Организационное управление проектами: полное руководство

В бизнесе управление организационными проектами является конечной системой. Джеймс Клир   попал в самую точку прямо там.   Атомные привычки   Автор признает критическую ценность систем, когда речь идет о достижении чего угодно в жизни.

Проблема в том, что большинству компаний не хватает стратегического согласования в своей организационной стратегии. Без ясности в отношении того, как все проекты связаны с общей картиной, люди не могут понять, как превратить блестящие абстрактные идеи в ощутимые положительные результаты.

Когда возникают препятствия, большинство компаний спотыкаются где-то между своими планами и целями. Вместо того, чтобы преодолеть разрыв, они падают в темную пропасть со своими любимыми электронными таблицами (поверьте нам, мы слышали крики).

Пришло время показать вам мост к реализации стратегии.

Вот что вы обнаружите в этом руководстве:

1. Что такое организационное управление проектами (OPM)?
2. В чем разница между OPM и управлением проектами?
3. Каковы преимущества организационного управления проектами?
4. Как успешно внедрить организационное управление проектами

Продолжайте читать, пока мы исследуем неправильно понимаемую область управления организационными проектами.

Что такое организационное управление проектами (OPM)?

Итак, что такое ОПМ? Это инди-группа середины нулевых? Это наркотик из мака? Нет, и двойное нет.

Согласно стандарту Модели зрелости организационного управления проектами Института управления проектами (PMI): «Организационное управление проектами (OPM) — это реализация стратегий организации посредством проектов путем объединения систем управления портфелем, управления программами и управления проектами».

Это определение впервые появилось еще в 2003 году. Времена изменились, но OPM по-прежнему является общепризнанным стандартом в бизнес-стратегии.

Проще говоря, организационное управление проектами — это настраиваемая структура стратегии, которую ваша компания может использовать для приведения методов управления проектами, программами и портфелями в соответствие со стратегией и целями вашей организации.

В OPM есть три фундаментальные дисциплины:

• Управление портфелем   контролирует стратегические планы и решения по всем проектам. Менеджеры портфелей сосредотачиваются на результатах и ​​на том, как получить максимальную отдачу от бюджета, людей и ресурсов.
• Программный менеджмент   курирует несколько проектов, направленных на достижение более крупных организационных целей. Руководители программ сосредоточены на реализации преимуществ.
• Управление проектом   курирует конкретные проекты. Специалисты по управлению проектами (PMP) сосредотачиваются на объеме, времени, стоимости и качестве конкретного продукта.

Приняв эти три столпа организационного управления проектами, вы сможете полностью раскрыть потенциал   согласованный подход к стратегическому выравниванию. Прежде чем мы углубимся в преимущества OPM, давайте ответим на очевидный вопрос.

В чем разница между OPM и управлением проектами?

Это тот, о котором вы думали, верно? Мы не хотим, чтобы вы больше не теряли сон из-за этой чесалки для дынь, так что давайте проясним.

• Управление проектом   это то, как вы организуете и выполняете действия в рамках конкретного проекта, которые помогают достичь определенных целей.
• Организационное управление проектами   это основа, которая связывает все ваши проекты с общей стратегией компании.

Многие организации борются с разрывом между своими проектами и общей картиной. В то время как управление проектами сосредоточено на том, чтобы делать вещи правильно, оно часто упускает из виду правильные действия.

Проблема с традиционными методами управления проектами заключается в том, что большинство компаний по-прежнему полагаются на устаревшие методы управления проектами, такие как Excel, бумага или разрозненная мешанина инструментов. OPM объединяет все вместе, предоставляя вам стратегическое согласование, необходимое для достижения успеха в реализации стратегии. И есть много   преимущества стратегического согласования. Давайте углубимся в это ниже, не так ли?

Каковы преимущества организационного управления проектами?

Итак, что же в этом хорошего   стратегическое управление проектами   рамки? Вот девять причин, по которым вам следует внедрить OPM в своей компании.

