As 7 principais ferramentas de colaboração de conteúdo a serem usadas

A luta para criar conteúdo de alta qualidade é real. O conteúdo principal precisa mesclar várias ideias de muitos cérebros sobre criação, avaliação e entrega de conteúdo.

Mesmo se você for um soldado de conteúdo, você precisa de uma abordagem clara para se conectar com outros membros da equipe, documentar suas atividades e oferecer um lar para todas as informações que eles geram.

É aqui que a colaboração de conteúdo, ou o conceito de lidar com todos os aspectos da criação e difusão de conteúdo em um só lugar, é útil.

Mas como você pode reunir todas as suas atividades de conteúdo em um só lugar? Este post irá demonstrar como. Explicaríamos a colaboração de conteúdo, por que sua equipe precisa dela e quais tecnologias podem ajudar a suportá-la.

O compartilhamento de arquivos, distribuição e administração de material corporativo dentro de uma organização são possibilitados por plataformas de colaboração de informações, que permitem que os funcionários se conectem em tempo real com membros da equipe e gerentes.

Todos nós criamos e compartilhamos muito conteúdo todos os dias. Todos os dias, 2,5 quintilhões de bytes de dados são gerados! Estamos constantemente compartilhando arquivos – documentos, PDFs, apresentações de vendas, ideias de projetos, material de treinamento, diretrizes de RH e assim por diante – com nossos colegas de trabalho por e-mail, Slack, wikis internos, serviços de armazenamento em nuvem e assim por diante. As empresas se tornam mais experientes digitalmente.

Felizmente, algumas ferramentas podem ajudá-lo. Passaremos por 7 das melhores plataformas de colaboração de conteúdo disponíveis.

Antes de chegarmos lá, vamos passar por cima de alguns fundamentos.

Plataformas de colaboração de conteúdo

Uma plataforma de colaboração de conteúdo é uma ferramenta que ajuda as empresas a atingir dois objetivos principais. Promove a cooperação entre todas as partes envolvidas na criação de conteúdo e aumenta a eficiência ao simplificar a maioria dos fluxos de trabalho de conteúdo.

Como resultado, a maioria dessas plataformas possui recursos abrangentes de gerenciamento de documentos. As empresas podem usá-los para manter todos os arquivos em um único local, reduzindo o tempo dos membros da equipe procurando as versões corretas dos arquivos. Muitos desses produtos fornecem recursos de segurança adicionais para ajudar a evitar o acesso indesejado aos arquivos.

Durante o processo de revisão e aprovação, essa plataforma permite que as equipes se comuniquem em arquivos, façam comentários sobre ativos e anotem rascunhos.

Por fim, a maioria dos softwares de colaboração de conteúdo inclui recursos de gerenciamento de projetos. Alguns usam listas de tarefas simples, enquanto outros permitem que as empresas desenvolvam quadros Kanban elaborados.

Importância das plataformas de colaboração de conteúdo

Existem várias vantagens. Os seguintes são os mais importantes:

• Para começar, ter um software de colaboração de conteúdo implementado implica em produtividade mais rápida e menos erros. Como todos os arquivos estão em um local, não há necessidade de rastrear várias versões e as equipes podem simplesmente se comunicar sobre projetos; o trabalho é feito.
• As plataformas de colaboração de conteúdo também permitem contribuições mais criativas de todas as partes envolvidas. Mesmo a tarefa demorada de rastrear especialistas no assunto por seus pontos de vista está se tornando obsoleta.
• O software de colaboração também aumenta o engajamento. De acordo com a pesquisa, 75% dos funcionários consideram o trabalho em equipe “extremamente vital”.
• As plataformas de colaboração de conteúdo facilitam a simplificação dos procedimentos organizacionais. Essas tecnologias permitem a configuração, gerenciamento e até automação de muitos processos de produção.
• Os sistemas de colaboração de conteúdo podem ajudar em dois processos particularmente difíceis: revisão e feedback. Essas ferramentas podem ajudar no desenvolvimento do processo e na implementação do sistema para garantir que o feedback ocorra no prazo em cada nível do processo de produção de conteúdo.

Nossa lista das 7 principais ferramentas de colaboração de conteúdo para 2022

1. Wrike

O Wrike é uma ferramenta de gerenciamento de projetos popular para equipes de todos os tamanhos. O Wrike é um dos sistemas de colaboração de conteúdo mais intensivos do mercado.

A plataforma combina gerenciamento de projetos, compartilhamento de arquivos, gerenciamento ágil de tarefas, centro de conteúdo, revisão online e outros recursos para ajudar as empresas a gerar conteúdo com mais rapidez e eficiência.

Características principais

• Ele pode lidar com um número ilimitado de projetos de uma só vez
• Inclui uma infinidade de recursos de organização, como listas de tarefas, gráficos de Gantt, gerenciamento de recursos, controle de tempo e painéis personalizados
• O Wrike simplifica o trabalho em arquivos individuais dentro da plataforma, além de recursos padrão, como comentar tarefas, marcar membros da equipe em comentários e atribuir tarefas a várias pessoas ao mesmo tempo
• O Wrike consolida tudo em uma única área, reduzindo a necessidade de controle de versão

Preços:

Por que Wrike?

