完美項目時間表的 7 步公式

您是否曾經參與過那些拖延了很長時間的項目？ 如果您在開始時沒有設定明確的項目時間表，您可能會走上一條漫長而悲慘的道路。

項目時間表是按時間順序排列的活動的視覺列表。 這種對項目的深入概述為關鍵利益相關者提供了清晰的路線圖，因此他們可以確定關鍵行動的優先級、了解依賴關係、達到交付日期並實現目標。

以下是您將在本文中發現的內容：

1. 為什麼項目時間表如此重要？
2. 3 個項目時間表示例（以及您應該選擇哪一個）
3. 項目管理時間表的7個基本要素

到最後，您將擁有激勵項目團隊並使您的目標和願景步入正軌所需的一切。

為什麼項目時間表如此重要？

想像一下場景：你的項目經理 Fred 並不擅長計劃——他擅長  微軟Excel   計劃。 他們都被鎖在他的舊東芝筆記本電腦上（弗雷德不喜歡分享）。 在他對其他員工不滿和粗魯的語氣之間，他並沒有透露太多。

因此，可以公平地說，團隊並沒有完全了解他們的項目任務或截止日期的背景。 自然而然地，該項目陷入了困境，最終成為了一個遙遠的夢想。 您的公司願景更像是海市蜃樓。 如果您有項目時間表，則可以避免這種停滯狀態。

進入有效的埃迪。 他知道，如果您想將您的願景變為現實，您需要一個專注於可交付成果和結束日期的項目計劃。 以下是項目時間表的七個好處，它們為您對成功項目的希望注入了活力，並  策略執行：

• 可視化工作流程。 項目時間表使您可以輕鬆了解您的位置以及接下來需要發生的事情。 清晰的概述有助於您的團隊溝通和了解項目的優先事項。
• 為每個人提供上下文。   根據蓋洛普的說法，只是  7%   的美國員工強烈同意他們公司的“溝通是準確、及時和開放的”。 將項目時間表與組織目標聯繫起來有助於每個人了解他們的工作如何影響整體願景。
• 里程碑。   將其分解為關鍵里程碑可以更輕鬆地跟踪項目進度並確定您是否在軌道上。 您還可以識別任何瓶頸並搶占破壞性延遲。
• 預算。 通過了解項目範圍和時間表，可以更輕鬆地計算出您的團隊所產生的成本，包括僱傭成本。
• 問責制。 老弗雷德並不那麼在意責任，但這就是球隊丟球的方式。 通過項目時間表，您可以了解哪裡出了問題以及哪些利益相關者需要額外的支持。
• 優先事項。 在某些情況下，您可以使用項目時間表來設置優先級。 讓您的團隊每次都能按時按時確定他們的日常任務列表和關鍵活動的優先級。
• 動機。 與 Cascade 的  目標管理軟件，您可以為您的員工設置有時限的項目里程碑，並使用 KPI 來管理項目目標並激勵您的員工。

3種類型的項目時間表

有幾種不同的方法來處理項目時間表。 Fred 用鼠標繪製的笨重的舊 Excel 表格不算其中之一。 讓我們來看看三個競爭者。

時間順序時間表

這種類型的項目時間表在一個簡單的歷史時間表中列出了從開始到結束的活動。 按時間順序排列的時間線通常從左到右（如果你感到叛逆，則從上到下）。 一次發生一項活動，因此設置子活動或計劃並行發生的事件的餘地不大。

這種方法可能適用於像工廠或建築這樣的項目，其中項目進度必須按順序進行。 然而，如果你想把活動分解成子任務，這個時間線就不夠用了，   設定目標和依賴關係，並通過異步工作加快進度。

甘特圖

甘特圖是一個多功能的項目時間表，可以一次顯示大量信息。 這種流行的時間管理和項目管理解決方案可幫助您與其他團隊協作、跟踪進度並適應情況變化。

弗雷德認為這是一個服裝品牌。 如果您想糾正他並讓您的團隊朝著正確的方向大力推動，您可以使用  Cascade 的目標管理工具——它具有交互式甘特圖，可以輕鬆了解整個項目的狀態。

您還可以查看任務依賴關係並設置截止日期，並進一步深入了解每個項目和任務。 Cascade 的界面使查看後續步驟和大局變得更加容易。

條形圖

條形圖是另一種類型的項目時間線，X 軸為時間，Y 軸為資源或輸出。 這種方法功能有限，但在某些行業（例如金融部門）中仍然有用。 例如，您可以使用它來獲取趨勢、利潤或其他簡單指標的概覽。

但是您可以使用它來管理具有依賴關係的複雜項目或跟踪團隊成員的行動和進度嗎？ “忘掉它！” 埃迪說。

項目管理時間表的7個基本要素

你現在正處於十字路口。 如果您想推動創新和增長，您必須採用更好的方式來管理您的項目時間表。 以下七個步驟可幫助您創建項目時間表，為您的成功做好準備：

1. 定義範圍，包括你的目標

項目範圍說明書是對工作的詳細描述，包括關鍵目標、要求和約束。 你想達到什麼目標？

當您從一開始就定義您的目標和系統時，它會使溝通變得更容易。 您可以確保所有利益相關者都在同一頁面上並朝著同一方向前進。 因此，您的項目中不再有無頭雞。

2. 將項目拆分為更小的里程碑

你可以潛入一個為期六個月的項目，並希望一切順利。 弗雷德可能會採用這種方法。 但埃迪知道，好的策略不是自動運行的——你必須保持警惕。 如果沒有，你最終會偏離正軌。

