Jak pisać KPI w 4 krokach + darmowy szablon KPI

1. Zwiększenie liczby kontaktów wchodzących do potoku.
2. Zwiększenie liczby kontaktów, które przechodzą przez koniec potoku i są przekazywane do działu sprzedaży.

Jak wspomniano wcześniej, jest to czas, w którym warto przejrzeć kilka przykładów kluczowych wskaźników wydajności, aby uzyskać inspirację do zdefiniowania sukcesu kluczowych celów biznesowych.

Ponownie, powinieneś unikać kopiowania wskaźników KPI bezpośrednio z listy, ponieważ są szanse, że nie będą idealnie pasować do twoich celów strategicznych. Zamiast tego użyj przykładów KPI jako sposobu na wymyślenie sposobu mierzenia sukcesu własnych celów strategicznych.

Zebraliśmy już całą masę przykładów KPI i pogrupowaliśmy je według działu, aby dać ci trochę inspiracji:

1. KPI sprzedaży
2. Marketingowe KPI
3. Finansowe KPI
4. KPI HR
5. KPI obsługi klienta
6. KPI BHP
7. IT KPI
8. KPI zarządzania zmianą

Krok 3 - Zdecyduj o pomiarze

Następnie musisz zdecydować, w jaki sposób będziesz mierzyć sukces. Wracając jeszcze raz do naszego przykładu, stwierdziliśmy, że sukces naszego celu oznacza zwiększenie liczby kontaktów, które trafiają do naszego potoku AN

D zwiększenie liczby kontaktów przechodzących przez koniec naszego rurociągu

Zacznijmy od pierwszej części tego - Zwiększenie liczby kontaktów, które wchodzą do naszego potoku. Kontakty wchodzą do naszego lejka marketingowego, gdy zapiszą się na naszą listę mailingową lub po raz pierwszy wymienią swoje dane na treść.

Gdy kontakty angażują się w jakąkolwiek aktywność, są automatycznie dodawane do naszej platformy automatyzacji marketingu jako subskrybent. Wykorzystanie liczby nowych subskrybentów dodanych do naszej platformy marketing automation w określonym czasie jest dla nas łatwym sposobem na zmierzenie liczby kontaktów wchodzących do naszego lejka marketingowego.

Teraz spójrzmy na drugą część – Zwiększenie liczby kontaktów, które przechodzą przez koniec naszego lejka marketingowego. Kontakty przechodzą przez koniec potoku marketingowego, gdy są gotowe do przekazania naszemu zespołowi sprzedaży.

Używamy terminu „SQL” (Kwalifikowany Potencjał Sprzedaży), aby zdefiniować potencjalnego klienta, który przeszedł przez koniec naszego potoku marketingowego i jest gotowy do odbioru przez nasz zespół sprzedaży. Nasza platforma do automatyzacji marketingu dodaje tag do każdego profilu kontaktu, aby określić, na jakim etapie cyklu życia się znajduje w oparciu o określoną aktywność.

Ponownie, dzięki naszemu oprogramowaniu do automatyzacji marketingu, możemy wykorzystać liczbę kontaktów, które stały się SQL w danym okresie czasu, aby zmierzyć nasz sukces.

W tym miejscu warto rozważyć oprogramowanie pulpitu nawigacyjnego do śledzenia i wyświetlania wskaźników KPI.

Prawdopodobnie będziesz używać różnych platform i narzędzi w swojej firmie do mierzenia swoich wskaźników KPI, ale posiadanie centralnej lokalizacji do śledzenia i przeglądania wszystkich wskaźników KPI dla działów i organizacji zapewni Ci jasny obraz swojego sukcesu.

Narzędzie Cascade Dashboard jest niezwykle wydajne i umożliwia pobieranie danych z całej firmy, dzięki czemu możesz wyświetlać najważniejsze informacje w czasie rzeczywistym każdemu, kto ich potrzebuje.

Krok 4 — Napisz swoje KPI

Wreszcie nadszedł czas, aby zacząć pisać swoje KPI. KPI powinny być zgodne z formatem SMART (konkretnym, mierzalnym, osiągalnym, odpowiednim i ograniczonym czasowo), aby zapewnić, że Twoje KPI spełniają to kryterium, opracowaliśmy formułę, której możesz przestrzegać, aby za każdym razem uzyskiwać SMART KPI.

Główną radą jest, aby wszystko było proste. KPI powinny być rozumiane przez wszystkich w organizacji . Oznacza to brak żargonu (jeśli to możliwe) i trzymanie ich w jednym zdaniu.