Em sua essência, o Wrike é uma ferramenta fácil de usar para simplificar os processos internos de gerenciamento de projetos e colaboração entre os membros da equipe , seja no mesmo escritório ou separados por um oceano.

2. CELUM

O CELUM fornece todos os recursos necessários para envolver todos na criação de conteúdo na mesma página e melhorar a cooperação e a colaboração.

Características principais:

• Organização avançada de arquivos - você pode salvar e gerenciar convenientemente o trabalho de sua equipe usando as salas de trabalho compartilhadas do CELUM
• Você também pode anexar arquivos diretamente a determinadas atividades para aumentar ainda mais a eficiência
• Ferramentas para cooperação avançada - Todas as partes interessadas, desde equipes criativas internas até fornecedores externos, podem interagir sem esforço e fazer as coisas com o CELUM
• O CELUM permite definir funções e deveres complexos, bem como empregar robôs para automatizar inúmeras tarefas de gerenciamento demoradas
• Prazos e responsabilidades- Você pode designar alguém para um único trabalho ou responsabilizá-lo por todas as tarefas de uma lista usando o CELUM
• Você também pode especificar suas datas de vencimento e ver o processo completo do início ao fim

Preços:

O CELUM oferece uma assinatura gratuita e ilimitada para até dez usuários. Os planos pagos para equipes maiores começam em € 14,90 por mês.

Por que CELUM?

A plataforma CELUM Cloud abrange toda a cadeia de fornecimento de conteúdo, integrando um hub de conteúdo com ferramentas para cooperação ágil, automação de processos, revisão online e sincronização e compartilhamento de arquivos.

A base global de mais de 900 clientes da CELUM inclui empresas conhecidas como Mammoth, SCOTT Sports, HiPP, CLAAS e voestalpine.

3. Espaço de trabalho do Google

É impossível discutir software de colaboração de conteúdo sem abordar a plataforma do Google. O Google Workspace inclui ferramentas que permitem que as empresas colaborem no conteúdo. Todos os aplicativos do Google – Documentos, Suite, Planilhas, Apresentações e assim por diante.

Características principais:

• O serviço de colaboração de conteúdo do Google, conhecido como G Suite, emergiu como líder de mercado na área de colaboração de conteúdo
• O G Suite vem com controles administrativos avançados, 30 GB de armazenamento por usuário, suporte ao vivo, transferência rápida de dados e gerenciamento de endpoints
• Autocomplete e outros recursos de IA
• O G Suite também inclui uma interface amigável projetada pelo Google e recursos avançados com inteligência artificial e aprendizado de máquina.

Preços:

O Google Workspace custa € 4,68 por usuário por mês.

Por que o Google Workspace?

O Google Workspace ajuda você a fazer mais, vinculando instantaneamente a conteúdo e pessoas relevantes no Documentos, Planilhas e Apresentações. Também sabemos que quando as pessoas trabalham remotamente e interagem com clientes online, construir laços humanos é ainda mais importante.

4. ProofHub

O ProofHub é um sistema de gerenciamento de projetos e colaboração em equipe baseado em nuvem que inclui software de gerenciamento de arquivos integrado, permitindo que os usuários criem, carreguem, organizem e colaborem em todos os seus arquivos e documentos em um único local.

Você pode anexar arquivos e documentos a tarefas, discussões, bate-papos e notas a qualquer momento.

Características principais:

• As tarefas podem ser criadas de forma rápida e fácil, atribuindo-as a várias pessoas, estabelecendo datas de vencimento e lembretes e adicionando notas de tarefas
• Usando quadros Kanban, você pode organizar seu trabalho de maneira visualmente atraente
• Defina regras de fluxo de trabalho para cada projeto para atribuir tarefas e interagir com os membros de sua equipe
• A funcionalidade do gráfico de Gantt permite planejar e acompanhar o progresso de todos os projetos/tarefas em um único local
• Use @ para se comunicar com os membros de sua equipe. Você também receberá
• Para chats em tempo real, existe uma ferramenta de chat instantâneo

Preços:

• As assinaturas premium do ProofHub começam em US$ 50 por mês para um máximo de 5 usuários.

Por que ProofHub?

O ProofHub é um software de colaboração de conteúdo eficaz que os gerentes podem usar para organizar facilmente as tarefas diárias deles e de suas equipes. Além disso, com seu extenso conjunto de ferramentas, os gestores podem ter total controle sobre suas equipes e projetos.

5. BoostHQ

BoostHQ é outra solução útil de colaboração de conteúdo que auxilia as empresas na criação, compartilhamento e organização de informações e conhecimentos internos.

O BoostHQ ajuda os funcionários a organizar o conhecimento da empresa em grupos, categorias e tags, permitindo pesquisa e recuperação rápida e fácil de informações.

