Planowanie kwartalne: przewodnik z najlepszymi praktykami (+ bezpłatny szablon)

Opublikowany: 2023-04-12

Twój plan kwartalny to nie tylko kartka papieru, ale kluczowy plan działania, który pozwoli skutecznie realizować strategie biznesowe. Bez solidnego planu kwartalnego spełnianie oczekiwań kierownictwa staje się grą losową.

W tym artykule pokażemy, jak postrzegać planowanie kwartalne jako potężny wzmacniacz udanej realizacji strategii, a nie tylko pudełko do odhaczenia.

Udostępnimy również najlepsze praktyki, wskazówki i bezpłatny szablon, aby uprościć proces planowania kwartalnego. Dzięki odpowiedniemu nastawieniu i podejściu nie tylko spełnisz oczekiwania kierownictwa, ale także uwolnisz pełny potencjał swojego zespołu w celu osiągania wyników biznesowych.

Darmowy szablon Pobierz nasz darmowy szablon planu kwartalnego Pobierz ten szablon

Co to jest planowanie kwartalne?

Planowanie kwartalne pomaga organizacjom i liderom zespołów wyznaczać cele krótkoterminowe, alokować zasoby i monitorować postępy w ciągu trzech miesięcy.

Prawidłowo wykonany powinien łączyć realizację krótkoterminową z długoterminową wizją, utrzymywać tempo realizacji i zapewniać, że zespoły osiągają wyniki, jednocześnie dopasowując je do pożądanych wyników biznesowych.

Skuteczne planowanie kwartalne powinno służyć jako drogowskaz, dzięki któremu realizacja strategii będzie skoncentrowana, elastyczna i na właściwym torze.

Planowanie kwartalne nie powinno być ćwiczeniem, o którym zapomina się zaraz po wyjściu z sesji planowania kwartalnego.

Przyjęcie drugiego podejścia może prowadzić do niezamierzonych konsekwencji i niesie ze sobą ukryte koszty:

  • Priorytetowe traktowanie myślenia krótkoterminowego nad myśleniem strategicznym: Skupienie się na krótkoterminowych korzyściach uniemożliwia firmie osiągnięcie długoterminowego, trwałego sukcesu i powoduje rozbieżności na różnych poziomach organizacji. Mówiąc prościej, jeśli skupisz się na gonieniu własnego ogona, jak zdasz sobie sprawę, że biegasz w kółko?
  • Brak elastyczności: Plany kwartalne utrwalone i zapomniane do następnego zaplanowanego przeglądu kwartalnego często skutkują straconymi szansami. Nowe pomysły są spychane na bok, innowacja staje się brzydkim słowem, a zespoły powtarzają cykl za cyklem miernych wyników i „akceptowalnego” wzrostu.
  • Stracony czas: kiedy zespół koncentruje się na stworzeniu idealnego planu, szczegóły planowania mają pierwszeństwo przed wynikami. W rezultacie spędzasz zbyt dużo czasu na planowaniu, zamiast jak najszybciej przystąpić do realizacji i iteracji na bieżąco. Pamiętaj, że dostosowanie planów jest lepsze niż brak możliwości.

Polecana lektura: Strategia vs Egzekucja: Jak wyrwać się z pułapki planowania strategii

Korzyści z planowania kwartalnego dla realizacji strategii

Jako instrument realizacji strategii, planowanie kwartalne zapewnia szereg korzyści, takich jak:

  • Kierunek strategiczny: Dobrze przeprowadzony proces planowania kwartalnego pozwoli Twojej organizacji skoncentrować się i pomoże wszystkim na wszystkich poziomach organizacji od początku do końca kwartału.

  • Dostosowanie celów biznesowych i zespołów: Właściwe planowanie kwartalne zapewnia, że ​​wszyscy członkowie zespołu pracują razem nad osiągnięciem tych samych celów, projekty mają sens strategiczny, a cele kwartalne są konsekwentnie dodawane do celów długoterminowych.

