Strategiczne zarządzanie projektami jest kluczem do realizacji strategii

Co to jest strategiczne zarządzanie projektami?

Strategiczne zarządzanie projektami (SPM) określa, w jaki sposób projekt może wpłynąć na efektywność firmy i plan strategiczny jako całość. Jest to proces myślenia o Twoich Projektach w świetle ich związku z Twoim planem strategicznym. Innymi słowy, zarządzanie projektami strategicznymi polega na tworzeniu wyraźnych powiązań między projektami a celami strategicznymi.

Założeniem Strategicznego Zarządzania Projektami jest to, że „Projekty” powinny faktycznie działać, aby osiągnąć cele i zadania nakreślone w Twojej strategii.

Dlatego myślenie w kategoriach strategicznego zarządzania projektami jest kluczowe. Strategiczne zarządzanie projektami to nie tylko proces zarządzania dużymi i ważnymi projektami, ale także projektowanie i zarządzanie portfelem projektów, aby upewnić się, że wspiera ono Twoją strategię, zapewniając, że:

• Mieszanka projektów jest odpowiednia i wystarczająca do osiągnięcia celów strategicznych
• Twoje projekty mają odpowiednie zasoby
• Jeśli terminy i zasoby muszą zostać zmienione, Projekty są odpowiednio priorytetyzowane w oparciu o plan strategiczny i wpływy odzwierciedlone w planie.

W jaki więc sposób upewnisz się, że budujesz portfolio projektów, które pomogą ci zrealizować twoją strategię poprzez realną realizację twoich celów? W tym artykule opisaliśmy kluczowe rzeczy, które musisz zrobić, aby tak się stało.

Zapoznaj się również z naszym artykułem zawierającym kompleksowy przewodnik po zarządzaniu projektami

Projekty strategiczne a projekty operacyjne

Mówimy tutaj o Projektach, które mają wspierać Twoją strategię, którą dla uproszczenia nazwiemy "Projekcjami Strategicznymi". Możesz mieć projekty operacyjne, które są kluczowymi elementami prowadzenia codziennej działalności, które choć niezbędne, nie są częścią posuwania organizacji do przodu – i tak odróżnić te dwa: jeśli wspierają Cel w Twoja strategia, w naszym kontekście jest to projekt strategiczny.

Kluczową rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę, jest to, że projekty strategiczne w tym kontekście nie muszą być ogromne – prawie wszystkie duże projekty powinny być projektami strategicznymi (inaczej po co cały czas i inwestować?), ale możesz mieć wiele małych i średnich projektów które na swój sposób są kluczowe dla realizacji Twoich celów.

Jaka jest różnica między strategicznym zarządzaniem projektami a zarządzaniem projektami?

Tradycyjne zarządzanie projektami i strategiczne zarządzanie projektami w dużym stopniu się pokrywają. Dzieje się tak dlatego, że „strategiczna” część wyrażenia zasadniczo mówi o zastosowaniu „soczewki strategicznej” do istniejącego portfolio projektów.

Oznacza to, że nadal będziesz stosować wszystkie swoje tradycyjne umiejętności i procesy zarządzania projektami do strategicznego zarządzania projektami, ale dodatkowo zespoły zarządzające projektami muszą zarządzać szerszymi aspektami biznesowymi swoich projektów, aby lepiej wspierać i dostosowywać się do strategii organizacji, a nie tylko dbanie o spełnienie standardowych zagadnień związanych z zarządzaniem projektami - czas, budżet itp.

Pomyśl o strategicznym zarządzaniu projektami jako o dodatkowej poddyscyplinie w ramach szerszej dyscypliny zarządzania projektami. W ten sam sposób, w jaki jest dzisiaj zarządzanie zależnościami lub zasobami. Rozpocznij bezpłatną wersję próbną Cascade, aby przetestować jej zastosowanie do zarządzania projektami lub wypróbuj alternatywne narzędzia i oprogramowanie do zarządzania projektami.

Strategiczne planowanie projektu

Twoje Projekty są mięsem Twojej strategii - to tam, gdzie rzeczy się faktycznie robią i dokonuje się postępów. Tam też wydaje się cały czas i pieniądze. Jak więc upewnić się, że Twoje działania są dobrze dopasowane do celów Twojej strategii?

