プロジェクト憲章のテンプレートと例の作成方法
公開: 2022-09-01優れたアイデアであっても、その価値を他の人に納得させることができなければ意味がありません。 そのためには、素晴らしいエレベーター ピッチが必要です。 あなたが思うかもしれないこととは反対に、ドアが再び開く前に、会社のエレベーターに立って矢継ぎ早のセールス スピーチを練習しなければならないという意味ではありません。
私たちはあなたのバブルを破裂させたくありませんが、現実には、行動を起こす前にプロジェクトの承認が必要です。 プロジェクト管理に関しては、考えなければならないことがたくさんあります。 したがって、主要な利害関係者が賛成する前に、ことわざのアヒルを一列に並べる必要があります。 必要なのはプロジェクト憲章です。
この記事で学ぶことは次のとおりです。
- プロジェクト憲章とは何ですか？
- なぜプロジェクト憲章が必要なのですか？
- プロジェクト チャーター テンプレートの 10 の重要な要素
- プロジェクト憲章テンプレートの 3 つの例
- Cascade でプロジェクト チャーター テンプレートを作成する方法
プロジェクト憲章とは何ですか？
プロジェクト憲章は、プロジェクトの重要な詳細、つまり、目的、プロジェクトの範囲、および目標の達成に役立つ利害関係者とその責任の説明を概説する簡潔で正式な文書です。
プロジェクト定義またはプロジェクト ステートメントとも呼ばれるこのプロジェクト管理の不可欠な側面は、社内のマーケティングと戦略の基盤となります。
プロジェクト憲章は、エレベーター ピッチの文書化されたバージョンと考えてください。 これはプロジェクトの簡潔でわかりやすい要約であり、パートナー、従業員、投資家に参加を説得するために使用できます。
なぜプロジェクト憲章が必要なのですか？
注目の新しい SaaS 製品を手に入れたと想像してください。 新しいマーケティング キャンペーンを開始する時が来ました。 世界はこれを気に入るはずです。あなたがしなければならないことは、2019 年のようにチーム パーティーとして評判を広め、売上が上がるのを見るだけです。あなたのチームは準備ができています。 彼らはただ計画を必要としています。
あなたはマイクに近づき、「やってみよう！」と言います。
沈黙は耳をつんざくようなものです。 アイデアがユニコーン、ドラゴン、またはその他の種類の神話上の獣であるかどうかは関係ありません。実行方法が明確でなければ、チームはそれを実現することはできません。
Cascade ではあまり誇張したくありません。 したがって、プロジェクト憲章はプロジェクト全体で最も価値のある唯一の文書であると私たちが言うとき、あなたは私たちを信じることができます. （はい、そうです）。 しかし、なぜ？
この重要な資産は、紙に書かれた言葉以上のものであり、すべての人を結び付ける唯一の真実の情報源です。
チームの団結の原動力であり、共通のビジョンの下で全員を結びつける北極星です。
プロジェクト憲章は、成功への青写真です。
プロジェクト チャーターの 6 つのメリットを紹介します。
1. プロジェクトの目的を定義する
プロジェクトに具体的な目標がなければ、チームは明確な方向性を持っていません。 コンテキストがなければ、転がり込むのはタンブルウィードだけです。 プロジェクト チャーターで目標を設定すると、全員が何をしなければならないかがわかります。これにより、無駄な時間とリソースを大幅に節約できます。
2. プロジェクトの目標と組織の目標を一致させる
賢明な戦略には無駄な努力はありません。 すべてのプロジェクトは、より大きなスキームの中でその場所を持っています。 優れたプロジェクト憲章があれば、これらの目標が、より広範な組織の目標や会社のビジョンにどのようにつながるかを説明できます。 投資家を説得したり、気が進まない従業員を説得したりする必要がある場合は、この明確さが不可欠です。
3. 全社的な賛同を促進する
プロジェクトが最初の小さな一歩を踏み出すとき、プロジェクト チャーターは頼りになるマーケティング ツールです。 マスタープランのこの洗練されたバージョンは、主要な利害関係者を動揺させて承認を与えることができます。 不機嫌そうな CCO のジョージから承認を得る必要がある場合でも、リード投資家に財布のひもを曲げるよう説得する必要がある場合でも、優れたプロジェクト チャーターはジェダイのマインド トリックのようにフェンスシッターを揺さぶることができます。
4. プロジェクト マネージャーに実行権限を与える
プロジェクト憲章は、プロジェクト マネージャーに正式な承認を与え、実行に専念できるようにします。 会社のリソースを投入することに同意できない場合、会社の大物幹部がいつでもプロジェクトをキャンセルする可能性があります (そして、許可されていないプロジェクトを実行しようとして、いたずらなコーナーに置かれる可能性があります)。
