すべての PM が知っておくべき 8 つのリソース管理の課題

公開: 2022-02-16

企業の最大の資産はそのリソースであるという私に同意するでしょう。 ただし、その規模に関係なく、リソース管理の課題が発生するのは自然なことです。

チーム メンバーと連続するプロジェクトとの間で完璧なバランスを保つことは、大変な作業です。 ほとんどの場合、満足できず、不幸な従業員を残してしまいます。

その結果、プロジェクトの成功率や会社の成長に大きく影響します。

調査によると、従業員のエンゲージメントを維持することで、企業の収益性レベルを 21% まで高めることができます。 したがって、マネージャーは従業員と積極的に関わり、忠誠心と生産性を高める必要があります。

そのためには、従業員を完全に理解し、従業員のパフォーマンスを妨げる可能性のある課題を認識する必要があります。

したがって、この記事では、すべての PM が知っておく必要がある 8 つの最大のリソース管理の課題について説明します。

それでは始めましょう!

リソース管理とは

リソース管理とは

リソース管理は、「効率を最大化するためにリソースを効果的に計画、割り当て、スケジュールするプロセス」と定義できます。

したがって、リソースは、プロジェクトを完了するために必要なタスク フォースです。 これらは、目標を達成し、利害関係者の要件を満たすために不可欠です。

幸いなことに、現在、リソースを効果的に管理するのに役立つさまざまなプロジェクト管理ソフトウェアがあります。

しかし、とにかくリソース管理がなぜ重要なのでしょうか?

リソース管理の重要性

リソース管理は、より少ないリソースでより多くを達成するために極めて重要です。 プロジェクト マネージャーとして、特定のタスクを完了するのに不十分な、またはできないリソースを割り当てて、予算を無駄にしたくはありません。

したがって、プロジェクトの開始時には、リソースを管理するための時間を取る必要があります。

リソース管理には多くの利点があります。 それらのいくつかは次のとおりです。

  • 透明性の向上:効果的なリソース管理は、部門間だけでなく、マネージャーと従業員の間の透明性を高めるのに役立ちます。 チームの帯域幅を認識し、それに応じて計画を立てます。
  • 予期せぬ問題の回避:チームの能力とスキルを十分に把握していれば、それに応じてすべてのプロセスを計画できます。 これにより、予期しないボトルネックを回避し、事前に問題を予測できます。
  • チームに過度の負担をかけないようにする:リソース管理は、複数のタスクでチームに過度の負担をかけたり、ストレスを与えたりすることを避けるのにも役立ちます。 プロジェクトの開始時に、チームがどれだけの作業を実行できるかを把握し、その後のすべてをスケジュールします。
  • チームの効率を測定する:効果的なリソース管理ソフトウェアを導入することで、チームの進捗状況やハードルを測定し、ROI に効果的に影響を与えることができます。 このような計算は、将来のプロセスを改善し、間違いから学ぶのに役立ちます。

ただし、前述したように、リソースの管理は難しい場合があります。 ほとんどの場合、プロジェクト マネージャーは、プロジェクトが失敗する理由を理解できていません。

リソースは最大の資産であるため、それらを適切に処理することがプロジェクト成功の鍵となります。

以下に、リソースを管理する際にプロジェクト マネージャーが直面する最も一般的な課題を示します。

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すべての PM が知っておくべきリソース管理の課題

プロジェクトマネージャーのリソース管理の課題

すべてのプロジェクト マネージャーが知っておく必要のある 8 つの最大のリソース管理の課題のリストを次に示します。

最後に、それらを処理する方法に関するヒントもいくつか示しているので、課題を読んでもびっくりしないでください。

だから、課題を克服するために自分自身に挑戦してください。

どうぞ!

