プロジェクト管理計画: 目的と例

プロジェクト管理計画がなければ、多くのことを危険にさらすことになります。 場合によっては、プロジェクトがプロジェクト管理計画フェーズ全体を通過しても、実行が不十分なために問題が発生することがあります。

具体的な計画は、その規模に関係なく、あらゆるプロジェクトの基盤として機能します。

効果的なプロジェクト管理計画を作成および設計する方法を説明するために、このガイドをキュレーションしました。

プロジェクト管理計画とは何ですか?

プロジェクト管理計画は、開始段階から最終製品に至るまで、プロジェクトがどのように実行、監視、および制御されるかを強調します。

プロジェクト計画は、構造化された成果物を時間どおりに実行するためにチームが使用する方法を定義することを目的としていることを覚えておいてください。

そのために、プロジェクト管理計画には、ベースライン パフォーマンス分析を測定するプロセスも含めるのが理想的です。 そうすることで、プロジェクトの存続期間中に弱点を特定するだけでなく、将来のプロジェクトに関連する長期的な成功を確実にすることができます。

プロジェクト管理計画とプロジェクト計画の違い

プロジェクト管理計画とプロジェクト計画の違いは、期待するほど明確ではありません。

この 2 つの違いは、一緒に働いている組織に完全に依存する場合があります。

多くの企業が、同じ計画を指すために 2 つの用語を同じ意味で使用しているのが見られます。

一方、一部の企業は、これら 2 つのプランをまったく別のプランとして分類しています。

2 つのプランを見ると、次の点に注意してください。

• プロジェクト計画はプロジェクトの「内容」を説明し、プロジェクト管理計画は「方法」を説明します。
• 多くの場合、プロジェクト計画は大まかなドキュメントですが、管理計画はプロジェクトに関連する詳細を扱います。
• プロジェクト計画はプロジェクトを完了するためのビジョンを説明し、管理計画はプロジェクトを成功させるための方法とシステムを説明します。
• 大規模なプロジェクトでは 2 つの用語が区別されることがよくありますが、小規模なプロジェクトでは用語が統合されます。

プロジェクト管理計画の目的

管理計画の作成にはかなりの時間と労力を費やすことになるため、いくつかの基本を理解することが不可欠です。

経営計画を作成する目的はさまざまです。 それらのいくつかを以下に追加します。 見てください！

1. 計画

管理計画を作成する最初の目的は明らかで、それはプロジェクトを計画することです。 プロジェクト マネージャーとして、プロジェクトの実行に入る前に、プロジェクト全体と、プロジェクトがライフサイクルを通じてどのように進行するかを計画して理解することが重要です。

2. 事業主への情報提供

また、情報を提供し、プロジェクトの管理方法についてプロジェクト スポンサーを啓発できる管理計画を作成する利点もあります。

ただし、プロジェクトのスポンサーは、プロジェクトに取り組んでいる組織とは別の組織に属している場合があるため、管理計画の特定の情報が常に適用されるとは限らないことに注意してください。

3. プロジェクト マネージャーとして下さなければならない決定のガイドとして行動する

管理計画は、問題や問題が発生したときに助けを求めるためのガイドとしてもよく使用されます。 プロジェクトの進行中に問題が発生した場合は、プロジェクト マネージャーとして管理計画を参照する必要があります。

基本的に、そのような問題を管理計画に含め、問題が発生した場合の対処方法について話し合う必要があります。

ただし、そうではなく、管理計画が直面している特定の問題を強調していない場合は、メモを取り、作成する将来の管理計画に必ず含める必要があります。

プロジェクト管理計画のコア コンポーネント

すべての管理計画には、プロジェクトの管理を定義するすべての要素が含まれています。

ただし、特定のコンポーネントは、そのようなすべてのプランでかなり標準的です.

これらの各要素について順番に説明します。

1. スコープステートメント

非常に重要な理由から、管理計画の構成要素リストの最初の要素としてスコープ ステートメントをリストしました。

プロジェクトの範囲を理解し、プロジェクトがその範囲の境界内にとどまるようにすることは、プロジェクト マネージャーの主要な責任の 1 つです。

プロジェクトの遅延とプロジェクトの予算の増加の最も一般的な理由の 1 つは、スコープ クリープです。

SMART アプローチを使用してスコープを定義し、プロジェクトに対して定義したスコープが効果的かつ適切であることを確認できます。

SMARTは、特定、測定可能、達成可能、現実的、タイムリーの略です。

• 具体的– スコープが具体的であるほど、スコープクリープの可能性が低くなります
• 測定可能- 測定可能なスコープにより、それを達成したかどうかを知ることができます。
• 達成可能 - 達成しようとしている範囲が、専門知識、知識、およびリソースに関して、あなたとあなたのチームにとって達成可能であることを確認することが重要です。
• 現実的- スコープがクライアントの目標に付加価値を与え、達成可能という点で現実的であることを確認してください。
• タイムリー- スコープ ステートメントは、スケジュールを設定できるように時間を制限する必要があり、予算の作成にも役立ちます。

