如何通过 8 个步骤执行您的内部沟通策略

在成长阶段或重大组织变革期间，有效的内部沟通策略可以成就或破坏业务转型。

这种“内部营销”从未像现在这样重要。 自 2021 年底以来，员工敬业度一直处于全球组织的最低点。 此外，从面对面工作到混合和完全远程工作模式的转变加剧了这个问题。

本文将介绍内部沟通的重要性，提供分步指南来帮助您制定有效的内部沟通计划以执行您的战略，并分享专家见解以确保您充分利用内部沟通流程。

为什么你永远不应该忽视你的内部沟通策略？

任何业务变更或转型都可能具有挑战性。 据Gartner称，受变革影响的 10 名员工中有 7 名表示压力更大，表现比普通员工差。

但是，制定有效的内部沟通策略可以帮助缓解和处理与变革相关的问题。

在变更管理流程的背景下，内部沟通有几个好处，包括：

• 焦点：传达组织的目标、战略和变革带来的好处可以帮助团队在实施或适应新流程、技术或工作方式时保持动力和焦点。
• 敬业度和动力：许多组织在变革计划方面未能达到目标，因为他们未能传达计划背后的“原因”。
• 最大限度地减少变革阻力：与所有利益相关者沟通并预测他们的担忧可以使采用和实施更容易。

建立和执行内部沟通计划的 8 个步骤

1.了解情况和触发因素

在您开始制定计划之前，您需要了解变化的背景和组织的沟通需求。 了解您的组织为何推动特定类型的变革对于设计最能为其服务的内部沟通计划至关重要。

确定为什么需要这种改变以及组织内需要发生什么才能使其成功。 贵公司的转型目标和更广泛的业务目标也必须告知您的内部沟通计划。

弄清楚这些方面将帮助您确定执行沟通计划的最佳途径。

以下是您应该问的几个关键问题：

• 是什么触发了变革的需求？ 是因为采用新技术、竞争压力、缩小规模还是正在进行并购？
• 这种变化会给企业、员工和未来带来哪些切实的好处？ 清楚地了解这些结果可以帮助您传达公司变革计划的好处。
• 我们想要完成什么？ 除了呈现给管理层的未来愿景之外，每个团队还应该在过渡期间遵循明确的 KPI、OKR 或目标。
• 如果我们想实现这些新的公司目标，需要改变什么？ 确定重点领域对于在组织内成功实施任何新举措或变革至关重要。

这些答案将帮助您建立高效的内部沟通策略并为您的计划过程提供信息。

2. 识别利益相关者

在推出内部沟通计划之前，您需要确定将受变更影响的不同角色和利益相关者。 这是否涉及最高管理层成员？ 这种变化是否会对中层管理人员、不同部门的团队或一线员工产生重大影响？

您需要绘制出所有不同类型的受众，因为这些将帮助您为每个受众创建量身定制的信息。 每种类型都有特定的需求，并且会受到不同的影响。 最重要的是，每组利益相关者都需要不同的杠杆来激励他们。 不是每个观众都是一样的。

“不同的团队和企业内的不同业务部门将需要不同的沟通方式和语言。 重要的是要了解每个人的动机都是不同的。” - Ryan Sanders ，Asahi Beverages 战略与价值创造集团总经理

许多经理在这方面做得不够，因为他们将注意力集中在关键决策者和 C 级高管身上，或者完全忽略了某些部门。 结果？ 一种过于简单和被动的内部沟通策略。

您的沟通策略必须考虑变革计划将带来的角色、关注点和影响。 它还必须更进一步，并承认组织内团队的特定需求。

3. 展开叙述

当您确定了参与变革过程的利益相关者后，下一步就是制作一个让每个人都参与其中的故事。

任何内部沟通策略的目标都应该是促进组织所有成员的广泛认同，而不仅仅是商业领袖。 您应该有效地传达变革计划的价值，直接解决问题，并使转型尽可能顺利。

制定引人入胜的叙述和沟通策略是关于考虑如何最好地将您的变革计划传达给不同的受众。

例如，生产设施中的员工将需要与研发团队完全不同的方法。 请记住，每个观众都有不同的动机。 您应该能够向每种类型的受众传达变革的好处以及变革对他们的积极结果。

4. 确定您需要的关键内部沟通渠道和工具

下一步是确定您将如何利用内部沟通工具来最大化影响力和影响力。

以下是一些可能的示例：

• 如果您知道员工很少查看重要的公司更新，请不要将其保存在员工的电子邮件收件箱中。 例如，一线员工可能没有自己的公司电子邮件地址，因此您不能只关注一个沟通渠道。
• 利用 Slack、Teamwork 或 Microsoft Teams 等通信应用程序来推动实时通信和参与。
• 如果您的高层领导召开这些会议讨论战略，则将您的沟通策略纳入市政厅和季度会议等活动中。

