Cum să-ți implementezi strategia de comunicare internă în 8 pași
Publicat: 2022-10-06În timpul etapei de creștere sau în timpul schimbărilor organizaționale semnificative, o strategie de comunicare internă eficientă poate face sau întrerupe o transformare a afacerii.
Nu a existat niciodată un moment mai important pentru acest tip de „marketing intern”. De la sfârșitul anului 2021, implicarea angajaților a fost la cel mai scăzut punct în organizațiile din întreaga lume. În plus, trecerea de la munca față în față la modelele de lucru hibride și complet la distanță a exacerbat problema.
Acest articol va acoperi de ce este importantă comunicarea internă, va oferi un ghid pas cu pas pentru a vă ajuta să construiți un plan eficient de comunicare internă pentru a vă executa strategia și vă va împărtăși informațiile experților pentru a vă asigura că profitați la maximum de procesul de comunicare internă.
De ce nu ar trebui să-ți neglijezi niciodată strategia de comunicare internă?
Orice schimbare sau transformare a afacerii poate fi o provocare. Potrivit Gartner , 7 din 10 angajați afectați de schimbare raportează niveluri mai mari de stres și au performanțe mai slabe decât angajații medii.
Dar implementarea unei strategii de comunicare internă eficientă poate ajuta la atenuarea și rezolvarea problemelor legate de schimbare.
Există mai multe beneficii pentru comunicarea internă în contextul unui proces de management al schimbării , inclusiv:
- Concentrare: comunicarea obiectivelor, strategiilor și beneficiilor schimbării organizației dvs. poate ajuta echipele să mențină impulsul și concentrarea atunci când implementează sau se adaptează la noi procese, tehnologii sau moduri de lucru.
- Implicarea și motivația: Multe organizații nu reușesc în inițiativele lor de schimbare, deoarece nu reușesc să comunice „de ce” din spatele inițiativelor.
- Minimizarea rezistenței la schimbare: comunicarea cu toate părțile interesate și anticiparea preocupărilor acestora poate facilita adoptarea și implementarea.
8 pași pentru a construi și a executa planul dvs. de comunicare internă
1. Înțelegeți situația și declanșatoarele
Înainte de a începe să lucrați la planul dvs., trebuie să înțelegeți contextul schimbării și nevoile de comunicare ale organizației dvs. Să știi de ce organizația ta conduce un anumit tip de schimbare este esențial pentru a concepe un plan de comunicare internă care să-i servească cel mai bine.
Identificați de ce este necesară această schimbare și ce trebuie să se întâmple în cadrul organizației pentru ca aceasta să aibă succes. Obiectivele de transformare ale companiei dvs. și obiectivele de afaceri mai largi trebuie, de asemenea, să vă informeze planul de comunicare internă.
Înțelegerea acestor aspecte vă va ajuta să determinați cea mai bună cale pentru a executa inițiative de comunicare.
Iată câteva întrebări cheie pe care ar trebui să le puneți:
- Ce a declanșat nevoia de schimbare? Se datorează adoptării de noi tehnologii, presiunii concurenței, reducerii personalului sau în curs de fuziune și achiziție?
- Ce beneficii tangibile va aduce această schimbare afacerii, oamenilor săi și viitorului său? O imagine clară a acestor rezultate vă poate ajuta să comunicați beneficiile inițiativei de schimbare a companiei dvs.
- Ce încercăm să realizăm? Pe lângă viziunea de viitor prezentată conducerii, ar trebui să existe KPI-uri, OKR-uri sau obiective clare pentru fiecare echipă de urmat în perioadele de tranziție.
- Ce trebuie schimbat dacă dorim să atingem aceste noi obiective ale companiei? Identificarea zonelor de interes este vitală pentru implementarea cu succes a oricărei noi inițiative sau schimbări în cadrul unei organizații.
Aceste răspunsuri vă vor ajuta să construiți o strategie de comunicare internă extrem de eficientă și să vă informați procesul de planificare.
2. Identificați părțile interesate
Înainte de a vă lansa planul de comunicare internă, trebuie să identificați diferitele roluri și părți interesate care vor fi afectate de schimbare. Acest lucru implică membrii C-suite? Va avea această schimbare un impact semnificativ asupra managerilor de nivel mediu, a diferitelor echipe de departamente sau a lucrătorilor din prima linie?
Trebuie să mapați toate tipurile diferite de public, deoarece acestea vă vor ajuta să creați un mesaj personalizat pentru fiecare dintre ele. Fiecare tip va avea nevoi specifice și va fi afectat diferit. În plus, fiecare grup de părți interesate va avea nevoie de pârghii diferite pentru a-i motiva. Nu fiecare public este la fel.
