプロセス マップの作成方法を学ぶのに役立ちます。
プロジェクトの一部が失敗している理由を知りたい場合、顧客満足度を達成したい場合、または戦略的ビジョンを計画したい場合は、プロセス マッピングが最初のステップです。
プロセス マッピングとは
プロセス マッピングは、プロセスがどのように機能するかをよりよく理解するために使用される視覚的な戦略です。 通常、ワークフローまたはビジネス プロセスのすべての段階を示す図が含まれます。
ワークフロー ダイアグラムを使用するプロセス マッピングの目的は、プロセスまたは一連のプロセスがどのように関連し、効果的に機能するかをより深く理解することです。 プロセスをマッピングすると、次のことがわかります。
- 会社が何をしているかを特徴付ける。
- 進行中の作業を誰が担当しているかを確認します。
- プロセスの開始点と終点 (プロセスの出力または最終結果) を決定する
- プロセスの成功に寄与する (または妨げる) 側面を分類します。
ビジネス プロセス マッピングを使用すると、特定の目的と、それを測定、追跡、およびビジネスの最終的な目的と比較する方法を選択することもできます。 これには、特定のプロセスが会社の全体的な目的と機能に沿っているかどうかを判断することが含まれます。
プロセス マッピングはあらゆる種類のプロセスを視覚化するために使用できますが、プロセスの分析、トレーニング、統合、および継続的な改善に最もよく使用されます。 これらは、複雑なプロセスを伝達したり、特定のプロセス内で繰り返し発生する問題に対処したり、複数のチーム メンバーの責任を調整したりするのに役立ちます。
業務遂行におけるプロセスマッピングの意義
プロセス マッピングを使用すると、プロセスがどのように機能するか、プロセスを強化または制限する方法、およびプロセスを完了するために必要な手順の数をすばやく理解できます。 マッピングは、あらゆるビジネス プロセスにメリットをもたらします。
特にビジネス プロセスの改善について知りたい場合は、こちらをご覧ください。
ビジネス プロセスの改善: 概要と実装方法
手順タスクの場合、一部の組織では、ワークフロー図に似たプロセス マップを使用します。これにより、従業員はプロセス ワークフローで実行する手段を知ることができます。 プロセス マッピングは通常、会社の実行基準または手順を定義するために使用されます。
プロセス マッピングについて既に読んでいるので、少なくともいくつかの利点を認識していると推測されます。 ただし、このセクションをよく読んでください。周りの人を安心させるのに役立ちます。
プロセス マッピングについて既に読んでいるので、少なくともいくつかの利点を認識していると推測されます。 ただし、このセクションをよく読んでください。周りの人を安心させるのに役立ちます。
- チームメンバー、利害関係者、または顧客がプロセスについて効果的にコミュニケーションしやすくなります
- これは、シナリオ テストや what-if コンテキストに役立ちます。
- 組織プロセスの信頼性を投資家や産業顧客に示すためのマーケティング ツールとして使用できます。
- ISO 9000 など、さまざまな種類の規格や認証に必要です。
- プロセス文書の読みやすさを向上
- 関係者の役割と責任についての理解を深めます。
- プロセスの欠陥と改善が必要な場所を特定するのに役立ち、チームが従業員の定着、収益の減少などの課題に取り組むのに役立つ改善または新しい変更のアイデアをブレインストーミングするのに役立ちます。
- 製品やサービスの開発に伴うコスト削減に貢献
- イノベーションプロセスに関連するコストの削減を促進
- チームワークと従業員満足度の強化
- 学習教材として従業員のトレーニングに使用できます。
- 業務プロセスの効率化を支援
プロセス マップを生成する必要がある場合
有効性の向上が明らかに優先事項である場合は、より詳細な進歩に飛び込む前に、プロセス マップを作成してプロセスの全体像を把握する時期かもしれません。
コンサルタントを雇ってプロセスを評価することは有利かもしれませんが、ローコード ワークフロー ビルダーを使用して社内で行うこともできます。
効率性に加えて、次の状況ではプロセス マップが必要です。
- プロセスに関する詳細な仕様が必要な場合
- チームがプロセス改善のアイデアを生み出す必要がある場合
- グループがつながりを強化しようとするとき、