2. 作業分解図

作業分解構造は、プロジェクトの「何」の側面を定義します。

作業分解構造は、プロジェクトが成功したと見なされるために達成する必要があるすべての要素を強調しており、通常、複数のレベルで編成されたグラフィック表示を通じて行われます。

3. 重要な成功要因

重要な成功要因は、プロジェクトが完了し、成功したと見なすために達成する必要があるプロジェクトのコンポーネントです。

プロジェクト マネージャーとチームは通常、独自の重要な成功要因を定義します。

プロジェクトの成功に大きな影響を与えると考えられる要因について実施された調査では、次のような結果が得られました。

• 調査対象者のうち、プロジェクト マネージャーを正式に設立することは、プロジェクトの成功に93%の影響を与えると信じていました。
• 測定可能に設定され、 90%達成されたプロジェクト目標
• プロジェクト マネージャーの能力は88%でした
• プロジェクトマネージャーの高い権限は85％

重要な成功要因と見なされることが多いその他の要因には、次のものがあります。

• 予算内に収める
• 時間通りにプロジェクトを完了する
• 完成したプロジェクトの品質基準
• 最小限の製品拒否率
• 製品のエンドユーザーの利点
• プロジェクト終了時のチームと従業員の満足度

4. 人事計画

どのプロジェクトでも、最も価値のあるリソースはプロジェクトに関与する人々とプロジェクト チームを構成する人々です。そのため、プロジェクト管理におけるリソース計画も不可欠です。

人的資源計画は、新しい従業員の雇用を計画している場合でも、以前に雇用したことのある人と一緒に仕事をする場合でも重要です。

管理計画を作成する際は、人的資源の部分に次の内容が含まれていることを確認してください。

• プロジェクトのリソース要件
• プロジェクトチームの獲得方法
• 各リソースがプロジェクトに費やす時間
• プロジェクトチームの出身地
• プロジェクトチームがプロジェクトを完了するために必要とするトレーニングと能力開発
• プロジェクト チームの管理要件。

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5. プロジェクト管理コミュニケーション計画

コラボレーションにはコミュニケーションが不可欠であり、コラボレーションはプロジェクトを成功させるための基盤です。

実行しているプロジェクトとその関係者によって、プロジェクト管理のコミュニケーション計画は異なる場合があります。

多くの場合、不十分なコミュニケーションは、締め切りの遅れ、予算の延長、および私たちが言及し続けている恐ろしい範囲のクリープにつながる可能性があります.

コミュニケーション計画は、単にチーム メンバーに向けたものではなく、クライアントや利害関係者と話す頻度、使用する予定のコミュニケーション モード、およびコミュニケーションの頻度を組み込む必要があります。

6. 成果物

プロジェクト マネージャーの最も重要な責任の 1 つは、プロジェクトの成果物を管理することです。そのため、成果物を管理計画に含めることも同様に重要です。

プロジェクトの成果物は、プロジェクトの結果として生み出された、クライアントまたは顧客に提供する予定の商品またはサービスです。

多くの場合、成果物の概要を説明するだけでは不十分なため、次のような成果物に関する詳細を含めるようにしてください。

• サイズ
• 長さ
• 品質
• その他の規格

7. ステークホルダー一覧

利害関係者が誰であるかを追跡し、変更された場合にリストを作成するだけでなく、コミュニケーション計画を追跡することもできるように、管理計画のために利害関係者リストを作成および開発する必要があります。

8. 予算

どのプロジェクトも金銭的資源を自由に使えるわけではないため、予算を作成し、それを経営計画に含めることが不可欠です。

予算は、多くのプロジェクト マネージャーが特定のプロジェクトの成功を際立たせるために考慮する重要な成功要因の 1 つでもあります。

特定のプロジェクトには最初から予算が割り当てられており、このリソースをどのように割り当てるかを示すのはあなたの仕事です。また、クライアントや利害関係者に予算計画を提供する必要があり、彼らがあなたの予算を提供するかどうかを決定する場合もあります。概説。

