如何通過 8 個步驟執行您的內部溝通策略

在成長階段或重大組織變革期間，有效的內部溝通策略可以成就或破壞業務轉型。

這種“內部營銷”從未像現在這樣重要。 自 2021 年底以來，員工敬業度一直處於全球組織的最低點。 此外，從面對面工作到混合和完全遠程工作模式的轉變加劇了這個問題。

本文將介紹內部溝通的重要性，提供分步指南來幫助您制定有效的內部溝通計劃以執行您的戰略，並分享專家見解以確保您充分利用內部溝通流程。

為什麼你永遠不應該忽視你的內部溝通策略？

任何業務變更或轉型都可能具有挑戰性。 據Gartner稱，受變革影響的 10 名員工中有 7 名表示壓力更大，表現比普通員工差。

但是，制定有效的內部溝通策略可以幫助緩解和處理與變革相關的問題。

在變更管理流程的背景下，內部溝通有幾個好處，包括：

• 焦點：傳達組織的目標、戰略和變革帶來的好處可以幫助團隊在實施或適應新流程、技術或工作方式時保持動力和焦點。
• 敬業度和動力：許多組織在變革計劃方面未能達到目標，因為他們未能傳達計劃背後的“原因”。
• 最大限度地減少變革阻力：與所有利益相關者溝通並預測他們的擔憂可以使採用和實施更容易。

建立和執行內部溝通計劃的 8 個步驟

1.了解情況和触發因素

在您開始製定計劃之前，您需要了解變化的背景和組織的溝通需求。 了解您的組織為何推動特定類型的變革對於設計最能為其服務的內部溝通計劃至關重要。

確定為什麼需要這種改變以及組織內需要發生什麼才能使其成功。 貴公司的轉型目標和更廣泛的業務目標也必須告知您的內部溝通計劃。

弄清楚這些方面將幫助您確定執行溝通計劃的最佳途徑。

以下是您應該問的幾個關鍵問題：

• 是什麼觸發了變革的需求？ 是因為採用新技術、競爭壓力、縮小規模還是正在進行併購？
• 這種變化會給企業、員工和未來帶來哪些切實的好處？ 清楚地了解這些結果可以幫助您傳達公司變革計劃的好處。
• 我們想要完成什麼？ 除了呈現給管理層的未來願景之外，每個團隊還應該在過渡期間遵循明確的 KPI、OKR 或目標。
• 如果我們想實現這些新的公司目標，需要改變什麼？ 確定重點領域對於在組織內成功實施任何新舉措或變革至關重要。

這些答案將幫助您建立高效的內部溝通策略並為您的計劃過程提供信息。

2. 識別利益相關者

在推出內部溝通計劃之前，您需要確定將受變更影響的不同角色和利益相關者。 這是否涉及最高管理層成員？ 這種變化是否會對中層管理人員、不同部門的團隊或一線員工產生重大影響？

您需要繪製出所有不同類型的受眾，因為這些將幫助您為每個受眾創建量身定制的信息。 每種類型都有特定的需求，並且會受到不同的影響。 最重要的是，每組利益相關者都需要不同的槓桿來激勵他們。 不是每個觀眾都是一樣的。

“不同的團隊和企業內的不同業務部門將需要不同的溝通方式和語言。 重要的是要了解每個人的動機都是不同的。” - Ryan Sanders ，Asahi Beverages 戰略與價值創造集團總經理

許多經理在這方面做得不夠，因為他們將注意力集中在關鍵決策者和 C 級高管身上，或者完全忽略了某些部門。 結果？ 一種過於簡單和被動的內部溝通策略。

您的溝通策略必須考慮變革計劃將帶來的角色、關注點和影響。 它還必須更進一步，並承認組織內團隊的特定需求。

3. 展開敘述

當您確定了參與變革過程的利益相關者後，下一步就是製作一個讓每個人都參與其中的故事。

任何內部溝通策略的目標都應該是促進組織所有成員的廣泛認同，而不僅僅是商業領袖。 您應該有效地傳達變革計劃的價值，直接解決問題，並使轉型盡可能順利。

制定引人入勝的敘述和溝通策略是關於考慮如何最好地將您的變革計劃傳達給不同的受眾。

例如，生產設施中的員工將需要與研發團隊完全不同的方法。 請記住，每個觀眾都有不同的動機。 您應該能夠向每種類型的受眾傳達變革的好處以及變革對他們的積極結果。

4. 確定您需要的關鍵內部溝通渠道和工具

下一步是確定您將如何利用內部溝通工具來最大化影響力和影響力。

以下是一些可能的示例：

• 如果您知道員工很少查看重要的公司更新，請不要將其保存在員工的電子郵件收件箱中。 例如，一線員工可能沒有自己的公司電子郵件地址，因此您不能只關註一個溝通渠道。
• 利用 Slack、Teamwork 或 Microsoft Teams 等通信應用程序來推動實時通信和參與。
• 如果您的高層領導召開這些會議討論戰略，則將您的溝通策略納入市政廳和季度會議等活動中。

