Rapports sur l'état d'avancement des projets exécutifs : 6 bonnes pratiques pour en rédiger un

En tant que leader de la transformation, votre bureau de gestion de projet (PMO) et les parties prenantes de l'entreprise veulent vous voir concrétiser la vision de l'entreprise. Les membres de la suite C s'attendent à des rapports d'état réguliers sur la santé de l'ensemble du portefeuille de l'organisation et n'espèrent que de bonnes nouvelles.

Mais votre pile technologique actuelle vous donne des frissons. Des outils déconnectés, des données dispersées et un gâchis de documents. Il semble que le temps perdu et le travail manuel soient inévitables - et personne dans l'équipe ne sait si tous ses efforts dans le flux de travail sont efficaces pour la réussite des projets et les objectifs de l'entreprise.

Avec de bons rapports sur l'état d'avancement des projets, vous pouvez suivre l'avancement du projet, identifier les risques et tenir toutes les parties prenantes informées lorsque vous gérez plusieurs projets.

Voici ce que nous allons couvrir dans cet article :

• Qu'est-ce qu'un rapport de situation de la direction ?
• Quels sont les avantages des rapports d'état ?
• Indispensables des différents rapports d'état de projet
• 6 bonnes pratiques pour rédiger des rapports de situation efficaces
• Principaux outils pour créer des rapports d'état

À la fin, vous serez sûr de la façon dont vous jugez le succès du projet et pourrez présenter les informations aux parties prenantes d'une manière qui établit votre crédibilité et aide votre organisation à prendre des décisions plus judicieuses.

Qu'est-ce qu'un rapport de situation de la direction ?

Un rapport exécutif sur l'état de plusieurs projets est une mise à jour concise et opportune sur l'état actuel du portefeuille de projets d'une organisation. Souvent un document d'une page, cet instantané dans le temps ne comprend que les informations de haut niveau les plus pertinentes dont les membres de la suite C et les principales parties prenantes ont besoin pour confirmer si le portefeuille est sur la bonne voie, hors piste ou à risque.

Plutôt qu'une mise à jour en temps réel sur un projet spécifique, un rapport exécutif sur l'état d'avancement du projet résume les événements clés de l'ensemble du portefeuille de projets et explique comment ils offrent la valeur attendue.

Pourquoi le statut est important : 7 avantages clés des rapports sur le statut des dirigeants

Le plus grand défi pour toute personne en charge de la gestion de portefeuille d'entreprise est de fournir une vue complète et à jour de l'ensemble du portefeuille de projets de l'entreprise.

Supposons que vous ne disposiez pas d'une vue précise et holistique de la santé du projet sur plusieurs projets. Dans ce cas, vos chefs d'entreprise auront des angles morts sur l'état actuel qui peuvent conduire à des caprices   la prise de décision   (et des regards grincheux lancés dans votre direction pour vos mauvaises informations - dites adieu à votre crédibilité).

Une plate-forme moderne de création de rapports sur les portefeuilles de projets vous aidera à tirer parti des nombreux avantages des rapports sur l'état d'avancement, car vous pouvez :

1. Gardez les parties prenantes alignées   sur l'état du portefeuille avec des données en temps réel.
2. Suivre la santé du portefeuille   pour identifier les risques et les goulots d'étranglement.
3. Restez agile   et réactif lorsque vous repérez les problèmes avant qu'il ne soit trop tard.
4. Apporter de la clarté   et le contexte pour les membres de votre équipe autour de leurs rôles.
5. Améliorer l'accessibilité   en donnant aux gens les informations opportunes dont ils ont besoin pour le processus de prise de décision.
6. Éliminez les réunions d'état inutiles , car tout le monde peut rester informé en vérifiant les données lorsqu'elles sont disponibles.
7. Gagnez du temps et réduisez le travail manuel   car vous n'avez pas besoin de collecter des données pour plusieurs projets à partir de différents endroits.

Indispensables des différents rapports d'état de projet

L'objectif de chaque rapport sur l'état d'un projet diffère, mais examinons ce qui devrait être inclus dans deux des rapports les plus courants :

Un rapport d'avancement de projet individuel

Il s'agit d'une mise à jour générale sur l'avancement d'un projet, qui est généralement livrée sur une base hebdomadaire. Ce résumé de projet s'adresse souvent à moins de parties prenantes, car il s'adresse aux propriétaires de projet plutôt qu'à l'ensemble du conseil d'administration.

Le rapport hebdomadaire sur l'état d'avancement du projet vise à donner aux personnes les plus impliquées une vue complète de l'avancement tout au long du cycle de vie du projet.