  • Utrzymane tempo realizacji: planowanie kwartalne może pomóc w utrzymaniu tempa w miarę postępów w ciągu roku. Może to być niezwykle pomocne, jeśli musisz dostosować swoje podejście w obliczu niepewności i wyzwań.

  • Zwiększone zaangażowanie i odpowiedzialność: kwartalne spotkania dotyczące planowania to idealny sposób na zaangażowanie członków zespołu w proces planowania, zwiększenie zaangażowania oraz zwiększenie zaangażowania i odpowiedzialności za postępy.

  • Lepsza alokacja zasobów: Twoje planowanie strategiczne należy przekształcić w zrozumiałe kroki. Oznacza to rozważenie potrzeb i możliwości biznesowych Twojej organizacji. Planowanie kwartalne ułatwia dostosowanie i efektywniejszą alokację zasobów, zapewniając, że najważniejszym inicjatywom poświęca się tyle uwagi, na ile zasługują.

6 najlepszych praktyk zapewniających prawidłowy proces planowania kwartalnego

Proces planowania kwartalnego może zwiększyć wysiłki zespołu i wydajność organizacji, gdy jest postrzegany jako część realizacji strategii. Ale zmieniając swoje podejście, rozważ następujące wskazówki, które pomogą Ci uniknąć typowych pułapek, z którymi boryka się wiele firm:

1. Przeprowadź inżynierię wsteczną swoich celów

Ten krok polega na cofnięciu się od pożądanych wyników lub „szerszego obrazu” w celu stworzenia skutecznej strategii kwartalnej.

Przejrzyj najważniejsze strategiczne cele i inicjatywy na dany rok i upewnij się, że są najważniejsze podczas burzy mózgów dotyczącej priorytetów na następny kwartał.

Na przykład, jeśli rocznym celem firmy jest zwiększenie przychodów o 20%, zacznij od tego celu i podziel go na mniejsze cele kwartalne, które są zgodne z Twoim celem długoterminowym. Następnie przypisz projekty, inicjatywy i właścicieli, aby zwiększyć odpowiedzialność i postępy w osiąganiu wyników.

Zalecana lektura: Właściwy sposób wyznaczania celów zespołu

2. Przeprowadź przegląd „wyciągniętych wniosków”.

Przegląd „wyciągniętych wniosków” to prosty, ale potężny pomysł, często pomijany. Może nie zawsze jest to zabawne, ale wyciąganie wniosków ze zwycięstw i porażek z poprzedniego kwartału może być ogromnym atutem w ulepszaniu strategii w następnym kwartale.

Oto jak Cascade może Ci pomóc:

Chcesz jak najlepiej wykorzystać swoją lekcję? Połącz to z raportami strategicznymi Cascade, aby porównać swoją wydajność z wyznaczonymi celami i KPI, zagłębić się w podstawowe przyczyny zwycięstw i porażek oraz zidentyfikować obszary wymagające optymalizacji w przyszłości. Będziesz mógł generować szczegółowe raporty i nadawać kontekst swoim danym.

zgłoś gif-1

3. Włącz ćwiczenie „gra wojenna”.

„Gra wojenna” to ćwiczenie symulacyjne, które sprawdza twoją strategię pod kątem różnych wyników. To doskonały sposób na umożliwienie zespołom zbadania i wypróbowania różnych podejść w środowisku bez ryzyka.

Można go na przykład użyć do oceny potencjalnego wpływu destrukcyjnego ruchu ze strony konkurenta na rynku i opracowania strategicznych reakcji w celu ograniczenia ryzyka i wykorzystania szans.

Włączenie tej praktyki do planowania kwartalnego promuje współpracę międzyfunkcyjną , krytyczne myślenie i podejmowanie decyzji wśród kierownictwa wyższego szczebla, ostatecznie zwiększając elastyczność i przewagę konkurencyjną firmy.

