初級レベルのプロジェクト マネージャー向けの定性的なリスク分析

公開: 2022-10-05

リスクにうまく対処するために、各プロジェクト マネージャーは、各プロジェクトの開始時にリスク管理戦略、計画、およびツールを開発して実装する必要があります。

ほとんどの場合、人々はリスクの評価が苦手です。 彼らは偏見が意思決定や感情に影響を与え、意思決定プロセスを妨害することを許します。 このため、プロジェクト マネージャーは、定性的なリスク評価のためにリスクを迅速、効率的、かつ戦略的に分析する方法を理解する必要があります。

リスク管理は、すべての取り組みに不可欠な要素です。 プロジェクト マネージャーは、チームがプロジェクトを問題なく実行できるように、結果を予測する際に事故を回避する必要があります。 定性的なリスク分析により、プロジェクト マネージャーはデータに依存して、進行中のプロジェクトに対する潜在的なリスクを明確かつアクセスしやすい方法で分析および特定できます。

定性的リスク分析とは?

プロジェクト管理に慣れていない場合、定性的なリスク分析は、プロジェクトの危険に優先順位を付け、リスクが真の問題になる可能性とプロジェクトへの影響の可能性に基づいてグレードを提供するリスク分析アプローチです。

たとえば、定性分析で 10 の危険性が特定されたとしても、それらすべてが最大の懸念事項として重み付けされるわけではありません。 影響が大きく、発生する可能性が高い場合、4 つのリスクのみが最優先事項と見なされますが、2 つの追加のリスクは中程度の危険を構成し、残りの 3 つのリスクは低い脅威をもたらします。 これらの残りの 5 つのリスクは、中から低として優先されます。

定性的リスク評価と定量的リスク評価の違いは?

定性的リスク分析では、主観的で相対的な用語でリスクを説明します。 定性分析では、何かが非常に危険であるか、リストの次のコンポーネントよりも危険であることがわかっていれば十分です。

定量的リスク分析は、同じ脅威を具体的な数値で説明します。 概念実証テストや統計モデリングなど、より厳密なプロセスが必要になる場合があります。

たとえば、住宅建設プロジェクトの定性的なリスク分析では、木材不足の可能性が高いと、プロジェクトが遅れたり予算を超過したりする可能性が非常に高いことが明らかになる場合があります。

定性的リスク分析の利点

定量的アプローチの主な利点は、特定のプロジェクト目標を達成する可能性を判断できることです。 プロジェクトのリスク エクスポージャと、必要となる可能性のあるコストとスケジュールの偶発事象の範囲を計算します。 大企業向けの広範な定量的モデリングは、ロジスティクス上および財務上の大きな課題になる可能性があります。 リスク環境の定性分析により、プロジェクトの優先順位を迅速かつ効率的に得るために必要な情報が得られる場合があります。 いくつかの要因が働いています。

認識するのに役立ちます

  • 経済プロジェクトの進展の各段階で直面する可能性のあるリスク
  • 偶発的な出来事とその結果
  • 不確実性と仮定は、システムの重要な機能に害を及ぼします。
  • 制御方法
  • リスクレベルを低減するために実施する必要がある対策
  • その結果、有害な影響を最小限に抑え、結果を向上させることができます.
  • 目標を達成する可能性の推定。
  • 必要なレベルの快適さを実現するには、偶発性を表現する必要があります。

プロジェクト チームは特別なツールやリスク管理ソフトウェアを使用しないため、トレーニングは必要ありません。 リスクの発生頻度は、定性的なリスク分析にはほとんど影響しません。 その結果、調査チームは、各リスクの頻度と正確なタイミングを予測しないことで、時間を節約できます。

定性的リスク分析では、可能性と影響に基づいてハザードを分類します。 これにより、ビジネスが注目すべきリスクを簡単に判断できます。

定性的リスク分析では、可能性と影響に基づいてリスクを分類します。 これにより、ビジネスが注目すべきリスクを簡単に判断できます。

また、参照してください。

固有リスクと残存リスク: 違いと例の説明

定性的リスク評価を行うには?

