すばらしい作業範囲文書を作成するための 10 のステップ

公開: 2020-10-01

企業文化は常に異なります。

いくつかの作業プロセスは共通しているかもしれませんが、さまざまなプロジェクトへのアプローチ方法と開発戦略の実行方法は別の話です。

そのような場合、人々は開発プロセス内および開発プロセスから何を期待すべきかわからないことがあります。 リモート ワーカーが問題となる次のレベルに進むと、ワークフロー プロセス全体を彼らに説明するのに少し忙しくなります。

同様に、利害関係者と顧客はまったく異なる品種です。 彼らが自信を持って楽観的に感じられるようにするには、作業範囲のドキュメントを適切に設定する必要があります。 開発プロセスの概要を内外の関係者に示します。

業界でプロジェクト マネージャーとしての経験を積もうとしている場合は、 SoW Docについて事前に知っておく必要があることを以下に示します。

作業範囲文書とは何ですか?

作業範囲文書とは

作業文書のスコープは、プロジェクトの開発プロセスに関するクリフ ノートです。

これらのドキュメントには、プロジェクトに関連するすべてが含まれています。たとえば、納入スケジュール、プロジェクトの条件、プロジェクトに関連するさまざまな作業の詳細、プロジェクトから期待されるさまざまな成果物などです。

プロジェクト変数と開発プロセスを完全に理解できるように、さまざまなプロジェクト開発ステップとプロジェクトに関連する他のすべての要素をガイドするマップとして、作業範囲ドキュメントについて考える必要があります。

会社でプロジェクト マネージャーとして働いている場合は、詳細な SOW ドキュメントを作成するか、作成して、チームのすべてのメンバー、会社のすべてのメンバー、およびプロジェクトに関係する利害関係者が期待について認識していることを確認する必要があります。プロジェクトから。

このドキュメントは、開発プロセスを通じて何をしなければならないか、何を開発しなければならないかを全員が確実に理解できるようにするのにも役立ちます。

以下は、SOW ドキュメントに含める必要があるさまざまなセクションです。 それらを見てみましょう。

1. 利用規約

このセクションには、プロジェクトに関係する利害関係者に明らかにされていないさまざまな要件、条件、および条件がすべて含まれています。

2.予算情報

このセクションでは、プロジェクトに関する財務情報が利害関係者のために説明されています。 SOW ドキュメントのこのセクションでは、開発プロセスとプロジェクトに関連するすべてのさまざまな要素に費やされるすべてのお金について説明します。

3. 個々のタスク

タスク管理

ここでは、開発チームの各メンバーに関連するさまざまなタスクがすべて議論されます。 このセクションでは、スプリントまたは開発プロセス全体で作業している成果物について説明します。

4. プロジェクトの目的

これは、SOW ドキュメントの最も重要な要素の 1 つです。

このセッションでは、ブレインストーミング セッション、問題の説明、およびプロジェクトに関連する考えについて話し合い、会社が直面している問題と、このプロジェクトが問題をどのように解決するかについて、全員が確実に理解できるようにします。

5. 期待される結果

このセクションでは、さまざまな目標と成果物について説明します。 これらには、売上の増加、さまざまなコンバージョン指標、全体的なトラフィックの予想される増加など、プロジェクトに関連するすべての問題ステートメントが含まれます。

このセクションでは、会社がプロジェクトを開発するよう促しているさまざまな目的のすべてについて説明します。

6. 成果物

このセクションでは、プロジェクトに関連するすべての小さな要素と目的の詳細な分析に飛び込みます。 クライアントは、あなたが開発しているウェブサイトの実用的なモックアップを望んでいますか、それとも実際の完成品を望んでいますか? そういうもの。

7. マイルストーン

マイルストーン

マイルストーンは、開発プロセスに含まれるプロセスのさまざまな完了段階を示す明確な日付とイベントです。 このセクションでは、マイルストーンと締め切り指向の成果物について説明します。

