วิธีดำเนินการกลยุทธ์การสื่อสารภายในของคุณใน 8 ขั้นตอน

ในระหว่างขั้นตอนการเติบโตหรือระหว่างการเปลี่ยนแปลงในองค์กรที่สำคัญ กลยุทธ์การสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพสามารถสร้างหรือทำลายการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจได้

ไม่เคยมีช่วงเวลาสำคัญสำหรับ 'การตลาดภายใน' ประเภทนี้มาก่อน นับตั้งแต่ปลายปี 2564 การมีส่วนร่วมของพนักงานอยู่ที่ จุดต่ำสุด ในองค์กรทั่วโลก นอกจากนี้ การเปลี่ยนจากการทำงานแบบตัวต่อตัวเป็นการทำงานแบบไฮบริดและแบบทำงานระยะไกลทั้งหมดได้ทำให้ปัญหารุนแรงขึ้น

บทความนี้จะกล่าวถึงสาเหตุที่การสื่อสารภายในมีความสำคัญ ให้คำแนะนำทีละขั้นตอนเพื่อช่วยคุณสร้างแผนการสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพเพื่อดำเนินการตามกลยุทธ์ของคุณ และแบ่งปันข้อมูลเชิงลึกจากผู้เชี่ยวชาญเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากกระบวนการสื่อสารภายในของคุณ

ทำไมคุณไม่ควรละเลยกลยุทธ์การสื่อสารภายในของคุณ?

การเปลี่ยนแปลง หรือการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจใดๆ อาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย จากข้อมูลของ Gartner พนักงาน 7 ใน 10 คนที่ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงรายงานระดับความเครียดที่สูงขึ้นและทำงานได้แย่กว่าพนักงานทั่วไป

แต่การมีกลยุทธ์การสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพสามารถช่วยบรรเทาและจัดการกับปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงได้

มีประโยชน์หลายประการสำหรับการสื่อสารภายในในบริบทของ กระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลง ซึ่งรวมถึง:

• โฟกัส: การสื่อสารเป้าหมาย กลยุทธ์ และประโยชน์ของการเปลี่ยนแปลงขององค์กรสามารถช่วยให้ทีมรักษาโมเมนตัมและมุ่งเน้นเมื่อนำไปใช้หรือปรับให้เข้ากับกระบวนการ เทคโนโลยี หรือวิธีการทำงานใหม่
• การมี ส่วนร่วมและแรงจูงใจ: หลายองค์กรล้มเหลวในการริเริ่มการเปลี่ยนแปลงเพราะพวกเขาล้มเหลวในการสื่อสาร "ทำไม" ที่อยู่เบื้องหลังความคิดริเริ่ม
• ลดการต่อต้านการเปลี่ยนแปลง: การสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดและคาดการณ์ข้อกังวลของพวกเขาจะทำให้การนำไปใช้และการดำเนินการง่ายขึ้น

8 ขั้นตอนในการสร้างและดำเนินการตามแผนการสื่อสารภายในของคุณ

1. เข้าใจสถานการณ์และตัวกระตุ้น

ก่อนที่คุณจะเริ่มดำเนินการตามแผน คุณต้องเข้าใจบริบทของการเปลี่ยนแปลงและความต้องการด้านการสื่อสารขององค์กรของคุณ การรู้ว่าเหตุใดองค์กรของคุณจึงขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงบางประเภทจึงมีความสำคัญต่อการออกแบบแผนการสื่อสารภายในที่จะให้บริการได้ดีที่สุด

ระบุว่าเหตุใดการเปลี่ยนแปลงนี้จึงจำเป็นและสิ่งที่ต้องเกิดขึ้นภายในองค์กรเพื่อให้ประสบความสำเร็จ วัตถุประสงค์การเปลี่ยนแปลง ของบริษัทและเป้าหมายทางธุรกิจที่กว้างขึ้นต้องแจ้งแผนการสื่อสารภายในของคุณด้วย

การหาแง่มุมเหล่านี้จะช่วยให้คุณกำหนดเส้นทางที่ดีที่สุดใน การดำเนิน การริเริ่มด้านการสื่อสาร

ต่อไปนี้เป็นคำถามสำคัญสองสามข้อที่คุณควรถาม:

• อะไรทำให้เกิดความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลง? เป็นเพราะการนำเทคโนโลยีใหม่มาใช้ ความกดดันด้านการแข่งขัน การลดขนาด หรือการควบรวมกิจการหรือไม่?
• การเปลี่ยนแปลงนี้จะก่อให้เกิดประโยชน์ที่เป็นรูปธรรมอะไรแก่ธุรกิจ บุคลากร และอนาคตของธุรกิจ ภาพที่ชัดเจนของผลลัพธ์เหล่านี้สามารถช่วยให้คุณสื่อสารถึงประโยชน์ของการริเริ่มการเปลี่ยนแปลงของบริษัทของคุณ
• เรากำลังพยายามทำอะไรให้สำเร็จ? นอกเหนือจากวิสัยทัศน์ในอนาคตที่นำเสนอต่อผู้บริหารแล้ว ควรมี KPI, OKR หรือเป้าหมายที่ชัดเจนสำหรับแต่ละทีมในการปฏิบัติตามในช่วงการเปลี่ยนแปลง
• จะต้องเปลี่ยนแปลงอะไรหากเราต้องการบรรลุเป้าหมายใหม่ของบริษัทเหล่านี้ การระบุพื้นที่โฟกัสมีความสำคัญต่อการนำความคิดริเริ่มใหม่ๆ หรือการเปลี่ยนแปลงภายในองค์กรไปปฏิบัติให้สำเร็จ

คำตอบเหล่านี้จะช่วยคุณสร้างกลยุทธ์การสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพสูง และแจ้งกระบวนการวางแผนของคุณ

2. ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ก่อนเปิดตัวแผนการสื่อสารภายในของคุณ คุณต้องระบุบทบาทที่แตกต่างกันและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่จะได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลง สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับสมาชิก C-suite หรือไม่? การเปลี่ยนแปลงนี้จะมีผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อผู้จัดการระดับกลาง ทีมแผนกต่างๆ หรือพนักงานแนวหน้าหรือไม่

คุณต้องกำหนดกลุ่มเป้าหมายประเภทต่างๆ ทั้งหมด เนื่องจากสิ่งเหล่านี้จะช่วยให้คุณสร้างข้อความที่เหมาะกับแต่ละกลุ่มได้ แต่ละประเภทจะมีความต้องการเฉพาะและจะได้รับผลกระทบต่างกันไป ยิ่งไปกว่านั้น ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละกลุ่มจะต้องใช้คันโยกที่แตกต่างกันเพื่อจูงใจพวกเขา ผู้ชมแต่ละคนไม่เหมือนกัน

“ทีมที่แตกต่างกันและหน่วยธุรกิจที่แตกต่างกันภายในธุรกิจของคุณจะต้องการวิธีการสื่อสารและภาษาที่แตกต่างกัน สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าทุกคนมีแรงจูงใจจากสิ่งที่แตกต่างกัน” - Ryan Sanders , Group General Manager of Strategy & Value Creation ที่ Asahi Beverages

ผู้จัดการหลายคนล้มเหลวในด้านนี้โดยจำกัดการมุ่งเน้นเฉพาะผู้มีอำนาจตัดสินใจหลักและผู้บริหารระดับ C หรือละเว้นบางแผนกโดยสิ้นเชิง ผลลัพธ์? กลยุทธ์การสื่อสารภายในที่เข้าใจง่ายและโต้ตอบได้

กลยุทธ์การสื่อสารของคุณต้องพิจารณาถึงบทบาท ข้อกังวล และผลกระทบที่ความคิดริเริ่มการเปลี่ยนแปลงจะนำมา ยังต้องดำเนินการต่อไปและรับทราบความต้องการเฉพาะของทีมภายในองค์กรของคุณ

3. พัฒนาคำบรรยาย

เมื่อคุณระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการเปลี่ยนแปลงแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการสร้างเรื่องราวที่จะทำให้ทุกคนมีส่วนร่วม