„Diferitele echipe și diferitele unități de afaceri din cadrul afacerii dumneavoastră vor necesita diferite metode de comunicare și limbaj. Este important să înțelegem că toată lumea este motivată de lucruri diferite.” - Ryan Sanders , director general al grupului pentru strategie și creare de valoare la Asahi Beverages
Mulți manageri sunt insuficienti în acest domeniu, limitându-și atenția asupra factorilor de decizie cheie și a directorilor de nivel C sau ignorând cu totul anumite divizii. Rezultatul? O strategie de comunicare internă care este suprasimplificată și reactivă.
Strategia dumneavoastră de comunicare trebuie să ia în considerare rolurile, preocupările și impacturile pe care le vor aduce inițiativele de schimbare. De asemenea, trebuie să meargă mai departe și să recunoască nevoile specifice ale echipelor din cadrul organizației dumneavoastră.
3. Dezvoltați narațiunea
Când ați identificat părțile interesate implicate în procesul de schimbare, următorul pas este să creați o poveste care îi va menține pe toți implicați.
Scopul oricărei strategii de comunicare internă ar trebui să fie acela de a facilita o acceptare largă din partea tuturor membrilor organizației dvs., nu doar a liderilor de afaceri. Ar trebui să comunicați în mod eficient valoarea inițiativei dvs. de schimbare, să abordați preocupările în mod direct și să faceți transformarea cât mai ușoară posibil.
Crearea de narațiuni și strategii de comunicare convingătoare înseamnă să luați în considerare cel mai bun mod de a comunica inițiativele dvs. de schimbare către diferitele dvs. audiențe.
De exemplu, personalul dumneavoastră din unitățile de producție va necesita o abordare complet diferită de cea a echipei de cercetare și dezvoltare. Amintiți-vă, fiecare public are o motivație diferită. Ar trebui să puteți comunica beneficiile schimbării fiecărui tip de public și care va fi rezultatul pozitiv al schimbării pentru ei.
4. Identificați canalele de comunicare internă cheie și instrumentele de care veți avea nevoie
Următorul pas este să determinați cum veți utiliza instrumentele de comunicare internă pentru a maximiza impactul și acoperirea.
Iată câteva exemple posibile:
- Păstrați actualizările importante ale companiei departe de căsuțele de e-mail ale angajaților dvs. dacă știți că le verifică rar. De exemplu, angajații din prima linie ar putea să nu aibă propria lor adresă de e-mail a companiei, așa că nu vă puteți concentra doar pe un singur canal de comunicare.
- Profitați de aplicațiile de comunicare precum Slack, Teamwork sau Microsoft Teams pentru a stimula comunicarea și implicarea în timp real.
- Încorporați-vă strategia de comunicare în jurul unor evenimente precum primăriile și întâlnirile trimestriale, dacă conducerea dvs. senior ține aceste întâlniri pentru a discuta despre strategie.
5. Creați un set de instrumente de comunicare
Nu omite niciun gol care ar putea duce la neînțelegeri sau la lipsă de comunicare. Construiți materiale care pot ajuta managerii de nivel mediu și liderii de echipă să comunice eficient contextul schimbării și să-și motiveze membrii echipei.
Iată câteva modalități prin care puteți facilita o comunicare consecventă în organizația dvs.:
- Actualizări pe site-ul intranet al organizației dvs
- Actualizări prin e-mail
- Postări pe rețelele sociale
- Cursuri online și webinarii
- Sesiuni de antrenament unu-la-unu
- Ateliere în persoană sau la distanță
- Materiale de învățare pentru manageri.
- Scurte ghiduri video
- Orientări pentru comunicarea cu diferite audiențe
Sfat suplimentar : alegeți un campion per departament, cineva credibil și respectat, care vă poate ajuta să dezvoltați și să susțineți inițiative de schimbare.
De asemenea, ar trebui să rețineți că strategia dvs. de comunicare internă ar putea avea nevoie să treacă printr-o curbă de învățare. Prin urmare, aveți răbdare, monitorizați rezultatele și ajustați abordarea și materialele, dacă este necesar.
6. Stabiliți un program (și respectați-l)
Cheia executării unei strategii eficiente de comunicare internă este să rămâneți pe drumul cel bun și să vă aliniați eforturile cu transformarea sau schimbarea organizației dvs.
Execuția și impactul strategiei vor fi maximizate atunci când jucătorii cheie sunt aliniați la obiectivele și responsabilitățile comune.
O strategie de comunicații interne cu o cronologie, un calendar și un interval de timp va ajuta pe toată lumea să înțeleagă ce trebuie făcut și când trebuie să se întâmple.
7. Stabiliți obiective și indicatori cheie de performanță (KPI) pentru a măsura succesul
Configurarea programului este doar primul pas. Veți avea nevoie, de asemenea, de o modalitate de a vă asigura că toți jucătorii cheie lucrează coeziv pentru atingerea obiectivelor dvs. de comunicare. Un plan de comunicare internă fără execuție merită doar hârtia pe care este scris.
