Jak zrealizować strategię komunikacji wewnętrznej w 8 krokach
Opublikowany: 2022-10-06Na etapie wzrostu lub podczas istotnych zmian organizacyjnych skuteczna strategia komunikacji wewnętrznej może spowodować lub przerwać transformację biznesową.
Nigdy nie było ważniejszego czasu dla tego typu „marketingu wewnętrznego”. Od końca 2021 r. zaangażowanie pracowników osiągnęło najniższy poziom w organizacjach na całym świecie. Dodatkowo, przejście od pracy twarzą w twarz do modeli pracy hybrydowej iw pełni zdalnej pogorszyło problem.
W tym artykule wyjaśnimy, dlaczego komunikacja wewnętrzna jest ważna, przedstawimy przewodnik krok po kroku, który pomoże Ci zbudować skuteczny plan komunikacji wewnętrznej w celu realizacji Twojej strategii, oraz podzielimy się ekspertyzą, aby zapewnić jak najlepsze wykorzystanie procesu komunikacji wewnętrznej.
Dlaczego nigdy nie powinieneś zaniedbywać swojej strategii komunikacji wewnętrznej?
Każda zmiana lub transformacja biznesowa może być wyzwaniem. Według Gartnera 7 na 10 pracowników dotkniętych zmianą zgłasza wyższy poziom stresu i osiąga gorsze wyniki niż przeciętni pracownicy.
Jednak posiadanie skutecznej strategii komunikacji wewnętrznej może pomóc złagodzić i uporać się z problemami związanymi ze zmianami.
Istnieje kilka korzyści z komunikacji wewnętrznej w kontekście procesu zarządzania zmianą , w tym:
- Skupienie: Informowanie o celach, strategiach i korzyściach płynących ze zmiany organizacji może pomóc zespołom utrzymać tempo i koncentrację podczas wdrażania nowych procesów, technologii lub sposobów pracy lub dostosowywania się do nich.
- Zaangażowanie i motywacja: Wiele organizacji nie podejmuje inicjatyw zmian, ponieważ nie przekazuje „dlaczego” inicjatyw.
- Minimalizowanie oporu przed zmianą: komunikowanie się ze wszystkimi interesariuszami i przewidywanie ich obaw może ułatwić przyjęcie i wdrożenie.
8 kroków do zbudowania i realizacji planu komunikacji wewnętrznej
1. Zrozum sytuację i wyzwalacze
Zanim zaczniesz pracować nad swoim planem, musisz zrozumieć kontekst zmiany i potrzeby komunikacyjne Twojej organizacji. Wiedza o tym, dlaczego Twoja organizacja wprowadza określony rodzaj zmiany, ma kluczowe znaczenie dla zaprojektowania planu komunikacji wewnętrznej, który będzie jej najlepiej służył.
Określ, dlaczego ta zmiana jest potrzebna i co musi się wydarzyć w organizacji, aby odniosła sukces. Cele transformacji Twojej firmy i szersze cele biznesowe muszą również uwzględniać Twój plan komunikacji wewnętrznej.
Poznanie tych aspektów pomoże Ci określić najlepszą ścieżkę realizacji inicjatyw komunikacyjnych.
Oto kilka kluczowych pytań, które powinieneś zadać:
- Co wywołało potrzebę zmian? Czy jest to spowodowane przyjęciem nowych technologii, presją konkurencji, redukcją lub przeprowadzaniem fuzji i przejęć?
- Jakie wymierne korzyści ta zmiana przyniesie firmie, jej pracownikom i przyszłości? Przejrzysty obraz tych wyników może pomóc w komunikowaniu korzyści płynących z inicjatywy zmian w Twojej firmie.
- Co staramy się osiągnąć? Oprócz przyszłej wizji przedstawionej kierownictwu, każdy zespół powinien mieć jasne wskaźniki KPI, OKR lub cele w okresach przejściowych.