定性的なリスク評価は、プロジェクト マネージャーにとって重要なタスクです。 プロジェクトの計画段階の早い段階で実施し、プロジェクトの進行や状況の変化に応じて再評価する必要があります。

プロジェクト中にリスク基準を更新することで、価格上昇を避けるために適切なタイミングで購入することができます。

定性的リスク分析は、以下に示す 5 つのフェーズで構成されます。

1. リスクの特定

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最初のステップは、脅威を特定することです。 プロジェクト マネージャーは、プロジェクトの完了に影響を与える可能性のあるあらゆることを考慮する必要があります。 深刻度が低く明白なハザードを特定することから始めます。これにより、より重大で複雑なハザードにつながります。

  • 技術的なリスクを考慮してください:プロジェクトに必要な技術は何ですか? また、それが失敗した場合はどうなりますか? 誤ったデータから品質の問題、ソフトウェアの問題まで、プロジェクトに影響を与える可能性のあるすべての技術的な故障を考慮してください。
  • 外部の脅威を含める:プロジェクトの結果に影響を与える外部要因には、調達管理の問題、不十分な作業指示書、悪天候などがあります。 可能な限り多くの外的要因を含めます。
  • 組織のリスクを考慮する: 内部の脅威には、予算の制約、キャパシティの制約、および部門間の競合が含まれます。
  • プロジェクト管理のリスクを認識する:プロジェクトの品質管理のリスクを考慮します。これには、クリアランスの遅延や主要なプロジェクト チーム メンバーの喪失が含まれます。

2.確率の推定

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潜在的な危険の完全なリストを収集したら、その可能性を評価する必要があります。 調査のこの時点で発生するリスクの可能性を分析しているだけであり、発生する可能性のある損失の種類や範囲は分析していません。

リスク確率を評価するためのいくつかの推奨事項は次のとおりです。

  • 次の 4 段階評価尺度を検討してください。非常にありそうにないから非常に可能性が高いまでの範囲の 4 段階評価尺度は、中立的な立場から離れることを余儀なくされるため、不可欠です。
  • 次の値を変数に割り当てます。確率は、1 ~ 4 スケールなどの単一の数値、またはパーセンテージとして表すことができます。 たとえば、可能性が非常に低い場合に 20%、可能性が低い場合に 40%、可能性が高い場合に 60% のスコアを割り当てることができます。
  • 各脅威をランク付けする:数値スケールを決定したら、リストの各危険に確率値を割り当てます。 スケール上のすべてのリスクを全員の好みに合わせるには、ある程度の検討が必要になる場合があります。
  • 多様な視点を得る:正確さを最大にするために、可能な限り多くの利害関係者に確率を評価し、回答を平均してもらいます。

3. 考えられる結果を判断する

リスク評価の次のステップは、各リスクの潜在的なビジネスへの影響を判断することです。 この段階では、確率を完全に無視し、すべての変数を確実なものとして扱います。 これが起こった場合、あなたのプロジェクトはどうなりますか?

確率と同様に、与えられた事実に基づいて行うことができる最良の見積もりを扱っています。 繰り返しになりますが、プロジェクト チーム全体と追加の関係者を含めることで、最良の結果が得られます。

次のように、影響を測定するための最良のアプローチを検討してください。

  • 最悪の事態に備える:影響を評価するときは、悲観的になる必要があります。 この危険があなたのプロジェクトにもたらす最悪の事態は何ですか? リスクは、最も深刻な結果に基づいて評価されます。
  • 次のパラメーターを考慮してください。コスト、スケジュール、成果物、および範囲: これらのプロジェクト カテゴリのそれぞれの予想される結果を計算します。 リスクによって料金が高くなったり、期限が延長されたりする可能性はありますか? プロジェクトの成果物にどのような影響を与える可能性がありますか? 最終的な影響スコアを取得するには、すべての影響を追加します。
  • 利用可能なデータを活用する:定性的な評価は主観的ですが、見積もりが可能な限り正確であることを確認するために、すべての関連データを使用する必要があります。
  • 尺度を選択する:考えられるすべての損傷を適切に調べた後にのみ、リスクを割り当てる必要があります。

