Como executar sua estratégia de comunicação interna em 8 etapas

Durante o estágio de crescimento ou durante mudanças organizacionais significativas, uma estratégia de comunicação interna eficaz pode fazer ou quebrar uma transformação empresarial.

Nunca houve um momento mais importante para este tipo de 'marketing interno'. Desde o final de 2021, o engajamento dos funcionários está em seu ponto mais baixo nas organizações em todo o mundo. Além disso, a mudança do trabalho presencial para modelos de trabalho híbridos e totalmente remotos exacerbou o problema.

Este artigo abordará por que as comunicações internas são importantes, fornecerá um guia passo a passo para ajudá-lo a criar um plano de comunicação interna eficaz para executar sua estratégia e compartilhará insights de especialistas para garantir que você aproveite ao máximo seu processo de comunicação interna.

Por que você nunca deve negligenciar sua estratégia de comunicação interna?

Qualquer mudança ou transformação nos negócios pode ser desafiadora. De acordo com o Gartner , 7 em cada 10 funcionários afetados por mudanças relatam níveis mais altos de estresse e apresentam desempenho pior do que a média dos funcionários.

Mas ter uma estratégia de comunicação interna eficaz pode ajudar a mitigar e lidar com problemas relacionados a mudanças.

Existem vários benefícios para as comunicações internas no contexto de um processo de gerenciamento de mudanças , incluindo:

• Foco: A comunicação das metas, estratégias e benefícios da mudança de sua organização pode ajudar as equipes a manter o impulso e o foco ao implementar ou adaptar-se a novos processos, tecnologias ou formas de trabalho.
• Engajamento e Motivação: Muitas organizações falham em suas iniciativas de mudança porque não conseguem comunicar o "porquê" por trás das iniciativas.
• Minimizando a resistência à mudança: Comunicar-se com todas as partes interessadas e antecipar suas preocupações pode facilitar a adoção e a implementação.

8 etapas para construir e executar seu plano de comunicação interna

1. Entenda a situação e os gatilhos

Antes mesmo de começar a trabalhar em seu plano, você precisa entender o contexto da mudança e as necessidades de comunicação da sua organização. Saber por que sua organização está promovendo um tipo específico de mudança é crucial para projetar um plano de comunicação interna que melhor atenda a ela.

Identifique por que essa mudança é necessária e o que precisa acontecer dentro da organização para torná-la um sucesso. Os objetivos de transformação da sua empresa e as metas de negócios mais amplas também devem informar seu plano de comunicação interna.

Descobrir esses aspectos o ajudará a determinar o melhor caminho para executar as iniciativas de comunicação.

Aqui estão algumas perguntas importantes que você deve fazer:

• O que desencadeou a necessidade de mudança? É devido à adoção de novas tecnologias, pressão da concorrência, downsizing ou passando por fusões e aquisições?
• Que benefícios tangíveis essa mudança trará para o negócio, seu pessoal e seu futuro? Uma imagem clara desses resultados pode ajudá-lo a comunicar os benefícios da iniciativa de mudança de sua empresa.
• O que estamos tentando realizar? Além da visão de futuro apresentada à gerência, deve haver KPIs, OKRs ou metas claras para cada equipe seguir durante os períodos de transição.
• O que precisa ser mudado se quisermos atingir esses novos objetivos da empresa? Identificar áreas de foco é vital para implementar com sucesso qualquer nova iniciativa ou mudança dentro de uma organização.

Essas respostas ajudarão você a construir uma estratégia de comunicação interna altamente eficaz e informar seu processo de planejamento.

2. Identifique as partes interessadas

Antes de lançar seu plano de comunicação interna, você precisa identificar diferentes funções e partes interessadas que serão afetadas pela mudança. Isso envolve membros do C-suite? Essa mudança terá um impacto significativo nos gerentes de nível médio, nas diferentes equipes de departamento ou nos funcionários da linha de frente?

Você precisa mapear todos os diferentes tipos de público, pois isso o ajudará a criar uma mensagem personalizada para cada um deles. Cada tipo terá necessidades específicas e será afetado de forma diferente. Além disso, cada grupo de stakeholders precisará de diferentes alavancas para motivá-los. Nem todo público é igual.

