プロジェクトサイクル管理による効率性、生産性、品質の向上

公開: 2022-09-07

プロジェクト管理とは、可能な限り最高のサービスをクライアントに計画、実行、および提供することです。 受益者と利害関係者の満足度が最も重要である場合、成功裏に完了することになると、あらゆるプロジェクトが重要になります。 プロジェクト サイクル管理は、利害関係者の満足を優先するアプローチの 1 つです。

また、プロジェクトが最終段階に到達するまでの一連のステップを経ることも確立されています。 そのため、資格のあるプロジェクトの種類に関係なく、プロジェクト管理のライフ サイクル、プロジェクト フェーズ、および管理グループに関する包括的な知識が必要です。

プロジェクト管理フェーズにより、プロジェクトは最初からより組織化され、適切に実行されます。 すべての管理と計画の基本的な目標は、ワークロードをより耐えやすく、楽なものにすることです。 プロジェクトは小さなステップに分割されるため、タスクはマネージャーとそれぞれのチームに均等に分散されます。 したがって、プロジェクトは合理化され、財政的に管理されたままになり、タイムリーな配信が可能になります。

プロジェクト管理のアプローチはさまざまです。 プロジェクト マネージャーとそのチームは、プロジェクトごとに異なるアプローチを使用します。 これらのプロジェクト管理アプローチは、利害関係者の要件と好みに従って選択されます。

プロジェクト サイクル管理とは

プロジェクトサイクル管理は、割り当てられたプロジェクトの品質を管理および改善するための方法論です。 このプロセスは、利害関係者を細部にまで関与させながら、プロジェクト全体を構築するのに役立ちます。 これは最終的に、パフォーマンスと最終的な配信の最適化に役立ちます。

PCM は、長年の開発に基づいて設計されたプロジェクト管理アプローチです。 この管理アプローチの基本的な考え方は、プロジェクトを開始から計画、実行、そして最終的に評価に至るまで組織化することです。

簡単に言うと、PCM は、すべてのフェーズまたはステップを通じて、プロジェクトの複雑さに対処することを目的としています。 さらに、複雑さに対処しながら、受益者によって設定された戦略と目的に沿った状態を維持することが目標です。

このプロジェクト管理アプローチにより、プロジェクト マネージャーとそのチームは、それぞれのプロジェクトに正面から取り組むことができます。 さまざまなステップでプロジェクト タスクを適切に構成し、構造化することで、締め切りに間に合わせることができます。 大事なことを言い忘れましたが、利害関係者の関与により、最終的な納品も利害関係者の期待に匹敵します。

プロジェクト サイクル管理のフェーズ:

プロジェクトサイクル管理のフェーズ

1. プログラミング:

プログラミングは基本的に、目標を明確にする「交渉」段階です。 この初期段階では、問題、制約、および機会も特定され、評価されます。 これらすべての予備的な詳細により、プロジェクト サイクル マネージャーは適切なプロジェクトのアイデアを選択し、プロジェクトの完了に必要な時間と予算を見積もることができます。

プログラミングは、プロジェクトの主な目標や目的を特定するのにも役立ちます。 また、プロジェクトを効率的に実行するための優先順位と実行可能なフレームワークを評価するのにも役立ちます。

プログラミング フェーズでは、プロジェクト マネージャーとチームが開発の優先順位を設定できます。 すべてが明確になったので、プロジェクト サイクル マネージャーは、割り当てられたタスクを効果的かつ効率的に実行するための戦略的計画とプログラムを作成できるようになりました。

2. 識別:

PCM の次のフェーズでは、識別フェーズの「関連性」が分析されます。 プログラミング段階で特定された問題、ニーズ、およびアイデアをここで再検討して、プロジェクトのアイデアが実現可能であり、あらゆる面で有益であることを確認します。

さらに、特定段階では、利害関係者や他の専門家に相談して、問題を分析し、問題に対処し、問題を解決します。 これらのすべてのステップは、プロジェクト識別レポートにつながります。