- Co należy zmienić, jeśli chcemy osiągnąć te nowe cele firmy? Identyfikacja obszarów zainteresowania jest niezbędna do pomyślnego wdrożenia każdej nowej inicjatywy lub zmiany w organizacji.
Te odpowiedzi pomogą Ci zbudować wysoce efektywną strategię komunikacji wewnętrznej i wpłynąć na proces planowania.
2. Zidentyfikuj interesariuszy
Przed wdrożeniem planu komunikacji wewnętrznej musisz określić różne role i interesariuszy, na których zmiana będzie miała wpływ. Czy dotyczy to członków zarządu? Czy ta zmiana będzie miała znaczący wpływ na menedżerów średniego szczebla, zespoły różnych działów lub pracowników pierwszej linii?
Musisz zmapować wszystkie rodzaje odbiorców, ponieważ pomogą Ci one stworzyć dopasowaną wiadomość dla każdego z nich. Każdy typ będzie miał specyficzne potrzeby i będzie na nie wpływał inaczej. Ponadto każda grupa interesariuszy będzie potrzebować innych dźwigni, aby ich zmotywować. Nie każda publiczność jest taka sama.
„Różne zespoły i różne jednostki biznesowe w Twojej firmie będą wymagały różnych metod komunikacji i języka. Ważne jest, aby zrozumieć, że każdego motywują różne rzeczy”. - Ryan Sanders , dyrektor generalny grupy ds. strategii i tworzenia wartości w Asahi Beverages
Wielu menedżerów nie radzi sobie w tej dziedzinie, ograniczając się do kluczowych decydentów i kadry kierowniczej wyższego szczebla lub całkowicie ignorując niektóre działy. Wynik? Nadmiernie uproszczona i reaktywna strategia komunikacji wewnętrznej.
Twoja strategia komunikacji musi uwzględniać role, obawy i wpływy, jakie przyniosą inicjatywy zmian. Musi również iść dalej i uwzględniać specyficzne potrzeby zespołów w Twojej organizacji.
3. Rozwiń narrację
Po zidentyfikowaniu interesariuszy zaangażowanych w proces zmiany następnym krokiem jest stworzenie historii, która będzie angażować wszystkich.
Celem każdej strategii komunikacji wewnętrznej powinno być ułatwienie szerokiego poparcia wszystkim członkom Twojej organizacji, a nie tylko liderom biznesowym. Powinieneś skutecznie komunikować wartość swojej inicjatywy zmiany, bezpośrednio rozwiązywać problemy i sprawić, by transformacja przebiegała tak płynnie, jak to tylko możliwe.
Tworzenie przekonujących narracji i strategii komunikacyjnych polega na rozważeniu najlepszego sposobu komunikowania inicjatyw zmian różnym odbiorcom.
Na przykład Twój personel w zakładach produkcyjnych będzie wymagał zupełnie innego podejścia niż zespół R&D. Pamiętaj, że każda publiczność ma inną motywację. Powinieneś być w stanie przekazać korzyści płynące ze zmiany każdemu typowi odbiorców i jaki będzie dla nich pozytywny wynik zmiany.
4. Zidentyfikuj kluczowe kanały komunikacji wewnętrznej i narzędzia, których będziesz potrzebować
Następnym krokiem jest określenie, w jaki sposób wykorzystasz narzędzia komunikacji wewnętrznej, aby zmaksymalizować wpływ i zasięg.
Oto kilka możliwych przykładów:
- Przechowuj ważne aktualizacje firmowe w skrzynkach e-mail swoich pracowników, jeśli wiesz, że rzadko je sprawdzają. Na przykład pracownicy pierwszej linii mogą nie mieć własnego firmowego adresu e-mail, więc nie możesz skupić się tylko na jednym kanale komunikacji.
- Skorzystaj z aplikacji komunikacyjnych, takich jak Slack, Teamwork lub Microsoft Teams, aby prowadzić komunikację i zaangażowanie w czasie rzeczywistym.