Características principais:

• Seu principal objetivo é transmitir informações e conteúdos corporativos internos
• As empresas podem utilizar o BoostHQ para reunir e categorizar seus conhecimentos e marcar ativos específicos para torná-los facilmente acessíveis a diversos membros da equipe.
• A plataforma também incorpora aspectos que permitem que os funcionários compartilhem seus pensamentos, ideias e experiências para aprimorar a base de conhecimento da empresa

Preços:

• As assinaturas do BoostHQ começam em $ 299 por mês para 100 usuários.

Por que BoostHQ?

Quando mais conteúdo é necessário, a pesquisa inteligente BoostHQ o disponibiliza. Também permite que os funcionários compartilhem seus pensamentos e experiências, ao mesmo tempo em que coletam e armazenam conhecimento para uso futuro.

As análises completas do BoostHQ fornecem informações sobre quais materiais são mais usados ​​e quem é o mais engajado em sua empresa.

6.Microsoft Office 365

O Microsoft Office 365 é uma das empresas mais estabelecidas no espaço de colaboração de conteúdo, tendo lançado a primeira edição de seus produtos em 1998. Desde então, o Office se transformou em um serviço baseado em nuvem baseado em assinatura para empresas e clientes.

Características principais:

• Outlook, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, SharePoint, Teams, Yammer e outros itens essenciais estão incluídos na edição mais recente do Office 365, mesclando comunicação e produção de conteúdo em um único pacote
• Além disso, o OneDrive atua como o hub de nuvem central para todos os outros programas do Office
• O Office tem uma interface de usuário e experiência de usuário bem estabelecida e testada, e é acessível em todas as principais plataformas, incluindo aplicativos Windows, Mac, Web, Android e iOS.
• Além disso, o aplicativo é atualizado automaticamente e oferece modelos para casos de uso comuns, permitindo que as empresas implantem a solução para casos de uso específicos sem desperdiçar recursos.
• Este pacote de colaboração de conteúdo oferece proteção contra spam e ameaças conhecidas via Outlook, mais de 1.000 opções de segurança e privacidade, controle de acesso personalizável e regras de senha sob medida para garantir a segurança do trabalho de missão crítica.

Preços

• A versão básica do Office 365 custa US$ 5 por usuário por mês, enquanto a camada com todos os recursos custa US$ 12,50 por pessoa por mês.

Por que o Office 365?

As ferramentas de colaboração do Office 365 permitem que você compartilhe caixas de correio, calendários, contatos e edite documentos em tempo real.

O compartilhamento de calendários no Exchange ajuda você a ver quem está disponível quando está em sua empresa, permitindo agendar reuniões convenientes para todos na primeira vez.

Relacionado:

6 melhores alternativas ao Microsoft Dynamics 365

7. Smartsheet

O Smartsheet é uma ferramenta de colaboração de conteúdo que enfatiza automação, confidencialidade e acessibilidade. Ele vem com formulários, um painel básico e gerador de relatórios e uma grade de colaboração personalizada.

Características principais:

• Para aumentar a aceitação, a plataforma promete ser simples de usar e oferece conexões com diversas plataformas de conteúdo
• O Smartsheet fornece dados ao vivo para aplicativos de missão crítica, bem como conexões e conectores de API sob medida para desbloquear dados em softwares como Microsoft Office e Salesforce
• O Smartsheet também oferece um editor visual e automação avançada, permitindo operações automatizadas que aumentam a produtividade e reduzem o atrito.
• É uma plataforma sem código, reduzindo a barreira de entrada para usuários não técnicos.
• Além desses recursos, o Smartsheet oferece aceleradores para tarefas corporativas comuns.

Preços:

A plataforma oferece às organizações de pequeno e médio porte uma avaliação gratuita de 30 dias e planos mensais que variam de US$ 14 a US$ 25. O preço dos planos de negócios com recursos extras é estabelecido individualmente.

Por que Smartsheet?

Você pode se comunicar, organizar e relatar o trabalho em tempo real usando a plataforma Smartsheet, automatizar fluxos de trabalho e dimensionar novos processos.

O Smartsheet é mais do que simplesmente uma ferramenta de produtividade ou gerenciamento de tarefas; é uma plataforma de execução de trabalho de ponta a ponta com potencial comprovado para ajudar sua empresa a alcançar mais.

Veja também:

Smartsheet vs. Airtable: qual deles é eficaz e mais confiável?

Resultado final

As plataformas de colaboração de conteúdo também estão na vanguarda da inovação em IA e aprendizado de máquina, fornecendo tecnologia de ponta às organizações em suas operações diárias.

Verificação gramatical, conversão inteligente de apresentações, controle de acesso inteligente e automação de operações repetitivas aumentam a eficiência e a produtividade.

O melhor software para colaboração de conteúdo pode variar dependendo do seu caso de uso.

Finalmente, tudo se resume ao que funciona melhor para você.