• Улучшает стратегическое выравнивание. Дайте людям четкое разделение между их повседневными действиями и небольшими командными проектами. Покажите, как все связано с целями и результатами.
• Улучшает общение.   Чем лучше организована команда, тем больше ясности для людей, ответственных за реализацию идей. В безграничной среде вовлеченность возрастает, а охрана ослабевает.
• Улучшает принятие решений.   Когда вы делитесь идеями и   информация в режиме реального времени   и пригласить всех принять участие, так проще принимать взвешенные решения в нужное время.
• Улучшает деловые операции.   Одной из важнейших концепций OPM является стандартизированный подход к управлению проектами. Эта структура поможет вам переосмыслить бизнес-процессы, избавив их от неоптимальных элементов, которые сдерживают вас.
• Повышает эффективность работы.   Продуктивность — это неверный показатель, который фокусируется на том, чтобы делать больше, а не на том, что нужно.   Правильно   вещи. С помощью стандартов и контекста, которые предоставляет OPM, вы можете дать людям возможность выполнять работу более эффективно.
• Обеспечивает предсказуемую производительность доставки.   Когда вы переориентируете свои процессы, практики и людей, становится легко расставлять приоритеты для высокоэффективных действий. Итак, эта бизнес-утопия о плавном плавании, которую вы привыкли визуализировать, становится ох как реальна.
• Помогает контролировать расходы.   Как только все будет готово, реализация стратегии перестанет быть дорогостоящей борьбой. Ваш технический долг уменьшается по мере того, как вы получаете больше пользы от каждого действия.
• Обеспечивает конкурентное преимущество.   Когда люди и системы находятся в гармонии, ваша компания сможет лучше продвигать инновации, предотвращать сбои и извлекать выгоду из возможностей на рынке.
• Повышает удовлетворенность клиентов.   В конечном счете, теперь, когда все винтики сияют в хорошо смазанной машине, предложения OPM для внутреннего блаженства принесут вашим клиентам больше положительных результатов.

Возможно, вы заметили кое-что в нашем списке преимуществ. Они каскадом переходят от одного к другому (видите, что мы там сделали?).

Когда вы достигаете стратегического согласования, это улучшает общение и сотрудничество, что, в свою очередь, облегчает принятие правильных решений. И эта культура, ориентированная на человека, является основой, необходимой для улучшения деловых операций, что ведет… да, да, вы поняли.

Дело в том, что все начинается со стратегического согласования и заканчивается успешным выполнением стратегии, которая делает ваш бизнес более конкурентоспособным и радует ваших клиентов. Согласование и исполнение неразрывно связаны.

OPM — это основа, обеспечивающая переход от одного к другому. Это стандартизированный подход к управлению проектами, который предлагает вашей компании основу для успешной реализации стратегии. В   Cascade, мы помогаем вам с помощью инструмента для применения такого же стандартизированного подхода к управлению проектами.

Как успешно внедрить организационное управление проектами

Существует двенадцать шагов для реализации организационного управления проектами, которые делятся на четыре отдельные фазы:

• Подготовка
• Оценка
• Разработка
• Улучшение

Хорошо, хватит ходить вокруг да около — давайте посмотрим, как вы можете внедрить структуру OPM в своей компании.

Фаза I - Подготовка

На этапе разработки вы пройдете два этапа, которые помогут вам определить, насколько ваша организация готова к грядущим изменениям, и кто возглавит процесс.

Шаг 1. Оцените готовность к изменениям

Если вы хотите использовать организационное управление проектами, это означает, что грядут перемены. Некоторые люди не любят перемен. Например, мы не можем заставить Кевина из отдела контроля расстаться с его любимым факсимильным аппаратом.

Вы должны привлечь всех к участию, поскольку участие всей компании имеет решающее значение для успеха организационного управления проектами. Вы неизбежно встретите сопротивление, но вы должны объединить всех под новым видением. (например, когда мы убедили Кевина, что наш офис больше не место, где можно кусать людей, спрятавших его факсимильный аппарат.)

— А цели?   ты кричишь.

Отличный вопрос, спасибо за вопрос. Этот шаг — идеальное время, чтобы подумать о своих стратегических целях. Но не ограничивайтесь пустыми заявлениями и ключевыми показателями эффективности. Это не вдохновляет, это скучно и абстрактно. Люди должны понимать, как их роль соотносится с общей картиной.

Когда вы делитесь информацией и даете людям понять, как их действия влияют на цели организации и видение компании, они могут увидеть, насколько они важны для компании. Этот контекст дает людям возможность выполнять более содержательную работу. (и еще один пример OPM, соединяющий выравнивание и выполнение для вас!)

Если вы хотите узнать больше о том, как помочь сотрудникам визуализировать связи между их повседневными действиями и бизнес-целями компании, вам стоит изучить   как составить стратегическую карту.

Шаг 2. Назначьте водителей машинного зрения

Успех вашей стратегии зависит от ваших людей. Это миссия для всех, без бункеров, секретов или диктаторов высшего звена. Но, несмотря на то, что у каждого есть право голоса, вам все равно нужно лидерство. Управление изменениями — еще один важный аспект OPM.