Voici les incontournables du rapport sur l'état du projet :

• Nom du projet
• Note d'introduction
• Bref résumé de ce qui s'est passé la semaine dernière
• Explication de ce qui est prévu pour la semaine à venir
• Tâches à venir et jalons du projet
• Achèvement du calendrier global du projet
• État du budget
• Éléments d'action
• Risques, problèmes et plans d'atténuation du projet

Un rapport sur l'état du portefeuille exécutif

Contrairement aux rapports de projet individuels, les rapports de statut exécutif offrent un aperçu de haut niveau de plusieurs projets au-delà des actions quotidiennes. Son objectif principal est de tenir les membres de la suite C, les dirigeants et les autres parties prenantes clés au courant de la santé de votre portefeuille.

L'objectif des rapports sur l'état de la direction est d'aider les parties prenantes à valider les hypothèses, à optimiser l'allocation des ressources, à améliorer la prise de décision et à piloter   stratégie de l'entreprise.

Voici les incontournables du rapport sur l'état du portefeuille de projets :

• Résumé
• Bénéfices réalisés par rapport aux bénéfices prévus
• Mesures de la valeur acquise - au niveau du programme et du projet
• Principales étapes franchies depuis la dernière période de rapport
• Principales étapes à venir
• Principaux problèmes et risques
• Commentaires avec des recommandations pour surmonter les défis (et l'impact de chacun) qui pointent dans la direction du succès.
• Réponses aux principales "demandes" de l'équipe de direction

À quelle fréquence devez-vous mettre à jour vos rapports d'état ?

La fréquence à laquelle vous partagez des rapports d'état dépendra de votre portefeuille de projets spécifique. Par exemple, si les projets du portefeuille évoluent rapidement, avec des jalons à court terme, vous devez envoyer des rapports hebdomadaires sur l'état du projet.

D'un autre côté, si vous travaillez sur des projets avec des objectifs à long terme et que vous progressez lentement sur une longue période, il est préférable d'envoyer des rapports mensuels pour tenir tout le monde informé.

Quelle que soit la cadence que vous choisissez, n'oubliez pas que le plus important est de vous assurer que les parties prenantes du projet sont informées de la santé globale du portefeuille, qu'un projet individuel soit sur la bonne voie ou non.

Vous pouvez utiliser un   outil de rapport de projet   pour configurer des rappels pour créer vos rapports à temps chaque semaine ou chaque mois (plus d'informations ci-dessous !)

6 bonnes pratiques pour rédiger des rapports de situation efficaces

Maintenant que vous savez ce qu'il faut inclure dans les rapports sur l'état de votre portefeuille de projets et à quelle fréquence les envoyer, examinons comment vous pouvez créer des rapports qui impressionnent tout le monde.

Voici cinq bonnes pratiques pour créer vos rapports de statut de projet exécutif :

1. Visualisez les rapports
2. Automatisez vos rapports de statut
3. Créez des rapports personnalisés pour les besoins de votre public
4. Ne vous perdez pas dans les détails du projet
5. Rédiger un résumé exécutif
6. Utiliser des tableaux de bord

Regardons de plus près.

1. Visualisez les rapports

Admettons-le : les images facilitent la lecture des rapports. Personne ne veut parcourir des murs de texte et de nombres complexes. Vous pouvez faire votre   Rapports KPI   plus facile à lire et à comprendre lorsque vous ajoutez des éléments visuels, tels que :

• Graphiques
• Camemberts
• Diagramme à barres
• Les cartes mentales
• Photos et vidéos

Voici un aperçu des tableaux de bord personnalisables de Cascade avec de puissants widgets afin que vous puissiez inclure différentes visualisations de données, telles que des graphiques circulaires, des graphiques à barres ou des graphiques linéaires.

Les aides visuelles simplifient les données, aidant les principales parties prenantes à comprendre ce qui se passe dans l'ensemble du portefeuille de projets en moins de temps. Une fois que vous avez séparé les données et les chiffres de vos idées, opinions et analyses, vos rapports ne seront pas plus lisibles, mais ils guideront également des décisions commerciales plus intelligentes.

2. Automatisez vos rapports de statut

Si vous souhaitez vérifier l'état de votre stratégie en temps réel, vous devez utiliser un logiciel de gestion de portefeuille. Avec une plate-forme centrale pour tous les projets, vous pouvez suivre votre travail au fur et à mesure, ce qui facilite la compilation de vos rapports.

