Raporty o statusie projektów wykonawczych: 6 najlepszych praktyk na ich pisanie

Jako lider transformacji, Twoje biuro zarządzania projektami (PMO) i interesariusze firmy chcą, abyś urzeczywistniał wizję firmy. Członkowie C-suite oczekują regularnych raportów o stanie całego portfela organizacji — i mają nadzieję na tylko dobre wieści.

Ale twój obecny stos technologii powoduje drżenie. Odłączone narzędzia, rozproszone dane i bałagan dokumentów. Wydaje się, że stracony czas, a praca ręczna jest nieunikniona — i nikt w zespole nie jest pewien, czy wszystkie jego wysiłki w ramach przepływu pracy przyniosą sukces dla udanych projektów i celów firmy.

Dzięki dobrym raportom o stanie projektów wykonawczych możesz śledzić postępy w projekcie, identyfikować zagrożenia i informować wszystkich interesariuszy podczas zarządzania wieloma projektami.

Oto, co omówimy w tym artykule:

• Co to jest raport o stanie kadry kierowniczej?
• Jakie są zalety raportów o stanie?
• Must-have różnych raportów o stanie projektu
• 6 najlepszych praktyk dotyczących pisania skutecznych raportów o statusie
• Najlepsze narzędzia do tworzenia raportów o statusie

Pod koniec będziesz mieć pewność, jak oceniasz sukces projektu i możesz przedstawić informacje interesariuszom w sposób, który ugruntuje Twoją wiarygodność i pomoże Twojej organizacji podejmować mądrzejsze decyzje.

Co to jest raport o stanie kadry kierowniczej?

Raport o stanie wielu projektów wykonawczych to zwięzła, aktualizowana na czas aktualizacja o aktualnym stanie portfela projektów organizacji. Często jest to dokument jednostronicowy, ten obraz stanu zawiera tylko najistotniejsze informacje wysokiego poziomu, które członkowie zarządu i kluczowi interesariusze muszą potwierdzić, czy portfel jest na dobrej drodze, nie ma go na torze lub jest zagrożony.

Zamiast aktualizować w czasie rzeczywistym konkretny projekt, raport o stanie projektu wykonawczego podsumowuje kluczowe zdarzenia w całym portfolio projektów i wyjaśnia, w jaki sposób zapewniają one oczekiwaną wartość.

Dlaczego status ma znaczenie: 7 kluczowych korzyści płynących z raportów o statusie wykonawczym

Największym wyzwaniem dla każdego, kto zajmuje się zarządzaniem portfelem przedsiębiorstwa, jest zapewnienie kompleksowego i aktualnego widoku całego portfela projektów firmy.

Załóżmy, że nie masz dokładnego, całościowego obrazu stanu projektu w wielu projektach. W takim przypadku liderzy Twojej firmy będą mieli martwe punkty dotyczące obecnego statusu, co może prowadzić do krnąbrnych   podejmowanie decyzji   (i zrzędliwe spojrzenia rzucone w twoją stronę za twoje słabe informacje - pożegnaj się ze swoją wiarygodnością).

Nowoczesna platforma raportowania portfela projektów pomoże Ci wykorzystać wiele korzyści płynących z raportów stanu kierownictwa, ponieważ możesz:

1. Utrzymuj interesariuszy w zgodzie   o statusie portfela z danymi w czasie rzeczywistym.
2. Śledź stan portfela   identyfikacji zagrożeń i wąskich gardeł.
3. Pozostań zwinny   i reagujesz, gdy dostrzegasz problemy, zanim będzie za późno.
4. Zapewnij jasność!   i kontekst dla członków zespołu wokół ich ról.
5. Popraw dostępność   poprzez dostarczanie ludziom aktualnych informacji, których potrzebują w procesie podejmowania decyzji.
6. Wyeliminuj bezsensowne spotkania dotyczące statusu , ponieważ każdy może być na bieżąco, sprawdzając dane, gdy są dostępne.
7. Oszczędź czas i ogranicz pracę ręczną   ponieważ nie musisz zbierać danych dla wielu projektów z różnych miejsc.