プロジェクトと計画によっては、予算計画を作業分解構造に含めることもできます。

9.スケジュール

予算と同様に、プロジェクトに無制限の時間が与えられることはありません。 そのため、プロジェクトのスケジューリングは非常に重要です。

多くの場合、プロジェクトの納期を決定するのは外部の利害関係者です。

特定の要因により、ライフサイクル中にプロジェクトのスケジュールが変更されることはよくあることです。これが、スケジュールを積極的に管理する必要がある理由です。

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10.調達計画

プロジェクトを開始すると、下請け業者、コンサルタント、およびサプライヤーが必要になることがよくあります。

したがって、管理計画でこれらの概要が説明されていることを確認する必要があります。

• プロジェクトに必要なサービスまたは製品は何ですか?
• これらのサービスまたは製品をどのように調達しますか?
• これらの製品またはサービスの品質をどのように監視するつもりですか?また、その進捗をどのように監視しますか?

外部請負業者の管理は重要なタスクになります。なぜなら、彼らはあなたの組織と直接提携していないため、プロジェクトの進行状況やスケジュールを同じように理解したり、理解したりすることさえできないからです。

11.リスクレジスター

リスク登録簿は、リスクを特定し、リスク分析やリスク対応計画を含む文書です。

リスク登録簿は、計画段階だけでなく、リスクを監視および制御するためにプロジェクトのライフサイクル全体で使用されます。

そのため、プロジェクト リスク管理計画を理解しやすくし、必要に応じて調整し、プロジェクト プロセス全体で参照できるようにすることを忘れないでください。

プロジェクトに対する確率と影響に関する潜在的なリスクの重要性を定義します。

ほとんどの組織は、単純なプロセスに従ってリスクを強調して特定し、リスク登録簿を作成します。

リスク登録簿では、次の基準が強調されています。

• リスクの説明
• リスクが特定される確率
• 特定のリスクがプロジェクトに与える影響
• リスクの発生を引き起こす可能性のあるイベント
• リスクの優先度
• チームが具体化したリスクにどのように対応するかを知るための、特定されたリスクへの対応計画。

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プロジェクト管理計画の作成方法

プロジェクト管理計画は段階的に作成されます。概要を説明したように、計画は個別のコンポーネント計画で構成されているため、個々の要素のそれぞれが作成されるまで作成できません。

管理計画の構成要素のほとんどは、独特のプロセスで作成されるため、別々に組み込まれます。

PMBOK ガイドに従って見ると、管理計画はプロジェクト管理計画プロセスの成果物です。

すでに持っているものを使用して、すべての情報と資料を管理計画に組み込みます。

したがって、たとえば、プロジェクト ライフサイクルの開始段階では、範囲の概要、簡単な予算計画、および目標スケジュールをすでに考えているはずです。

したがって、管理計画の作成を開始するときは、これらのステートメントを使用し、コンポーネントをさらに修正して、プロジェクトをより詳細に理解することができます。

プロジェクト計画プロセスに nTask を使用できます。 方法はこちら

nTask はスマート チーム向けのプロジェクト管理ツールですが、このプラットフォームはプロジェクトのライフサイクル全体で役立つだけでなく、nTask を使用して管理計画の作成を支援することもできます。

nTask のカレンダー ビューは、計画、スケジューリング、およびリソース管理のための場所を提供します。

追跡機能を使用すると、操作を開始する前にタスクの計画開始日と終了日を設定し、計画されたスケジュールと比較できます。

計画機能により、プロジェクトの期限を計画し、すべてを追跡できます。

nTask の会議機能を使用して、管理計画をチーム メンバー、クライアント、または利害関係者に伝えることができます。 その後、会議の重要な議事録を書き留めたり、フォローアップのアクションや決定事項を作成したりできます。

nTask は、バグと問題の追跡機能も提供します。これにより、問題管理ソフトウェアを使用して問題を追跡、割り当て、優先順位付け、修正することができます。

ガント チャートは、プロジェクト管理の進捗状況を確認するための視覚的なツールとして使用でき、作業の内訳構造を詳しく説明するために使用できます。

また、nTask には予算計画の機能が間もなく登場します。これは、計画を作成して実行するのに役立ちます。

これは山の一角にすぎません。nTask Web サイトで利用可能な機能の完全なリストをチェックして、計画がいかに簡単になるかを確認してください。

結論！

そこにあります！ これは文字通り、管理計画を開始する際に知っておくべき重要事項です。 このプロセスは、プログラムやプログラム マネージャーの方法論にも適用できます。

この投稿の更新に注意することを忘れないでください。 最初から最後まで、すべてのプロジェクト管理計画要件について詳細な洞察を提供し続けます。