プロジェクト ステータス レポートを使用してプロジェクトを順調に進めるには?

昔の博学者たちは、自分たちの発見、発明、熟考を紙に書き留めていました。 ある程度、プロジェクトのステータス、またはプロジェクトについても同じことが言えると思います。 レオナルド ダ ヴィンチのアイデアが書かれた 7000 ページのノートブックに出会ったことがありますか? （右？）

彼は自分の創造性に取り組んでいた孤独な男だったので、暗号化およびコード化された作品を披露しましたが、それでも人間の興味をそそり、困惑させます。

しかし、私たちはソロ活動から長い道のりを歩んできました。 人々は大規模な組織、チーム、グループで働く傾向があります。 メモを取り、手書きのメモを送信する昔ながらの* 方法は、テクノロジーを統合した高速通信に取って代わられました。

レオナルド・ダ・ヴィンチがあなたのメンターになると想像してみてください。 私たちはみな頭をかきむしっていて (畏敬の念を抱いていても)、どこにもたどり着かないでしょう。

この急速に変化する世界では、暗号化されたメモを読む時間はありません、レオナルド! 先に進むことができるように、現在の作業の状況を定期的に明確に更新する必要があります。 簡単なプロジェクト ステータス レポートをお願いします、 Danke schon!

ステータス レポートとは何ですか? なんでそこまで騒ぐ必要があるの？

進捗報告とは、基本的にプロジェクトに関わるすべての人に現状と進捗状況を更新することです。 簡潔ですが詳細なコミュニケーション手段です。 ただし、ステータス レポートを効果的に機能させるには、一貫性があり、定期的で、簡潔でなければなりません (全員が気をつけてください!)。

長期にわたるプロジェクトの場合、レポートは月次または四半期ごとにすることができます。 短いプロジェクトの場合は、毎週行うことができます。 ステータス レポートの利点は次のとおりです。

• ステータス レポートは、プロジェクト追跡の制御および監視プロセスの一部です。 これは、何が起こっているのか、どこに向かっているのかを知っていることをチームに知らせるための、常に把握しておく方法です。
• 組織内のコミュニケーションを強化、強化、簡素化し、全員に情報を提供します。
• パフォーマンスと生産性を向上させるステータス レポートを使用して、チーム メンバー間で説明責任を果たします。 全員がチームの一員であると感じさせるだけでなく、彼らの能力を最大限に引き出すためには、当事者意識が必要です。
• ステータス レポートは、すべての利害関係者とクライアントを最新の状態に保つための強力なツールです。 チームと一緒に、達成されたタスク、取り組むべき問題、リスク、スケジュールと予算、およびプロジェクトの全体的な形について明確な知識を得ることができます。
• 最終的な目標を達成するために各人が個別に、または小さなグループで作業していると、全員が全体像から離れてしまう可能性があります。 ステータス レポートは、チームの全員の可視性を高めることができます。 将来の戦略を予測するための作業への洞察を与えます。
• プロジェクトをさらに細かく制御したいですか? ステータス レポートをミックスに投入すると、それが得られます。 これにより、マネージャーは、従業員の進捗状況、慣性、パフォーマンス、およびあらゆる不一致を俯瞰することができます。
• プロジェクトを最終的に成功させ、以前に設定した目標を超えるように、推定、構想、計画、および再計画を行うことができます。 自分自身、チーム、プロジェクトを学び、改善する絶好の機会です。
• すべてのチーム メンバーの更新要求に個別に対応するのではなく、ステータス レポートを作成して、互いの進捗状況と、どの領域にさらに作業と時間が必要かを全員に知らせます。
• これは、進取の気性に富んだマネージャーとしてのスキルを披露するチャンスとなります。 遅延とその背後にある理由を全員に知らせます。 マネージャーとして誰もが抱くすべての質問に答えることができます。あなたはすでにゲームの先を行っています。

プロジェクト ステータス レポートの書き方

次回のステータス レポートに不可欠な要素をいくつか紹介しましょう。

同じプロジェクトの間、かなり頻繁に進捗レポートを送信する必要がある場合があることに注意してください。 したがって、ステータス レポートの一貫したパターンを維持すれば、あなたにとって便利であるだけでなく、チームやクライアントにとって簡単に理解できるようになります。

ステータス レポートの作成に使用できるテンプレートが用意されています。 ただし、ニーズや要件に合わせてテンプレートをカスタマイズすることをお勧めします。

1. プロジェクト名/レポートタイトル/クライアント名

チーム メンバーは、組織内の複数のプロジェクトに従事している場合があります。 そのため、レポートのタイトルとしてプロジェクトの名前を明確に記載することをお勧めします。 または、クライアントの名前とマネージャーを含めることもできます。 そうすれば、誰もが同じページにいるでしょう。 誰もが、特にすべての利害関係者がすべての情報に精通していると思い込まないでください。

2. プロジェクトの概要

プロジェクトの全体的な目的/目標を全員に思い出させて、長期的に達成する必要があることに対する全員の関心を一致させることをお勧めします。

3. プロジェクトは軌道に乗っているか外れているか / プロジェクトの健全性は?