Вам нужен менеджер проекта, который будет отстаивать изменения. На этом этапе вы создаете офис стратегического управления проектами (PMO), чтобы держать всех в курсе. По мере того, как вы наделяете этих движущих сил видением ответственностью, они будут побуждать больше людей в организации становиться активистами стратегии, которые ускоряют культурный сдвиг.

Шаг 3. Установите единые стандарты

Хорошая новость заключается в том, что вам не нужно изобретать велосипед. OPM — это все о стандартах и ​​методологиях. Вы можете использовать установленные стандарты управления портфелями, программами и проектами, чтобы направлять свою структуру для стратегического согласования, например:

• Руководство PMBOK
• Стандарт управления программами
• Стандарт управления портфелем
• Модель организационной зрелости управления проектами (OPM3)
• Структура развития компетенций менеджера проектов

Лучше всего начинать с малого и внедрять проверенные стандарты. Вы всегда можете масштабировать свои системы и изменять методы с течением времени за счет последовательной оптимизации и расстановки приоритетов в отношении того, что важнее всего.

Фаза II - Оценка

На этапе оценки вы пройдете четыре этапа, чтобы понять свои проекты, вспомогательные активы и проблемы, с которыми вы можете столкнуться.

Шаг 4. Определите типы проектов

Вы должны уточнить типы портфолио, программ и проектов, которые будет реализовывать ваша организация. Подумайте, почему вы будете заниматься каждым проектом и как он вписывается в общую картину.

Определите и опишите здесь каждое действие, включая информацию о размере, сложности, продолжительности и вовлеченных людях. Например, вашей проектной группе может потребоваться три часа, чтобы построить гигантскую ледяную стену во время корпоративной лыжной прогулки.

Шаг 5: Определите входные данные

Держим пари, что, как и у большинства компаний, у вас есть старый пыльный Dropbox или Drive, до краев заполненный программным обеспечением, шаблонами, руководствами пользователя, маркетинговыми материалами, презентациями и электронными таблицами. Как только вы преодолеете это чувство тошноты, вы сможете улыбнуться и понять, что, возможно, вы, наконец, найдете применение некоторым из этих вещей, но будьте избирательны.

Адаптация является неотъемлемым аспектом организационного управления проектами. Вы можете настроить свои операции и процессы в соответствии с уровнем зрелости и возможностями вашей организации.

Подумайте о своей культуре, о том, где вы хотите быть, и обсудите, что вы можете использовать, а что выбросить. Для начала выбросьте в горящую бочку все стратегические презентации генерального директора в PowerPoint от 1997 года, прежде чем он увидит их и произнесет эту ошеломляющую речь (снова).

Шаг 6. Определите ограничения

После костра и приятного запаха горящих досок в воздухе можно переходить к менее интересным вещам — управлению рисками.

Хотя было бы здорово попробовать свои силы в своем видении, реальность такова, что препятствия существуют. Существует бесчисленное множество ограничений, которые необходимо учитывать, например, бюджетные ограничения, правила соответствия и то, как ваш отдел соответствия будет преодолевать ледяную стену высотой 800 футов, чтобы получить талисман своей команды (и факс Кевина).

На этом этапе может быть немного мрачно, но вы должны определить ограничения методологии OPM, чтобы дать ей наилучшие шансы на успех.

Шаг 7. Определите ресурсы

Последним шагом на этапе оценки является определение потенциальных источников, которые могут предоставить информацию и рекомендации. Например, ваше управление ресурсами может извлечь выгоду из:

• Рамочные документы, такие как Руководство PMBOK (PMI, 2013 г.)
• Существующие проприетарные подходы (например, TenStep, Prince2, Method123, Scrum, XP)
• Профессиональные сообщества по управлению портфелем проектов
• Методологии, используемые другими компаниями в вашей отрасли
• Ключевые заинтересованные стороны в компании
• Внешние специалисты и консультанты по управлению проектами

Фаза III - Разработка

На этапе разработки есть два шага, которые помогут вам превратить ваши планы в стандарты, способные обеспечить постоянный рост. Именно этот этап отличает OPM от других типов управления проектами. Здесь вы установите стандарты, которые обеспечат лучшее исполнение в соответствии с планом вашего проекта.

