執行項目狀態報告：編寫一份報告的 6 個最佳實踐
已發表: 2022-09-01作為轉型領導者，您的項目管理辦公室 (PMO) 和公司利益相關者希望看到您將公司願景變為現實。 高管層成員希望定期收到有關組織整個投資組合健康狀況的狀態報告，並且只希望聽到好消息。
但是您當前的技術堆棧讓您感到不安。 斷開連接的工具，分散的數據和混亂的文檔。 似乎浪費時間和手工工作是不可避免的——團隊中沒有人確定他們在工作流程中的所有努力是否對成功的項目和公司目標有效。
通過良好的執行項目狀態報告，您可以在管理多個項目時跟踪項目進度、識別風險並讓所有利益相關者了解情況。
以下是我們將在本文中介紹的內容：
- 什麼是執行狀態報告？
- 狀態報告有什麼好處？
- 不同項目狀態報告的必備工具
- 編寫有效狀態報告的 6 個最佳實踐
- 製作狀態報告的頂級工具
到最後，您將對如何判斷項目成功充滿信心，並且可以以一種建立您的可信度並幫助您的組織做出更明智決策的方式向利益相關者提供信息。
什麼是執行狀態報告？
執行多個項目狀態報告是關於組織項目組合當前狀態的簡明、及時的更新。 通常是一頁的文件，及時的快照只包括最相關的高級信息，C-suite 成員和主要利益相關者需要確認投資組合是否處於正軌、偏離正軌或處於風險之中。
執行項目狀態報告不是對特定項目的實時更新，而是總結了整個項目組合中的關鍵事件，並解釋了它們如何實現預期價值。
為什麼狀態很重要：執行狀態報告的 7 個主要好處
對於負責企業投資組合管理的任何人來說，最大的挑戰是提供公司項目整個投資組合的全面和最新的視圖。
假設您沒有跨多個項目的項目運行狀況的準確、整體視圖。 在這種情況下，您的業務領導者將對可能導致任性的當前狀態存在盲點 做決定 （並且因為您的不良信息而向您投擲脾氣暴躁的目光 - 告別您的信譽）。
現代項目組合報告平台將幫助您利用執行狀態報告的許多好處，因為您可以：
- 讓利益相關者保持一致 通過實時數據了解投資組合狀態。
- 跟踪投資組合健康狀況 識別風險和瓶頸。
- 保持敏捷 並在為時已晚之前發現問題時做出反應。
- 提供清晰度 和團隊成員圍繞其角色的上下文。
- 提高可訪問性 通過為人們提供決策過程所需的及時信息。
- 消除無意義的狀態會議，因為每個人都可以通過在可用時檢查數據來保持更新。
- 節省時間並減少人工工作 因為您不需要從不同的地方收集多個項目的數據。
不同項目狀態報告的必備工具
每個項目狀態報告的目的都不同，但讓我們看看兩個最常見的報告中應該包含哪些內容：
單獨的項目狀態報告
這是關於項目進度的一般更新，通常每週發布一次。 該項目摘要通常針對較少的利益相關者，因為它是針對項目所有者而不是整個董事會的。
每週項目狀態報告旨在讓參與最多的人員全面了解整個項目生命週期的進度。
以下是必備的項目狀態報告：
- 項目名稱
- 介紹性說明
- 上週發生的事情的簡要執行摘要
- 解釋未來一周的計劃
- 即將到來的任務和項目里程碑
- 總體項目時間表完成
- 預算狀況
- 行動項目
- 項目風險、問題和緩解計劃
執行組合狀態報告
與單個項目報告不同，執行狀態報告提供了超越日常操作的多個項目的高級概述。 其主要目的是讓 C-suite 成員、領導者和其他關鍵利益相關者了解您的投資組合健康狀況。
執行狀態報告的目的是幫助利益相關者驗證假設、優化資源分配、改進決策和推動 公司戰略。
以下是必備的項目組合狀態報告：
- 執行摘要
- 已實現的收益與計劃的收益
- 掙值指標——在計劃和項目級別
- 自上一個報告期以來完成的關鍵里程碑
- 即將到來的關鍵里程碑
- 主要問題和風險
- 帶有建議的評論，以克服指向成功方向的挑戰（以及每個挑戰的影響）。
- 回答高層領導團隊的關鍵“問題”
您應該多久更新一次狀態報告？
