7 najlepszych narzędzi do współpracy nad zawartością

Walka o tworzenie wysokiej jakości treści jest prawdziwa. Wiodąca treść wymaga połączenia różnych pomysłów z wielu mózgów w zakresie tworzenia, oceny i dostarczania treści.

Nawet jeśli jesteś strażnikiem treści, potrzebujesz jasnego podejścia do łączenia się z innymi członkami zespołu, dokumentowania ich działań i oferowania domu dla wszystkich generowanych przez nich informacji.

W tym przypadku pomocna jest współpraca nad treścią, czyli koncepcja obsługi wszystkich aspektów tworzenia i rozpowszechniania treści w jednym miejscu.

Ale jak możesz zebrać wszystkie działania związane z treścią w jednym miejscu? Ten post pokaże, jak. Wyjaśnimy współpracę nad treścią, dlaczego Twój zespół jej potrzebuje i jakie technologie mogą ją wspierać.

Udostępnianie plików, dystrybucja i administrowanie materiałami korporacyjnymi wewnątrz organizacji są możliwe dzięki platformom współpracy informacyjnej, które umożliwiają pracownikom łączenie się w czasie rzeczywistym z członkami zespołu i menedżerami.

Wszyscy codziennie tworzymy i udostępniamy wiele treści. Każdego dnia generowanych jest 2,5 tryliona bajtów danych! Nieustannie udostępniamy pliki — dokumenty, pliki PDF, zestawienia sprzedażowe, pomysły na projekty, materiały szkoleniowe, wytyczne HR itd. — z naszymi współpracownikami za pośrednictwem poczty e-mail, Slacka, wewnętrznych witryn wiki, usług przechowywania w chmurze i tak dalej. Firmy stają się bardziej zaawansowane cyfrowo.

Na szczęście niektóre narzędzia mogą Ci pomóc. Przejdziemy przez 7 najlepszych dostępnych platform współpracy nad zawartością.

Zanim tam dotrzemy, omówimy kilka podstaw.

Platformy do współpracy nad treściami

Platforma współpracy nad treścią to narzędzie, które pomaga firmom osiągnąć dwa kluczowe cele. Promuje współpracę między wszystkimi stronami zaangażowanymi w tworzenie treści i zwiększa wydajność poprzez uproszczenie przepływu większości treści.

W rezultacie większość takich platform posiada kompleksowe funkcje zarządzania dokumentami. Firmy mogą ich używać do przechowywania wszystkich plików w jednym miejscu, co skraca czas członków zespołu na poszukiwanie poprawnych wersji plików. Wiele z tych produktów zapewnia dodatkowe funkcje zabezpieczeń, zapobiegające niepożądanemu dostępowi do plików.

Podczas procesu przeglądu i zatwierdzania taka platforma pozwala zespołom komunikować się na plikach, komentować zasoby i komentować wersje robocze.

Wreszcie, większość oprogramowania do współpracy nad zawartością zawiera funkcje zarządzania projektami. Niektóre używają prostych list zadań, podczas gdy inne pozwalają firmom tworzyć rozbudowane tablice Kanban.

Znaczenie platform do współpracy nad treściami

Korzyści są różne. Najważniejsze są:

• Po pierwsze, posiadanie oprogramowania do współpracy nad zawartością oznacza większą produktywność i mniej błędów. Ponieważ wszystkie pliki znajdują się w jednej lokalizacji, nie ma potrzeby śledzenia wielu wersji, a zespoły mogą po prostu komunikować się o projektach; praca zostaje wykonana.
• Platformy do współpracy nad treścią umożliwiają również bardziej kreatywny wkład wszystkich zaangażowanych stron. Nawet czasochłonny obowiązek poszukiwania ekspertów w danej dziedzinie pod kątem ich poglądów staje się przestarzały.
• Oprogramowanie do współpracy również zwiększa zaangażowanie. Według badań 75% pracowników uważa pracę zespołową za „niezwykle istotną”.
• Platformy współpracy nad treścią ułatwiają uproszczenie procedur organizacyjnych. Technologie te umożliwiają konfigurację, zarządzanie, a nawet automatyzację wielu procesów produkcyjnych.
• Systemy współpracy nad treścią mogą pomóc w dwóch szczególnie trudnych procesach: przeglądzie i informacjach zwrotnych. Takie narzędzia mogą pomóc w rozwoju procesu i wdrożeniu systemu, aby zapewnić terminowe przekazywanie informacji zwrotnych na każdym poziomie procesu produkcji treści.