- プロセス文書が不足している場合
- チームが遅延、不確実性、またはやり直しにつながる障害を検出する必要がある場合。
プロセス マッピングの例
プロセスを設計するために、さまざまな方法でプロセス ドキュメントの作成を開始できます。 フローチャート、図、マインド マップなど、想像力で思いついたものを使用できますが、広く使用され、認識されている方法論がいくつかあります。
以下は、さまざまなタイプのプロセス マップのリストと、それぞれをいつ使用できるかについての簡単な説明です。 主要なターゲットに適したタイプのプロセス マップを選択します。
1.基本フローチャート
基本的なフローチャートは、プロセスのステップとその入力と出力を表す単純なマップです。 フローチャートは、プロセス ステップの視覚的表現のように単純なものにすることも、展開やトップダウン フローチャートのように複雑にすることもできます。
適用時期:
- 新しいプロジェクトを考案するには
- 問題解決のプロセスを作成して文書化する
- チームがアイデアをよりよく伝達するのを支援する
- ワークフローの分析と管理
描画手順:
これは、それらの作成方法を学ぶのに役立つ簡単なフローチャートです。
フロー チャート マッピングについてより具体的に知りたい場合は、次のいずれかを試してください。
- ハイプロセスマッピング
- 詳細なプロセス マッピング
- クロスファンクショナル
2. SIPOC
SIPOC ダイアグラムは、詳細なダイアグラムになる高レベルのプロセス マップです。 最初は難しいように見えますが、物事がインプットとアウトプットで始まり、終わるプロセスのフェーズをすばやく理解するための最も直感的で実用的な方法の 1 つです。
いつ使用するか:
- 詳細なマップを作成する前に、プロセスの主要な要素を特定する
- 複雑なプロセスの範囲を定義する。
- DMAIC 方法論の測定段階で
描き方は？
SIPOC ダイアグラムを作成して把握するには、各フェーズで次のプロンプトを使用して、フローの目的をよりよく理解してください。
- サプライヤー: 誰がデータを入力してプロセスを開始しますか?
- 入力: この人は何を入れますか?
- プロセス: この情報をどうするか?
- 出力: 処理の結果は?
- 顧客: 処理されたデータを誰に届けましたか? プロジェクト マネージャーやその他の利害関係者と共に SIPOC ダイアグラムを確認します。
実装時の SIPOC ダイアグラムのフレームワークを以下に示します。
3. バリュー ストリーム マッピング (VSM) の図
バリュー ストリーム マッピング (VSM) ダイアグラムは、ビジネス プロセスの価値をマッピングすることによってビジネス プロセスを継続的に改善するための方法論である 7 つのリーン原則の 1 つです。 これは、すべての顧客とのやり取りとそれらが提供する価値を視覚的に表現したものです。
適用時期:
- 情報と資料の流れを文書化し、分析し、改善するため
- プロセスステップの入力と出力の指標を記録するには
- 意思決定とプロセスフローへの洞察を得る
- 将来のプロジェクトまたはサブプロジェクトがどこに焦点を当てるべきかを決定するため
描き方は？
バリュー ストリーム マップは、これらのすべてのステップを統合し、すべての付加価値または無駄な慣行の全体像を視覚化し、価値提供プロセスを改善する方法を分析および特定できるようにします。
VSM は次のように表示されます。
4. BPNM ダイアグラム
BPMN は最も広く使用されているプロセス マッピング方法論であり、フローチャート シンボルを使用して、開始点と終了点を表す楕円形、タスク/ステップを表す長方形、決定点を表すひし形、プロセスを示す矢印など、プロセスのグラフィック表現を作成します。流れ方向。
いつ使用するか
- 現状の状態を理解するために使用できます。プロジェクトの進行に合わせて、To-Be モデルを作成できます。
- 初期のモデルは、プロセスのハイレベルな表現である可能性が最も高いでしょう。
- BPMN は、タスクを完了するために必要な手順、それらの手順を完了する順序、および作業を完了する責任者を理解することが重要な場合に使用されます。
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描き方は？
結果はこんな感じ。
