执行项目状态报告：编写一份报告的 6 个最佳实践
已发表: 2022-09-01作为转型领导者，您的项目管理办公室 (PMO) 和公司利益相关者希望看到您将公司愿景变为现实。 高管层成员希望定期收到有关组织整个投资组合健康状况的状态报告，并且只希望听到好消息。
但是您当前的技术堆栈让您感到不安。 断开连接的工具，分散的数据和混乱的文档。 似乎浪费时间和手工工作是不可避免的——团队中没有人确定他们在工作流程中的所有努力是否对成功的项目和公司目标有效。
通过良好的执行项目状态报告，您可以在管理多个项目时跟踪项目进度、识别风险并让所有利益相关者了解情况。
以下是我们将在本文中介绍的内容：
- 什么是执行状态报告？
- 状态报告有什么好处？
- 不同项目状态报告的必备工具
- 编写有效状态报告的 6 个最佳实践
- 制作状态报告的顶级工具
到最后，您将对如何判断项目成功充满信心，并且可以以一种建立您的可信度并帮助您的组织做出更明智决策的方式向利益相关者提供信息。
什么是执行状态报告？
执行多个项目状态报告是关于组织项目组合当前状态的简明、及时的更新。 通常是一页的文件，及时的快照只包括最相关的高级信息，C-suite 成员和主要利益相关者需要确认投资组合是否处于正轨、偏离正轨或处于风险之中。
执行项目状态报告不是对特定项目的实时更新，而是总结了整个项目组合中的关键事件，并解释了它们如何实现预期价值。
为什么状态很重要：执行状态报告的 7 个主要好处
对于负责企业投资组合管理的任何人来说，最大的挑战是提供公司项目整个投资组合的全面和最新的视图。
假设您没有跨多个项目的项目运行状况的准确、整体视图。 在这种情况下，您的业务领导者将对可能导致任性的当前状态存在盲点 做决定 （并且因为您的不良信息而向您投掷脾气暴躁的目光 - 告别您的信誉）。
现代项目组合报告平台将帮助您利用执行状态报告的许多好处，因为您可以：
- 让利益相关者保持一致 通过实时数据了解投资组合状态。
- 跟踪投资组合健康状况 识别风险和瓶颈。
- 保持敏捷 并在为时已晚之前发现问题时做出反应。
- 提供清晰度 和团队成员围绕其角色的上下文。
- 提高可访问性 通过为人们提供决策过程所需的及时信息。
- 消除无意义的状态会议，因为每个人都可以通过在可用时检查数据来保持更新。
- 节省时间并减少人工工作 因为您不需要从不同的地方收集多个项目的数据。
不同项目状态报告的必备工具
每个项目状态报告的目的都不同，但让我们看看两个最常见的报告中应该包含哪些内容：
单独的项目状态报告
这是关于项目进度的一般更新，通常每周发布一次。 该项目摘要通常针对较少的利益相关者，因为它是针对项目所有者而不是整个董事会的。
每周项目状态报告旨在让参与最多的人员全面了解整个项目生命周期的进度。
以下是必备的项目状态报告：
- 项目名称
- 介绍性说明
- 上周发生的事情的简要执行摘要
- 解释未来一周的计划
- 即将到来的任务和项目里程碑
- 总体项目时间表完成
- 预算状况
- 行动项目
- 项目风险、问题和缓解计划
执行组合状态报告
与单个项目报告不同，执行状态报告提供了超越日常操作的多个项目的高级概述。 其主要目的是让 C-suite 成员、领导者和其他关键利益相关者了解您的投资组合健康状况。
执行状态报告的目的是帮助利益相关者验证假设、优化资源分配、改进决策和推动 公司战略。
以下是必备的项目组合状态报告：
- 执行摘要
- 已实现的收益与计划的收益
- 挣值指标——在计划和项目级别
- 自上一个报告期以来完成的关键里程碑
- 即将到来的关键里程碑
- 主要问题和风险
- 带有建议的评论，以克服指向成功方向的挑战（以及每个挑战的影响）。
- 回答高层领导团队的关键“问题”
您应该多久更新一次状态报告？