“Equipes diferentes e unidades de negócios diferentes dentro de sua empresa exigirão métodos de comunicação e linguagem diferentes. É importante entender que todos são motivados por coisas diferentes.” - Ryan Sanders , Gerente Geral do Grupo de Estratégia e Criação de Valor na Asahi Beverages

Muitos gerentes falham nessa área limitando seu foco aos principais tomadores de decisão e executivos de nível C ou ignorando completamente certas divisões. O resultado? Uma estratégia de comunicação interna que é simplificada e reativa.

Sua estratégia de comunicação deve considerar as funções, preocupações e impactos que as iniciativas de mudança trarão. Também deve ir além e reconhecer as necessidades específicas das equipes dentro de sua organização.

3. Desenvolva a narrativa

Depois de identificar as partes interessadas envolvidas no processo de mudança, o próximo passo é criar uma história que mantenha todos engajados.

O objetivo de qualquer estratégia de comunicação interna deve ser facilitar a ampla adesão de todos os membros da sua organização, não apenas dos líderes empresariais. Você deve comunicar efetivamente o valor de sua iniciativa de mudança, abordar as preocupações diretamente e tornar a transformação o mais suave possível.

Criar narrativas e estratégias de comunicação atraentes é considerar a melhor forma de comunicar suas iniciativas de mudança para seus diferentes públicos.

Por exemplo, sua equipe nas instalações de produção exigirá uma abordagem completamente diferente da equipe de P&D. Lembre-se, cada público tem uma motivação diferente. Você deve ser capaz de comunicar os benefícios da mudança para cada tipo de público e qual será o resultado positivo da mudança para eles.

4. Identifique os principais canais e ferramentas de comunicação interna necessários

O próximo passo é determinar como você utilizará as ferramentas de comunicação interna para maximizar o impacto e o alcance.

Aqui estão alguns exemplos possíveis:

• Mantenha as atualizações importantes da empresa fora das caixas de entrada de e-mail de seus funcionários se você souber que eles raramente as verificam. Por exemplo, os funcionários da linha de frente podem não ter seu próprio endereço de e-mail da empresa, então você não pode se concentrar em apenas um canal de comunicação.
• Aproveite os aplicativos de comunicação como Slack, Teamwork ou Microsoft Teams para impulsionar a comunicação e o engajamento em tempo real.
• Incorpore sua estratégia de comunicação em torno de eventos como prefeituras e reuniões trimestrais se sua liderança sênior realizar essas reuniões para discutir a estratégia.

5. Crie um kit de ferramentas de comunicação

Não deixe de fora quaisquer lacunas que possam levar a mal-entendidos ou à falta de comunicação. Crie materiais que possam ajudar gerentes de nível médio e líderes de equipe a comunicar efetivamente o contexto da mudança e motivar os membros de sua equipe.

Aqui estão algumas maneiras de facilitar a comunicação consistente em toda a sua organização:

• Atualizações no site da intranet da sua organização
• Atualizações de e-mail
• Postagens nas redes sociais
• Cursos online e webinars
• Sessões de treinamento individuais
• Workshops presenciais ou remotos
• Material didático para gerentes.
• Guias de vídeo curtos
• Diretrizes para comunicação com diferentes públicos

Dica extra : Escolha um campeão por departamento, alguém confiável e respeitado que possa ajudá-lo a desenvolver e defender iniciativas de mudança.

Você também deve ter em mente que sua estratégia de comunicação interna pode precisar passar por uma curva de aprendizado. Portanto, seja paciente, monitore os resultados e ajuste sua abordagem e materiais, se necessário.

6. Defina um cronograma (e cumpra-o)

A chave para executar uma estratégia de comunicação interna eficaz é permanecer no caminho certo e alinhar seus esforços com a transformação ou mudança de sua organização.

A execução e o impacto da estratégia serão maximizados quando os principais atores estiverem alinhados com metas e responsabilidades compartilhadas.

Uma estratégia de comunicação interna com cronograma, calendário e prazo ajudará todos a entender o que precisa ser feito e quando precisa acontecer.

7. Defina metas e indicadores-chave de desempenho (KPIs) para medir o sucesso

Configurar sua agenda é apenas o primeiro passo. Você também precisará de uma maneira de garantir que todos os principais participantes trabalhem de forma coesa em direção às suas metas de comunicação. Um plano de comunicação interna sem execução só vale o papel em que está escrito.

