Как создать шаблон устава проекта + примеры

Отличная идея ничего не значит, если вы не можете убедить других в ее ценности. Для этого вам нужна фантастическая лифтовая презентация. Вопреки тому, что вы могли подумать, это не означает, что вы должны стоять в корпоративном лифте, репетируя молниеносную речь о продажах, прежде чем двери снова откроются.

Мы не хотим лопать ваш пузырь, но реальность такова, что ваш проект нуждается в одобрении, прежде чем вы сможете действовать. Есть о чем подумать, когда дело доходит до управления проектами. Итак, прежде чем кто-либо из ключевых заинтересованных сторон поддержит вас, вам нужно собрать свои пресловутые утки подряд. Что вам нужно, так это устав проекта.

Вот что вы узнаете из этой статьи:

1. Что такое устав проекта?
2. Зачем нужен устав проекта?
3. 10 важнейших элементов шаблона устава проекта
4. 3 примера шаблона устава проекта
5. Как создать шаблон устава проекта с помощью Cascade

Что такое устав проекта?

Устав проекта — это краткий формальный документ, в котором излагаются основные детали любого проекта, а именно цели, объем проекта, а также разъяснение заинтересованных сторон и их обязанностей, которые помогут вам достичь ваших целей.

Этот неотъемлемый аспект управления проектом, также известный как определение проекта или описание проекта, является основой вашего внутреннего маркетинга и стратегии.

Думайте о уставе вашего проекта как о задокументированной версии презентации для лифта. Это краткое и приятное описание проекта, которое вы можете использовать, чтобы убедить своих партнеров, сотрудников и инвесторов принять участие в проекте.

Зачем нужен устав проекта?

Представьте, что у вас есть популярный новый продукт SaaS. Пришло время запустить новую маркетинговую кампанию. Миру это понравится — все, что вам нужно сделать, это рассказать о себе и наблюдать за ростом продаж, пока ваша команда празднует, как будто на дворе 2019 год. Ваша команда готова. Им просто нужен план.

Вы подходите к микрофону и говорите: «Иди, делай что-нибудь!»

Тишина оглушает. Не имеет значения, является ли ваша идея единорогом, драконом или любым другим мифическим зверем — без ясности в том, как ее реализовать, ваша команда не сможет воплотить ее в жизнь.

Мы в Cascade не любим преувеличивать. Итак, вы можете поверить нам, когда мы говорим, что устав проекта — это самый ценный документ во всем вашем проекте. (Да, действительно). Но почему?

Потому что этот жизненно важный актив — это гораздо больше, чем просто слова на бумаге — это единственный источник правды, который объединяет всех.

Это движущая сила сплоченности команды, путеводная звезда, объединяющая всех под общим видением.

Устав проекта — это ваш план успеха.

Вот шесть преимуществ устава проекта, которые заставят вас станцевать счастливый танец (конечно, когда никто не смотрит):

1. Определяет цель вашего проекта

Если в вашем проекте отсутствуют конкретные цели, у вашей команды не будет четкого понимания направления. Без контекста единственное, что будет появляться, — это перекати-поле. Устав вашего проекта устанавливает цели, поэтому все знают, что они должны делать — это сэкономит вам много времени и ресурсов впустую.

2. Согласовывает цели вашего проекта с целями организации

В умной стратегии нет напрасных усилий. Каждый проект имеет свое место в большей схеме. С помощью хорошего устава проекта вы можете объяснить, как эти цели связаны с более широкими организационными целями и видением компании. Если вам нужно привлечь инвесторов или убедить сопротивляющихся сотрудников, эта ясность жизненно важна.

3. Поощряет участие всей компании

Когда ваш проект делает первые маленькие шаги, устав проекта становится вашим маркетинговым инструментом. Эта отшлифованная версия вашего генерального плана может склонить ключевых заинтересованных лиц к одобрению. Независимо от того, нужно ли вам получить одобрение сварливого Джорджа, директора по маркетингу, или убедить ведущего инвестора проявить гибкость, хороший устав проекта может повлиять на сидевших в заборе, как трюк джедая.

4. Уполномочивает руководителей проектов выполнять

Устав вашего проекта дает официальное разрешение руководителям проектов, чтобы они могли заняться выполнением. Если у вас нет разрешения на выделение ресурсов вашей компании, есть шанс, что крупные руководители в компании могут отменить проект в любое время (и поставить вас в неприятный угол за вашу попытку запустить несанкционированный проект).