Nasza lista 7 najlepszych narzędzi do współpracy w zakresie treści na rok 2022

1. Wrike

Wrike to popularne narzędzie do zarządzania projektami dla zespołów każdej wielkości. Wrike to jeden z najbardziej intensywnych systemów współpracy nad treścią na rynku.

Platforma łączy zarządzanie projektami, udostępnianie plików, sprawne zarządzanie zadaniami, centrum treści, korektę online i inne funkcje, aby pomóc firmom szybciej i wydajniej generować treści.

Kluczowe cechy

• Potrafi obsłużyć nieograniczoną liczbę projektów jednocześnie
• Zawiera mnóstwo funkcji porządkowania, takich jak listy zadań, wykresy Gantta, zarządzanie zasobami, śledzenie czasu i niestandardowe pulpity nawigacyjne
• Wrike ułatwia pracę nad poszczególnymi plikami w ramach platformy, oprócz standardowych funkcji, takich jak komentowanie zadań, oznaczanie członków zespołu w komentarzach i przypisywanie zadań do kilku osób jednocześnie
• Wrike konsoliduje wszystko w jednym obszarze, zmniejszając potrzebę kontroli wersji

Cennik:

Dlaczego Wrike?

Zasadniczo Wrike jest łatwym w użyciu narzędziem do usprawnienia wewnętrznego zarządzania projektami i procesów współpracy między członkami zespołu , zarówno w tym samym biurze, jak i oddzielonych oceanem.

2. CELUM

CELUM zapewnia wszystkie możliwości potrzebne do zaangażowania wszystkich w tworzenie treści na tej samej stronie oraz usprawnienia współpracy i współpracy.

Kluczowe cechy:

• Zaawansowana organizacja plików – możesz wygodnie zapisywać i zarządzać pracą swojego zespołu za pomocą wspólnych pracowni CELUM
• Możesz także bezpośrednio dołączać pliki do niektórych działań, aby jeszcze bardziej zwiększyć wydajność
• Narzędzia do zaawansowanej współpracy - Wszyscy interesariusze, od wewnętrznych zespołów kreatywnych po zewnętrznych dostawców, mogą bez wysiłku wchodzić w interakcje i wykonywać zadania z CELUM
• CELUM pozwala definiować złożone role i obowiązki, a także wykorzystywać Roboty do automatyzacji wielu czasochłonnych prac zarządczych
• Terminy i obowiązki - Możesz przydzielić kogoś do jednego stanowiska lub zlecić mu odpowiedzialność za wszystkie zadania na liście za pomocą CELUM
• Możesz także określić ich terminy i zobaczyć cały proces od początku do końca

Cennik:

CELUM zapewnia bezpłatną nieograniczoną subskrypcję dla maksymalnie dziesięciu użytkowników. Płatne plany dla większych zespołów zaczynają się od 14,90 € miesięcznie.

Dlaczego CELUM?

Platforma CELUM Cloud obejmuje cały łańcuch dostaw treści, integrując centrum treści z narzędziami do sprawnej współpracy, automatyzacji procesów, korekty online oraz synchronizacji i udostępniania plików.

Ponad 900 globalnych klientów CELUM obejmuje znane firmy, takie jak Mammoth, SCOTT Sports, HiPP, CLAAS i voestalpine.

3. Obszar roboczy Google

Nie można omawiać oprogramowania do współpracy nad zawartością bez zaadresowania platformy Google. Google Workspace zawiera narzędzia, które umożliwiają firmom współpracę nad treściami. Wszystkie aplikacje Google – Dokumenty, Pakiety, Arkusze, Prezentacje itd.

Kluczowe cechy:

• Usługa Google do współpracy nad treścią, znana jako G Suite, stała się liderem rynku w obszarze współpracy nad treścią
• G Suite oferuje zaawansowane funkcje administracyjne, 30 GB miejsca na użytkownika, wsparcie na żywo, szybki transfer danych i zarządzanie punktami końcowymi
• Autouzupełnianie i inne funkcje AI
• G Suite zawiera również przyjazny dla użytkownika interfejs zaprojektowany przez Google oraz zaawansowane możliwości oparte na sztucznej inteligencji i uczeniu maszynowym.

