イシューログとは何ですか? プロジェクトマネージャーにとってどのように役立ちますか?

公開: 2022-05-09

どんなに細心の注意を払ってプロジェクトを計画しても、ある時点で問題が発生することは避けられません。ただし、問題は進行状況のわずかな落ち込みであり、完全に停止するわけではないことを忘れないでください。適切な予測と問題のタイムリーな検出により、ソリューションを迅速に開発し、すぐに軌道に戻すことができます。

問題が発生した場合は、問題を追跡するために問題ログを作成する必要があります。それに加えて、問題ログがあるということは、リソースを問題に割り当て、進行状況を追跡し、時間内に解決できるようにすることを意味します。

この投稿では、問題、問題ログなどに関するすべてを学ぶエキサイティングな旅にあなたを連れて行きます. ホップオン！

プロジェクト管理の問題とは?

まず基本的な質問ですが、プロジェクト管理の問題は何ですか? 問題とは、プロジェクトの進行を妨げる重要なものです。それは、競合、矛盾、またはプロジェクトに損害を与える問題である可能性があります。

プロジェクト中には、さまざまな問題が発生する可能性があります。ただし、それらは次の 3 つの主なタイプに分類されます。

リソースなどの問題は、プロジェクトから撤退しなければならない場合があります。そのような場合は、すぐに席を埋める準備ができている別のリソースを見つける必要があります.
仕様外、つまり、プロジェクトの範囲に何か新しいものを追加すること。たとえば、元のデザインには検索バーがなかったのに、検索バーを追加することは仕様外です。
変更要求、つまり、関係者がプロジェクトの範囲内で何かを変更するように要求した場合。たとえば、インターフェースの色の変更など。

時間内に問題に対処して解決することができないと、悲惨な結果につながる可能性があります。配送がわずかに遅れるなどの小さな影響を与える問題もあれば、プロジェクト全体を台無しにして完全な失敗に終わる可能性がある問題もあります。

リスク対。問題

多くの場合、プロジェクトの問題はリスクと混同されます。プロジェクト管理の専門家である NK Shrivastava は、この 2 つの違いを次のように説明しています。

「リスクとは、まだ起こっていないが起こるかもしれない出来事です。 問題はすでに起こっていることです。 主な違いは、タイミングと確率に関連しています。

これらの違いがあるため、リスクを説明するために使用される言葉は未来形です。「これが発生した場合、これは影響を受けます」 問題に対して現在形で使用される言語: 「私たちはこの問題を抱えています。 どのように対処すればよいでしょうか？」

リスクは発生する可能性が高いイベントであるため、PM は通常、リスクに取り組む準備が整っています。彼らは、リスクが発生した場合に実際の作業の流れに影響を与えないようにするための適切なリスク管理手法をすでに設定しています。さらに、PM は常にリスクに注意を払い、常に一歩先を行くことができます。

一方、問題はすぐに対処する必要があります。問題の解決が遅れたり失敗したりすると、プロジェクトの進行が妨げられる可能性があります。

Project Management の問題ログとは?

イシューログは、プロジェクトマネージャーがプロジェクトで発生するすべての問題を監視できるレジスターまたはスプレッドシートです。

ログは、各問題に関する情報を保存する場所であるだけでなく、さまざまな問題について報告および伝達するための優れた方法でもあります。問題が問題ログに追加されると、問題の特定から解決まで追跡されます。

さらに、ログは、リソースに割り当てられたリソースも追跡します。そうすることで、PM は従業員が問題の解決に取り組んでいることを確認できます。ログのもう 1 つの重要な機能は、PM に問題の現在のステータスを最新の状態に保つことです。また、問題が最初に解決されるように、問題に優先順位を付けることができます。

PM はそれを登録簿に記録し、問題が発生するたびに解決されるまで定期的に監視します。簡単な Excel シートを使用して独自の問題ログを作成することもできますが、ログを優れたプロジェクト管理ツールと統合することをお勧めします。これにより、すべてが 1 か所にまとめられ、必要なすべてのデータにすばやくアクセスできるようになり、あちこち移動する必要がなくなります。

問題ログに含まれるもの:

問題ログには、問題に関連するすべての詳細が含まれている必要があります。通常、ログには次のコンポーネントがあります。

問題の名前または番号:通常、問題は非常に異なるため、その区別を維持するために異なる名前または番号を割り当てる必要があります。さらに、ほとんどの場合、問題は複数あります。名前または番号を割り当てることで、問題が混同されないようにすることができます。
問題の種類: 問題の種類を定義すると、適切な解決策を効率的に検索できます。
問題のステータス:問題を追跡する必要があるため、問題のステータスを常に把握しておく必要があります。
問題の説明: 問題について可能な限りすべての情報を提供し、すべての詳細をリストして、問題の責任者が問題を明確に理解し、迅速に解決策を見つけられるようにします。
優先順位: 1 つのプロジェクトで複数の問題が発生する可能性があり、そのすべての問題を解決する必要があることは既に説明しました。しかし、それはあなたが一度にすべてをしなければならないという意味ではありません。代わりに、各問題に優先ステータスを割り当てて、より重要な問題が最初に解決されるようにすることができます。
報告者:問題を特定したメンバーについても知っておく必要があります。彼は、問題の解決策を開発する上で重要な役割を果たすことができます。
オープン日:問題が報告された日付を追跡して、問題を解決する必要がある時期を念頭に置きます。
クローズ日:クローズ日は、問題が解決されたと見なされる日付です。開始日と終了日のデータは、将来同様の問題が発生したときの時間枠を予測するのに役立ちます。
コメント:問題がどのように解決されたか、何が原因で発生したかなどのコメントを追加します。これにより、同様の問題が発生した場合に備えることができます。
割り当て先:プロジェクトの過程で直面する問題が何であれ、それにリソースを割り当てる必要があります。リソースは、問題を解決する責任があります。遅延や失敗は望ましくないため、リソースを割り当てることが重要です。問題に割り当てられた担当者は、指定された時間内に問題が解決されるようにします。
解決策:問題の解決に役立った解決策を記録しておいてください。同様の問題が発生したときはいつでも、問題ログを確認するだけで、問題の適切な解決策を簡単に特定できます。

これらすべての詳細を追加することは、1 つの問題のみを解決することを意味するだけでなく、将来のプロジェクトにも役立ちます。記録されたデータにより、将来そのような問題が発生した場合に備えることができます。プロジェクトに損害を与える前に、問題に対処する準備ができています。さらに、問題の原因となったものを回避しようとします。

問題ログの利点:

問題ログは、間違いを記録して学習する方法です。問題ログの効率性を理解するのに役立ついくつかの利点を次に示します。

問題を最初から最後まで追跡するのに役立ちます
プロジェクト内のすべての問題の視覚的な概要を提供し、すべての問題を一度に把握するのに役立ちます
将来の問題を特定するのに役立ちます。
成長と学習のために問題解決を記録する
プロジェクトの健全性を監視する
チームメンバー間のコミュニケーションを改善する
問題を適切なリソースに割り当てることが容易になり、説明責任が向上します
チームビルディングに役立ちます
時間を節約し、チームの生産性を向上させます
問題の解決と最終製品の期限内の納品が容易になります
プロジェクトの品質向上に役立ちます

組織でログの使用を開始すると、さらに多くのメリットが得られると確信しています (ここに書面でお知らせください)。

問題ログの作成

以下は、独自のログを作成する方法に関する段階的なガイドです。

ステップ 1:スプレッドシートまたは Excel シートを作成するためのツールを選択します。メンバーが 5 人以下の小規模なチームの場合は、Excel シートを作成するのが適切な判断かもしれません。ただし、大規模なチームの場合は、時間と労力を節約できる特別に設計されたツールの使用を検討してください。プロジェクト管理ツールを利用してログを作成することもできます。
ステップ 2:ツールを手にしたら、ID システムを作成して、各号に一意の ID を割り当て、簡単に検索および取得できるようにします。
ステップ 3:問題ログのカテゴリをカスタム構築することもできます。カテゴリを好きなだけ追加して、すべてを整理することができます。また、組織の要件や個人的な好みに応じて、ログをパーソナライズすることもできます。
ステップ 4:ログが作成されたので、情報の追加を開始できます。各問題のカテゴリを入力し、問題ができるだけ早く解決されるように、常にそれに戻ってきてください。
ステップ 5:問題管理ツールを使用している場合は、特定の場合に自動アラートを設定します。たとえば、問題のステータスが変更されたときなどです。これにより、プロジェクトのすべての開発について最新情報が得られます。

結論：

問題ログがあると、作業がはるかに簡単かつシンプルになります。また、nTask などのプロジェクト管理ツールを使用している場合、その心配はかなり軽減されます。

独自の機能を備えた nTask は、プロセスを合理化し、問題の記録と追跡を容易にします。その通知とリマインダーにより、プロジェクトの開発に関する最新情報が得られます。さらに、その複数の管理モジュールにより、管理ニーズに対応するすべてのソリューションが確保されます。

デモと 14 日間の無料トライアルは、このおいしいケーキにアイシングを追加します! さらに、nTask は基本パッケージを無料で提供していることを考えると、比較的安価なオプションです。有料プランでさえ、月額わずか 3 ドルから始まります。

ここでより関連性の高いリソースを見つけてください。

2022年に使用する8つの最高のオンラインプロジェクト管理システム
2022 年のベストリスク管理ソフトウェアベスト 19
プロジェクト管理でリスク評価マトリックスを使用する方法?
2022 年のトップ 7 バグ追跡ツール
ソフトウェアにおける欠陥バグのライフサイクルの詳細なチュートリアル
今すぐ使えるバグ追跡ソフトウェアベスト 6

イシュー ログとは何ですか? プロジェクト マネージャーにとってどのように役立ちますか?