5.スコープクリープを防止
プロジェクトの成果物の周りに明確な境界線がない場合、スコープ クリープのフラストレーションに直面します。 この醜い小さなガーゴイルは、計画が不十分なプロジェクトに現れて、チームを苦しめ、予算を使い果たし、開始日と終了日を狂わせる可能性があります。 でも、プロジェクトマネジメントをマスターすれば、プロジェクト憲章ができるのでそんな心配はいりませんよね？
6. 人事異動があっても継続できる
人々は行き来します。 チームを変える人もいれば、役割を変える人もいます。 この混乱は、チームと、組織の目標を達成しようとする彼らの探求に問題を引き起こす可能性があります。 しかし、新しい石炭シャベラーや車掌がいても、列車を動かし続けることができる何かがあります. そうです、あなたはそれを推測しました、それはプロジェクト憲章です。 これは、プロジェクトのライフサイクル全体 (チーム メンバーが変わっても) を追跡できる究極のロードマップです。
プロジェクト憲章テンプレートの 10 の重要な要素
通常、すべてのプロジェクト憲章には、プロジェクトが存在する理由、クライアントまたは会社にとってのプロジェクトの利点、およびプロジェクト予算の概要が含まれます。
詳細は企業によって異なる場合がありますが、プロジェクト憲章に含めることをお勧めする 10 個の重要なコンポーネントを以下に示します。
1. プロジェクトの説明
一番上に、プロジェクトに関する基本的な詳細 (タイトルとその目的の説明) をドロップします。 言い換えれば、これは一体何なのだろう？
2. プロジェクトの組織
次に、計画の背後にいる人々に関する情報をレイアウトする必要があります。 少なくとも、プロジェクト スポンサーとプロジェクト マネージャーが必要です。 ただし、プロジェクト チーム メンバーやその他の利害関係者を一覧表示し、その役割と責任についてここで言及することもできます。
3. 目標ステートメント
プロジェクトには明確な目標が必要です。そうしないと、チームは効果的ではなく忙しそうに見えて、ぐるぐる回ってしまいます。 10 代のインターンが金曜日にオフィスを出るよりも早く進歩を加速させたいですか? 企業の戦略目標に沿った具体的で測定可能なプロジェクト目標を設定します。
4. ビジネスニーズ
アイデアの支持を得る必要がある場合、新しいプロジェクトがビジネス上の問題をどのように解決するかを指摘するよりも良い方法はありません。
ビジネス ニーズ (別名ビジネス ケース) は、プロジェクトを組織の戦略的目標に関連付け、アイデアを利害関係者に売り込むのに役立ちます。 たとえば、このプロジェクトはモバイル アプリでのユーザー エンゲージメントの向上に役立つと言えます。
5. プロジェクトの範囲
スコープでは、プロジェクトの成果物の制限を明確にします。 みんなの楽しみを台無しにする小さなクリープが現れたことについて私たちが言ったことを覚えていますか? ここで境界を設定すると、何がカバーされ、何がカバーされないかを誰もが知ることができます。
6. 仮定と制約
最初から明確な期待があれば、成功に役立ちます。 問題が発生するとき、それは通常、不明確な仮定が原因です。 主要な前提条件を検討し、プロジェクト憲章で詳しく説明します。 また、予算、時間、またはリソースに関する問題など、潜在的なプロジェクトの制約についても考えてください。
7. リスク
私たちは楽しいスポンジになりたくないのですが、プロジェクトで何がうまくいかないかを考えることが重要です. プロジェクトの承認を得るチャンスを台無しにする可能性のあるリスクを指摘したくはありません。
しかし、楽観的すぎると、盲点を抱えて前進する可能性があります。 ここに嬉しいひねりがあります。期待と潜在的なリスクについてより正直になると、ミッションに対する信頼が高まります。
8. 事業予算
ああ、お金。 ドルドル法案について話さずにプロジェクトを計画できるとは思いませんでしたね? 承認を得る前に、プロジェクトの費用を会社に知らせる必要があります。 それを分解し、費用に見合うだけの価値があることを示してください。
9. プロジェクトのタイムスケール
途中で事情があり、遅れる可能性があります。 たとえば、プロジェクト マネージャーが、チャーターの唯一のコピーだと思っていたものを保存しようとして、シュレッダーに指を突っ込んでしまったとします。
それでも、プロジェクトのマイルストーンを含む大まかなタイムラインを設定する必要があります。 このプロジェクト スケジュールにより、チームは最初から作業に取り掛かることができ、進行に合わせて調整できます (マネージャーが再び指を離せば)。
10. 受け入れ基準を定義する
成功基準とも呼ばれる、プロジェクト チャーターのこの最終ステップは、プロジェクトが成功したか失敗したかを判断する方法に関するものです。 通常、3 つの制約要素 (時間、コスト、スコープ) を使用して呼び出しを行うことができます。