設置里程碑以監控關鍵階段的進度和簽到。 這種動態方法允許反饋和評估。 您可以聽到每個人的意見、採納想法並適應變化。

每個項目的日常行動都是引導您實現戰略目標的基石。 當您將整個項目分解為更小的步驟時，您可以將復雜的任務轉變為整個團隊可以遵循的簡單、可操作的步驟。

3. 為每項活動分配時間估算

請記住，時間不等人。 如果您在項目中浪費它或未能正確管理它，它可能會帶來災難。

將項目拆分成小塊後，更容易估計每個里程碑需要多長時間才能完成。 為每項活動添加估計的時間範圍，您將在創建準確的項目時間線方面取得巨大飛躍。

4.分配資源

接下來，您必須考慮誰可以完成每項活動。 與時間一樣，您的預算和人員也會受到限制。

確定您的優先事項，以便您的資金、工具和人員在正確的時間到達正確的地點。 例如，您不想在營銷方面投入過多的開支和人力，而在產品開發方面投入不足。 這種不平衡的方法是你最終得到一些糟糕的產品的方式，比如弗雷德的帽子。

仔細考慮每個人的優勢以及他們如何協作。 委派角色和職責，使您的員工能夠完成最重要的工作。

5. 考慮依賴

在線性的、按時間順序排列的項目時間線上，您對依賴項沒有很大的靈活性。 為了繼續產品發布的類比，我們必須考慮可能發生重疊的地方。

一方面，營銷活動不能在產品還在生產中的時候進行。 畢竟，您不能為產品照片發送半生不熟的產品。 您應該等到產品完成（即使那些蓬鬆的帽子在完全烘烤後看起來不會更好）。

當然，您可能會在設計團隊創建產品時陷入市場研究。 如果一項活動依賴於另一項活動的完成，您必須妥善管理時間。

6. 繪製時間線

弄清楚您的目標、里程碑、依賴關係和時間表後，您就可以將項目變為現實。 首先，將 Fred 的白板推入儲物櫃，鎖上，吞下鑰匙。 幹得好，埃迪。

然後按照以下步驟操作：

• 映射時間線上的每一項活動。   想想項目將如何從開始到結束進行。
• 注意任何依賴項。   例如，品牌設計團隊必須在帽子設計師開始工作之前確定米色和紫色的哪種組合最糟糕。
• 添加時間估計和角色。   您已經為每項工作確定了合適的人選以及需要多長時間。 在時間線上明確說明這些信息。

7. 選擇正確的工具來管理項目時間表

最後一步是弄清楚你將如何跟踪項目里程碑——因為如果你不跟踪，你就是在偷懶！ 這就是埃迪總是說的（這樣一個棕色的鼻子）。

我們知道，在多個電子表格、PowerPoint 幻燈片和不同的項目管理工具中管理和跟踪項目並不容易。 您將更多時間花在文檔和費時費力的管理工作上，而不是幫助您的團隊完成有意義的工作和執行項目。

當然，當您嘗試同時管理多個項目時，這個問題只會變得更糟。 幸運的是，有更好的方法。

級聯的  目標管理軟件  幫助您的團隊創建多個符合您的戰略計劃和目標的項目並共同開展工作。 您可以可視化每個項目如何鏈接到高級成果。

隨著  visual GoalDeck，您可以跟踪您負責的項目和目標。

您可以立即評估狀態以及每天應該優先考慮的事項，以實現公司的目標。

GoalDeck由自定義過濾器和靈活視圖提供支持：

• 地位
• 截止日期
• 重量/優先級
• 您可以在自己的目標和團隊的目標之間切換
• 組（此視圖可以顯示特定於所選計劃或重點領域的項目或目標）

您還可以添加任何新目標、KPI、項目或目標，並將其與總體計劃保持一致：

最重要的是，您可以將 Cascade 與您最喜歡的項目時間線軟件連接起來。 無論是 Jira、Asana、Trello 還是  任何其他項目管理軟件，我們都能滿足您的需求。 這些集成使您能夠  在一個地方自動跟踪多個項目的進度。

告別手動報告，向效率問好。

像 Cascade 這樣的集中式工作中心可以讓人們輕鬆了解他們的日常工作如何促進業務成功並提高他們的參與度。

你堅持現有系統的時間越長，你的成長就越少。 使用正確的工具，您可以管理項目時間表，從而輕鬆執行戰略。 這比任何一天的一系列不連貫的電子表格和項目管理工具都要好！

簡化您的項目管理流程

帕金森定律指出，“工作的擴展是為了填補完成它的可用時間。”給某人六個月的時間來完成一個項目，他們可能需要六個月的時間——即使可能需要四個月。如果你有一個 Flaky弗雷德負責，它可能永遠不會完成。

借助有時限的行動計劃，您的企業可以簡化溝通和協作，並確保按計劃繼續取得進展。

考慮旅程的每一步，將其分解，並幫助您的員工與願景建立聯繫。 作為回報，他們會做更有效的工作，從而帶來更快樂的員工、更好的結果和更快的成長。

準備好掌握項目管理並加快進度了嗎？

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