5. 创建通讯工具包

不要遗漏任何可能导致误解或缺乏沟通的空白。 构建可以帮助中层管理人员和团队领导有效沟通变革背景并激励团队成员的材料。

这里有一些方法可以促进整个组织的一致沟通：

• 您组织的 Intranet 站点上的更新
• 电子邮件更新
• 社交媒体帖子
• 在线课程和网络研讨会
• 一对一培训课程
• 面对面或远程研讨会
• 管理人员的学习材料。
• 短视频指南
• 与不同受众交流的指南

额外提示：为每个部门选择一个拥护者，一个可信且受人尊敬的人，他可以帮助您制定和倡导变革计划。

您还应该记住，您的内部沟通策略可能需要经历一个学习曲线。 因此，请耐心等待，监控结果，并在需要时调整您的方法和材料。

6. 制定时间表（并坚持下去）

执行有效的内部沟通策略的关键是保持正轨并使您的努力与组织的转型或变化保持一致。

当关键参与者在共同的目标和责任上保持一致时，战略执行和影响将最大化。

具有时间表、日历和时间框架的内部沟通策略将帮助每个人了解需要做什么以及何时需要完成。

7. 设定目标和关键绩效指标 (KPI) 来衡量成功

设置您的日程安排只是第一步。 您还需要一种方法来确保所有关键参与者齐心协力地实现您的沟通目标。 没有执行的内部沟通计划只值得写在纸上。

要衡量您的计划是否成功，您需要跟踪指标并衡量进度，无论您使用 KPI、 OKR还是任何其他绩效管理方法。

例如，在 Cascade 等战略执行平台中，您可以制定内部沟通计划、设定目标和 KPI，并分配团队成员以推动问责制。

推荐阅读：如何撰写战略计划

8. 审查和调整你的策略

如果您想要一个成功的内部沟通策略并且在接下来的六个月内不会失败，那么您需要在需要时进行审查和修正。

例如，您可以查看电子邮件的点击率和打开率、员工对您的方法的反应，并获得有关您正在使用的内容类型的反馈。 如果 A 计划不起作用，请切换到B 计划。

与其在多个工具和电子表格之间切换以获取进度更新，不如前往Cascade并全面了解您的内部沟通计划正在发生的事情。

要牢记的最佳实践

不同地区需要不同的方法

全球运营需要调整内部沟通策略，以满足每个地区公司文化和团队的独特需求。 如果您有一个通用的员工沟通模板，那么您的内部沟通将无效。

“当每个人都在当地，并且人们共享同一个办公空间时，创建成功的工作组已经够难的了。但是当团队成员来自不同的国家和职能背景并在不同的地点工作时，沟通就会迅速恶化。” - Tsedal Neeley，哈佛商业评论。

将参与作为重中之重

当您制定内部沟通策略时，员工敬业度，尤其是在变革管理的背景下，应该始终是首要考虑因素。

“当人们觉得他们对正在做的工作有一定程度的控制力时，他们总体上会感受到更高水平的责任感和所有权。” -汤姆·赖特，级联。

协作是动态战略的关键

让关键利益相关者参与您的内部沟通策略将提供额外的见解、想法和经验。 定期的员工反馈还可以帮助您避免陷阱、发现新机会并更快地实现业务目标。 忘记业务领导者决定战略执行的自上而下的方法。 战略需要是全方位的。

“最强大的组织非常重视员工的观点，并希望直接从员工那里听到变化对他们的影响。” - 比尔·多切蒂，德勤。

不要偏离轨道

如果您希望您的沟通策略有效，您需要执行您的计划。 做到这一点的一种方法是将您的目标分组到重点领域，以确保您的团队所做的工作始终与您的变更管理和内部沟通策略保持一致。

“规则是，如果一项活动不适合您的某个重点领域——它不应该发生——至少现在不应该发生。 当然，这里和那里可能存在“紧急例外”——但重要的是要致力于这个过程。 ”——汤姆·赖特， Cascade。

执行你的策略

如果您想最大限度地发挥变革举措的积极影响，那么制定内部沟通策略至关重要。 忽视这一变革管理方面可能会导致组织阻力、倦怠和额外压力。

按照我们讨论的八个步骤，您应该能够制定内部沟通战略并制定战略计划，以支持组织变革、促进参与并推动公司的转型计划。

然而，这只是一个起点。 制定战略只是成功的一半。 执行它是其余的。 你需要有合适的工具来解决它。

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