Cennik:

Google Workspace kosztuje 4,68 EUR za użytkownika miesięcznie.

Dlaczego Google Workspace?

Google Workspace pomaga Ci zrobić więcej, błyskawicznie łącząc Cię z odpowiednią treścią i osobami w Dokumentach, Arkuszach i Prezentacjach. Wiemy również, że kiedy ludzie pracują zdalnie i kontaktują się z klientami online, budowanie więzi międzyludzkich jest jeszcze ważniejsze.

4. ProofHub

ProofHub to oparty na chmurze system współpracy zespołowej i zarządzania projektami, który zawiera wbudowane oprogramowanie do zarządzania plikami, umożliwiające użytkownikom tworzenie, przesyłanie, organizowanie i współpracę nad wszystkimi plikami i dokumentami w jednym miejscu.

W dowolnym momencie możesz dołączać pliki i dokumenty do zadań, dyskusji, czatów i notatek.

Kluczowe cechy:

• Zadania można tworzyć szybko i łatwo, przypisując je różnym osobom, ustalając terminy i przypomnienia oraz dodając notatki do zadań
• Korzystając z tablic Kanban, możesz zorganizować swoją pracę w atrakcyjny wizualnie sposób
• Ustaw reguły przepływu pracy dla każdego projektu, aby przydzielać zadania i współdziałać z członkami zespołu
• Funkcjonalność wykresu Gantta umożliwia planowanie i śledzenie postępów we wszystkich projektach/zadaniach w jednym miejscu
• Użyj @, aby komunikować się z członkami zespołu. Dostaniesz również
• Do czatów w czasie rzeczywistym dostępne jest narzędzie do natychmiastowego czatu

Cennik:

• Subskrypcje premium ProofHub zaczynają się od 50 USD miesięcznie dla maksymalnie 5 użytkowników.

Dlaczego ProofHub?

ProofHub to skuteczne oprogramowanie do współpracy nad zawartością, którego menedżerowie mogą używać do łatwego organizowania codziennych zadań swoich i ich zespołów. Co więcej, dzięki bogatemu zestawowi narzędzi, menedżerowie mogą uzyskać pełną kontrolę nad swoimi zespołami i projektami.

5. BoostHQ

BoostHQ to kolejne przydatne rozwiązanie do współpracy w zakresie treści, które pomaga firmom w tworzeniu, udostępnianiu i porządkowaniu wewnętrznej wiedzy i informacji.

BoostHQ pomaga pracownikom uporządkować wiedzę o firmie w grupy, kategorie i tagi, pozwalając na szybkie i łatwe wyszukiwanie i wyszukiwanie informacji.

Kluczowe cechy:

• Jego głównym celem jest przekazywanie informacji i treści wewnątrz firmy
• Firmy mogą wykorzystywać BoostHQ do gromadzenia i kategoryzowania swojej wiedzy oraz oznaczania konkretnych zasobów, aby były łatwo dostępne dla różnych członków zespołu.
• Platforma zawiera również aspekty, które pozwalają pracownikom dzielić się swoimi przemyśleniami, pomysłami i doświadczeniami w celu wzbogacenia bazy wiedzy firmy

Cennik:

• Subskrypcje BoostHQ zaczynają się od 299 USD miesięcznie dla 100 użytkowników.

Dlaczego BoostHQ?

Gdy potrzebnych jest więcej treści, inteligentne wyszukiwanie BoostHQ udostępnia je. Umożliwia również pracownikom dzielenie się swoimi przemyśleniami i doświadczeniami, a także gromadzenie i przechowywanie wiedzy do wykorzystania w przyszłości.

Dokładna analityka BoostHQ dostarczy Ci informacji o tym, które materiały są najczęściej wykorzystywane i kto jest najbardziej zaangażowany w Twoją firmę.

6. Microsoft Office 365

Microsoft Office 365 to jedna z najbardziej uznanych firm w przestrzeni współpracy nad zawartością, która wydała pierwszą edycję swoich produktów w 1998 roku. Od tego czasu pakiet Office stał się opartą na subskrypcji usługą w chmurze zarówno dla firm, jak i klientów.