Proponujemy następującą strukturę:

Akcja Szczegóły Wartość Jednostka Termin

Podsumowując, nasz przykład KPI może wyglądać mniej więcej tak:

Pisanie wskaźników KPI Przykład 1

Zwiększenie nowych profili leadów HubSpot do 40 000 osób do 31 grudnia 2019 r.

Pisanie wskaźników KPI Przykład 2

Zwiększenie nowych profili SQL do 20 000 osób do 31 grudnia 2019 r.

Rozpoczęcie od czasownika zmusza Cię do dokładnego określenia tego, co chcesz zrobić. Miara i jednostka zapewniają, że Twój KPI jest mierzalny, a termin zdziała cuda, jeśli chodzi o terminowość postępów.

Jak KPI są używane w organizacji?

Kluczowe wskaźniki efektywności to narzędzie komunikacji dla organizacji. Informują liderów biznesu o postępach ich organizacji w osiąganiu kluczowych celów biznesowych.

KPI są w stanie dostarczyć tych informacji, ponieważ faktycznie śledzą najważniejsze mierniki wydajności, które można zebrać razem, aby pokazać, jak skutecznie osiągasz cel.

Ten kanał informacyjny jest niezwykle cenny, ponieważ w dobrze zaprojektowanej strategii kluczowe cele biznesowe organizacji powinny mieć bezpośredni wpływ na ogólne wyniki organizacji.

Dlatego wskaźniki KPI będą informować, czy Twoje działania osiągają na przykład wzrost firmy w oczekiwanym tempie, czy nie i jaki wzrost faktycznie osiągnąłeś.

KPI pomagają również w identyfikacji problemów z procesami organizacyjnymi. Jeśli postęp w realizacji celu jest opóźniony, powiązany z nim kluczowy wskaźnik wydajności przekaże to liderom biznesowym, gdy tylko trend zacznie się ujawniać (zakładając, że masz wiodące i opóźnione KPI).

Organizacja będzie wiedziała, że ​​coś poszło nie tak i wymagane jest dochodzenie. Strategię łagodzenia problemu można następnie stworzyć i wdrożyć, zanim będzie miała dalekosiężny wpływ na wydajność organizacji.

Ile kluczowych wskaźników wydajności potrzebujesz?

Pytanie, ile kluczowych wskaźników wydajności potrzebujesz, będzie się różnić w każdej firmie. Mamy jednak strukturę, którą możesz zastosować, aby pomóc Ci ocenić, ile wskaźników KPI musisz wdrożyć w swojej organizacji.

Potrzebna liczba będzie zależeć od tego, ile kluczowych celów biznesowych masz w swojej organizacji. Z reguły mówimy, że powinieneś mieć 2-3 KPI na cel, aby zapewnić różnorodność środków bez przytłaczania obrazu.

Powodem, dla którego z reguły stosujemy co najmniej 2 KPI, jest to, że uważamy, że każdy cel biznesowy powinien mieć co najmniej 1 wskaźnik wiodący i 1 wskaźnik opóźniony.

Umożliwia to przewidywanie przyszłych wyników, a także rejestrowanie rzeczywistych wyników i porównywanie ich z kierunkiem realizacji celu biznesowego.

Podejmowanie decyzji alternatywnych i opartych na wartości

Aby lepiej zrozumieć, dlaczego zawsze powinieneś rozpoczynać proces KPI od zdefiniowania najpierw celów strategicznych, rozważ dwa potencjalne sposoby wyprowadzenia swoich wskaźników KPI:

• Podejmowanie decyzji oparte na alternatywach
• Podejmowanie decyzji oparte na wartościach

Podejmowanie decyzji oparte na alternatywach polega na wybraniu preferowanej opcji spośród oferowanych alternatyw.

Przykład:

Decydent: poproszę kawę

Kelner: Jasne, jakie mleko chcesz?

Decydent: Co masz?

Kelner: Mamy mleko pełne, odtłuszczone czy sojowe?

Decydent: Wezmę pełne mleko śmietankowe.

Podejmowanie decyzji oparte na wartościach polega na ocenie tego, co jest dla Ciebie najważniejsze, a następnie na podjęciu decyzji, która spełnia Twoje potrzeby.

Przykład:

Decydent: poproszę kawę

Kelner: Jasne, jakie mleko chcesz?

Decydent: (Rozważa cele: lubię dobrze smakującą kawę, ale chcę też ograniczyć zawartość tłuszczu, ponieważ pilnuję swojej wagi) Będę pił mleko sojowe z jedną porcją sztucznego słodzika.

Kelner: Nie ma problemu.

Jak widać, decydent w pierwszym przykładzie wysłuchał przedstawionych alternatyw, a następnie wybrał ich preferencje na podstawie podanych opcji.

