プロジェクトに必要な 9 つのリスク管理手順

公開: 2020-03-17

今日、どの市場で働く場合でも、リスクと不確実性はプロジェクト開発の通常の部分であることを理解する必要があります。彼らは、あらゆる業界の大物でさえ、時々トラブルに遭遇する理由です.

通常、すべての IT プロジェクトの半分以上が、割り当てられた予算と期限を超えていることがわかります。それは、リスクと不確実性の影響力と、プロジェクト開発プロセスに何ができるかを過小評価しているからです。

しかし心配はいりません。プロジェクトが開発に入る前に、さまざまなリスクやスコープクリープを特定するさまざまな方法があります。

リスクを取り除くために、チームは、プロジェクトをトラブルから遠ざけるのに役立つ強力なリスク管理ポリシーをプロジェクトメモに含める必要があります。このリスク管理ポリシーは、会社が不測の事態が発生した場合に対処する準備ができていることを示しています。

しかし、最初にそれは何ですか？

プロジェクトリスク管理とは？

プロジェクトリスク管理は、プロジェクトのスケジュールに悪影響を及ぼす可能性のある潜在的な問題を最小限に抑える究極のプロセスです。リスクは、人、プロセス、その間のテクノロジー、またはプロセスに関与するリソースに影響を与える可能性のあるあらゆるイベントである可能性があります。問題が発生するのと同じように、リスクは「発生する可能性がある」イベントであり、「いつ」を予測することはできません。

この不確実性が原因で、プロジェクトのリスクを効率的に管理するための準備が必要になります。では、プロジェクト管理におけるリスク管理とは何でしょうか? リスクに備えて事前に準備し、プロジェクトの成功を妨げる可能性のあるすべての障害や問題に対処することがすべてです。

プロジェクトをリスクや障害から安全に保つための 9 つの方法を見てみましょう。

プロジェクトに必要なリスク管理手順

1. リスクを特定する

このステップは、プロジェクトがブレインストーミング段階にあるときに開始する必要があります。チームは、開発フェーズのすべてのステップで、すべてのスコープクリープと予想されるリスクについてブレインストーミングを行う必要があります。

彼らは、プロジェクトを完了するために不可欠なプロジェクト開発のすべての要因を経験する必要があり、また、プロジェクトに関連する懸念や問題について利害関係者に尋ねる必要があります。

効果的に維持し、すべてをスムーズに管理するには、特定されたすべてのリスクと機会が非常に正確で、可能な限り達成可能でなければなりません。各機能は、機会を有効にする必要があります。さらに、リスクまたは機会のタイトルは、自明で明確に定義されている必要があります。

以下は、リスクが発生しやすく、完全に監視する必要がある要因の一部です。

テクノロジー
要件
バジェット
材料
サプライヤー
人々
立法

2.リスク登録簿を作成する

チームは、遭遇したすべてのリスクの記録をスプレッドシートに作成する必要があります。これは、チームの他のメンバーも監視できます。次のすべてのエンティティをリスクレジスタに入力する必要があります。

問題のリスクの日付
説明
影響
可能性
オーナー
リスク対応
状態
アクション

プロジェクトのリスクを管理するには、オールインワンのリスク管理ツールである nTask を使用できます。 nTask を使用すると、特定から解決までリスクを管理し、チームとシームレスに連携できます。 nTask のリスク管理機能を確認してください。

3. 機会を特定する

発生するすべてのリスクが悪いわけではありません。その中にもチャンスが隠されている可能性があります。そのため、すべてのリスクと、それらがプロジェクトに与える可能性のある影響を特定する必要があります。

それらが悪影響を与える可能性がある場合は、できるだけ早くプロジェクトから削除してください。ただし、これらのリスクがプロジェクトにプラスの影響を与える可能性があることに気付いた場合は、できるだけ早くそれらをプロジェクトに組み込む必要があります.