您共享狀態報告的頻率取決於您的特定項目組合。 例如，如果投資組合中的項目進展迅速，具有短期里程碑，您應該每週發送項目狀態報告。
另一方面，如果您正在從事具有長期目標的項目並且在較長的時間內進展緩慢，那麼最好發送月度報告以讓每個人都了解最新情況。
無論您選擇何種節奏，請記住最重要的是確保您讓項目利益相關者了解整體投資組合的健康狀況——無論單個項目是否走上正軌。
您可以使用專用的 項目報告工具 設置提醒以每週或每月及時創建報告（更多內容見下文！）
編寫有效狀態報告的 6 個最佳實踐
現在您知道在項目組合狀態報告中包含哪些內容以及發送它們的頻率，讓我們考慮如何製作讓每個人都印象深刻的報告。
以下是創建執行項目狀態報告的五個最佳實踐：
- 可視化報告
- 自動化您的狀態報告
- 根據受眾的需求構建自定義報告
- 不要迷失在項目細節中
- 寫一份執行摘要
- 使用儀表板
讓我們仔細看看。
1. 可視化報告
面對現實 - 圖像使報告更直觀。 沒有人願意在文字和復數的牆壁中拖網。 你可以讓你的 關鍵績效指標報告 添加視覺元素時更易於閱讀和理解，例如：
- 圖表
- 餅狀圖
- 條形圖
- 思維導圖
- 圖片和視頻
這是 Cascade 可定制儀表板的一瞥，其中包含強大的小部件，因此您可以包含不同的數據可視化，例如餅圖、條形圖或折線圖。
視覺輔助工具可簡化數據，幫助關鍵利益相關者在更短的時間內掌握整個項目組合中發生的情況。 一旦您將數據和數據與您的見解、意見和分析分開，您的報告將不會更具可讀性，但它們也將指導更明智的業務決策。
2. 自動化您的狀態報告
如果您想實時查看您的策略狀態，您應該使用投資組合管理軟件。 借助適用於所有項目的中央平台，您可以隨時跟踪您的工作，從而輕鬆編寫報告。
當您從不同的電子表格和程序中獲取信息時，您不必費盡心思，只需單擊幾下即可找到所有內容。
Cascade 包含 1000 多個集成 連接整個技術堆棧中的數據。 使用此系統，您可以自動化數據收集和報告以構建全面的報告，而無需繁瑣的手動工作。
3. 為您的受眾需求構建自定義報告
在撰寫報告之前，您必須考慮您的目標受眾。 定制您的狀態報告以滿足他們的需求和期望是至關重要的。 問問自己對他們來說什麼是重要的？
假設您的報告旨在向 C 級成員、高級管理人員和投資者提供有關組織整個投資組合概覽的最新信息。 你必須記住他們是忙碌的人。 他們不想努力工作或在雜草中跋涉來了解正在發生的事情——他們更關心大局。
另一方面，如果您提交有關特定項目組合的報告，請考慮誰將閱讀該報告以及他們想要了解哪些細節。 例如，對於您的狀態報告 更換管理層 在競選活動中，您可以分享有關員工如何接受新工具和新做法（或邦戈鼓首席財務官如何領導反對文化轉變的反抗）的詳細信息。
4.不要迷失在項目細節中
大多數關鍵利益相關者將快速瀏覽狀態報告以獲取重要細節。 因此，您必須保持簡潔、易於理解，並專注於相關點。
旨在創建項目狀態報告，其中僅包含利益相關者想要了解的最有價值的更新。 如果您的投資組合健康狀況超出預算，您無需告訴他們失敗項目的具體細節，或者（再次）意外訂購 7,000 公斤咖啡是奈傑爾的錯。 只需讓他們知道您正在對問題進行分類，並且他們的所有項目計劃都是安全的。
這讓我想到了下一個技巧。
5. 寫一份執行摘要
專注於寫短而甜的文章，這樣每個人都有一個快速的 TL;DR，以便在旅途中抓住重要的見解。
請記住，一個好的項目組合會發現問題或突出項目挑戰，但一個優秀的項目組合經理會指出解決方案。
所以這是我們的提示：不要只專注於編寫項目組合中發生的事情的摘要。
通過以下方式將您的執行摘要提升到一個新的水平：
- 強調阻礙項目組合實現其最初目標的即將發生的風險
- 詳細說明建議和行動步驟
6.使用儀表板
