Как реализовать стратегию внутренних коммуникаций за 8 шагов

На этапе роста или во время значительных организационных изменений эффективная стратегия внутренней коммуникации может привести к преобразованию бизнеса или разрушить его.

Никогда еще не было более важного времени для этого типа «внутреннего маркетинга». С конца 2021 года вовлеченность сотрудников была на самом низком уровне в организациях по всему миру. Кроме того, переход от очной работы к гибридным и полностью удаленным моделям работы усугубил проблему.

В этой статье будет рассказано, почему внутренние коммуникации так важны, представлено пошаговое руководство, которое поможет вам создать эффективный план внутренних коммуникаций для реализации вашей стратегии, а также вы поделитесь мнениями экспертов, которые помогут вам получить максимальную отдачу от процесса внутренних коммуникаций.

Почему вы никогда не должны пренебрегать своей стратегией внутренних коммуникаций?

Любые изменения или преобразования в бизнесе могут быть сложными. По данным Gartner , 7 из 10 сотрудников, затронутых изменениями, сообщают о более высоком уровне стресса и работают хуже, чем обычные сотрудники.

Но наличие эффективной стратегии внутренних коммуникаций может помочь смягчить и решить проблемы, связанные с изменениями.

Внутренние коммуникации имеют несколько преимуществ в контексте процесса управления изменениями , в том числе:

• Фокус: Сообщение о целях вашей организации, стратегиях и преимуществах изменений может помочь командам сохранить импульс и сосредоточиться при внедрении или адаптации к новым процессам, технологиям или методам работы.
• Вовлеченность и мотивация. Многие организации терпят неудачу в своих инициативах по изменению, потому что они не могут сообщить «почему» за этими инициативами.
• Сведение к минимуму сопротивления изменениям: Общение со всеми заинтересованными сторонами и предвидение их опасений могут упростить принятие и внедрение.

8 шагов для создания и выполнения плана внутренних коммуникаций

1. Разобраться в ситуации и триггерах

Еще до того, как вы начнете работать над своим планом, вам необходимо понять контекст изменений и коммуникационные потребности вашей организации. Знание того, почему ваша организация проводит определенный тип изменений, имеет решающее значение для разработки плана внутренней коммуникации, который лучше всего ей послужит.

Определите, почему это изменение необходимо и что должно произойти в организации, чтобы сделать его успешным. Цели преобразования вашей компании и более широкие бизнес-цели также должны учитываться в вашем плане внутренних коммуникаций.

Выяснение этих аспектов поможет вам определить наилучший путь реализации коммуникационных инициатив.

Вот несколько ключевых вопросов, которые вы должны задать:

• Что вызвало потребность в переменах? Это связано с внедрением новых технологий, давлением конкуренции, сокращением штата или слияниями и поглощениями?
• Какие ощутимые преимущества это изменение принесет бизнесу, его людям и его будущему? Четкое представление об этих результатах может помочь вам рассказать о преимуществах инициативы изменений вашей компании.
• Чего мы пытаемся достичь? В дополнение к будущему видению, представленному руководству, должны быть четкие KPI, OKR или цели, которым должна следовать каждая команда в переходные периоды.
• Что нужно изменить, если мы хотим достичь этих новых целей компании? Определение основных областей жизненно важно для успешной реализации любой новой инициативы или изменения в организации.

Эти ответы помогут вам разработать высокоэффективную стратегию внутренней коммуникации и информировать вас о процессе планирования.

2. Определите заинтересованные стороны

Прежде чем внедрять план внутренних коммуникаций, вам необходимо определить различные роли и заинтересованные стороны, которых коснутся изменения. Задействованы ли в этом члены высшего руководства? Окажет ли это изменение существенное влияние на менеджеров среднего звена, различные команды отделов или рядовых сотрудников?

Вам нужно наметить все различные типы аудитории, потому что это поможет вам создать индивидуальное сообщение для каждого из них. Каждый тип будет иметь определенные потребности и будет затронут по-разному. Кроме того, каждой группе заинтересованных сторон потребуются различные рычаги для их мотивации. Не все зрители одинаковы.

«Разные команды и разные бизнес-подразделения в вашем бизнесе потребуют разных методов общения и языка. Важно понимать, что всех мотивируют разные вещи». — Райан Сандерс , генеральный менеджер группы по стратегии и созданию ценности в Asahi Beverages.