- Uwzględnij swoją strategię komunikacyjną wokół wydarzeń, takich jak urzędy miasta i spotkania kwartalne, jeśli twoje kierownictwo wyższego szczebla organizuje te spotkania w celu omówienia strategii.
5. Stwórz zestaw narzędzi komunikacyjnych
Nie pomijaj żadnych luk, które mogą prowadzić do nieporozumień lub braku komunikacji. Twórz materiały, które mogą pomóc menedżerom średniego szczebla i liderom zespołów skutecznie komunikować kontekst zmiany i motywować członków zespołu.
Oto kilka sposobów na ułatwienie spójnej komunikacji w całej organizacji:
- Aktualizacje w witrynie intranetowej Twojej organizacji
- Aktualizacje e-mail
- Posty w mediach społecznościowych
- Kursy i webinaria online
- Treningi jeden na jednego
- Warsztaty osobiste lub zdalne
- Materiały szkoleniowe dla menedżerów.
- Krótkie przewodniki wideo
- Wytyczne dotyczące komunikacji z różnymi odbiorcami
Dodatkowa wskazówka : Wybierz mistrza w dziale, kogoś wiarygodnego i szanowanego, kto może pomóc w rozwoju i promować inicjatywy zmian.
Należy również pamiętać, że Twoja strategia komunikacji wewnętrznej może wymagać przejścia przez krzywą uczenia się. Bądź więc cierpliwy, monitoruj wyniki i w razie potrzeby dostosuj swoje podejście i materiały.
6. Ustal harmonogram (i trzymaj się go)
Kluczem do realizacji skutecznej strategii komunikacji wewnętrznej jest bycie na dobrej drodze i dopasowywanie swoich wysiłków do transformacji lub zmian w organizacji.
Realizacja strategii i jej wpływ zostaną zmaksymalizowane, gdy kluczowi gracze zjednoczą się ze wspólnymi celami i obowiązkami.
Wewnętrzna strategia komunikacji z osią czasu, kalendarzem i ramami czasowymi pomoże wszystkim zrozumieć, co należy zrobić i kiedy musi to nastąpić.
7. Ustal cele i kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), aby zmierzyć sukces
Ustalenie harmonogramu to dopiero pierwszy krok. Będziesz także potrzebował sposobu, aby zapewnić, że wszyscy kluczowi gracze spójnie pracują nad Twoimi celami komunikacyjnymi. Plan komunikacji wewnętrznej bez realizacji jest wart tylko papieru, na którym jest napisany.
Aby zmierzyć sukces swoich inicjatyw, musisz śledzić metryki i mierzyć postępy, niezależnie od tego, czy używasz wskaźników KPI, OKR , czy jakiejkolwiek innej metodologii zarządzania wydajnością.
Na przykład na platformie do realizacji strategii, takiej jak Cascade, możesz zbudować swój plan komunikacji wewnętrznej, ustalić cele i wskaźniki KPI oraz przypisać członków zespołu do zwiększania odpowiedzialności.
Zalecana literatura: Jak napisać plan strategiczny
8. Przejrzyj i dostosuj swoją strategię
Jeśli chcesz mieć skuteczną strategię komunikacji wewnętrznej, która nie zakończy się fiaskiem w ciągu następnych sześciu miesięcy, musisz ją przejrzeć i w razie potrzeby skorygować.
Możesz na przykład przyjrzeć się współczynnikowi klikalności i otwarci wiadomości e-mail, jak pracownicy reagują na Twoje podejście i uzyskać informacje zwrotne na temat rodzaju używanej treści. Jeśli plan A nie działa, przełącz się na plan B .
Zamiast przełączać się między wieloma narzędziami i arkuszami kalkulacyjnymi w celu uzyskania aktualnych informacji o postępach, przejdź do Cascade i uzyskaj pełny wgląd w to, co dzieje się z Twoim planem komunikacji wewnętrznej.