任何稱職的優秀項目經理都會隨時了解她所有項目的進展情況。 更重要的是，您將能夠告訴人們即將發生什麼以及您準備如何處理曲線球。 要在多個項目中獲得這種洞察力，您需要一個儀表板。
報告通常包含有關特定主題或項目的詳細信息，而儀表板可為您提供多個項目實時信息的快照概覽。 換句話說，儀表板回答了一些大問題，比如業務做得如何？ 我們要破產了嗎？
Cascade 的戰略執行平台有儀表板 使組織中的每個人都可以訪問關鍵信息。 您可以通過集成將所有數據連接到一個位置，以提高公司範圍內的可見性並消除上下文切換和手動錯誤。
製作項目狀態報告的頂級工具
投資組合和項目狀態報告的概念並不是什麼花哨的現代趨勢。 多年來，公司一直在拼湊這些狀態更新——通常是在 Microsoft Excel 和 PowerPoint 等傳統工具上。
是的，當然，您的組織中可能有一些頑固的電子表格粉絲希望繼續以這種方式做事。 也許這些工作人員很樂意在戰壕中忙碌，從公司 Dropbox 和 Google Drive 的大量不連貫的工具、電子表格和塵土飛揚的角落中提取每個項目的數據。
但是您不需要在這種方法上浪費時間。 在每份報告到期之前，您的團隊不必為了熬夜和周末會議而消耗 7 噸咖啡。 有一種新的方式來進行項目組合報告——一種更好的方式。
閱讀本文：2022 年適合投資組合經理的 7 個最佳項目投資組合管理軟件（+ 如何選擇合適的）
Cascade 如何改變項目狀態報告的遊戲規則
Cascade 結合了項目組合管理平台、項目管理軟件和報告工具中最有效的元素。 您可以創建和自動化快速報告，讓每個利益相關者都能及時獲得有關項目進度的相關見解。
以下是 Cascade 如何幫助您製作高效的狀態報告：：
- 可操作的儀表板 提供整個項目組合的高級概述，因此利益相關者可以輕鬆識別和優先考慮為業務帶來高價值的項目。 您可以以視覺上令人驚嘆的易於理解的形式呈現您的數據，包括圖形、表格和甘特圖格式。
這是 Cascade 可自定義儀表板的示例，可以完全根據您的受眾的需求進行定制。
- 目標跟踪 根據時間表衡量投資組合和項目進度，以了解您是否正在實現目標。
- KPI 和 OKR 根據您的戰略目標跟踪和衡量成功——幫助您的團隊專注於重要的事情。
- 資源管理 幫助您在正確的時間將資源分配給正確的項目，為每個項目提供保持正常運行所需的預算、人員和支持。
- 具有實時洞察力的自動化報告 確保每個人都有最新的項目信息，沒有任何延遲或誤導性數據。 使用 Cascade，您可以安排報告並將其自動發送到您老闆的收件箱。
- 數據導出 使 PMO 和項目經理能夠以各種易於閱讀的格式（包括 CSV 和 PDF）共享報告。
- 其他功能包括：顏色編碼的 RAG 狀態、甘特圖視圖、項目依賴關係的可視化，以及 目標甲板 管理個人或團隊的工作量。
Cascade：狀態報告的策略驅動方法
執行項目狀態報告是組織的重要工具。 如果做得好，一份好的執行報告可以幫助 PMO 贏得利益相關者的信任，並在需要時獲得更多支持，例如增加投資或延長時間表。 然而，好處還不止於此。
當 Cascade 連接您的所有數據並通過可操作的儀表板、數據可視化和自動化報告進行共享時，它使跨產品組合的報告管理變得更加輕鬆和省時。
您不必收集和處理數字，而是有時間 推動戰略執行並持續改進業務流程 在需要特別注意的地方。
Cascade 為您提供支持，並調整您的人員、項目目標和整體戰略。 當每個人都對正在發生的事情和原因有一個準確的了解時，他們可以快速識別您戰略中的障礙和機會。 他們有權更快地做出更好的決策。
利用戰略驅動地位的力量有助於使戰略成為每個人的業務——這是確保戰略真正得到執行的最佳方式！
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