Au lieu de vous arracher les cheveux pendant que vous courez chercher des informations à partir de différentes feuilles de calcul et programmes, vous trouverez tout sous un même toit en quelques clics.

Cascade comprend plus de 1000 intégrations   pour connecter vos données à partir de l'ensemble de votre pile technologique. Avec ce système, vous pouvez automatiser la collecte de données et les rapports pour créer des rapports complets sans travail manuel fastidieux.

3. Créez des rapports personnalisés pour les besoins de votre public

Avant de rédiger vos rapports, vous devez tenir compte de votre public cible. Il est crucial d'adapter vos rapports d'état à leurs besoins et attentes. Demandez-vous ce qui est important pour eux ?

Supposons que votre rapport consiste à informer les membres de la suite C, les cadres supérieurs et les investisseurs de la vue d'ensemble de l'ensemble du portefeuille de l'organisation. Vous devez vous rappeler que ce sont des gens occupés. Ils ne veulent pas travailler dur ou se débattre dans les mauvaises herbes pour comprendre ce qui se passe - ils se soucient davantage de la situation dans son ensemble.

D'un autre côté, si vous fournissez un rapport sur un portefeuille de projets spécifique, réfléchissez à qui le lira et quels détails ils veulent comprendre. Par exemple, pour les rapports d'état dans votre   gestion du changement   campagne, vous pouvez partager des détails précis sur la façon dont les employés adoptent les nouveaux outils et pratiques (ou comment un directeur financier jouant du bongo mène une révolte contre le changement culturel).

4. Ne vous perdez pas dans les détails du projet

La plupart des principales parties prenantes parcourront rapidement les rapports d'état pour obtenir les détails importants. Donc, vous devez le garder concis, digeste et axé sur les points pertinents.

Essayez de créer des rapports sur l'état du projet qui n'incluent que les mises à jour les plus précieuses que vos parties prenantes souhaitent comprendre. Si la santé de votre portefeuille dépasse le budget, vous n'avez pas besoin de leur dire les moindres détails d'un projet qui échoue ou que c'est la faute de Nigel pour avoir commandé accidentellement 7 000 kilos de café (encore). Faites-leur simplement savoir que vous réglez le problème et que tous leurs plans de projet sont sûrs.

Cela m'amène au conseil suivant.

5. Rédigez un résumé analytique

Concentrez-vous sur l'écriture courte et douce afin que chacun ait un TL; DR rapide pour saisir les informations essentielles lors de vos déplacements.

N'oubliez pas qu'un bon portefeuille révèle des problèmes ou met en évidence les défis d'un projet, mais un bon gestionnaire de portefeuille pointe vers des solutions.

Voici donc notre conseil : ne vous concentrez pas uniquement sur la rédaction d'un résumé de ce qui se passe dans le portefeuille de projets.

Faites passer votre résumé au niveau supérieur en :

• Mettre en évidence les risques imminents qui empêchent le portefeuille de projets d'atteindre ses objectifs initiaux
• Détailler les recommandations et les étapes d'action

6. Utilisez des tableaux de bord

Tout bon chef de projet digne de ce nom saura ce qui se passe avec tous ses projets à tout moment. Plus précisément, vous serez en mesure de dire aux gens ce qui se passe et comment vous êtes prêt à gérer les balles courbes. Pour disposer de ces informations sur plusieurs projets, vous avez besoin d'un tableau de bord.

Alors qu'un rapport contient généralement des informations détaillées sur un sujet ou un projet spécifique, un tableau de bord vous donne un aperçu instantané des informations en temps réel pour plusieurs projets. En d'autres termes, un tableau de bord répond aux grandes questions, comme comment va l'entreprise ? Allons-nous faire faillite ?

La plate-forme d'exécution de la stratégie de Cascade dispose de tableaux de bord   pour rendre les informations critiques accessibles à tous dans votre organisation. Vous pouvez connecter toutes vos données en un seul endroit avec des intégrations pour améliorer la visibilité à l'échelle de l'entreprise et éliminer les changements de contexte et les erreurs manuelles.

Principaux outils pour créer des rapports sur l'état d'un projet

Le concept de rapports sur l'état d'avancement des portefeuilles et des projets n'est pas une tendance moderne et fantaisiste. Les entreprises assemblent ces mises à jour de statut depuis des années, souvent sur des outils traditionnels comme Microsoft Excel et PowerPoint.