もちろん、主要業績評価指標 (KPI) はプロジェクトごとに異なります。 たぶん、指を失うことは、それらのゲームチェンジャー指標の1つですか? あなたが決める。
3 プロジェクト憲章テンプレートの例
おそらく、独自のプロジェクト憲章を作成するのに苦労しているでしょう。 しかし、実際にはどのように見えますか？ 上記の重要な要素の多くを含むプロジェクト憲章の例を次に示します。
プロジェクト憲章テンプレートの例 #1: ボルタ川当局
このプロジェクト チャーターは、主な条件を満たしています。 目的と大まかな説明に加えて、このプロジェクトが企業の目的とどのように一致するかを具体的に説明するフィールドがあります。全体像を忘れないでください。 その他のフィールドには、利点、仮定、制約、プロジェクトのリスク、および期限が含まれます。
出典:テンプレート アーカイブ
プロジェクト憲章テンプレートの例 #2: UCLA
上記の例とは異なり、UCLA プロジェクト憲章は成果物を強調しています。 このアプローチにより、非常に詳細な範囲が保証されるため、エクストラを取り込もうとする人から保護する境界を設定できます (勇気がある場合)。
出典:テンプレート アーカイブ
プロジェクト憲章テンプレートの例 #3: Thomas Carlos Consulting
プロジェクト憲章の 3 番目の例は、関係者に重点を置いています。 ドキュメントの最初のページには、運営委員会、プロジェクト スポンサー、およびプロジェクト マネージャーのフィールドと、ワーキング グループの任務を説明するメモが含まれています。
出典:テンプレート アーカイブ
Cascade でプロジェクト チャーター テンプレートを作成する方法
別のドキュメントは、より多くのことを達成するのに役立ちますか? それとも、これはあなたの引き出しの中で成長している枯れ木のスライスのスタックのための単なる別のシートですか? 金曜日の夜のオフィスでの飲み会の前に、誰もが忘れてしまう退屈なプレゼンテーションがもう 1 つありますか?
そうである必要はありません。もっと良い方法があります。 手動のテンプレートを捨てて、Cascade を介してすべてを管理できます。
ちょっと待って、カスケードって何？
Cascade は、組織のプロジェクト管理を新しいレベルに引き上げる戦略実行プラットフォームです。
私たちのソリューションは、チームが次のことができることを意味します。
- プロジェクトを会社の戦略計画と目標に合わせる
- 部門やビジネス ユニットを超えたコラボレーション
- ボタンをクリックするだけで、プロジェクトのステータスをリアルタイムで確認できます
- 進捗状況に関する標準化されたレポートを自動的に生成する
- プロジェクトの遅延を避けるために締め切りを常に把握する
Cascade 内でプロジェクトを管理する方法は次のとおりです。
タスク。 プロジェクトにリンクされた日常の活動を作成して割り当てます。
マイルストーン。 プロジェクトを主要なマイルストーンに分割して、管理とレポート作成を容易にします。 明確な目標があれば、誰もが重要なことに集中できます。
期間/日付。 すべての活動、目標、プロジェクトには期限が必要です。 責任を割り当てて目標期日を設定すると、ビジョンを軌道に乗せるために人々が自分の役割を果たすように動機付けられます。
メモ/追加詳細。 あなたの成功は、あなたがどれだけの情報を共有するかにかかっています。 チーム全体のすべての会話と日常業務にコンテキストをもたらすことができるため、チームは常に重要なことに集中できます。
リスク/問題。 従業員が各締め切りに確実に近づくことができるようにします。 Cascade では、リスク スコアやヒートマップなどのさまざまな機能を通じて、未解決のリスクを管理できます。 潜在的な落とし穴に備えることで、陥る可能性が低くなります。
プロジェクトの依存関係。 カスケードは、意味のある視覚化と高度にカスタマイズ可能なビューで戦略を実現します。 カスケード マップを使用すると、誰が何に取り組んでいるかを確認できるため、クロス コラボレーションを行い、チームの連携を改善できます。
プロジェクト管理を新しいレベルに引き上げます
プロジェクト管理の唯一の目的は、プロジェクトの主要なアクションを成功裏に完了できるように人々を導くことです。
プロジェクトの成功は、最初に設定した基盤にかかっています。 ここで、プロジェクト憲章が重要な役割を果たします。
しかし、これは始まりに過ぎません。 あなたとあなたのチームは、プロジェクトを完了し、約束を果たさなければなりません。
そのため、作業に適したツールを選択することが非常に重要です。
チームの連携と実行を改善するプロジェクト管理への進化したアプローチを採用したいですか?