Upewnij się, że Twoje Projekty wspierają Twoje Cele

• Każdy aktywny Cel/Cel/Wynik wymaga przynajmniej jednego Projektu – To jest oczywiste. Możesz mieć przyszłe cele, które jeszcze się nie „rozpoczęły”, co jest w porządku, ale każdy „aktywny” cel musi mieć projekty, które będą działać na rzecz jego ukończenia – w przeciwnym razie tak naprawdę nie będziesz nad nim pracował.
  
  W zależności od tego, jak duże są twoje inicjatywy, może się okazać, że będziesz potrzebować podprojektów w ramach projektów, aby najlepiej reprezentować sposób, w jaki zamierzasz wykonać pracę.
  
  
• Projekty muszą realizować Cele - Dla każdego Celu musisz być w stanie powiedzieć, że jeśli wykonasz dobrą robotę, dostarczając wszystkie Projekty, osiągniesz Cel. Jeśli nie możesz tego powiedzieć, musisz przyjrzeć się miksowi projektów i zidentyfikować swoje luki.
  
  
• Projekty nie powinny się „nachodzić”   lub być zbędnym — przyjrzyj się uważnie zestawowi projektów w ramach każdego celu i całej strategii. Ogólnie rzecz biorąc, nie powinieneś być w stanie w pełni zrealizować Celu bez konkretnego jednego z jego Projektów - jeśli możesz, poważnie zastanów się, czy naprawdę potrzebujesz tego Projektu.
  
  Może ten wysiłek można lepiej spożytkować gdzie indziej? Musisz być przygotowany na usunięcie lub ograniczenie zakresu projektów. Równie dobrze upewnij się, że nie masz projektów w ramach lub między celami, które „nakładają się” w zakresie, zasadniczo powielając pracę.
  
  
• Każdy projekt musi mieć wyraźny link do jednego lub więcej celów — nawet jeśli nie jest bezpośrednio powiązany z celem (np. jest podprojektem w ramach projektu nadrzędnego w ramach celu), musi wyraźnie wspierać to, co próbujesz osiągnąć.
  
  Jeśli potrafisz wytyczyć wyraźną granicę między swoimi projektami a wskaźnikami KPI, poprawi się to, co jest doskonałym wskaźnikiem dopasowania. Zwróć uwagę, że raz na jakiś czas możesz zauważyć, że masz projekt, który wyraźnie wykazuje wartość strategiczną, ale nie jest zgodny z konkretnym celem – może to oznaczać, że musisz ponownie przyjrzeć się swoim celom i upewnić się, że same dają ci właściwe pokrycie.

Strategia realizacji projektu

• Każdy projekt musi być realistycznie wyposażony – czas, pieniądze, umiejętności: nigdy nie wystarczy, a to prawdopodobnie najważniejszy element rzeczywistej realizacji Projektu. Oznacza to, że musisz mieć:
  
  • Oszacowanie potrzeb projektu — wyprzedzaj rzeczy: upewnij się, że każdy proponowany projekt ma co najmniej wysoki poziom oszacowania czasu, kosztów i zasobów. Przekonasz się, że to się opłaci, gdy spróbujesz ustalić priorytety – i tak zostaniesz przyłapany na konieczności zrobienia tego i możesz być pod większą presją czasu w tym momencie.
    
    
  • Zabudżetowane dla Projektu - Prawdziwie. W której drużynie to jest? Z czyjego budżetu pochodzi? W niektórych organizacjach wszystko pochodzi z jednego wiadra ludzi i pieniędzy, w innych może być skomplikowany proces składania wniosków Opex/Capex. Tak czy inaczej, jeśli nie jest to w czyimś budżecie, możesz zagwarantować, że tak się nie stanie.
    
    
• Osie czasu Projektu muszą być zgodne z Twoimi celami – widzimy to cały czas. Cel zostanie ustalony na spotkaniu zarządu, a potem jakiś czas później ktoś domyśli się, co tak naprawdę należy zrobić, tworzy Projekty... a terminy po prostu się nie nakładają.
  
  Coś musi się zmienić, albo Projekty, albo Cele, ale ugryź kulkę i upewnij się, że tak się stanie - jeśli tego nie zrobisz, Twój plan stanie się nierealny, co oznacza, że ​​nie będzie wiarygodny, co oznacza, że ​​nie będzie przydatny .
  