Pentru a măsura succesul inițiativelor dvs., va trebui să urmăriți valorile și să măsurați progresul, indiferent dacă utilizați KPI-uri, OKR -uri sau orice altă metodologie de management al performanței.
De exemplu, într- o platformă de execuție a strategiei precum Cascade, puteți să vă construiți planul de comunicare internă, să stabiliți obiective și KPI și să desemnați membrii echipei pentru a stimula responsabilitatea.
Lectură recomandată: Cum să scrieți un plan strategic
8. Examinați și ajustați-vă strategia
Dacă doriți o strategie de comunicare internă de succes care să nu se epuizeze în următoarele șase luni, va trebui să revizuiți și să corectați cursul, dacă este necesar.
De exemplu, puteți analiza rata de clic și ratele de deschidere pentru e-mailuri, modul în care angajații reacționează la abordarea dvs. și puteți obține feedback cu privire la tipul de conținut pe care îl utilizați. Dacă planul A nu funcționează, treceți la planul B .
În loc să comutați între mai multe instrumente și foi de calcul pentru a obține actualizări despre progres, mergeți la Cascade și obțineți vizibilitate deplină a ceea ce se întâmplă cu planul dvs. de comunicare internă.
Cele mai bune practici de reținut
Regiuni diferite necesită abordări diferite
Operațiunile globale trebuie să adapteze strategiile de comunicare internă pentru a satisface nevoile unice ale culturii companiei și ale echipei din fiecare regiune. Dacă aveți un șablon unic pentru comunicarea cu angajații, comunicațiile dvs. interne nu vor fi eficiente.
„Crearea de grupuri de lucru de succes este destul de dificilă atunci când toată lumea este locală, iar oamenii împart același spațiu de birou. Dar atunci când membrii echipei provin din țări și medii funcționale diferite și lucrează în locații diferite, comunicarea se poate deteriora rapid.” - Tsedal Neeley, Harvard Business Review .
Faceți din angajament o prioritate de vârf
Implicarea angajaților , în special în contextul managementului schimbării, ar trebui să fie întotdeauna în prim-plan atunci când vă creați strategia de comunicare internă.
„Când oamenii simt că au o măsură de control asupra muncii pe care o desfășoară, ei se confruntă cu niveluri mai ridicate de responsabilitate și de proprietate în general.” - Tom Wright, Cascade.
Colaborarea este cheia unei strategii dinamice
Implicarea părților interesate cheie în strategia dvs. de comunicare internă va oferi informații, gânduri și experiențe suplimentare. Feedback-ul regulat al angajaților vă poate ajuta, de asemenea, să evitați capcanele, să găsiți noi oportunități și să atingeți mai rapid obiectivele de afaceri. Uitați de abordarea de sus în jos în care liderii de afaceri dictează execuția strategiei. Strategia trebuie să fie omnidirecțională.
„ Cele mai puternice organizații acordă o importanță ridicată punctelor de vedere ale forței de muncă și doresc să audă direct de la angajații lor despre modul în care schimbările îi afectează .” - Bill Docherty, Deloitte .
Nu te lăsa deturnat
Dacă vrei ca strategia ta de comunicare să fie eficientă, trebuie să-ți urmezi planul. O modalitate de a face acest lucru este să vă grupați obiectivele în domenii de interes pentru a vă asigura că echipa dvs. efectuează o activitate care se aliniază în mod constant cu managementul schimbărilor și strategia de comunicare internă.
„ Regula este că, dacă o activitate nu se încadrează într-una dintre zonele tale de interes - nu ar trebui să se întâmple - cel puțin nu chiar acum. Sigur că pot exista „excepții de urgență” ici și colo - dar este important să vă angajați în acest proces. ” - Tom Wright, Cascade.
Execută-ți strategia
Crearea unei strategii de comunicare internă este crucială dacă doriți să maximizați impactul pozitiv al inițiativelor de schimbare. Neglijarea acestui aspect de management al schimbării poate duce la rezistență organizațională, epuizare și stres suplimentar.
Urmați cei opt pași pe care i-am discutat și ar trebui să puteți formula o strategie de comunicare internă și să creați un plan strategic care va sprijini schimbarea organizațională, va facilita implicarea și va stimula inițiativele de transformare ale companiei dvs.
Cu toate acestea, acesta este doar un punct de plecare. Dezvoltarea unei strategii este doar jumătate din luptă. Executarea e restul. Și trebuie să aveți instrumentele potrivite pentru asta.
Înscrieți-vă la Cascade și faceți o rotire gratuită. Nu este nevoie de card de credit și nicio discuție de vânzări până când nu sunteți gata să vă atingeți obiectivele mai repede.