1.リソースの容量管理が不十分

容量計画

キャパシティ プランニングは、リソース管理の最大の課題の 1 つです。 キャパシティという言葉は、特定のタスクを完了するために利用できるリソースを示します。

ほとんどの組織は、キャパシティ管理をあまり重要視しておらず、プロジェクトの遅延に直面しています。

多くの場合、リソースが不足したり、特定のタスクを完了するために間違ったリソースを割り当てたりします。 したがって、予算内で予定どおりにプロジェクトを提供できません。

これはプロジェクト計画の初期プロセスの 1 つであり、リソースのキャパシティ管理が不十分であると、リソースの割り当てが不十分になります。

幸いなことに、あまり心配する必要はありません。 プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、この課題に簡単に取り組むことができます。

優れたソフトウェアを使用すると、プロジェクトの範囲と要件に従ってリソースを効果的に割り当てることができます。

したがって、プロジェクト マネージャとして、リソース キャパシティ管理を軽視しないでください。

2. 求めすぎる

仕事! 仕事! 仕事!

私たちのリストにあるリソース管理のもう 1 つの課題は、プロジェクト マネージャーがチームに多くのことを要求することです。

リソースを効果的に管理するには、チームを機械ではなく人間として扱う必要があります。

チームに過度の負担をかけると、多くのマイナス面が生じます。 それは彼らの生産性レベル、士気に影響を与え、エラーの可能性を高めます。

新しいプロジェクトの要求を精力的に持ち込むと、チームは不意を突かれます。 したがって、有能なプロジェクト マネージャーとして、タスクに優先順位を付け、チームに耐えられる数のタスクを与えることができる必要があります。

統計の概要によると、従業員の 82% は 2019 年に過重な負担と過労を感じていました。これは、従業員のパフォーマンス、士気、顧客維持など、会社の他の分野に徐々に影響を及ぼしています。

したがって、従業員の生産性と満足度を維持することは、従業員に適切な数のタスクを割り当てることに正比例します。

3. バックアップ リソースがない

絶対にやってはいけないことが2つあります!

緊急の応急処置なしに旅行に出かけたり、バックアップ リソースなしでプロジェクトを開始したりしないでください。

したがって、プロジェクト管理では不確実性が支配的です。 プラン B を持つことは常に賢明です。

同意しましたよね?

したがって、リソースが特定のタスクを実行できない、または個人的な問題に直面しているという課題に直面した場合は、次のことを行う必要があります。

  • 彼の代わりに十分なバックアップリソースを用意する
  • 他のチーム メンバーが過重な負担を感じることなくいくつかの任務を遂行できるように、タスクのスケジュールを変更して優先順位を付けます。

4. 非現実的な期限とスケジュールを設定する

非現実的な締め切り

ほとんどの場合、プロジェクト マネージャーは「3 階建ての家を 7 日間で建設する」のように締め切りを設定する傾向があります。 挑戦はより短い時間でより多くのことを達成するように彼らを後押しするという私たちの伝統的な考えとは異なり、それは彼らをオフボードに置き去りにし、ストレスを与えてしまいます.

したがって、これはリソース管理の最大の課題の 1 つです。 厳しい締め切りとスケジュールは、どんな犠牲を払っても避けるべきです。

プロのヒント: 物事を順調に進めるために、実際の締め切りよりも前に特定の締め切りを計画します。

さらに、締め切りとスケジュールを設定する前に、常に次のことを行う必要があります。

  • 特定のタスクを遂行するチームの能力を評価する
  • プロジェクトをタスクとサブタスクに分割する
  • 不確実な出来事や出来事を考慮に入れる
  • タスク管理ツールを使用して、タスクを割り当て、適切な期限を設定します。

5. 分散型リソース管理

リソースを効果的に管理するには、複数のインライン レポート マネージャーを配置することが重要です。

分散型のリソース管理により、プロジェクトとリソースの割り当てのビューが制限されます。

さらに、さまざまな管理者が 1 つのリソースをめぐって争ったり、すべてが更新されていなかったりする不健康なワークスペースにもつながります。

したがって、このような競合や混乱が発生するのを回避するには、集中型のリソース管理システムを導入する必要があります。

集中型リソース管理システムには、次の利点があります。

  • リソース計画の改善
  • 社内業務の改善
  • データの標準化と一貫性
  • 透明性の向上
  • より良いコミュニケーションとコラボレーション

6. 短期計画

ほとんどのプロジェクト マネージャーは、プロジェクト全体の長期計画ではなく、その日の計画を立てる傾向があります。 緊急のプロジェクト、突然の変更、およびクライアントによる追加のクライアント要件により、チームはストレスを感じる可能性があります。