  
• Każdy projekt musi mieć właściciela — krytycznego. Ktoś musi być zainteresowany realizacją Projektu, musi być odpowiedzialny za jego uruchomienie i dostarczenie, a także musi mieć uprawnienia, aby to wszystko zadziałało. Projekt zostanie zrealizowany tylko wtedy, gdy wszystkie te trzy rzeczy będą prawdziwe.
  
  
• Zatrzymaj projekty operacyjne wchodzące w twój plan strategiczny i vice versa - chcesz, aby twój plan strategiczny był skoncentrowany. Oznacza to, że należy unikać wkradania się do planu Projektów operacyjnych i działań, ponieważ osłabi to koncentrację i wpłynie na realizację projektów strategicznych.
  
  Podobnie musisz zapobiegać projektom, które powinny być na planie strategicznym, przypisane do celów, wślizgiwać się do planu operacyjnego i stać się niewidocznymi, gdy śledzisz swoje postępy.

Projekt Zarządzania Strategicznego

• Zarządzaj swoimi projektami strategicznie — każdy cel będzie miał własną mieszankę projektów, a następnie istnieje mieszanka projektów w całym planie strategicznym (w większych planach będziesz nawet myśleć w kategoriach mieszanki w różnych obszarach biznesowych, departamentach itp. ).
  
  Nie trać z oczu szerszego obrazu — w ten sam sposób, w jaki ogólny proces zarządzania strategicznego kładzie nacisk na proces zarządzania w całej realizacji strategii, to samo dotyczy strategicznego zarządzania mieszanką projektów w całym portfelu.
  
  
• Strategicznie ustalaj priorytety projektów w całym portfolio — zmiana nastąpi, możesz to zagwarantować. Sposób, w jaki sobie z tym poradzisz, poważnie wpłynie na realizację Twojego planu - gdy środowisko wewnętrzne lub zewnętrzne, dostępne zasoby, potrzeby strategiczne itp. ulegną zmianie, musisz strategicznie nadać priorytety Projektom w całym planie, w oparciu o potrzeby Celów.
  
  
• Pozwól, aby Projekty i Cele wzajemnie się informowały - Plan strategiczny musi żyć i oddychać. Czasami będą to zmiany odgórne napędzane udoskonaleniem tego, co chcesz osiągnąć (lub jak chcesz ustalić priorytety dla celów), ale musisz pozostawić miejsce na realia realizacji Projektu i to, czego się uczysz, aby być odzwierciedlone w planie wyższego poziomu - nawet jeśli jest to tylko dzięki utrzymywaniu aktualnych i dokładnych osi czasu Celu. Im bardziej oddzielone są Twoje Projekty od reszty planu, tym mniej realny staje się Twój plan.

Strategiczne zarządzanie miksem projektów i podejściem do zarządzania portfelem/programami

Skupiliśmy się tutaj na elemencie strategicznego zarządzania projektami, który odnosi się do projektowania i zarządzania odpowiednim połączeniem projektów, aby osiągnąć Twoje cele, a tym samym zrealizować Twoją strategię.

Odnosi się to absolutnie do obszarów zarządzania portfelem i programem - w zależności od Twojej struktury organizacyjnej i praktyk, ten rodzaj zarządzania mixem projektów jest z pewnością częścią procesu zarządzania portfelem i programem.

Nie wprowadzamy koncepcji równoległej lub alternatywnej, jest to po prostu jedna z kluczowych funkcji, które muszą zaistnieć w ramach tego procesu.

Znaczenie strategicznych strategii zarządzania projektami

Pokazaliśmy, jak ważne jest przyjęcie strategicznego spojrzenia na budowanie zestawu projektów, aby jak najlepiej zrealizować cele w całym planie, oraz jak jest to kluczowa część prawdziwego podejścia do strategicznego zarządzania projektami.

Jeśli poważnie myślisz o strategicznym spojrzeniu na swój zestaw projektów, który pozwala ci zobaczyć i zarządzać dopasowaniem i wkładem projektów do celów, jaki jest zestaw projektów w różnych częściach twojego planu strategicznego (i w całym planie), a następnie być w stanie śledzić i udoskonalać miks projektu w czasie, musisz zachować swoją strategię na platformie, która sobie z tym wszystkim poradzi.

Koniecznie pobierz infografikę poniżej!