4. Zachęcaj do współpracy międzyfunkcyjnej

Planowanie kwartalne powinno angażować wszystkie działy i interesariuszy w realizację Twojej strategii. Planowanie i strategia w silosach ogranicza twoje cele i utrudnia skuteczną realizację. Wspieraj kulturę współpracy i komunikacji, aby zapewnić zgodność strategiczną i poparcie dla strategii.

Polecany film: Jak osiągnąć wyrównanie w zespołach (z Milesem Wilsonem, dyrektorem zarządzającym Red Bull i Jordanem Colreavy, szefem strategii kategorii w L'Oreal)

5. Przyjmij nastawienie „rozwojowe”.

Kiedy jesteś przywiązany do sztywnego planu kwartalnego, tracisz możliwość dostosowania i dostosowania strategii w odpowiedzi na nowe informacje i zmieniające się okoliczności. Zamiast tego powinieneś być otwarty na dostosowywanie swoich planów w oparciu o nowe informacje, spostrzeżenia i opinie.

Jednym ze sposobów wprowadzenia tego w życie jest ustanowienie regularnych kontroli w ciągu kwartału w celu przeglądu postępów i dokonania niezbędnych zmian w strategii. Oczekiwanie na kwartalne spotkanie w celu przeglądu postępów i stwierdzenia, że ​​coś nie działa, może spowodować opóźnienia nawet do trzech miesięcy, co może być szkodliwe dla ogólnego sukcesu Twojej strategii.

Niestety, tylko 18% członków zespołu patrzy na postępy tygodniowo ( według badania 1750 osób ), a szkoda, ponieważ może to mieć znaczący wpływ na realizację Twojej kwartalnej strategii. Musisz pamiętać o swojej strategii przez cały kwartał.

Oto jak Cascade może Ci pomóc:

Dzięki pulpitom nawigacyjnym Cascade możesz zachować realizację strategii na pierwszym planie, bez względu na to, co się dzieje. Dzięki aktualizacjom wydajności w czasie rzeczywistym i dostosowywanym wizualizacjom danych możesz łatwo śledzić postępy, identyfikować przeszkody i wprowadzać poprawki na bieżąco. Koniec z czekaniem do końca kwartału, aby dowiedzieć się, że zboczyłeś z kursu. Dzięki Cascade możesz być na bieżąco na każdym etapie.

Kaskadowy pulpit wskaźników KPI dla finansów

6. Mierz postępy w stosunku do długoterminowych celów biznesowych

Zamiast koncentrować się wyłącznie na wynikach krótkoterminowych w planowaniu kwartalnym, mierz postępy w realizacji celów długoterminowych , aby zapewnić postęp w realizacji ogólnej wizji . Pomoże Ci to skoncentrować się na długoterminowych celach, jednocześnie osiągając krótkoterminowe korzyści.

Oto jak Cascade może Ci pomóc:

W Cascade możesz łączyć krótkoterminowe cele i projekty z długoterminowymi celami strategicznymi i mierzyć postępy. Możesz nawet podzielić swój plan roczny na mniejsze cele kwartalne i upewnić się, że wszyscy pracują nad wspólnymi celami.

Pasek boczny celu wyrównania w kaskadzie

Bez względu na to, jakie ramy wyznaczania celów preferujesz, Cascade Cię wspiera. Niezależnie od tego, czy wolisz cele i kluczowe wyniki (OKR) , model kaskadowy , V2MOM , Hoshin Kanri czy zrównoważoną kartę wyników , mamy coś dla Ciebie. Ale nie poprzestajemy na tym.

Dzięki Cascade możesz nawet dostosować swój plan do preferowanej terminologii i struktury. Zgadza się, z Cascade to ty decydujesz. Nasza potężna platforma pracuje dla Ciebie, a nie na odwrót.