Must-have różnych raportów o stanie projektu

Cel każdego raportu o stanie projektu jest inny, ale spójrzmy, co powinno znaleźć się w dwóch najczęstszych raportach:

Indywidualny raport o stanie projektu

Jest to ogólna aktualizacja o postępach projektu, która jest zwykle dostarczana co tydzień. To podsumowanie projektu często jest adresowane do mniejszej liczby interesariuszy, ponieważ dotyczy właścicieli projektów, a nie całej rady.

Cotygodniowy raport o stanie projektu ma na celu dostarczenie najbardziej zaangażowanym osobom kompleksowego obrazu postępów w całym cyklu życia projektu.

Oto niezbędne raporty o stanie projektu:

• Nazwa Projektu
• Uwaga wstępna
• Krótkie podsumowanie wydarzeń zeszłego tygodnia
• Wyjaśnienie planów na nadchodzący tydzień
• Nadchodzące zadania i kamienie milowe projektu
• Całkowite ukończenie harmonogramu projektu
• Stan budżetu
• Przedmioty akcji
• Ryzyko projektowe, problemy i plany łagodzenia

Raport o stanie portfela wykonawczego

W przeciwieństwie do raportów dotyczących poszczególnych projektów, raporty stanu wykonawczego oferują ogólny przegląd wielu projektów poza codziennymi czynnościami. Jego głównym celem jest informowanie członków zarządu, liderów i innych kluczowych interesariuszy na temat stanu twojego portfela.

Celem raportów o stanie wykonawczym jest pomoc interesariuszom w walidacji założeń, optymalizacji alokacji zasobów, usprawnieniu procesu podejmowania decyzji i motywowaniu   strategia firmy.

Oto niezbędne raporty o stanie portfela projektów:

• Podsumowanie wykonawcze
• Korzyści zrealizowane a planowane
• Mierniki wartości wypracowanej — na poziomie programu i projektu
• Kluczowe kamienie milowe osiągnięte od ostatniego okresu raportowania
• Kluczowe nadchodzące kamienie milowe
• Najważniejsze problemy i zagrożenia
• Komentarze z zaleceniami dotyczącymi pokonania wyzwań (i wpływu każdego z nich), które wskazują kierunek sukcesu.
• Odpowiedzi na kluczowe „pytania” kadry kierowniczej wyższego szczebla

Jak często należy aktualizować raporty o stanie?

Częstotliwość udostępniania raportów o stanie zależy od konkretnego portfela projektów. Na przykład, jeśli projekty w portfelu poruszają się szybko, z krótkoterminowymi kamieniami milowymi, powinieneś wysyłać cotygodniowe raporty o stanie projektu.

Z drugiej strony, jeśli pracujesz nad projektami z długoterminowymi celami i powoli poruszasz się po wydłużonej osi czasu, najlepiej jest wysyłać comiesięczne raporty, aby wszyscy byli na bieżąco.

Niezależnie od wybranego rytmu pamiętaj, że najważniejszą rzeczą jest upewnienie się, że interesariusze projektu są na bieżąco z ogólnym stanem portfela — niezależnie od tego, czy dany projekt jest realizowany, czy nie.

Możesz użyć dedykowanego   narzędzie do raportowania projektów   skonfigurować przypomnienia o tworzeniu raportów na czas w każdym tygodniu lub miesiącu (więcej na ten temat poniżej!)

6 najlepszych praktyk dotyczących pisania skutecznych raportów o statusie

Teraz, gdy wiesz, co uwzględnić w raportach o stanie portfela projektów i jak często je wysyłać, zastanówmy się, jak tworzyć raporty, które zrobią wrażenie na wszystkich.