私たちが開発しようとしているいくつかのプロジェクトについて、社内またはよく知っている利害関係者から承認を得たい場合、プロジェクト提案が必要であることは誰もが知っています。 しかし、外部エンティティとの作業に関しては、すべてを知らせる作業範囲ドキュメントが必要です。

完璧な SOW 文書を作成するための 10 のベスト ステップについては説明しません。

完璧な範囲の作業文書を作成するための 10 のステップ

以下は、効果的な SOW ドキュメントを作成するための手順です。

  • 序章
  • プロジェクト概要
  • プロジェクトの目的
  • SOW
  • タスク一覧
  • プロジェクトスケジュール
  • 成果物
  • 採用プロセス
  • プロジェクト管理
  • 完了基準と承認

これらの手順について詳しく説明します。

1.はじめに

プロジェクトの開始時に、プロジェクトに関するアイデアとブレインストーミング セッションが書き起こされ、プロジェクトまたは提供されるサービスに関するすべての詳細が解決されます。

これらには、製品によって行われている作業に関するさまざまな詳細と、プロジェクトの開発プロセスに関与するさまざまな関係者がすべて含まれます。

このセクションには、プロジェクトの開始時に解決する必要がある正式な契約と詳細も含まれています。

  • 契約は、プロジェクトに関連する多くの異なるエンティティ間で相互に合意された条件であるこの段階で議論されます
  • このセクションでは、開発プロセスを完了するために企業が必要とする可能性のあるリソースを取得するための順位表についても説明します

2. プロジェクト概要

プロジェクト概要

このセクションでは、このプロジェクトが行われている理由と、開発の最終的な方向性について詳しく説明します。 これらの細部がレビューされ、すべてが最初に開発されるプロジェクトの目的と一致することが確認されます。

このセクションで使用する言葉遣いが理解しやすいものであることを確認してください。これは、外部の関係者に、私たちが何について話しているのか、製品/サービスで何をしようとしているのかを理解させるための最初のステップだからです.

上位のSalesforce従業員のシェアとして:

「同僚や家族が、その範囲や成功の様子を説明できない場合は、明確になるまで、この基本的なセクションを更新する必要があります。」

3. プロジェクトの目的

明確な目標を持つ

このセクションでは、会社がプロジェクトを通じて達成したいさまざまな目的のすべてについて説明します。

まだ解決されていない組織のパラダイムの問題を解決したいのか、それとも以前に検討された問題の解決策を見つけようとしているのかに関係なく、その解決策は専門家のパラダイムの一般集団と一致しませんでした。

これをチェックしてください:

効果的な目標設定のための会社の OKR の書き方

4. 業務範囲

リストの次の項目は SOW であり、プロジェクトを確実に成功させるために実行する必要があるすべての作業活動が記述されています。

ドキュメントのこのセクションをデザインするときは、詳細については次のセクションで説明するため、セクションが詳細に飛び込まないように注意してください。 このセクションは、すべての作業の概要を示す簡単な説明として設計するか、箇条書きとして設計することができます。

通常開発されるプロジェクトの作業範囲セクションのほとんどは物事の簡単な説明ですが、プロジェクトでは、ドキュメントの SOW セクションに、使用されるソフトウェアとハ​​ードウェアに関する技術的な詳細を含める必要がある場合があります。開発プロセス。

5. タスク一覧

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次のセクションは、その名前が示すように、プロセスが確実に成功し、やり残しがないことを確認するために、取り組む必要があるさまざまなタスク、アクティビティ、およびプロセスのすべてをまとめたリストです。

このセクションでできることの 1 つは、このセクションにリストされているさまざまな項目をすべて読みやすく理解しやすいものにすることです。 これにより、読者は、セクションに記載されているさまざまなことをすべて理解し、できるだけ早く作業に取り掛かることができます.