プロジェクト識別レポートは、どのプロジェクトが追求するのに適しているかを提案し、すべての詳細と計算とともに推奨の根拠を説明します。 すべての議論の後、提案は承認されるか、拒否されるか、資金調達を許可するように変更されます。

すべての調査はこの段階で行われ、提案が承認される前によく調査され、徹底的に調査されます。 このフェーズでは、プロジェクトの構造手順も策定されます。

3. 製剤:

策定段階は、このプロジェクト管理アプローチの「資金調達」段階に似ています。 このフェーズでは、融資提案の品質評価も行われます。 変更が必要な場合は、推奨事項が作成されます。 融資提案の勧告と変更の後、関連当局はそれを承認または拒否します。

資金調達の提案が受け入れられた場合、次のステップは、クライアントと実施当局との間の最終合意の準備、交渉、および署名です。

策定または資金調達の段階で、プロジェクトが財政的に実現可能かどうかが決まります。 また、管理上および技術上の規定とともに、プロジェクトの潜在的な利点についても調べます。

4. 実装:

資金調達フェーズに続いて、次のフェーズは実装です。 プロジェクトの性質によっては、この段階が最も長く、場合によっては数年に及ぶこともあります。

実施フェーズは、さらに、開始または開始期間、主要な実施期間、および閉鎖期間の 3 つのステップに分けられます。

実装フェーズには、プロジェクト全体を更新および改良するための計画と再計画、予算編成、および再予算編成が含まれます。 このフェーズには、プロジェクトが時間の経過とともに脱線しないようにするための監視とレポートも含まれます。 レポートは、関係者がすべての開発に遅れないようにしながら、進捗レポートを追跡するために生成されます。

提案された結果が達成され、リソースが提案に従って適切に維持されているとします。 その場合、年間運営計画が提出され、資金調達を継続するか、変更を優先するかが決定されます。

5. 評価と監査:

最後のステップは「評価」段階で、設定された目標が達成されたかどうかを確認するためにプロジェクトが体系的に分析されます。 評価フェーズは、最初からすべてを精査し続けるために、実装フェーズが開始されるとすぐに開始できます。 プロジェクトの最後に分析することもできます。

評価と監査を年 1 回行って、時間の経過に伴う影響を分析および評価することもできます。 ただし、評価は、影響、関連性、効率、有効性、および持続可能性の 5 つの基準に焦点を当てる必要があります。

評価では、プロジェクトの詳細と進捗状況が調査されます。 それは目的を達成しましたか? ハードルは何でしたか? 何がもっとうまくできたでしょうか? 抜け穴は何でしたか? そして、目的が達成されたかどうか。 評価後に得られた教訓は、残りのプロジェクトまたは既にパイプラインにある新しいプロジェクトに適用されます。

プロジェクト サイクル管理 (PCM) を実装する利点:

PCM の利点

1. 生産性の向上

生産性の向上とは、そのプロセスがプロジェクトをあらゆる方法で組織化および構造化することを意味します。 これにより、マネージャーとチームは、予算や時間など、他のすべての側面を確実に管理しながら、品質を向上させることができます。

さらに、プロセスがより小さく簡単なステップに分散されると、効率と生産性が向上します。 チームはより熟練し、自信を持ってタスクを実行し、それを完璧に完了することができます。

2. クライアントの参加と期待への対応

このプロジェクト管理アプローチの最も有益な側面の 1 つは、受益者と利害関係者の関与です。 チームリーダーは、クライアントの期待が十分に理解されるように、あらゆる段階でクライアントとコミュニケーションを取ることができます。