5. スイムレーン プロセス マップ
スイムレーン プロセス マップは、チームまたは部門間でやり取りされる作業を追跡するのに役立ちます。 タスク、ドキュメント、データ、およびその他のアイテムが含まれる場合があります。 名前が示すように、選択されたプロセスは左から右にマッピングされ、プールのスイム レーンに似ています。 使うべき時はここ
いつ使用するか
- 特定の個人または部門の責任を明確にする
- プロセスを合理化するためのボトルネック、冗長性、無関係な手順を特定する
- 必要なすべての関係者がプロセスに含まれていることを確認するため
- 標準化された作業プロセスを作成し、簡単に共有できる形式で文書化する
描き方は？
これがどのように機能するかです：
プロセスに関与するさまざまなアクターが左側にリストされています。 それらはプロセスを触媒します。 プロセスの結果は右側に表示されます。
実際のスイムレーンは中央にあります。 スイムレーン ダイアグラムを使用して複雑なプロセスをマッピングする方法の例を次に示します。
プロセス マップの作成方法
プロセス マッピング シンボルとは何か、存在するプロセス マップの種類はわかりましたか? 効率的なプロセス マップを作成するために必要な手順は次のとおりです。
ステップ 1: マッピングする必要があるプロセスに焦点を当てる
どこから始めたいかを決定します。 失敗しているのはプロセス自体ですか？ それはあなたの新しい戦略が関係しているプロセスですか? それとも、顧客満足度に直接影響するプロセスですか?
その後、名前を付けます。
ステップ 2: 適切なチームを作成する
プロセスに関係する全員が貢献して、プロセスをマッピングするときにプロセスのあらゆる側面がカバーされるようにする必要があります。 作業を行い、プロセスを管理し、フィードバックを提供する人は、すべて適切なチームに所属する必要があります。
ステップ 3: 必要なすべてのデータをコンパイルする
- 手順はどこから始まり、どこで終了しますか?
- これら 2 つのポジションの間のステップは何ですか?
- プロセスのインプットとアウトプットは何か?
- 誰が何の責任を負っていますか？ いつ、どこで、どのように？
ステップ 4: ステップを論理的な順序に並べる
各ステップを最初から最後まで順番に並べるようチームに依頼します。
ステップ 5: ベースライン プロセス マップを作成します。
現在存在するマップを表すプロセス マップを作成します。
ステップ 6: 改善の作成と追跡
変更を小規模に実装することから始めます。 より効果的であることが証明されれば、より大規模に使用できます。 新しく改善されたプロセスを調べて、それがどのように機能しているか、さらに改善する必要があるかどうかを確認します。
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プロセス マッピングのチェックリスト
- プロセスのステップを特定する前に、プロセスの開始点と終了点を特定することから始めます。 これは、制限を形成するのに役立ちます。
- プロセス マップは、組織内のすべての人にとって可能な限り読みやすく理解しやすいものにします。
- マップに必要な情報のみを含めてください。 改善が必要な領域を特定するために必要なもの以上でも以下でもない
- 適切な手順に従っていることを確認してください。 混乱を避けるために、描画時にはマップ シンボルを使用してください。
- 重要な情報や手順を見逃さないように、すべての主要な利害関係者をマッピングのプロセスに含めます。
- 効率を高めるために、ビジネス プロセス マッピング ソフトウェアを使用して、チームとリアルタイムですばやく描画して共同作業を行うことができます。
プロセス マッピングに関する最後の言葉
プロセス マッピングは、プロセスの文書化に不可欠なだけではありません。 これらは、一般的なビジネス プロセス改善方法でもあります。
ガイドに従って効率的なビジネス プロセス マップを作成し、別のプロセス マッピング手法を使用している場合でも、懸念事項を共有してください。
その他のリソース:
- 10 ベスト プロセス管理ソフトウェア レビュー 2022
- 必要なプロセス改善ツールトップ 10
- プロジェクトの評価プロセスについて学ぶ
- プロセス管理ソフトウェア – 2022 年に使用するベスト 8 ツール