Oto pięć sprawdzonych metod tworzenia raportów o stanie projektów wykonawczych:

1. Wizualizuj raporty
2. Zautomatyzuj swoje raporty o stanie
3. Twórz niestandardowe raporty dostosowane do potrzeb odbiorców
4. Nie zgub się w szczegółach projektu
5. Napisz streszczenie
6. Korzystaj z pulpitów nawigacyjnych

Przyjrzyjmy się bliżej.

1. Wizualizuj raporty

Zrozum — obrazy sprawiają, że raporty są łatwiejsze dla oka. Nikt nie chce przedzierać się przez ściany tekstu i liczb zespolonych. Możesz zrobić swój   Raporty KPI   łatwiejsze do odczytania i zrozumienia po dodaniu elementów wizualnych, takich jak:

• Wykresy
• Wykresy kołowe
• Wykresy słupkowe
• Mapy myśli
• Zdjęcia i filmy

Oto wgląd w konfigurowalne pulpity nawigacyjne Cascade z zaawansowanymi widżetami, dzięki którym możesz uwzględnić różne wizualizacje danych, takie jak wykresy kołowe, wykresy słupkowe lub wykresy liniowe.

Pomoce wizualne upraszczają dane, pomagając kluczowym interesariuszom zrozumieć, co dzieje się w całym portfelu projektów w krótszym czasie. Gdy oddzielisz dane i liczby od swoich spostrzeżeń, opinii i analiz, Twoje raporty nie będą bardziej czytelne, ale będą też kierować mądrzejszymi decyzjami biznesowymi.

2. Zautomatyzuj swoje raporty o stanie

Jeśli chcesz sprawdzić stan swojej strategii w czasie rzeczywistym, powinieneś użyć oprogramowania do zarządzania portfelem. Dzięki centralnej platformie dla wszystkich projektów możesz śledzić swoją pracę na bieżąco, co ułatwia kompilowanie raportów.

Zamiast wyrywać włosy z głowy, gdy biegasz, zbierając informacje z różnych arkuszy kalkulacyjnych i programów, znajdziesz wszystko pod jednym dachem za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

Cascade zawiera ponad 1000+ integracji   aby połączyć dane z całego stosu technologicznego. Dzięki temu systemowi możesz zautomatyzować zbieranie danych i raportowanie, aby tworzyć kompleksowe raporty bez żmudnej, ręcznej pracy.

3. Twórz niestandardowe raporty dostosowane do potrzeb odbiorców

Zanim napiszesz swoje raporty, musisz wziąć pod uwagę swoją grupę docelową. Dopasowanie raportów o stanie do ich potrzeb i oczekiwań ma kluczowe znaczenie. Zadaj sobie pytanie, co jest dla nich ważne?

Załóżmy, że twój raport ma na celu zaktualizowanie członków zarządu, kadry kierowniczej wysokiego szczebla i inwestorów o przegląd całego portfela organizacji. Musisz pamiętać, że to zapracowani ludzie. Nie chcą ciężko pracować ani przedzierać się przez chwasty, aby zrozumieć, co się dzieje — bardziej zależy im na szerszym obrazie.

Z drugiej strony, jeśli dostarczasz raport dotyczący konkretnego portfolio projektów, zastanów się, kto go przeczyta i jakie szczegóły chce zrozumieć. Na przykład w przypadku raportów o stanie w Twoim   Zarządzanie zmianami   kampanii, możesz podzielić się szczegółami na temat tego, w jaki sposób pracownicy przyjmują nowe narzędzia i praktyki (lub jak bębniący bongo dyrektor finansowy prowadzi bunt przeciwko zmianie kulturowej).

4. Nie zgub się w szczegółach projektu

Większość kluczowych interesariuszy szybko przejrzy raporty o stanie, aby uzyskać ważne szczegóły. Musisz więc zachować zwięzłość, strawność i skupienie lasera na odpowiednich punktach.