5. 創建通訊工具包

不要遺漏任何可能導致誤解或缺乏溝通的空白。 構建可以幫助中層管理人員和團隊領導有效溝通變革背景並激勵團隊成員的材料。

這裡有一些方法可以促進整個組織的一致溝通：

• 您組織的 Intranet 站點上的更新
• 電子郵件更新
• 社交媒體帖子
• 在線課程和網絡研討會
• 一對一培訓課程
• 面對面或遠程研討會
• 管理人員的學習材料。
• 短視頻指南
• 與不同受眾交流的指南

額外提示：為每個部門選擇一個擁護者，一個可信且受人尊敬的人，他可以幫助您制定和倡導變革計劃。

您還應該記住，您的內部溝通策略可能需要經歷一個學習曲線。 因此，請耐心等待，監控結果，並在需要時調整您的方法和材料。

6. 制定時間表（並堅持下去）

執行有效的內部溝通策略的關鍵是保持正軌並使您的努力與組織的轉型或變化保持一致。

當關鍵參與者在共同的目標和責任上保持一致時，戰略執行和影響將最大化。

具有時間表、日曆和時間框架的內部溝通策略將幫助每個人了解需要做什麼以及何時需要完成。

7. 設定目標和關鍵績效指標 (KPI) 來衡量成功

設置您的日程安排只是第一步。 您還需要一種方法來確保所有關鍵參與者齊心協力地實現您的溝通目標。 沒有執行的內部溝通計劃只值得寫在紙上。

要衡量您的計劃是否成功，您需要跟踪指標並衡量進度，無論您使用 KPI、 OKR還是任何其他績效管理方法。

例如，在 Cascade 等戰略執行平台中，您可以製定內部溝通計劃、設定目標和 KPI，並分配團隊成員以推動問責制。

推薦閱讀：如何撰寫戰略計劃

8. 審查和調整你的策略

如果您想要一個成功的內部溝通策略並且在接下來的六個月內不會失敗，那麼您需要在需要時進行審查和修正。

例如，您可以查看電子郵件的點擊率和打開率、員工對您的方法的反應，並獲得有關您正在使用的內容類型的反饋。 如果 A 計劃不起作用，請切換到B 計劃。

與其在多個工具和電子表格之間切換以獲取進度更新，不如前往Cascade並全面了解您的內部溝通計劃正在發生的事情。

要牢記的最佳實踐

不同地區需要不同的方法

全球運營需要調整內部溝通策略，以滿足每個地區公司文化和團隊的獨特需求。 如果您有一個通用的員工溝通模板，那麼您的內部溝通將無效。

“當每個人都在當地，並且人們共享同一個辦公空間時，創建成功的工作組已經夠難的了。但是當團隊成員來自不同的國家和職能背景並在不同的地點工作時，溝通就會迅速惡化。” - Tsedal Neeley，哈佛商業評論。

將參與作為重中之重

當您制定內部溝通策略時，員工敬業度，尤其是在變革管理的背景下，應該始終是首要考慮因素。

“當人們覺得他們對正在做的工作有一定程度的控制力時，他們總體上會感受到更高水平的責任感和所有權。” -湯姆·賴特，級聯。

協作是動態戰略的關鍵

讓關鍵利益相關者參與您的內部溝通策略將提供額外的見解、想法和經驗。 定期的員工反饋還可以幫助您避免陷阱、發現新機會並更快地實現業務目標。 忘記業務領導者決定戰略執行的自上而下的方法。 戰略需要是全方位的。

“最強大的組織非常重視員工的觀點，並希望直接從員工那裡聽到變化對他們的影響。” - 比爾·多切蒂，德勤。

不要偏離軌道

如果您希望您的溝通策略有效，您需要執行您的計劃。 做到這一點的一種方法是將您的目標分組到重點領域，以確保您的團隊所做的工作始終與您的變更管理和內部溝通策略保持一致。

“規則是，如果一項活動不適合您的某個重點領域——它不應該發生——至少現在不應該發生。 當然，這里和那裡可能存在“緊急例外”——但重要的是要致力於這個過程。 ”——湯姆·賴特， Cascade。

執行你的策略

如果您想最大限度地發揮變革舉措的積極影響，那麼制定內部溝通策略至關重要。 忽視這一變革管理方面可能會導致組織阻力、倦怠和額外壓力。

按照我們討論的八個步驟，您應該能夠制定內部溝通戰略並製定戰略計劃，以支持組織變革、促進參與並推動公司的轉型計劃。

然而，這只是一個起點。 制定戰略只是成功的一半。 執行它是其餘的。 你需要有合適的工具來解決它。

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