これまで (または前回の報告セッション中) のプロジェクトのステータスが、意図した目的に向かって軌道から外れたかどうかの簡単なレビュー。 これにより、プロジェクトが長期的または短期的な目標に沿っているかどうかの情報が広まります。 これは、作業の全体的な健全性を示します。

4. これまでの活動、マイルストーン/成果物

これまでのプロジェクトの開発中にチームが成功裏に通過した試金石を含めます。 これは、チームのモチベーションの源であり、これまでの成果を更新するものです。

5. 次の活動

達成する必要があるマイルストーンを全員に認識させます。 これには、次のステータス レポートが全員のコンピュータに送信される前に実行および完了するタスクが含まれます。 これで、チームの全員が、作業リストの次の作業に取り掛かることができるようになりました。

6. 問題または課題

これは、プロジェクトで直面するしゃっくりやより大きな課題をすべての人に伝える絶好の機会です。 すべての問題を定期的に追跡することは、それらを根絶するためのよりスマートな方法です。 障害物を特定し、それに対処して、道路から移動させます。 それが積み重なって大きな障害になる前に、プロジェクトの進捗状況を報告してください。それを達成するための秘密兵器です。

7. 重要なツールとドキュメントをリンクする

チームの全員に個別に割り当てられたタスクがあるため、特定のタスクの詳細を表示したい場合があります。 プロジェクト全体の詳細を進捗レポートに記載するわけではないため、 関連するフィールドに関連するドキュメントとツールへのリンクを追加します。 これは、他の方法では簡潔なレポートに配置するための迅速で気の利いた方法です。

8. 今後のマイルストーン

プロジェクト マネージャーとしてチームに期待するマイルストーンのリストを作成します。 これらのタスクの時間、日付、曜日を指定することをお勧めします。 それは彼らのタイムラインを特定し続け、それに応じてそれを成し遂げます.

さらなるガイダンスのためのいくつかのプラクティス

・下書きを作成し、編集して送信

ステータス レポートのラフ ドラフトを作成します。これは、通常書かなければならない他のすべてのことと同様です。 しばらくして下書きに戻り、編集します。

・フォーマットにこだわる

繰り返しになりますが、ステータス レポートに使用している形式とビジュアルに一貫性があることを確認してください。 理解しやすく、何度も読んだ人に無意識に固執してしまいます。

· 指標に固執する

上記のポイントには、レポートに表示するために測定する基準メトリックまたは単位の決定も含まれる必要があります。

・配送方法にこだわる

進捗レポートの配信方法を選択してください。 誰にとっても便利な方法を使用して、読まれる可能性を高めます。

· 概要資料にする

複雑にしないでおく！ 分かりにくくしないでください。 レポートを 1 ページだけに抑えるようにしてください。

· ダブルチェック

ステータス レポートを送信する前に、その内容をすべて確認してください。誤った情報を送信してから修正を送信する必要はありません。 それは間違いなくあなたの仕事を増やし、勤勉で勤勉なプロジェクト チーム リーダーとしてのあなたの地位を損なうでしょう。

すべてを再確認してください！

· プロジェクト管理ツールを使用する

多くのプロジェクト管理ツールは、プロジェクトの現在のステータス レポートを生成します。 そのようなツールをプロジェクト管理に統合することで、多くの時間を節約できます。

· フィードバックを求める

ステータス レポートについて、チームや利害関係者からのフィードバックを丁寧に求めることは、あなたにとって素晴らしい考えです。 これにより、イニシアチブを示すだけでなく、レポート全体が電子的で自動化されたものに見えなくなり、同盟の感覚が生まれます。

追加・オプション品

プロジェクトのすべての必須/重要な活動と進捗状況に加えて、検討する可能性のあるその他の項目を含めるようにしてください。

他のレポートと同様に、ビジュアルを使用すると非常に効果的です。 チャート、グラフ、表を使用して、より理解しやすく、読みやすくします。 あなたのレポートを読んでいる人は誰でも、短時間で読みたいと思うでしょう。 ビジュアルはそのための優れたアシスタントです。

含めないもの

• 質問を追加しないでください — これはあなたのプロジェクトのレポートです! あなたが開催する他のオフィスミーティングの質問を残してください.
• 余計な言葉は使わない。 簡潔に！
• プロジェクト ステータス レポートでは、言説や論点は避けてください。
• レポートで大きな後退に言及している場合でも、陰を投げてはいけません。 近況報告は、あなたの不承認を表明する場所ではありません。

あなたは今それを手に入れました！

この情報があれば、すぐに素晴らしい進捗レポートを作成できると思います。 今日のレオナルド・ダ・ヴィンチになりましょう – あなたの傑作を作りましょう!