Многие менеджеры терпят неудачу в этой области, ограничивая свое внимание ключевыми лицами, принимающими решения, и руководителями высшего звена или полностью игнорируя определенные подразделения. Результат? Стратегия внутренней коммуникации, которая чрезмерно упрощена и реактивна.

Ваша коммуникационная стратегия должна учитывать роли, проблемы и последствия, которые принесут инициативы по изменению. Он также должен идти дальше и признавать конкретные потребности команд в вашей организации.

3. Разработайте повествование

Когда вы определили заинтересованные стороны, участвующие в процессе изменений, следующим шагом будет создание истории, которая заинтересует всех.

Целью любой стратегии внутренней коммуникации должно быть содействие широкому участию всех членов вашей организации, а не только бизнес-лидеров. Вы должны эффективно донести ценность своей инициативы по изменению, напрямую решить проблемы и сделать преобразование как можно более плавным.

Создание убедительных нарративов и коммуникационных стратегий заключается в рассмотрении того, как лучше всего донести ваши инициативы по изменению до вашей различной аудитории.

Например, ваш персонал на производственных объектах потребует совершенно другого подхода, чем команда R&D. Помните, у каждой аудитории своя мотивация. Вы должны быть в состоянии сообщить о преимуществах изменений для каждого типа аудитории и о том, что будет положительным результатом изменений для них.

4. Определите ключевые каналы внутренней коммуникации и инструменты, которые вам понадобятся

Следующий шаг — определить, как вы будете использовать инструменты внутренней коммуникации, чтобы максимизировать воздействие и охват.

Вот несколько возможных примеров:

• Держите важные новости компании подальше от почтовых ящиков ваших сотрудников, если вы знаете, что они редко их проверяют. Например, у передовых сотрудников может не быть собственного корпоративного адреса электронной почты, поэтому вы не можете сосредоточиться только на одном канале связи.
• Воспользуйтесь преимуществами коммуникационных приложений, таких как Slack, Teamwork или Microsoft Teams, чтобы обеспечить общение и взаимодействие в реальном времени.
• Включите свою коммуникационную стратегию в мероприятия, такие как общие собрания и ежеквартальные встречи, если ваше высшее руководство проводит такие встречи для обсуждения стратегии.

5. Создайте набор инструментов для общения

Не оставляйте пробелов, которые могут привести к непониманию или отсутствию общения. Создавайте материалы, которые могут помочь менеджерам среднего звена и руководителям групп эффективно сообщать о контексте изменений и мотивировать членов своей команды.

Вот несколько способов, с помощью которых вы можете обеспечить согласованную коммуникацию в вашей организации:

• Обновления на внутреннем сайте вашей организации
• Обновления по электронной почте
• Посты в социальных сетях
• Онлайн-курсы и вебинары
• Индивидуальные тренировки
• Очные или удаленные семинары
• Учебные материалы для менеджеров.
• Короткие видео-гиды
• Рекомендации по общению с разными аудиториями

Дополнительный совет : выберите лидера для каждого отдела, кого-то, кому можно доверять и уважать, кто может помочь вам разработать и отстаивать инициативы по изменению.

Вы также должны иметь в виду, что вашей стратегии внутренней коммуникации, возможно, придется пройти через кривую обучения. Так что наберитесь терпения, следите за результатами и при необходимости корректируйте свой подход и материалы.

6. Установите расписание (и придерживайтесь его)

Ключом к реализации эффективной стратегии внутренней коммуникации является неуклонное следование курсу и согласование ваших усилий с трансформацией или изменением вашей организации.

Реализация стратегии и ее влияние будут максимальными, когда ключевые игроки объединят общие цели и обязанности.

Стратегия внутренней коммуникации с графиком, календарем и временными рамками поможет каждому понять, что нужно сделать и когда это должно произойти.

7. Установите цели и ключевые показатели эффективности (KPI) для измерения успеха

Настройка расписания — это только первый шаг. Вам также понадобится способ обеспечить слаженную работу всех ключевых игроков для достижения ваших коммуникационных целей. План внутренних коммуникаций без исполнения стоит только бумаги, на которой он написан.