5. Предотвращает расползание области видимости

Когда проекты не имеют четких границ результатов проекта, вы столкнетесь с разочарованием из-за расползания масштаба. Эта уродливая маленькая горгулья может появиться в плохо спланированных проектах, чтобы мучить команды, раздувать бюджеты и срывать даты запуска и окончания. Но когда вы освоите управление проектами, вам не придется беспокоиться об этом, потому что у вас будет устав проекта, верно?

6. Обеспечивает преемственность даже при кадровых изменениях

Люди приходят и уходят. Кто-то меняет команды, кто-то меняет роли. Это нарушение может вызвать проблемы для вашей команды и их стремления достичь ваших организационных целей. Но есть что-то, что может заставить поезд двигаться с пыхтением, даже если есть новый угольщик или кондуктор. Правильно, как вы догадались, это устав проекта. Это идеальная дорожная карта, которая поможет вам не сбиться с пути на протяжении всего жизненного цикла проекта (даже при смене членов команды).

10 важнейших элементов шаблона устава проекта

Как правило, все уставы проекта включают причины существования проекта, преимущества проекта для клиента или компании и обзор бюджета проекта.

В то время как основные детали могут варьироваться от одной компании к другой, вот десять важнейших компонентов, которые мы рекомендуем вам включить в устав вашего проекта:

1. Описание проекта

Вверху вы опускаете основные сведения о проекте — название и объяснение его цели. Другими словами, что все это значит, и почему кто-то должен дать два крика?

2. Организация проекта

Затем вы должны выложить информацию о людях, стоящих за планом. По крайней мере, у вас будет спонсор проекта и менеджер проекта. Но вы также можете перечислить членов команды проекта и других заинтересованных лиц и упомянуть здесь их роли и обязанности.

3. Постановка цели

Вашему проекту нужны четкие цели, иначе ваша команда будет бегать по кругу, выглядя занятой, а не эффективной. Хотите ускорить прогресс быстрее, чем ваши стажеры-подростки уйдут из офиса в пятницу? Установите конкретные, измеримые цели проекта, которые соответствуют вашим корпоративным стратегическим целям.

4. Деловая потребность

Когда вам нужно вызвать поддержку идеи, нет лучшего способа, чем указать, как новый проект решит какую-то проблему в вашем бизнесе.

Бизнес-потребность (также известная как бизнес-кейс) помогает связать проект со стратегическими целями организации и продать идею заинтересованным сторонам. Например, вы можете сказать, что этот проект поможет повысить вовлеченность пользователей в ваше мобильное приложение.

5. Объем проекта

В рамках вы уточняете пределы результатов проекта. Помните, что мы говорили об этом маленьком ублюдке, который появляется, чтобы испортить всем веселье? Установите границы здесь, и все будут знать, что покрывается, а что нет.

6. Предположения и ограничения

Четкие ожидания с самого начала помогут вам добиться успеха. Когда возникают проблемы, это обычно происходит из-за неясных предположений. Рассмотрите все ключевые предположения и подробно опишите их в уставе проекта. Кроме того, подумайте о потенциальных ограничениях проекта, таких как проблемы с бюджетом, временем или ресурсами.

7. Риски

Мы ненавидим быть веселой губкой, но очень важно подумать о том, что может пойти не так в проекте. Вы не хотите указывать на риски, которые могут разрушить ваши шансы на одобрение проекта.

Но если вы слишком оптимистичны, вы можете продвигаться вперед, используя слепые зоны. Вот счастливый поворот: когда вы более честны в отношении ожиданий и потенциальных рисков, вы будете больше доверять своей миссии!

8. Бюджет проекта

Ах, деньги. Вы же не думали, что сможете спланировать какой-либо проект, не говоря о долларовых купюрах, не так ли? Прежде чем вы сможете получить добро, вам нужно сообщить компании, сколько будет стоить проект. Разбейте его и покажите, насколько это стоит затрат.

9. Сроки проекта

В пути могут произойти вещи, которые могут вызвать задержки. Например, если ваш руководитель проекта застревает пальцами в измельчителе бумаги, пытаясь спасти то, что он считал единственной копией устава.

Тем не менее, вы должны установить высокоуровневую временную шкалу с вехами проекта. Этот график проекта даст вашим командам возможность работать с самого начала, и вы сможете корректировать его по мере продвижения (как только ваш менеджер снова уберет пальцы).