Staraj się tworzyć raporty o stanie projektu, które zawierają tylko najcenniejsze aktualizacje, które Twoi interesariusze chcą zrozumieć. Jeśli stan twojego portfela przekracza budżet, nie musisz mówić im o najdrobniejszych szczegółach nieudanego projektu ani o tym, że to wina Nigela, który przypadkowo zamówił 7000 kilogramów kawy (ponownie). Po prostu daj im znać, że rozwiązujesz problem i że wszystkie ich plany projektów są bezpieczne.

To prowadzi mnie do następnej wskazówki.

5. Napisz streszczenie

Skoncentruj się na pisaniu krótkich i słodkich, aby każdy miał szybki TL; DR, aby uzyskać niezbędne informacje w podróży.

Pamiętaj, że dobre portfolio ujawnia problemy lub podkreśla wyzwania projektowe, ale świetny menedżer portfela wskazuje na rozwiązania.

Oto nasza wskazówka: nie skupiaj się tylko na pisaniu podsumowania tego, co dzieje się w portfelu projektów.

Przenieś swoje podsumowanie na wyższy poziom poprzez:

• Zwrócenie uwagi na zbliżające się ryzyko, które uniemożliwia osiągnięcie przez portfel projektów jego pierwotnych celów
• Szczegółowe zalecenia i kroki działania

6. Korzystaj z pulpitów nawigacyjnych

Każdy dobry kierownik projektu wart swojej soli będzie w każdej chwili wiedział, co się dzieje ze wszystkimi jej projektami. Co więcej, będziesz w stanie powiedzieć ludziom, co nadchodzi i jak jesteś gotowy, aby poradzić sobie z podkręconymi piłkami. Aby mieć taki wgląd w wiele projektów, potrzebujesz pulpitu nawigacyjnego.

Podczas gdy raport zwykle zawiera szczegółowe informacje na określony temat lub projekt, pulpit nawigacyjny zapewnia szybki przegląd informacji w czasie rzeczywistym dla wielu projektów. Innymi słowy, pulpit nawigacyjny odpowiada na ważne pytania, na przykład jak radzi sobie firma? Czy zbankrutujemy?

Platforma realizacji strategii Cascade ma pulpity nawigacyjne   aby kluczowe informacje były dostępne dla wszystkich w Twojej organizacji. Możesz połączyć wszystkie swoje dane w jednym miejscu za pomocą integracji, aby poprawić widoczność w całej firmie i wyeliminować przełączanie kontekstu i błędy ręczne.

Najlepsze narzędzia do tworzenia raportów o stanie projektu

Pojęcie raportów o stanie portfela i projektów nie jest jakimś wymyślnym, nowoczesnym trendem. Firmy od lat zbierają te aktualizacje statusu — często przy użyciu tradycyjnych narzędzi, takich jak Microsoft Excel i PowerPoint.

I tak, oczywiście, prawdopodobnie w Twojej organizacji jest kilku zagorzałych fanów arkuszy kalkulacyjnych, którzy chcą nadal robić rzeczy w ten sposób. Być może te konie robocze są szczęśliwe, że mogą zająć się okopami, pobierając dane dla każdego projektu z mnóstwa odłączonych narzędzi, arkuszy kalkulacyjnych i zakurzonych zakątków firmowego Dropbox i Dysku Google.

Ale nie musisz tracić czasu na takie podejście. Twój zespół nie musi się nakręcać siedmioma tonami kawy, żeby robić późne wieczory i weekendowe sesje przed terminem każdego raportu. Jest nowy sposób raportowania portfela projektów — lepszy sposób.

Przeczytaj: Najlepsze oprogramowanie do zarządzania portfelem projektów 7 dla menedżerów portfela w 2022 r. (+ Jak wybrać właściwe)

Jak Cascade zmienia grę w raportach o statusie projektów

Cascade łączy najefektywniejsze elementy platform do zarządzania portfelem projektów, oprogramowania do zarządzania projektami i narzędzi do raportowania. Możesz tworzyć i automatyzować szybkie raporty, aby zapewnić każdemu interesariuszowi dostęp do odpowiednich i aktualnych informacji na temat postępów projektu.