4. リスク評価マトリックスを作成する

nTask の新しいカスタム リスク マトリックス
nTask のカスタム リスク マトリックス

次に、データを定性的なリスク分析マトリックスに整理します。 作成したスケールを使用して、一方の軸に確率を配置し、もう一方の軸に影響の強さを配置します。

マトリックスの各セルの露出評価を取得するには、各行と列で可能性と影響のランキングを乗算します。 露出スコアは、各セルのハザードによってもたらされる脅威を合計します。

次のヒントは、プロジェクト リスク マトリックスの作成に役立ちます。

  • 設定に基づいてチャートを作成します:軸がチャートの水平または垂直の行であっても、スケールが昇順または降順であっても違いはありません。
  • リスクの準備:マトリックスを完成させたら、調査で割り当てた可能性と影響のランキングに応じて、すべてのリスクをプロットします。

5. リスク対応戦略​​を作成する

すべての新しい nTask リスク管理

チームは、リスク マトリックスに基づいて追加のアクションまたは調査が必要なエクスポージャーに優先順位を付け、実行可能なリスク対応戦略​​を開発することができます。

定性的リスク分析の他のフェーズと同様に、リスク対応計画は主観的です。 リスク許容度と特定された脅威の性質によって、軽減する必要があるエクスポージャーが決まります。

より多くのアクションまたは調査が必要であり、無視される可能性があるため、アクションが必要な人のためにリスク軽減アプローチを選択する必要があります。 費用便益分析は、追求する価値のある方法を決定するのに役立ちます。

規制上の目的のために、リスク登録簿は時として必要な事務処理です。 対応計画に記載されているタスクをチームのメンバーに割り当て、既存のプロジェクト管理システムを使用して監視できます

次のプラクティスを使用して、効果的なリスク対応戦略​​を策定します。

  • 露出レベルを作成する:重要度に基づいてリスクをカテゴリに分類します。 レベルはランダムに選択されるため、満足のいくようにカスタマイズできます。
  • 露出に応じた色:色は、リスク対応戦略​​の優先順位と次のステップを象徴することができます。
  • リスク軽減戦略を選択する:あなたの懸念に対する最善の解決策を決定するために、新しい専門家のセットと話す必要があります. ファイナンシャル アドバイザー、会計の専門家、技術の専門家はすべて、プロジェクトを保護するのに役立ちます。
  • リスクを継続的に監視する:プロジェクトが進行するにつれて、定期的に会議を開き、リスクがどのように発展したか、また、その結果としてリスク対応とプロジェクト管理戦略を変更する必要があるかどうかを調べる必要がある場合があります。 この手順は、nTask などのソフトウェアを使用して追跡および制御しやすくすることができます。

定性的リスク分析の限界

プロジェクトのリスク管理は、多段階の手順です。 これは、定性的なリスク分析の限界によるものです。

定性的リスク分析は、測定値を生成せず、研究者の視点のみに基づいています。 定性的なリスク分析には、主観性を減らすために複数の人が関与する必要があります。 以前のチームの経験は、分析の精度と詳細に影響します。 リスク チームがこのようなプロジェクトにこれまで取り組んだことがない場合、リスクを見落としたり、誤って特定したりする可能性があります。

定性的なリスク分析では、プロジェクトの各リスクを評価しますが、プロジェクトの全体的なリスク エクスポージャは評価しません。 リスク管理活動とリスク対応のコストも、この研究では評価されません。

可能性が高いリスクと影響が中程度のリスクなど、多数のリスクが同じカテゴリに分類される場合、それらの重大度を区別したり、最初に対処する必要があるリスクを決定したりする方法はありません。

結論

リスク管理とは、リスクの影響を最小限に抑えながら機会を最大化するために、データ分析に基づいて選択が行われる文化を育むことです。

定性的なリスク管理は、リスク管理者の武器庫における重要なツールです。 プロジェクト チームは、リスクの優先順位をすばやく設定することで、目的を達成できます。 これらのアプローチを使用すると、プロジェクトが予定どおりに予算内で完了する可能性が高くなります。

また、非常に適応性が高く、大小を問わず、あらゆるプロジェクトや意思決定に使用できます。 新しいサイトを開くことを検討している場合でも、さまざまな組織構造タイプの利点を比較している場合でも、事前にリスク分析を計画すると、計画されたルートが明確になり、確実になります。