เป้าหมายของกลยุทธ์การสื่อสารภายในใดๆ ควรเป็นการอำนวยความสะดวกในวงกว้างจากสมาชิกทุกคนในองค์กรของคุณ ไม่ใช่แค่ผู้นำทางธุรกิจเท่านั้น คุณควรสื่อสารถึงคุณค่าของการริเริ่มการเปลี่ยนแปลงของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ จัดการกับข้อกังวลโดยตรง และทำให้การเปลี่ยนแปลงเป็นไปอย่างราบรื่นที่สุด

การสร้างเรื่องเล่าที่น่าสนใจและกลยุทธ์การสื่อสารเป็นเรื่องเกี่ยวกับการพิจารณาวิธีที่ดีที่สุดในการสื่อสารความคิดริเริ่มการเปลี่ยนแปลงของคุณกับผู้ชมที่แตกต่างกัน

ตัวอย่างเช่น พนักงานของคุณในโรงงานผลิตจะต้องมีแนวทางที่แตกต่างไปจากทีม R&D อย่างสิ้นเชิง อย่าลืมว่าผู้ฟังทุกคนมีแรงจูงใจที่แตกต่างกัน คุณควรจะสามารถสื่อสารประโยชน์ของการเปลี่ยนแปลงให้กับผู้ชมแต่ละประเภทได้ และสิ่งที่จะเป็นผลลัพธ์เชิงบวกของการเปลี่ยนแปลงสำหรับพวกเขา

4. ระบุช่องทางการสื่อสารภายในที่สำคัญและเครื่องมือที่คุณต้องการ

ขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดวิธีที่คุณจะใช้เครื่องมือสื่อสารภายในเพื่อเพิ่มผลกระทบและการเข้าถึงให้สูงสุด

ต่อไปนี้คือตัวอย่างที่เป็นไปได้:

• เก็บการอัปเดตที่สำคัญของบริษัทออกจากกล่องจดหมายอีเมลของพนักงานของคุณ หากคุณรู้ว่าพวกเขาไม่ค่อยตรวจสอบ ตัวอย่างเช่น พนักงานส่วนหน้าอาจไม่มีที่อยู่อีเมลของบริษัทเอง ดังนั้นคุณจึงไม่สามารถมุ่งเน้นไปที่ช่องทางการสื่อสารเพียงช่องทางเดียว
• ใช้ประโยชน์จากแอปการสื่อสาร เช่น Slack, Teamwork หรือ Microsoft Teams เพื่อขับเคลื่อนการสื่อสารและการมีส่วนร่วมแบบเรียลไทม์
• รวมกลยุทธ์การสื่อสารของคุณเข้ากับกิจกรรมต่างๆ เช่น ศาลากลางและการประชุมรายไตรมาส หากผู้นำระดับสูงของคุณจัดการประชุมเหล่านี้เพื่อหารือเกี่ยวกับกลยุทธ์

5. สร้างชุดเครื่องมือสื่อสาร

อย่าทิ้งช่องว่างที่อาจนำไปสู่ความเข้าใจผิดหรือขาดการสื่อสาร สร้างสื่อประกอบที่สามารถช่วยผู้จัดการระดับกลางและหัวหน้าทีมสื่อสารบริบทของการเปลี่ยนแปลงและจูงใจสมาชิกในทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ต่อไปนี้คือวิธีบางอย่างที่คุณสามารถอำนวยความสะดวกในการสื่อสารที่สอดคล้องกันทั่วทั้งองค์กรของคุณ:

• อัปเดตบนเว็บไซต์อินทราเน็ตขององค์กรของคุณ
• อัปเดตอีเมล
• โพสต์โซเชียลมีเดีย
• หลักสูตรออนไลน์และการสัมมนาผ่านเว็บ
• อบรมแบบตัวต่อตัว
• การประชุมเชิงปฏิบัติการด้วยตนเองหรือระยะไกล
• สื่อการเรียนรู้สำหรับผู้บริหาร
• วิดีโอแนะนำสั้น ๆ
• แนวทางการสื่อสารกับผู้ฟังต่างๆ

เคล็ดลับ เพิ่มเติม : เลือกแชมเปี้ยนในแต่ละแผนก คนที่น่าเชื่อถือและเป็นที่เคารพซึ่งสามารถช่วยคุณพัฒนาและสนับสนุนการริเริ่มการเปลี่ยนแปลง