您共享状态报告的频率取决于您的特定项目组合。 例如，如果投资组合中的项目进展迅速，具有短期里程碑，您应该每周发送项目状态报告。
另一方面，如果您正在从事具有长期目标的项目并且在较长的时间内进展缓慢，那么最好发送月度报告以让每个人都了解最新情况。
无论您选择何种节奏，请记住最重要的是确保您让项目利益相关者了解整体投资组合的健康状况——无论单个项目是否走上正轨。
您可以使用专用的 项目报告工具 设置提醒以每周或每月及时创建报告（更多内容见下文！）
编写有效状态报告的 6 个最佳实践
现在您知道在项目组合状态报告中包含哪些内容以及发送它们的频率，让我们考虑如何制作让每个人都印象深刻的报告。
以下是创建执行项目状态报告的五个最佳实践：
- 可视化报告
- 自动化您的状态报告
- 根据受众的需求构建自定义报告
- 不要迷失在项目细节中
- 写一份执行摘要
- 使用仪表板
让我们仔细看看。
1. 可视化报告
面对现实 - 图像使报告更直观。 没有人愿意在文字和复数的墙壁中拖网。 你可以让你的 关键绩效指标报告 添加视觉元素时更易于阅读和理解，例如：
- 图表
- 饼状图
- 条形图
- 思维导图
- 图片和视频
这是 Cascade 可定制仪表板的一瞥，其中包含强大的小部件，因此您可以包含不同的数据可视化，例如饼图、条形图或折线图。
视觉辅助工具可简化数据，帮助关键利益相关者在更短的时间内掌握整个项目组合中发生的情况。 一旦您将数据和数据与您的见解、意见和分析分开，您的报告将不会更具可读性，但它们也将指导更明智的业务决策。
2. 自动化您的状态报告
如果您想实时查看您的策略状态，您应该使用投资组合管理软件。 借助适用于所有项目的中央平台，您可以随时跟踪您的工作，从而轻松编写报告。
当您从不同的电子表格和程序中获取信息时，您不必费尽心思，只需单击几下即可找到所有内容。
Cascade 包含 1000 多个集成 连接整个技术堆栈中的数据。 使用此系统，您可以自动化数据收集和报告以构建全面的报告，而无需繁琐的手动工作。
3. 为您的受众需求构建自定义报告
在撰写报告之前，您必须考虑您的目标受众。 定制您的状态报告以满足他们的需求和期望是至关重要的。 问问自己对他们来说什么是重要的？
假设您的报告旨在向 C 级成员、高级管理人员和投资者提供有关组织整个投资组合概览的最新信息。 你必须记住他们是忙碌的人。 他们不想努力工作或在杂草中跋涉来了解正在发生的事情——他们更关心大局。
另一方面，如果您提交有关特定项目组合的报告，请考虑谁将阅读该报告以及他们想要了解哪些细节。 例如，对于您的状态报告 更换管理层 在竞选活动中，您可以分享有关员工如何接受新工具和新做法（或邦戈鼓首席财务官如何领导反对文化转变的反抗）的详细信息。
4.不要迷失在项目细节中
大多数关键利益相关者将快速浏览状态报告以获取重要细节。 因此，您必须保持简洁、易于理解，并专注于相关点。
旨在创建项目状态报告，其中仅包含利益相关者想要了解的最有价值的更新。 如果您的投资组合健康状况超出预算，您无需告诉他们失败项目的具体细节，或者（再次）意外订购 7,000 公斤咖啡是奈杰尔的错。 只需让他们知道您正在对问题进行分类，并且他们的所有项目计划都是安全的。
这让我想到了下一个技巧。
5. 写一份执行摘要
专注于写短而甜的文章，这样每个人都有一个快速的 TL;DR，以便在旅途中抓住重要的见解。
请记住，一个好的项目组合会发现问题或突出项目挑战，但一个优秀的项目组合经理会指出解决方案。
所以这是我们的提示：不要只专注于编写项目组合中发生的事情的摘要。
通过以下方式将您的执行摘要提升到一个新的水平：
- 强调阻碍项目组合实现其最初目标的即将发生的风险
- 详细说明建议和行动步骤
6.使用仪表板