4. リスクの影響と可能性を判断する

すべてのリスクをランク付けし、それに応じて優先順位を付ける必要があります。ほとんどのリスク管理ソリューションには、リスクの重大度に応じて、さまざまなカテゴリのリスクがあります。リスクを評価し、リスクをランク付けすることは不可欠です。これにより、組織は組織全体のリスクエクスポージャーの全体像を把握できるようになるからです。ビジネスは、複数の低レベルのリスクに対して脆弱になる可能性がありますが、上層部の介入が必要ではない場合があります。

すべてのリスクを綿密に監視し、それらの影響がどのようなものであり、プロジェクトに影響を与える可能性があるかを調べます。それらを 1 から 5 のスケールで評価し、コスト、時間、品質などのさまざまなパラメーターへの影響を判断します。リスク評価には、定性的リスク評価と定量的リスク評価の 2 つの主要なタイプがあります。

5. 応答を決定する

すべてのリスクは潜在的な脅威ですが、プロジェクトに損害を与える可能性が最も高いリスクに最初に集中する必要があります。このステップは、プロジェクト計画全体を通してリスクを監視し、必要に応じてリスク対応計画を更新することに関するものです。それよりも、特定されたすべてのプロジェクトの脆弱性を認識し、管理し続けることが重要です。これには、リスク軽減リソースの実装、防止と追跡、およびリスクステータスの報告も含まれます。

影響を軽減し、根本原因を突き止め、それについてできる限り多くの質問をするためのプロのヒント。リスク監視は、対応計画を計画どおりに実行するのに役立ちます。また、新しいリスクが考慮され、既存のリスクが管理されていることも保証されます。

6. 見積もり

問題のリスクの影響と可能性を把握したら、それらを取り除くのにどれくらいの費用がかかるかを見積もる必要があります。

パフォーマーの健康状態が悪いためにコンサートギグが遅れた場合を例にとると、コンサートの前に彼の状態を改善したり、バックアップを取得したりするのにどれくらいの費用がかかるかを見積もる必要があります。費用対効果が高く、プロジェクトにとって全体的にプラスになるオプションを選択する必要があります。

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7. 所有者の割り当て

リスクを監視して取り除くことは難しいプロセスであり、これらのプロセスに所有者を割り当てて、それらを適切に調べて対処できるようにする必要があります。この所有者は、リスクを監視するのに最も適しており、プロジェクトに損害を与える前にリスクを修正するのに十分な能力を持つ人物でなければなりません。

これらの所有者は、適切なチームと協力して戦略を考案し、割り当てられたリスクを取り除く必要があります。特定されたすべてのリスクに所有者が必要なわけではありません。組織には、ボトムアップアプローチによって識別された何千ものリスクがある可能性があります。リスクごとに所有者を割り当てることで、タスクがより達成可能で実行可能になります。

8. 定期的にリスクを確認する

マネージャーまたはリスク管理チームのメンバーとして、リスクを確認するために毎週時間を確保する必要があります。このレビューには、リスク管理プロセスの進捗状況の徹底的な検査が含まれます。

これは、リスク管理プロセスが、プロジェクトの開始時にのみ行うべきプロセスではないことを示しています。これは、プロジェクトが開発プロセスを終了し、最終製品を顧客に提供するときにのみ停止する必要がある繰り返しのプロセスです。

その場合でも、プロジェクトの保守プロセスで予想されるリスクを監視する必要があります。

9. リスクに関する報告

プロジェクトに関係するすべての利害関係者に、リスク登録簿全体をレポートとして提出する必要があります。

これにより、トップマネジメントに進捗レポートを提示する際に強力な立場を確立することができ、また、プロジェクトの開発をどのように進めるべきかについての独自の意見を提供することができます。

結論

明らかに、前述の手順は、全体的なリスク管理階層のほんの一部にすぎません。詳細と今後のアップデートについては、この投稿をブックマークしてください。また、職場でのリスクの削減について、ご自身の経験を共有していただければ幸いです。以下のコメントセクションであなたの考えを共有することを忘れないでください.

前述の記事では、リスク評価の 9 つのステップと、プロジェクトの成功の間に発生する混乱を効果的に回避する方法について説明しました。これらの手順をプロジェクト管理に適用し、事前にリスクを回避してください。