利害関係者を巻き込むことで、リーダーとチームメンバーは要件に従って作業できるようになり、期待が満たされます。

3. 標準化されたツールによる標準化されたアプローチ

PCM は、標準化されたツールを使用した標準化されたアプローチです。 プロセス全体が小さなステップに組み込まれているため、作業がよりシンプルで簡単になります。

4. あるプロジェクトから学び、他のプロジェクトに適用する

このアプローチにより、プロジェクト マネージャーとそのチームは、1 つのプロジェクトから学び、それらの教訓を将来のプロジェクトに適用して、効率的かつ効果的なプロジェクトを遂行できます。 リスクを排除することで、専門家はより自信を持ってプロジェクトを管理できます。

5. 時間とコストの節約

より組織化された構造、効果的なコミュニケーション、および管理により、時間やコストなどのリソースが大幅に節約されます。

6. 明確な目標

利害関係者が関与することで目標が明確になり、利害関係者の満足が必須となります。 あなたのチームが受益者に連絡するとき、彼らはクライアントが最終的な配達に何を期待しているかを理解しています。 これにより、目標がより明確になり、より明確になります。 したがって、プロセスはより合理化されます。

7. 効率的かつ効果的なリソース管理

構造化されたプロジェクト管理の目的の 1 つは、効果的かつ効率的なリソース管理です。 それを可能にするために、受益者とのコミュニケーションは非常に便利です。 各フェーズの展開を述べることができ、クライアントまたは利害関係者によって承認された場合にのみ、次のフェーズに移行することを意味します。

さらに、プロジェクト マネージャーや専門家は、利害関係者の期待を明確に認識しており、時間とエネルギーをどこに投資すべきかを知っています。

8. プロジェクトの簡素化

PCM はプロジェクトの簡素化につながります。 プロジェクト全体を小さなチャンクに分割することで、タスクが均等に分散されます。 これは、チームがワークロードの負担を引き受け、割り当てられたタスクを時間内に提供できることを意味します。

リーダーがプロジェクトを分解して単純化すると、タスクの複雑さでさえ解決されます。 プロセス全体がスムーズになり、管理が容易になります。

9. 透明性の各フェーズの定義

透明性は、プロジェクトを遂行する上でのもう 1 つの鍵です。 プロジェクト サイクルの管理における各ステップは明確に定義されています。 チームと他のメンバーは、途中で互いにコミュニケーションを取り、困難を克服することができます。 これだけでなく、透明性とは、利害関係者やその他の関係者がタスク全体でつながっていることも意味します。 このコミュニケーションは、利害関係者と受益者の目標と期待を満たすのに役立ちます。

プロジェクト サイクル管理を使用する理由

このプロジェクト管理アプローチの最も満足できる機能の 1 つは、直線的で単純化された漸進的な性質です。 各ステップが正常に完了すると、次のステップに進み、最後までスムーズに進むことができます。

このサイクルはまた、クライアントのニーズに関連しながら、プロジェクトを組織のポリシー目標の範囲内に保ちます。 このアプローチは、プロジェクトの実現可能性も探します。 サイクル管理では、リソースの使用とそれに対応する利点も計算されます。

プロジェクト サイクル管理は、顧客と組織に有益な結果をもたらすための効果的かつ効率的なアプローチです。 このシステムは、世界中のさまざまな業界でその価値を証明しています。 段階的なアプローチは簡単なだけでなく、結果志向です。 プロジェクトの詳細な調査、適切な計画、開始、実装、および評価により、チーム リーダーや他のメンバーは、輝かしい成功を収めてあらゆるプロジェクトを成功させることができます。


その他のリソース:

  • PDCA サイクルとは何か、プロジェクト管理でどのように使用するか
  • プロジェクト管理における S カーブについて知っておくべきことすべて
  • プロジェクト管理のためのクリティカル パス ジェネレーターの 2022 年版ガイド
  • PERT 図 – 2022 年のオンライン PERT 図ツールの総合ガイド
  • スクラムの取り組みポイント – それらとその重要性
  • プロジェクト管理におけるベロシティ チャート – それとは何か、どのように機能するのか?
  • 13 プロジェクトの成功に向けた選定方法