Шаг 8: Разработайте и задокументируйте свою методологию

Чтобы системы работали (например,   В самом деле   работу), вы должны документировать все. Управление OPM входит в компетенцию вашего PMO, но вам потребуются все руки, чтобы создать надежный портфель, программу и проектную методологию. Жизненно важно поговорить со всеми сверху вниз и снизу вверх.

Когда вы изучите свои рабочие процессы, вы сможете создавать такие вещи, как:

• Технологические схемы
• Руководства пользователя
• Стандартизированные шаблоны
• Лексиконы
• Руководства по стилю
• Брендбуки
• Библиотека инструментов
• Шпаргалки по технике

Звучит как тяжелая работа. Что делать, если вы не можете задокументировать все?

Если вы не документируете то, что делаете, люди начинают действовать по-своему. Отношение невмешательства в конечном итоге приведет к тому, что вы потеряете согласованность между вашими командами и процессами. При таком масштабировании могут появиться трещины (например, трещины в плохо построенной стене, которая рушится под давлением титановых протезов Кевина).

Наоборот, когда вы рассматриваете все аспекты методологии, вы можете задокументировать и разработать стандартные операционные процедуры, которые сделают вашу организацию намного больше — осмелимся ли мы это сказать? — организованный.

Шаг 9: получение выходных данных

После того, как вы разбили все камни и привели свой дом в порядок, у вас будет адаптированное портфолио, программа и методология управления проектами, которые полностью задокументированы и легко доступны для всех в вашей организации.

С нашей платформой для реализации стратегии будет легко сделать ваши методологии и стандарты управления проектами доступными для всех.

И ты знаешь, что это значит? Лучшее выравнивание команды. (О, смотрите, OPM только что объединил стратегическое согласование и исполнение… снова. Странно, как это продолжается.)

Фаза IV - Улучшение

На этапе улучшения у вас будет три шага, которые помогут вам проанализировать влияние ваших усилий и определить возможности для улучшения. После всего,   эволюция   так называется игра в современной стратегии.

Шаг 10: Постоянное улучшение

Вы можете сказать, что хотите постоянного улучшения, но вы должны выделить ресурсы для этой миссии, прежде чем это станет возможным. Со временем вы найдете новые способы сделать что-то лучше. Когда вы настраиваете свои системы и находите подходящих людей на подходящую роль, непрерывное совершенствование начинает катиться, как гигантский снежный ком, направляясь прямо с горы к кабине высшего руководства.

Шаг 11: Монитор

Конечно, улучшение возможно только тогда, когда вы внимательно следите за событиями по мере их развития. На этом этапе вы можете сравнить свой прогресс с этими высокими целями и унылыми задачами.   KPI   вы отступили в самом начале.

Если повезет, в вашем PMO также есть чемпион по анализу данных и несколько целенаправленных членов команды, которые поддержали переход к данным. Чем больше вы используете современные технологии, тем быстрее вы сможете расти.

Шаг 12: Повторите

Последний шаг в жизненном цикле управления вашими организационными проектами — вернуться к началу. Йикс, что?

Нам жаль говорить вам, что вы не можете просто нажать волшебную кнопку и уйти в закат. Успешное выполнение стратегии зависит от эволюции. Со временем, когда на вашем рынке произойдут изменения, у вас появятся новые проекты, инициативы и цели.

Продолжайте адаптировать свою методологию OPM, чтобы она развивалась вместе с вашей компанией. Благодаря этому адаптивному мышлению вы можете оставаться быстрым и гибким перед лицом сбоев. Вы будете готовы, будь то новый конкурент, кибератака или падение морального духа компании после того, как вы все получили пожизненный запрет на посещение горнолыжного курорта (и ваш главный отдел по контролю за соблюдением нормативных требований ушел из-за уничтоженного факсимильного аппарата).

Закройте пробел в исполнении

Организационное управление проектами предлагает стандартизированную структуру реализации стратегии, которая помогает выбирать нужные проекты в нужное время и обеспечивать совместную работу всех проектов и людей для достижения положительных результатов в срок и в рамках бюджета.

Преодолеть разрыв между планированием и исполнением непросто. Стратегическое согласование является основой, но успешное выполнение стратегии не является гарантией. Это может быть проблемой, если у вас нет нужных инструментов.

Если вы используете Cascade, вы можете решить эти проблемы и закрыть этот пробел. В конце концов, цена невыполнения вашей стратегии может иметь решающее значение для будущего вашей компании.

Готовы ли вы соединить стратегическое согласование и исполнение? Получить   бесплатная пробная версия   Cascade для правильного внедрения организационного управления проектами.