Чтобы измерить успех ваших инициатив, вам необходимо отслеживать метрики и измерять прогресс, независимо от того, используете ли вы KPI, OKR или любую другую методологию управления эффективностью.

Например, на платформе реализации стратегии, такой как Cascade, вы можете построить свой план внутренних коммуникаций, установить цели и ключевые показатели эффективности, а также назначить членов своей команды для обеспечения подотчетности.

Рекомендуемая литература: Как написать стратегический план

8. Пересмотрите и скорректируйте свою стратегию

Если вы хотите иметь успешную стратегию внутренних коммуникаций, которая не потерпит неудачу в течение следующих шести месяцев, вам необходимо пересмотреть ее и при необходимости скорректировать курс.

Например, вы можете посмотреть рейтинг кликов и открываемость электронных писем, реакцию сотрудников на ваш подход и получить отзывы о типе контента, который вы используете. Если план А не работает, переключитесь на план Б.

Вместо того, чтобы переключаться между несколькими инструментами и электронными таблицами, чтобы получать обновления о прогрессе, зайдите в Cascade и получите полное представление о том, что происходит с вашим планом внутренних коммуникаций.

Рекомендации, о которых следует помнить

Разные регионы требуют разных подходов

Глобальным операциям необходимо адаптировать стратегии внутренних коммуникаций для удовлетворения уникальных потребностей корпоративной культуры и команды каждого региона. Если у вас есть универсальный шаблон для общения с сотрудниками, ваши внутренние коммуникации не будут эффективными.

«Создание успешных рабочих групп достаточно сложно, когда все они местные и люди находятся в одном офисе. Но когда члены команды приезжают из разных стран, имеют разный функциональный опыт и работают в разных местах, коммуникация может быстро ухудшиться». — Цедал Нили, Harvard Business Review .

Сделайте взаимодействие главным приоритетом

Вовлеченность сотрудников , особенно в контексте управления изменениями, всегда должна быть на первом месте при разработке стратегии внутренних коммуникаций.

«Когда люди чувствуют, что у них есть определенный контроль над работой, которую они выполняют, они испытывают более высокий уровень ответственности и сопричастности в целом». - Том Райт, Каскад.

Сотрудничество — ключ к динамичной стратегии

Вовлечение ключевых заинтересованных сторон в вашу стратегию внутренних коммуникаций обеспечит дополнительные идеи, мысли и опыт. Регулярная обратная связь с сотрудниками также может помочь вам избежать ошибок, найти новые возможности и быстрее достичь бизнес-целей. Забудьте о подходе «сверху вниз», когда бизнес-лидеры диктуют выполнение стратегии. Стратегия должна быть всенаправленной.

« Самые сильные организации придают большое значение точке зрения своих сотрудников и хотят напрямую слышать от них, как изменения влияют на них ». - Билл Дочерти, Deloitte .

Не отвлекайтесь

Если вы хотите, чтобы ваша коммуникационная стратегия была эффективной, вам необходимо следовать своему плану. Один из способов сделать это — сгруппировать цели по основным областям , чтобы убедиться, что ваша команда выполняет работу, которая последовательно согласуется с вашей стратегией управления изменениями и внутренней коммуникации.

« Правило состоит в том, что если какое-либо действие не вписывается в одну из ваших основных областей, оно не должно происходить — по крайней мере, не сейчас. Конечно, здесь и там могут быть «экстренные исключения», но важно посвятить себя этому процессу. — Том Райт, Cascade.

Реализуйте свою стратегию

Создание стратегии внутренних коммуникаций имеет решающее значение, если вы хотите максимизировать положительное влияние инициатив по изменению. Пренебрежение этим аспектом управления изменениями может привести к организационному сопротивлению, выгоранию и дополнительному стрессу.

Выполните восемь шагов, которые мы обсудили, и вы сможете сформулировать стратегию внутренних коммуникаций и создать стратегический план, который будет поддерживать организационные изменения, облегчать взаимодействие и стимулировать инициативы по преобразованию вашей компании.

Однако это всего лишь отправная точка. Разработка стратегии — это только полдела. Выполнение его остальное. И для этого нужно иметь подходящие инструменты.

Зарегистрируйтесь в Cascade и попробуйте бесплатно. Кредитная карта не требуется и никаких продаж, пока вы не будете готовы достичь своих целей быстрее.