10. Определите критерии приемлемости

Этот последний шаг в уставе проекта, также известный как критерии успеха, посвящен тому, как вы определите, был ли проект удачным или нет. Как правило, вы можете использовать тройные элементы ограничения — время, стоимость и объем — для совершения звонка.

Конечно, ключевые показатели эффективности (KPI) будут варьироваться от одного проекта к другому. Может быть, потеря пальцев — одна из тех метрик, которые меняют правила игры? Вам решать.

3 Примеры шаблонов устава проекта

Вы, вероятно, жадничаете до того, чтобы составить собственный устав проекта. Но как это выглядит на самом деле? Вот несколько примеров устава проекта, которые включают многие из ключевых элементов, упомянутых выше:

Пример шаблона устава проекта № 1: Управление реки Вольта

В этом Уставе проекта отмечены основные пункты. В дополнение к целям и высокоуровневому описанию в нем есть поле для конкретного объяснения того, как этот проект согласуется с корпоративной целью — никогда не забывайте об общей картине! Другие поля включают преимущества, предположения, ограничения, риски проекта и сроки.

Источник: Архив шаблонов

Пример шаблона устава проекта № 2: Калифорнийский университет в Лос-Анджелесе

В отличие от приведенного выше примера, устав проекта Калифорнийского университета в Лос-Анджелесе подчеркивает результаты. Этот подход обеспечивает очень подробную область действия, поэтому вы можете установить границы, которые защитят от любого, кто попытается добавить дополнительные функции (если они осмелятся).

Источник: Архив шаблонов

Пример шаблона устава проекта № 3: Thomas Carlos Consulting

Третий пример устава проекта уделяет большое внимание вовлеченным в него людям. На первой странице документа есть поля для руководящего комитета, спонсора проекта и менеджера проекта, а также примечания, разъясняющие обязанности рабочей группы.

Источник: Архив шаблонов

Как создать шаблон устава проекта с помощью Cascade

Поможет ли другой документ достичь большего? Или это просто еще один лист для растущей стопки ломтиков мертвого дерева в вашем ящике? Очередная скучная презентация, о которой все забудут перед пятничным ужином в офисе?

Так не должно быть — есть лучший способ. Вы можете отказаться от ручных шаблонов и управлять всем через Cascade.

Подождите, что снова за Каскад?

Cascade — это платформа для реализации стратегии, которая выводит управление организационными проектами на новый уровень.

Наше решение означает, что команды могут:

• Согласовывать свои проекты со стратегическими планами и целями компании
• Взаимодействие между отделами и бизнес-подразделениями
• Просматривайте статус проекта в режиме реального времени одним нажатием кнопки
• Автоматически создавать стандартизированные отчеты о ходе выполнения
• Будьте в курсе сроков, чтобы избежать задержек проекта

Вот как вы можете управлять своими проектами в Cascade:

Задачи. Создавайте и назначайте ежедневные действия, связанные с проектами.

Вехи. Разбейте свои проекты на основные этапы для упрощения управления и отчетности. Имея четкие цели, каждый может сосредоточиться на том, что важно.

Продолжительность/Даты. Каждому действию, цели и проекту нужен крайний срок. Когда вы распределяете обязанности и устанавливаете целевые даты, это мотивирует людей внести свой вклад в реализацию видения.

Примечания/дополнительная информация. Ваш успех будет зависеть от того, сколько информации вы поделитесь. Вы можете привнести контекст в каждый разговор и повседневную работу всей команды, чтобы они всегда могли сосредоточиться на том, что важно.

Риски/проблемы. Помогите своим людям уверенно подходить к каждому сроку. Cascade позволяет управлять открытыми рисками с помощью ряда функций, таких как оценки рисков и тепловые карты. Подготовьтесь к потенциальным ловушкам, и вы с меньшей вероятностью попадете в них.

Зависимости проекта. Cascade воплощает вашу стратегию в жизнь с помощью содержательных визуализаций и настраиваемых представлений. С помощью Cascade Maps люди могут видеть, кто над чем работает, что позволяет им взаимодействовать друг с другом и повышать согласованность команд.

Поднимите управление проектами на новый уровень

Единственная цель управления проектом — направлять ваших людей к успешному выполнению ключевых действий в проекте.

Успех любого проекта зависит от фундамента, который вы заложили в начале. Здесь ключевую роль играет устав проекта.

Однако это только начало. Вы и ваша команда должны завершить проект и выполнить обещание.

Вот почему так важно выбрать правильные инструменты для работы.

Вы хотите использовать усовершенствованный подход к управлению проектами, который улучшает слаженность и эффективность команды?