任何称职的优秀项目经理都会随时了解她所有项目的进展情况。 更重要的是，您将能够告诉人们即将发生什么以及您准备如何处理曲线球。 要在多个项目中获得这种洞察力，您需要一个仪表板。
报告通常包含有关特定主题或项目的详细信息，而仪表板可为您提供多个项目实时信息的快照概览。 换句话说，仪表板回答了一些大问题，比如业务做得如何？ 我们要破产了吗？
Cascade 的战略执行平台有仪表板 使组织中的每个人都可以访问关键信息。 您可以通过集成将所有数据连接到一个位置，以提高公司范围内的可见性并消除上下文切换和手动错误。
制作项目状态报告的顶级工具
投资组合和项目状态报告的概念并不是什么花哨的现代趋势。 多年来，公司一直在拼凑这些状态更新——通常是在 Microsoft Excel 和 PowerPoint 等传统工具上。
是的，当然，您的组织中可能有一些顽固的电子表格粉丝希望继续以这种方式做事。 也许这些工作人员很乐意在战壕中忙碌，从公司 Dropbox 和 Google Drive 的大量不连贯的工具、电子表格和尘土飞扬的角落中提取每个项目的数据。
但是您不需要在这种方法上浪费时间。 在每份报告到期之前，您的团队不必为了熬夜和周末会议而消耗 7 吨咖啡。 有一种新的方式来进行项目组合报告——一种更好的方式。
阅读本文：2022 年适合投资组合经理的 7 个最佳项目投资组合管理软件（+ 如何选择合适的）
Cascade 如何改变项目状态报告的游戏规则
Cascade 结合了项目组合管理平台、项目管理软件和报告工具中最有效的元素。 您可以创建和自动化快速报告，让每个利益相关者都能及时获得有关项目进度的相关见解。
以下是 Cascade 如何帮助您制作高效的状态报告：：
- 可操作的仪表板 提供整个项目组合的高级概述，因此利益相关者可以轻松识别和优先考虑为业务带来高价值的项目。 您可以以视觉上令人惊叹的易于理解的形式呈现您的数据，包括图形、表格和甘特图格式。
这是 Cascade 可自定义仪表板的示例，可以完全根据您的受众的需求进行定制。
- 目标跟踪 根据时间表衡量投资组合和项目进度，以了解您是否正在实现目标。
- KPI 和 OKR 根据您的战略目标跟踪和衡量成功——帮助您的团队专注于重要的事情。
- 资源管理 帮助您在正确的时间将资源分配给正确的项目，为每个项目提供保持正常运行所需的预算、人员和支持。
- 具有实时洞察力的自动化报告 确保每个人都有最新的项目信息，没有任何延迟或误导性数据。 使用 Cascade，您可以安排报告并将其自动发送到您老板的收件箱。
- 数据导出 使 PMO 和项目经理能够以各种易于阅读的格式（包括 CSV 和 PDF）共享报告。
- 其他功能包括：颜色编码的 RAG 状态、甘特图视图、项目依赖关系的可视化，以及 目标甲板 管理个人或团队的工作量。
Cascade：状态报告的策略驱动方法
执行项目状态报告是组织的重要工具。 如果做得好，一份好的执行报告可以帮助 PMO 赢得利益相关者的信任，并在需要时获得更多支持，例如增加投资或延长时间表。 然而，好处还不止于此。
当 Cascade 连接您的所有数据并通过可操作的仪表板、数据可视化和自动化报告进行共享时，它使跨产品组合的报告管理变得更加轻松和省时。
您不必收集和处理数字，而是有时间 推动战略执行并持续改进业务流程 在需要特别注意的地方。
Cascade 为您提供支持，并调整您的人员、项目目标和整体战略。 当每个人都对正在发生的事情和原因有一个准确的了解时，他们可以快速识别您战略中的障碍和机会。 他们有权更快地做出更好的决策。
利用战略驱动地位的力量有助于使战略成为每个人的业务——这是确保战略真正得到执行的最佳方式！
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