Darmowy szablon Pobierz nasz darmowy szablon planu kwartalnego Pobierz ten szablon

Kluczowe elementy, które powinieneś mieć w swoim planie kwartalnym

Dobrze opracowany plan kwartalny, który koncentruje się na strategii, powinien zwiększyć wpływ wysiłków Twojego zespołu i zapewnić powtarzalne wyniki. Dlatego powinien zawierać dwie grupy elementów:

Planowanie na wysokim poziomie

Przegląd wyników z przeszłości: Aby uwolnić się od powtarzających się cykli, musisz zrozumieć wyniki z poprzedniego kwartału i zidentyfikować obszary wymagające poprawy.

Ocena zdolności: oceń mocne i słabe strony swojego zespołu, aby dostosować je do celów strategicznych.

Cele firmy: włącz długoterminowe cele swojej firmy do planowania kwartalnego, aby skoncentrować swoje wysiłki i nadać priorytetom szerszy kontekst.

Kluczowe elementy planu kwartalnego

Obszary zainteresowania: Zidentyfikuj i sformułuj obszary zainteresowania na kwartał, aby wypełnić lukę między celami długoterminowymi a celami doraźnymi wyznaczonymi na następne trzy miesiące.

Kwartalne cele i cele: Zdefiniuj wyniki, które Twoja organizacja lub zespół zamierza osiągnąć w ciągu kwartału, i współpracuj z członkami zespołu, aby ustalić kroki działania, aby je osiągnąć.

Metryki: określ wymierne miary, których Twoja organizacja użyje do śledzenia i oceny krótko- i długoterminowej wydajności. Można je dalej podzielić na cele określone w czasie, znane jako miary, w ramach każdego kwartału.

Właściciele i współpracownicy: Przypisz własność do kluczowych osób odpowiedzialnych za osiągnięcie wyników w nadchodzącym kwartale. Właściciele Twojego projektu lub inicjatywy zapewnią osiągnięcie celów i pociągnięcie do odpowiedzialności, jeśli coś pójdzie nie tak.

Oś czasu: Utwórz oś czasu oczekiwanych dat, zależności i kamieni milowych, aby upewnić się, że zespoły rozumieją oczekiwania dotyczące przebiegu kwartału.

Zalecana lektura: Jak napisać plan strategiczny, który daje wyniki + przykłady

Opracuj swój gotowy do realizacji plan za pomocą naszego szablonu planowania kwartalnego

Jeśli chcesz wykorzystać planowanie kwartalne jako wzmacniacz do realizacji strategii, skorzystaj z naszego szablonu, aby rozpocząć:

1. Pobierz szablon planu kwartalnego

Aby rozpocząć korzystanie z szablonu planowania kwartalnego, kliknij poniższy link.

Pobierz bezpłatny szablon planu kwartalnego.

Po zarejestrowaniu się szablon zostanie automatycznie załadowany do obszaru roboczego platformy i będzie gotowy do użycia. To takie proste.

2. Dostosuj swój szablon

Następnie dostosuj swój plan kwartalny do swoich strategicznych celów i celów.

Dostosuj wstępnie wypełnione obszary zainteresowania, cele, działania i wskaźniki w planie kwartalnym zgodnie z potrzebami biznesowymi. Możesz także modyfikować daty, tytuły projektów i konkretne inicjatywy, aby dopasować je do swoich celów.

3. Zintegruj Cascade ze swoimi źródłami danych

Dzięki Cascade masz dwie opcje śledzenia wskaźników KPI: ręcznie i automatycznie .

Ta druga opcja jest znacznie bardziej wydajna, ponieważ upraszcza gromadzenie danych i zapewnia pracę z dokładnymi i aktualnymi danymi.

Integrując Cascade ze swoimi ulubionymi narzędziami do zarządzania projektami i biznesowymi, takimi jak Excel, Arkusze Google lub Twój CRM, możesz łatwo importować dane KPI i informować zespół na bieżąco.

Koniec z martwieniem się ręcznym wprowadzaniem danych lub nieścisłościami — pozwól Cascade zająć się ciężką pracą za Ciebie.

4. Przyprowadź członków swojego zespołu

Wyślij zaproszenie członkom swojego zespołu do współpracy nad wspólnymi KPI i upewnij się, że wszyscy są na tej samej stronie.