これらのタスクは、プロジェクトに関連付けられた成果物ではないことに注意してください。 これらは、予定どおりにすべての成果物を開発し、プロジェクト開発プロセスを成功させるために実行するアクションです。

6. プロジェクトスケジュール

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必要な時間に開発する必要がある成果物の開始日と終了日を全員に通知する必要があるため、名簿にあるプロジェクトのスケジュールは非常に重要です。 しかし、作業範囲文書のこのセクションを作成すると、さらに一歩先を行くことができます。

ドキュメントのこのセクションには、日付に関するすべての詳細と、それらの日付に終了する予定の関連タスクが含まれています。

また、開発プロセスに関連するさまざまなエンティティについてもすべて言及し、誰がいつ何に取り組むかを全員が把握できるようにします。

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7. 成果物

いよいよ本題に入ります。 プロジェクトの成果物は、会社が開発チームに要求する正確な結果です。

プロジェクト ドキュメントのスコープの成果物セクションは、特定のスプリントの終了時または開発プロセス全体の後に開発チームに要求するさまざまな結果をすべてリストする必要がある場所です。

成果物には次のようなものを含めることができます。

  • チームが開発しているプロジェクトまたは Web サイトの完全に機能するプロトタイプ
  • プロジェクトに関連するすべての異なるエンティティの指標を追跡する
  • 開発しようとしているさまざまな Web サイトすべてのページ テンプレート

8.採用プロセス

採用プロセスは、通常、プロジェクト用に開発されているほとんどの SOW ドキュメントには含まれていませんが、すべての SOW ドキュメントに追加されるはずの非常に重要なセクションです。

採用プロセスは、問題のプロジェクトの開発により発生するはずの変更を説明しています。

これらの変更は、会社が刷新しようとしている Web サイトのレイアウト変更である場合もあれば、既存のアプリケーションに導入された新機能であり、これらの機能がどのようになったかである場合もあります。

9. プロジェクト管理

報告

次のステップは、プロジェクト管理の原則をシバン全体に適用することです。 プロジェクトに関連する詳細のほとんどがそれぞれの要素に関連付けられているため、そのショーを路上で行うための管理原則が欠けているだけです。

作業範囲文書に含まれる主要なプロジェクト管理原則は次のとおりです。

私)。 報告

このセクションでは、さまざまなチーム メンバーが、プロジェクト開発プロセスで開発する必要があるタスクに関連付けられています。 あなたはプロジェクト マネージャーとして、これらの任務を割り当て、チームを正しい方向に導くために必要なコーチング任務を処理する必要があります。

ii)。 支払い

このセクションでは、さまざまな財務上の決定が強調されています。 その上で、プロジェクト全体に関連するさまざまな支出、またはプロジェクト開発プロセスで開発される各成果物のコストについても詳しく説明します。

10. 完了基準と承認

大事なことを言い忘れましたが、プロジェクト開発プロセスと承認プロセスの完了基準は、プロジェクトに関連するすべてのエンティティがいつプロジェクトが終了することになっているのかを知り、彼らの知識を固めるために、誰もが見ることができるように説明されています。プロジェクト開発プロセス全体のタイムライン。

SOW を作成するためのヒント

ここでは、作業範囲のドキュメントを開始する前に理解する必要があるヒントをいくつか示します。

1. より視覚的になる

読むことは何かを見ることよりもはるかに難しいことを理解する必要があります. 20 ページの文書に書き込めるよりも、1 枚の写真で何百万もの異なることを伝えることができます。

そのため、作業範囲ドキュメントを作成するときは、作業を支援するために、さまざまなグラフィックと視覚的表現を使用する必要があります。

これにより、チームの他のメンバーが理解しやすくなります。

2. あなたの言語で非常に具体的であること

作業範囲文書で使用する言語は、非常に正確でなければなりません。 ドキュメントで言及するさまざまな単語やエンティティがすべて、すべての人に理解されるようにする必要があります。 そうでなければ、それのポイントは何ですか。

3. 適切なサインオフを得る

プロジェクト マネージャーとして、全員を計画に参加させる必要があります。 これには、チーム メンバーと、プロジェクトに関連するすべての利害関係者が含まれます。

そうすることで、将来の複雑さが軽減され、プロジェクト管理プロセスに関してマネージャーと利害関係者の間で発生する可能性のある対立も軽減されます。