Para medir o sucesso de suas iniciativas, você precisará acompanhar as métricas e medir o progresso, independentemente de usar KPIs, OKRs ou qualquer outra metodologia de gerenciamento de desempenho.

Por exemplo, em uma plataforma de execução de estratégia como o Cascade, você pode criar seu plano de comunicação interna, definir metas e KPIs e designar membros de sua equipe para gerar responsabilidade.

Leitura recomendada: Como escrever um plano estratégico

8. Revise e ajuste sua estratégia

Se você deseja uma estratégia de comunicação interna bem-sucedida que não falhe nos próximos seis meses, precisará revisar e corrigir o curso, se necessário.

Por exemplo, você pode dar uma olhada na taxa de cliques e nas taxas de abertura de e-mails, como os funcionários reagem à sua abordagem e obter feedback sobre o tipo de conteúdo que você está usando. Se o Plano A não estiver funcionando, mude para o Plano B .

Em vez de alternar entre várias ferramentas e planilhas para obter atualizações sobre o progresso, acesse o Cascade e obtenha visibilidade total do que está acontecendo com seu plano de comunicação interna.

Práticas recomendadas para manter em mente

Regiões diferentes exigem abordagens diferentes

As operações globais precisam adaptar as estratégias de comunicação interna para atender às necessidades exclusivas da cultura e da equipe da empresa de cada região. Se você tiver um modelo de tamanho único para comunicação com funcionários, suas comunicações internas não serão eficazes.

"Criar grupos de trabalho bem-sucedidos é bastante difícil quando todos são locais e as pessoas compartilham o mesmo espaço de escritório. Mas quando os membros da equipe vêm de diferentes países e origens funcionais e trabalham em locais diferentes, a comunicação pode se deteriorar rapidamente." - Tsedal Neeley, Harvard Business Review .

Faça do engajamento uma prioridade

O engajamento dos funcionários , especialmente no contexto de gerenciamento de mudanças, deve ser sempre uma prioridade ao criar sua estratégia de comunicação interna.

“Quando as pessoas sentem que têm uma medida de controle no trabalho que estão fazendo, elas experimentam níveis mais altos de responsabilidade e propriedade em geral.” - Tom Wright, Cascade.

A colaboração é a chave para uma estratégia dinâmica

Envolver as principais partes interessadas em sua estratégia de comunicação interna fornecerá insights, pensamentos e experiências adicionais. O feedback regular dos funcionários também pode ajudá-lo a evitar armadilhas, encontrar novas oportunidades e alcançar os objetivos de negócios mais rapidamente. Esqueça a abordagem de cima para baixo em que os líderes de negócios ditam a execução da estratégia. A estratégia precisa ser omnidirecional.

“ As organizações mais fortes valorizam muito os pontos de vista de sua força de trabalho e querem ouvir diretamente de seus funcionários sobre como as mudanças os estão impactando .” - Bill Docherty, Deloitte .

Não se desvie

Se você deseja que sua estratégia de comunicação seja eficaz, precisa seguir seu plano. Uma maneira de fazer isso é agrupar seus objetivos em áreas de foco para garantir que sua equipe esteja fazendo um trabalho consistentemente alinhado com sua estratégia de gerenciamento de mudanças e comunicação interna.

“ A regra é, se uma atividade não se encaixa em uma de suas áreas de foco - não deveria estar acontecendo - pelo menos não agora. Claro que pode haver 'exceções de emergência' aqui e ali - mas é importante se comprometer com o processo. ” - Tom Wright, Cascade.

Execute sua estratégia

Criar uma estratégia de comunicação interna é crucial se você deseja maximizar o impacto positivo das iniciativas de mudança. Negligenciar esse aspecto de gerenciamento de mudanças pode levar à resistência organizacional, esgotamento e estresse adicional.

Siga as oito etapas que discutimos e você poderá formular uma estratégia de comunicação interna e criar um plano estratégico que apoie a mudança organizacional, facilite o engajamento e impulsione as iniciativas de transformação da sua empresa.

No entanto, isso é apenas um ponto de partida. Desenvolver uma estratégia é apenas metade da batalha. Executá-lo é o resto. E você precisa ter as ferramentas certas para isso.

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