Et oui, bien sûr, il y a probablement quelques fans inconditionnels des tableurs dans votre organisation qui veulent continuer à faire les choses de cette façon. Peut-être que ces bourreaux de travail sont heureux de s'occuper dans les tranchées, en extrayant des données pour chaque projet d'une pléthore d'outils déconnectés, de feuilles de calcul et de coins poussiéreux de Dropbox et Google Drive de l'entreprise.

Mais vous n'avez pas besoin de perdre du temps avec cette approche. Votre équipe n'a pas besoin d'être amplifiée avec sept tonnes de café pour tirer des soirées tardives et des sessions de week-end avant que chaque rapport ne soit dû. Il existe une nouvelle façon de créer des rapports sur les portefeuilles de projets, une meilleure façon.

Lisez ceci : Les 7 meilleurs logiciels de gestion de portefeuille de projets pour les gestionnaires de portefeuille en 2022 (+ Comment choisir le bon)

Comment Cascade change la donne pour les rapports d'état de projet

Cascade réunit les éléments les plus efficaces des plateformes de gestion de portefeuille de projets, des logiciels de gestion de projet et des outils de reporting. Vous pouvez créer et automatiser des rapports rapides pour donner à chaque partie prenante un accès à des informations pertinentes et opportunes sur l'avancement du projet.

Voici comment Cascade vous aide à créer des rapports d'état très efficaces :

• Tableaux de bord exploitables   offrent une vue d'ensemble de haut niveau de l'ensemble du portefeuille de projets, afin que les parties prenantes puissent facilement identifier et hiérarchiser les projets à forte valeur ajoutée pour l'entreprise. Vous pouvez présenter vos données sous des formes visuellement époustouflantes et faciles à comprendre, y compris des graphiques, des tableaux et des formats de diagramme de Gantt.

Voici un exemple de tableaux de bord personnalisables Cascade qui peuvent être entièrement adaptés aux besoins de votre public.

• Suivi des objectifs   mesure l'avancement du portefeuille et du projet par rapport aux délais pour savoir si vous êtes sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs.
  
  
• KPI et OKR   pour suivre et mesurer le succès conformément à vos objectifs stratégiques, en aidant votre équipe à rester concentrée sur ce qui compte.
  
  
• La gestion des ressources   vous aide à allouer des ressources aux bons projets au bon moment, en donnant à chaque projet le budget, les personnes et le soutien dont il a besoin pour rester sur la bonne voie.
  
  
• Rapports automatisés avec des informations en temps réel   pour s'assurer que tout le monde dispose des dernières informations sur le projet sans aucun retard ni donnée trompeuse. À l'aide de Cascade, vous pouvez planifier des rapports et les envoyer automatiquement dans la boîte de réception de votre patron.
  
  
• Exportations de données   permettent aux PMO et aux chefs de projet de partager des rapports dans une gamme de formats faciles à lire, y compris CSV et PDF.
  
  
• Les autres fonctionnalités incluent : le statut RAG pour le codage couleur, les vues de diagramme de Gantt, la visualisation des dépendances du projet et GoalDeck   pour gérer la charge de travail d'un individu ou d'une équipe.

Cascade : l'approche axée sur la stratégie des rapports d'état

Les rapports sur l'état d'avancement des projets exécutifs sont un outil crucial pour les organisations. Lorsqu'il est bien fait, un bon rapport exécutif peut aider les PMO à gagner la confiance des parties prenantes et à obtenir plus de soutien s'ils en ont besoin, comme un investissement accru ou des délais prolongés. Pourtant, ce n'est pas là que s'arrêtent les avantages.

Lorsque Cascade connecte toutes vos données et les partage via des tableaux de bord exploitables, des visualisations de données et des rapports automatisés, la gestion des rapports sur un portefeuille est beaucoup plus simple et rapide.

Au lieu de collecter et de calculer des chiffres, vous avez le temps de   piloter l'exécution de la stratégie et améliorer en permanence les processus métier   dans les domaines qui nécessitent une attention particulière.

Cascade est là pour vous aider et aligner votre personnel, les objectifs de votre projet et votre stratégie globale. Lorsque tout le monde a une image précise de ce qui se passe et pourquoi, ils peuvent rapidement identifier les obstacles et les opportunités au sein de votre stratégie. Ils sont habilités à prendre de meilleures décisions plus rapidement.

Tirer parti de la puissance du statut axé sur la stratégie aide à faire de la stratégie l'affaire de tous - et c'est la meilleure façon de s'assurer qu'elle est effectivement exécutée !

Voulez-vous créer de meilleurs rapports sur l'état des projets exécutifs ?   Découvrez comment Cascade peut vous aider avec une démo gratuite   aujourd'hui.