Oto jak Cascade pomaga tworzyć wysoce efektywne raporty o stanie: :

• Aktywne pulpity nawigacyjne   oferują ogólny przegląd całego portfela projektów, dzięki czemu interesariusze mogą łatwo identyfikować i priorytetyzować projekty, które zapewniają wysoką wartość dla firmy. Możesz prezentować swoje dane w atrakcyjnych wizualnie formularzach, które są łatwe do zrozumienia, w tym wykresy, tabele i formaty wykresów Gantta.

Oto przykład konfigurowalnych pulpitów Cascade, które można w pełni dostosować do potrzeb odbiorców.

• Śledzenie celu   mierzy postęp portfela i projektu w odniesieniu do terminów, aby wiedzieć, czy jesteś na dobrej drodze do osiągnięcia swoich celów.
  
  
• KPI i OKR   aby śledzić i mierzyć sukces zgodnie z celami strategicznymi — pomagając zespołowi skoncentrować się na tym, co ważne.
  
  
• Zarządzanie zasobami   pomaga przydzielić zasoby do właściwych projektów we właściwym czasie, zapewniając każdemu projektowi budżet, ludzi i wsparcie, którego potrzebuje, aby utrzymać się na dobrej drodze.
  
  
• Zautomatyzowane raporty z wglądem w czasie rzeczywistym   aby zapewnić każdemu dostęp do najnowszych informacji o projekcie bez opóźnień lub wprowadzających w błąd danych. Korzystając z Cascade, możesz planować raporty i automatycznie otrzymywać je do skrzynki odbiorczej szefa.
  
  
• Eksport danych   umożliwiają PMO i kierownikom projektów udostępnianie raportów w wielu łatwych do odczytania formatach, w tym CSV i PDF.
  
  
• Inne funkcje obejmują: status RAG do kodowania kolorami, widoki wykresów Gantta, wizualizację zależności projektu i Pokład bramki   do zarządzania obciążeniem indywidualnym lub zespołowym.

Cascade: oparte na strategii podejście do raportów o stanie

Raporty o statusie projektów wykonawczych są kluczowym narzędziem dla organizacji. Prawidłowo wykonany dobry raport wykonawczy może pomóc PMO zdobyć zaufanie interesariuszy i uzyskać większe wsparcie, jeśli tego potrzebują, takie jak zwiększone inwestycje lub wydłużone terminy. Jednak na tym nie kończą się korzyści.

Gdy Cascade łączy wszystkie dane i udostępnia je za pomocą praktycznych pulpitów nawigacyjnych, wizualizacji danych i automatycznych raportów, znacznie ułatwia to zarządzanie raportami w ramach portfela i zapewnia oszczędność czasu.

Zamiast zbierać i analizować liczby, masz czas, aby   napędzać realizację strategii i stale ulepszać procesy biznesowe   w obszarach wymagających szczególnej uwagi.

Cascade wspiera Cię i dopasowuje Twoich ludzi, cele projektu i ogólną strategię. Kiedy każdy ma dokładny obraz tego, co się dzieje i dlaczego, może szybko zidentyfikować przeszkody i możliwości w ramach Twojej strategii. Są upoważnieni do szybszego podejmowania lepszych decyzji.

Wykorzystanie mocy statusu opartego na strategii pomaga uczynić strategię biznesem dla każdego - i jest to najlepszy sposób, aby upewnić się, że faktycznie zostanie wykonana!

Chcesz tworzyć lepsze raporty o stanie projektów wykonawczych?   Zobacz, jak Cascade może pomóc dzięki darmowej wersji demonstracyjnej   Dziś.