したがって、このようなリソース管理の課題を克服するには、長期計画が極めて重要です。

よく計画された長期戦略は、すべてのビジネス プロセスを効果的に調整し、チームをより適切に管理するのに役立ちます。 あなたのチームは、何をすべきか、特定のタスクを完了するのにどれくらいの時間が必要かを認識します。

したがって、透明性と効率性は長期的な戦略によって達成されます。

7. 評価指標の限定的な使用

すべての業務がオンライン システムに移行した現在、チームのパフォーマンスを定期的に評価することは不可欠です。

これは、リソース管理の課題のリストの中で最も困難な課題の 1 つです。 プロジェクト マネージャーとして、プロジェクトに不一致があったことは知っていても、それがどこから来たのかわからないという状況に遭遇することがよくあります。

したがって、リモート チームであろうと物理的なチームであろうと、頻繁に評価する必要があります。 ここでも、プロジェクト管理ソフトウェアの使用をお勧めします。

nTask のようなソフトウェアを使用すると、従業員がタスクに費やす時間、タイムシートを評価し、進捗状況に関する個々のレポートを取得できます。

したがって、チームに最善を尽くさせ、弱点を訓練するための優れた方法です。

結局のところ、優れたチームはプロジェクトの成功と同じです。

8. コラボレーションの欠如

リソースを効果的に管理するためのもう 1 つの重要な側面として、厳密なチーム コラボレーションが必要です。 ほとんどのチームは、職務について十分な情報を得ていないため、パフォーマンスを発揮できません。

したがって、チームとマネージャーの間の継続的なコラボレーションは、チーム全体が参加し、互いに同期し続けるために不可欠です。

最良の部分は、プロジェクト管理ソフトウェアを使用してそれを実行できるようになったことです。 チームが共同作業を行い、アイデアを共有し、進捗状況を確認し、ファイルをすべて 1 つの屋根の下で共有するのに役立ちます。

14 日間の無料試用版を試すか、nTask でデモを予約して、プロセスを最適化し、チームをより効果的に管理することができます。

リソース管理の課題を克服するためのヒント

課題を克服するためのヒントをいくつか見てみましょう。

  1. nTaskなどのプロジェクト管理ソフトウェアを使用して、リソース管理を評価、評価、効果的に計画します。 タスクを自動化し、物事をより効果的に処理するのに役立ちます。
  2. 各従業員の役割と責任を明確に定義します。
  3. 不一致や土壇場での問題を回避するために、事前に計画してスケジュールを立てます。
  4. チームと頻繁にコラボレーションします。
  5. 従業員に厳しくしすぎないでください。
  6. 柔軟で友好的であることで、チームのエンゲージメントを向上させます。
  7. 彼らの仕事に感謝し、士気を高めるために報酬を与えてください。
  8. グループのブレインストーミングと新しいアイデアの共有を奨励します。
  9. 適切な管理および報告システムを備えています。
  10. チームと利害関係者の間のバランスを維持します。 利害関係者からの絶え間ない要求のために、彼らに過度の負担をかけないでください。

詳細については、2022 年のプロジェクト管理スキル トップ 10 を確認することもできます。

シートベルトを締める!

結論として、リソースは会社のバックボーンです。 したがって、彼らとつながり、彼らをうまく扱うためにあらゆることを試みる必要があります。

リソースの管理は難しい場合がありますが、ツールを使用することは、多くのプロセスを容易にする 1 つの方法です。 それに加えて、自分自身を育て、チームと連携することができます。

結局のところ、幸せなチームは、幸せな顧客を持つ素晴らしい会社に正比例します。

したがって、正しい方向性に従って、チームを成功と達成の軌道に乗せてください。

幸運を願っています!