Najlepsze praktyki, o których należy pamiętać
Różne regiony wymagają różnych podejść
Operacje globalne muszą dostosowywać strategie komunikacji wewnętrznej do unikalnych potrzeb kultury firmy i zespołu w każdym regionie. Jeśli masz uniwersalny szablon do komunikacji z pracownikami, Twoja wewnętrzna komunikacja nie będzie skuteczna.
„Tworzenie skutecznych grup roboczych jest wystarczająco trudne, gdy wszyscy są lokalni, a ludzie dzielą tę samą przestrzeń biurową. Jednak gdy członkowie zespołu pochodzą z różnych krajów i środowisk funkcjonalnych oraz pracują w różnych lokalizacjach, komunikacja może szybko ulec pogorszeniu”. - Tsedal Neeley, Harvard Business Review .
Uczyń zaangażowanie najwyższym priorytetem
Zaangażowanie pracowników , zwłaszcza w kontekście zarządzania zmianą, powinno być zawsze najważniejsze podczas tworzenia strategii komunikacji wewnętrznej.
„Kiedy ludzie czują, że mają pewną kontrolę nad wykonywaną pracą, ogólnie doświadczają wyższego poziomu odpowiedzialności i własności”. - Tom Wright, Kaskada.
Współpraca jest kluczem do dynamicznej strategii
Zaangażowanie kluczowych interesariuszy w strategię komunikacji wewnętrznej zapewni dodatkowe spostrzeżenia, przemyślenia i doświadczenia. Regularne informacje zwrotne od pracowników mogą również pomóc uniknąć pułapek, znaleźć nowe możliwości i szybciej osiągnąć cele biznesowe. Zapomnij o podejściu odgórnym, w którym liderzy biznesu dyktują realizację strategii. Strategia musi być wielokierunkowa.
„ Najsilniejsze organizacje przywiązują dużą wagę do punktu widzenia swoich pracowników i chcą bezpośrednio od swoich pracowników słyszeć o tym, jak zmiany na nich wpływają ”. - Bill Docherty, Deloitte .
Nie daj się zwieść
Jeśli chcesz, aby Twoja strategia komunikacji była skuteczna, musisz zrealizować swój plan. Jednym ze sposobów, aby to zrobić, jest pogrupowanie celów w obszary zainteresowania, aby upewnić się, że Twój zespół wykonuje pracę, która jest spójna z Twoją strategią zarządzania zmianą i komunikacji wewnętrznej.
„ Zasadą jest, że jeśli działanie nie pasuje do jednego z twoich obszarów zainteresowania – nie powinno się dziać – przynajmniej nie teraz. Oczywiście mogą istnieć „wyjątki awaryjne” tu i tam – ale ważne jest, aby zaangażować się w ten proces. ” - Tom Wright, Kaskada.
Realizuj swoją strategię
Stworzenie strategii komunikacji wewnętrznej jest kluczowe, jeśli chcesz zmaksymalizować pozytywny wpływ inicjatyw zmian. Zaniedbanie tego aspektu zarządzania zmianą może prowadzić do oporu organizacji, wypalenia i dodatkowego stresu.
Wykonaj osiem kroków, które omówiliśmy, a powinieneś być w stanie sformułować strategię komunikacji wewnętrznej i stworzyć plan strategiczny, który będzie wspierał zmiany organizacyjne, ułatwiał zaangażowanie i pobudzał inicjatywy transformacji Twojej firmy.
To jednak tylko punkt wyjścia. Opracowanie strategii to tylko połowa sukcesu. Wykonanie go to reszta. I trzeba mieć do tego odpowiednie narzędzia.
Zarejestruj się w Cascade i weź ją na przejażdżkę za darmo. Nie jest wymagana karta kredytowa i żadne rozmowy o sprzedaży, dopóki nie będziesz gotowy, aby szybciej osiągnąć swoje cele.