Kluczowe cechy:

• Outlook, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, SharePoint, Teams, Yammer i inne podstawowe funkcje są zawarte w najnowszej wersji Office 365, łącząc komunikację i produkcję treści w jeden pakiet
• Ponadto OneDrive działa jako centralne centrum chmury dla wszystkich innych programów pakietu Office
• Pakiet Office ma ugruntowany i przetestowany interfejs użytkownika i środowisko użytkownika i jest dostępny na wszystkich głównych platformach, w tym w aplikacjach Windows, Mac, Web, Android i iOS.
• Dodatkowo aplikacja jest automatycznie aktualizowana i oferuje szablony dla typowych przypadków użycia, umożliwiając przedsiębiorstwom wdrożenie rozwiązania dla konkretnych przypadków użycia bez marnowania zasobów.
• Ten pakiet do współpracy nad zawartością zapewnia ochronę przed spamem i znanymi zagrożeniami za pośrednictwem programu Outlook, ponad 1000 opcji zabezpieczeń i prywatności, konfigurowalną kontrolę dostępu i niestandardowe reguły haseł, aby zagwarantować bezpieczeństwo pracy o znaczeniu krytycznym.

cennik

• Podstawowa wersja Office 365 kosztuje 5 USD za użytkownika miesięcznie, podczas gdy w pełni funkcjonalna warstwa kosztuje 12,50 USD na osobę miesięcznie.

Dlaczego Office 365?

Narzędzia do współpracy w usłudze Office 365 umożliwiają udostępnianie skrzynek pocztowych, kalendarzy, kontaktów i edytowanie dokumentów w czasie rzeczywistym.

Udostępnianie kalendarzy w Exchange pomaga zobaczyć, kto jest dostępny w Twojej firmie, umożliwiając planowanie spotkań, które są wygodne dla wszystkich za pierwszym razem.

Związane z:

6 najlepszych alternatyw dla Microsoft Dynamics 365

7. Smartsheet

Smartsheet to narzędzie do współpracy nad zawartością, które kładzie nacisk na automatyzację, poufność i dostępność. Zawiera formularze, podstawowy pulpit nawigacyjny i generator raportów oraz spersonalizowaną siatkę współpracy.

Kluczowe cechy:

• Aby zwiększyć akceptację, platforma obiecuje być prosta w użyciu i zapewnia połączenia z kilkoma platformami treści
• Smartsheet dostarcza dane na żywo dla aplikacji o znaczeniu krytycznym, a także niestandardowe połączenia API i konektory w celu odblokowania danych w oprogramowaniu, takim jak Microsoft Office i Salesforce
• Smartsheet oferuje również edytor wizualny i zaawansowaną automatyzację, umożliwiając zautomatyzowane operacje, które zwiększają produktywność i zmniejszają tarcie.
• Jest to platforma bezkodowa, obniżająca barierę wejścia dla użytkowników nietechnicznych.
• Oprócz tych funkcji Smartsheet oferuje akceleratory do typowych zadań korporacyjnych.

Cennik:

Platforma oferuje małym i średnim organizacjom 30-dniowy bezpłatny okres próbny i miesięczne plany od 14 do 25 USD. Ceny planów biznesowych z dodatkowymi funkcjami ustalane są indywidualnie.

Dlaczego Smartsheet?

Możesz komunikować się, organizować i raportować pracę w czasie rzeczywistym za pomocą platformy Smartsheet, automatyzować przepływy pracy i skalować nowe procesy.

Smartsheet to coś więcej niż tylko narzędzie do zarządzania wydajnością lub zadaniami; jest to kompleksowa platforma do wykonywania zadań o udowodnionym potencjale, aby pomóc Twojej firmie osiągnąć więcej.

Zobacz także:

Smartsheet a Airtable: który z nich jest skuteczny i bardziej niezawodny?

Dolna linia

Platformy współpracy nad treściami są również w czołówce innowacji w zakresie sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego, dostarczając najnowocześniejszą technologię organizacjom w ich codziennej działalności.

Sprawdzanie gramatyki, inteligentna konwersja prezentacji, inteligentna kontrola dostępu i automatyzacja powtarzalnych operacji zwiększają wydajność i produktywność.

Najlepsze oprogramowanie do współpracy nad zawartością może się różnić w zależności od przypadku użycia.

Wreszcie wszystko sprowadza się do tego, co działa najlepiej dla Ciebie.