Dzięki Cascade możesz przypisywać role i obowiązki, konfigurować powiadomienia i komunikować się ze swoimi zespołami w jednym miejscu.

5. Proaktywnie zarządzaj wynikami kwartalnymi

Jeśli chcesz pomóc swojej organizacji osiągać najlepsze wyniki i osiągać lepsze wyniki, planowanie kwartalne nie powinno być statycznym dokumentem typu „ustaw i zapomnij”.

Powinien pomóc Ci odpowiedzieć na kluczowe pytania dotyczące wykonania, takie jak:

  • Czy idziemy w dobrym kierunku?
  • Czy nadal jesteśmy na dobrej drodze?
  • Czy musimy się dostosowywać?
  • Czy nadal jesteśmy zgodni z celami biznesowymi?

Gdy Twój plan kwartalny jest gotowy i gotowy do uruchomienia, podziel się nim z interesariuszami, aby wszyscy byli na tej samej stronie, i zacznij używać Cascade jako centrum dowodzenia swoją realizacją.

Oto jak Cascade może Ci pomóc:

Przyspiesz raportowanie: Wykorzystaj raporty strategii do tworzenia zwięzłych i dokładnych dokumentów o postępach Twoich zespołów.

Monitoruj to, co ważne: skonfiguruj niestandardowe pulpity nawigacyjne z aktualizacjami odpowiednich wskaźników KPI w czasie rzeczywistym, aby trzymać rękę na pulsie realizacji.

Uprość złożone inicjatywy strategiczne dzięki wizualizacjom: wykorzystaj widok mapy drogowej (wykres w stylu Gantta) do komunikowania priorytetów, monitorowania wyników oraz śledzenia terminów i projektów.

widok osi czasu gif w kaskadzie

Więcej powiązanych szablonów:

  • Roczny szablon planowania strategii
  • Kwartalny szablon planu celów biznesowych
  • Szablon kwartalnego planu strategicznego

Zaplanuj i realizuj swoje strategie z Cascade

Niezależnie od tego, czy chcesz wykorzystać kwartalne planowanie biznesowe jako skróconą wersję planu rocznego , czy też przekształcić je w narzędzie do realizacji krótkoterminowej strategii, wszystko zależy od Ciebie.

Jednak zmiana sposobu myślenia o planowaniu kwartalnym z wyznaczania celów na inicjatywę realizacji strategii może zmienić proces planowania kwartalnego. Wypróbuj i przekonaj się sam.

Gotowy żeby zacząć? Załóż bezpłatne konto i już dziś uzyskaj szablon planu kwartalnego.

Darmowy szablon Pobierz nasz darmowy szablon planu kwartalnego Pobierz ten szablon

Często zadawane pytania dotyczące planowania kwartalnego

Jaka jest różnica między planowaniem kwartalnym a rocznym?

Planowanie kwartalne koncentruje się na wyznaczaniu celów , przydzielaniu zasobów i monitorowaniu postępów w okresie trzech miesięcy. Natomiast planowanie roczne obejmuje strategiczne cele i priorytety organizacji wysokiego szczebla na cały rok.

Jaka jest różnica między sprintem a ćwiartką?

Sprint to krótki, ograniczony czasowo okres, zwykle od 2 do 4 tygodni, mający na celu wykonanie określonego zestawu zadań lub elementów dostarczanych. Z drugiej strony kwartał to trzymiesięczny okres na ustalenie i pracę nad szerszymi celami strategicznymi.

Jak zaplanować rok w kwartałach?

Aby zaplanować rok w kwartałach, dobrym początkiem jest zastosowanie schematu „teraz, blisko, daleko” do ustalania priorytetów celów i inicjatyw. Jest to proste podejście do określenia, co musisz osiągnąć teraz (krótkoterminowo), w bliskiej przyszłości (średnioterminowej) i dalekiej (dalekiej przyszłości).