Jednak decydent w drugim przykładzie najpierw zbadał swoje cele i to, czego tak naprawdę chcieli od filiżanki kawy, a następnie podjął decyzję, która spełniła ich potrzeby.

Podczas pisania wskaźników KPI korzystanie z podejścia opartego na alternatywach i przewijanie list branżowych wskaźników KPI spowoduje, że uzyskasz preferowany wskaźnik KPI z tej listy, ale osiągnięcie tego wskaźnika KPI nie musi oznaczać osiągnięcia celów strategicznych.

Z drugiej strony, stosowanie podejścia opartego na wartościach i uwzględnienie najpierw kluczowych celów strategicznych zapewni, że uzyskasz wskaźniki KPI, które po ich osiągnięciu będą oznaczać, że osiągnąłeś również swoje cele strategiczne.

Czym są wiodące i opóźnione KPI

Wiodące i opóźnione KPI są często wymieniane, jeśli chodzi o strategię, ale jaka jest między nimi różnica? Wiodący wskaźnik KPI to mierzalny czynnik, który zmienia się, zanim firma zacznie podążać za określonym wzorcem lub trendem.

Wiodące KPI są wykorzystywane do przewidywania zmian w firmie i przyszłych wyników, ale jako predyktory nie zawsze mogą dokładnie przewidzieć przyszłość. Z drugiej strony opóźniony KPI jest mierzalnym faktem, który rejestruje rzeczywistą wydajność organizacji.

Często łatwiej jest wpływać na wiodące kluczowe wskaźniki wydajności niż opóźnione KPI, jednak generalnie ich pomiar może okazać się trudniejszy.

Z drugiej strony opóźnione KPI są zwykle łatwiejsze do zmierzenia, choć znacznie trudniej na nie wpłynąć. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o wiodących i opóźnionych wskaźnikach KPI, zapoznaj się z tym postem.

Raportowanie kluczowych wskaźników wydajności

Tworzenie odpowiednich, mierzalnych i określonych w czasie kluczowych wskaźników wydajności jest świetne, ale to tylko połowa wykonanej pracy. Druga połowa (która często może zostać przeoczona) sprowadza się do ustalenia, jak właściwie i dokładnie je śledzić i raportować.

Chociaż konfiguracja tego rodzaju śledzenia i raportowania może być trudna, jeśli nie stworzysz łatwego sposobu przeglądania i śledzenia postępów, wskaźniki KPI nie będą zbyt przydatne. Raport KPI to prezentacja, która wyświetla i komunikuje bieżące wyniki organizacji w porównaniu z jej celami biznesowymi.

Jest to narzędzie wykorzystywane przez kierownictwo w celu analizy wydajności i identyfikacji problemów. Raporty te mogą mieć wiele formatów, w tym formalne raporty pisemne, arkusze kalkulacyjne, slajdy PowerPoint lub pulpity nawigacyjne.

Pulpity wskaźników KPI

Utworzenie pulpitu nawigacyjnego KPI to świetny sposób na zapewnienie szybkiego podglądu kluczowych wskaźników wydajności istotnych dla określonego celu biznesowego, działu lub całej organizacji.

Teraz, zanim Twoje oczy zaszkliją się ze znudzenia, gdy wprowadzany jest kolejny termin biznesowy, kokpity menedżerskie to tylko inna nazwa raportu postępów. Jednak to, co sprawia, że ​​pulpity nawigacyjne są bardziej wydajne niż typowy raport biznesowy, to fakt, że zazwyczaj są one połączone z systemami biznesowymi, dzięki czemu dane są automatycznie aktualizowane.

Zaletą tego jest zapewnienie, że dane są zawsze aktualne, ponieważ nie polega na tym, że ktoś w organizacji stale aktualizuje numery. To tylko jedna z wielu korzyści płynących z używania oprogramowania pulpitu nawigacyjnego do tworzenia raportu strategicznego.

Pulpity nawigacyjne zapewniają również natychmiastowy wgląd w wyniki firmy, wyświetlają postęp KPI w prezentacji wizualnej, aby raportowanie było atrakcyjne i oszczędzało czas w porównaniu z godzinami poświęconymi na tworzenie regularnych raportów.

Poszczególne artykuły można również znaleźć tutaj:

1. Jak napisać plan strategiczny: model kaskadowy
2. Jak napisać dobrą wizję?
3. Jak tworzyć wartości firmy
4. Tworzenie strategicznych obszarów zainteresowania
5. Jak pisać cele strategiczne
6. Jak tworzyć efektywne projekty
7. Jak pisać KPI (ten artykuł)

Jak zawsze, oto krótkie podsumowanie modelu strategii kaskadowej i tego, jak ten post pasuje do szerszego obrazu.