คุณควรจำไว้ด้วยว่ากลยุทธ์การสื่อสารภายในของคุณอาจต้องผ่านช่วงการเรียนรู้ ดังนั้นจงอดทน ตรวจสอบผลลัพธ์ และปรับวิธีการและวัสดุของคุณหากจำเป็น

6. กำหนดตารางเวลา (และทำตามนั้น)

กุญแจสำคัญในการดำเนินกลยุทธ์การสื่อสารภายในอย่างมีประสิทธิภาพคือการติดตามและปรับความพยายามของคุณให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงหรือการเปลี่ยนแปลงขององค์กรของคุณ

การดำเนินการตามกลยุทธ์และผลกระทบจะได้รับสูงสุดเมื่อผู้เล่นหลักสอดคล้องกับเป้าหมายและความรับผิดชอบร่วมกัน

กลยุทธ์การสื่อสารภายในที่มีไทม์ไลน์ ปฏิทิน และกรอบเวลาจะช่วยให้ทุกคนเข้าใจสิ่งที่ต้องทำและเมื่อจำเป็นต้องเกิดขึ้น

7. กำหนดเป้าหมายและตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) เพื่อวัดความสำเร็จ

การตั้งค่าตารางเวลาของคุณเป็นเพียงขั้นตอนแรก คุณจะต้องมีวิธีเพื่อให้แน่ใจว่าผู้เล่นหลักทั้งหมดทำงานประสานกันเพื่อบรรลุเป้าหมายการสื่อสารของคุณ แผนการสื่อสารภายในที่ไม่มีการดำเนินการนั้นคุ้มค่ากับกระดาษที่เขียนเท่านั้น

ในการวัดความสำเร็จของการริเริ่มของคุณ คุณจะต้องติดตามตัวชี้วัดและวัดความคืบหน้า ไม่ว่าคุณจะใช้ KPI, OKR หรือวิธีการจัดการประสิทธิภาพอื่นๆ

ตัวอย่างเช่น ใน แพลตฟอร์มการดำเนินการตามกลยุทธ์ เช่น Cascade คุณสามารถสร้างแผนการสื่อสารภายใน กำหนดเป้าหมายและ KPI และมอบหมายสมาชิกในทีมของคุณเพื่อขับเคลื่อนความรับผิดชอบ

การอ่านที่แนะนำ: วิธีการเขียนแผนกลยุทธ์

8. ทบทวนและปรับกลยุทธ์ของคุณ

หากคุณต้องการกลยุทธ์การสื่อสารภายในที่ประสบความสำเร็จซึ่งจะไม่มลายไปในหกเดือนข้างหน้า คุณจะต้องทบทวนและแก้ไขหลักสูตรหากจำเป็น

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถดูอัตราการคลิกผ่านและอัตราการเปิดอีเมล วิธีที่พนักงานตอบสนองต่อแนวทางของคุณ และรับคำติชมเกี่ยวกับประเภทของเนื้อหาที่คุณกำลังใช้ หากแผน A ใช้งานไม่ได้ ให้เปลี่ยนไปใช้ แผน B

แทนที่จะสลับไปมาระหว่างเครื่องมือและสเปรดชีตหลายรายการเพื่อรับข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับความคืบหน้า ให้ไปที่ Cascade และดูข้อมูลทั้งหมดว่าเกิดอะไรขึ้นกับแผนการสื่อสารภายในของคุณ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ควรจำไว้

ภูมิภาคต่าง ๆ ต้องการแนวทางที่แตกต่างกัน

การดำเนินงานทั่วโลกจำเป็นต้องปรับกลยุทธ์การสื่อสารภายในเพื่อตอบสนองความต้องการเฉพาะของวัฒนธรรมและทีมงานของบริษัทในแต่ละภูมิภาค หากคุณมีเทมเพลตเดียวสำหรับการสื่อสารของพนักงาน การสื่อสารภายในของคุณจะไม่มีผล

"การสร้างกลุ่มงานที่ประสบความสำเร็จนั้นยากพอเมื่อทุกคนอยู่ในพื้นที่และผู้คนใช้พื้นที่สำนักงานเดียวกัน แต่เมื่อสมาชิกในทีมมาจากประเทศต่างๆ และมีภูมิหลังในการทำงานต่างกัน และทำงานในที่ต่างๆ กัน การสื่อสารอาจแย่ลงอย่างรวดเร็ว" - Tsedal Neeley จาก Harvard Business Review

ทำให้การมีส่วนร่วมมีความสำคัญสูงสุด

การมีส่วนร่วมของพนักงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในบริบทของการจัดการการเปลี่ยนแปลง ควรคำนึงถึงอยู่เสมอเมื่อคุณสร้างกลยุทธ์การสื่อสารภายในของคุณ

“เมื่อผู้คนรู้สึกว่าพวกเขามีการควบคุมในงานที่พวกเขาทำ พวกเขาจะได้รับความรับผิดชอบและความเป็นเจ้าของในระดับที่สูงขึ้น” - ทอม ไรท์, แคสเคด.

การทำงานร่วมกันเป็นกุญแจสู่กลยุทธ์แบบไดนามิก

การมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักในกลยุทธ์การสื่อสารภายในของคุณจะให้ข้อมูลเชิงลึก ความคิด และประสบการณ์เพิ่มเติม ผลตอบรับจากพนักงานอย่างสม่ำเสมอยังช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงหลุมพราง ค้นหาโอกาสใหม่ๆ และบรรลุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจได้รวดเร็วยิ่งขึ้น ลืมแนวทางจาก บนลงล่าง ที่ผู้นำธุรกิจกำหนดการดำเนินการตามกลยุทธ์ กลยุทธ์ต้องมีรอบทิศทาง

“ องค์กรที่แข็งแกร่งที่สุดให้ความสำคัญกับมุมมองของพนักงาน และต้องการรับฟังโดยตรงจากพนักงานว่าการเปลี่ยนแปลงส่งผลกระทบ อย่างไร” - บิล โดเชอร์ตี้, ดีลอยท์ .

อย่าหลงทาง

หากคุณต้องการให้กลยุทธ์การสื่อสารของคุณมีประสิทธิภาพ คุณต้องทำตามแผนของคุณ วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือการจัดกลุ่มวัตถุประสงค์ของคุณใน พื้นที่โฟกัส เพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณกำลังทำงานที่สอดคล้องกับการจัดการการเปลี่ยนแปลงและกลยุทธ์การสื่อสารภายในของคุณอย่างสม่ำเสมอ

“ กฎคือ ถ้ากิจกรรมไม่เข้ากับพื้นที่ที่คุณสนใจ - ไม่ควรเกิดขึ้น - อย่างน้อยก็ไม่ใช่ตอนนี้ แน่นอนว่าอาจมี 'ข้อยกเว้นฉุกเฉิน' ที่นี่และที่นั่น - แต่สิ่งสำคัญคือต้องปฏิบัติตามกระบวนการ ” - ทอม ไรท์ แคสเคด

ดำเนินการตามกลยุทธ์ของคุณ

การสร้างกลยุทธ์การสื่อสารภายในเป็นสิ่งสำคัญหากคุณต้องการเพิ่มผลกระทบเชิงบวกสูงสุดจากการริเริ่มการเปลี่ยนแปลง การละเลยด้านการจัดการการเปลี่ยนแปลงนี้อาจนำไปสู่การต่อต้านขององค์กร ความเหนื่อยหน่าย และความเครียดที่เพิ่มขึ้น

ปฏิบัติตามแปดขั้นตอนที่เราได้พูดคุยกัน และคุณควรจะสามารถกำหนดกลยุทธ์การสื่อสารภายใน และสร้างแผนกลยุทธ์ที่จะสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงขององค์กร อำนวยความสะดวกในการมีส่วนร่วม และเพิ่มความคิดริเริ่มในการเปลี่ยนแปลงของบริษัทของคุณ

อย่างไรก็ตาม นั่นเป็นเพียงจุดเริ่มต้น การพัฒนากลยุทธ์มีชัยเพียงครึ่งเดียว การดำเนินการมันเป็นส่วนที่เหลือ และคุณจำเป็นต้องมีเครื่องมือที่เหมาะสม

ลงชื่อสมัคร ใช้ Cascade และหมุนฟรี ไม่ต้องใช้บัตรเครดิตและไม่ต้องพูดเรื่องการขาย จนกว่าคุณจะพร้อมที่จะบรรลุเป้าหมายได้เร็วขึ้น