管理项目依赖关系的 3 种非常有效的策略

管理项目风险的很大一部分是管理项目依赖关系。

在具有相互依赖项目组合的战略中，成功还取决于项目依赖关系的有效管理。 低估失败项目对计划成功的影响会导致执行部分瘫痪。

在本文中，我们将解释不同的项目依赖关系，并为您提供三种非常有效的策略来处理它们。

什么是项目依赖项？

当一个或两个项目的成功取决于另一个项目的成功时，两个项目之间存在依赖关系。 大多数多项目工作都有很多依赖项，使其执行复杂化。

为什么管理项目依赖关系很重要？

不检查项目依赖项是一个坏主意。

因为它们是最高的风险因素。 这是破坏项目预算和时间表的最简单方法。 而当项目链相互依存时，如果破坏其中的一个环节，就会产生灾难性的连锁效应。 一种很容易使商业计划的时间表变得不切实际的效果。

管理不善的项目依赖关系对公司的战略计划构成威胁。

项目管理中的依赖类型有哪些？

4种依赖

两个项目在完成时间表方面相互依赖有四种方式。

完成开始

在项目 1 完成之前，项目 2 无法启动。

例如，在建筑物建成之前，您不能布置办公室。

完成到完成

在项目 1 完成之前，项目 2 无法完成。

例如，您需要在播种完成之前完成整个田地的挖掘。

开始到结束

在项目 1 开始之前，项目 2 无法完成。

例如，除非您已开始处理订单，否则您无法向客户收费。

开始开始

除非项目 1 已经启动，否则项目 2 无法启动。

例如，除非您已经开始阅读这本书，否则您无法开始编写书籍摘要。

并非所有依赖项都以相同的频率发生。 完成到开始是比开始到结束更频繁的依赖关系，它发生在非常特定的场合。

对依赖关系的两种影响

管理项目风险取决于您对项目依赖项的影响。

有两种影响：   直接的  和  间接的。

它们归结为你影响人们行为的能力。 例如，您不能影响外部合作伙伴的行为或决定。 你可以指导他们，规定日期、要求和期望，但你不能告诉他们该做什么或如何执行。 满足您的要求取决于他们。 因此，你命令  间接影响  在他们。

跨部门的合作通常也是如此。

另一方面，您可以  直接影响  团队中人员的决定和行为。 因此，您可以更好地控制团队负责的项目结果以及您是否满足要求。

如何管理项目依赖关系：3 个非常有效的技巧

管理项目依赖项是一个需要多种技能才能有效的过程。 项目或项目组合经理不必具备所有必需的技能，但他们的团队应该能够共同完成。

这些技能与为确保项目在预算和时间表内完成而部署的各种策略有关。 和规格。 您可以使用以下三种非常有效的策略来提高相互依赖的项目的成功几率。

1.减少依赖数量

这是您可以采取的第一个可能也是最有影响力的行动。

映射项目之间的依赖关系，然后解决每个项目。 我们建议从较长的依赖项目链开始。 将它们分解成更小的部分，找出你应该解决的单点故障。

请特别注意您有间接影响的依赖项，因为它们具有最高的风险因素。 如果出现问题，您希望能够快速修复它，而不是等待其他人回复您的消息。

将您的精力集中在重组项目或其任务并重新分配它们，因此在一个依赖项目链中的参与方尽可能少。 然后调整团队和各方之间的激励措施，以增加顺利协作的几率。 诸如在项目范围内附加奖励（例如，截止日期、规范）以及让从事相互依赖的项目的不同团队共享指标和目标之类的事情有很长的路要走。

消除依赖并打破长链。 如果不能，请在相关各方之间调整激励措施。

2. 投资于有效的沟通

超过 60% 的组织未能在预算范围内按时交付项目并获得全部收益。

一个经常被忽视的重要因素是相关各方之间的沟通不畅。 让利益相关者参与是项目成功的一项非常有价值的活动。

在将项目依赖减少到最低限度之后，您需要为每个依赖建立高效的沟通流程。 提前指定您首选的沟通渠道并明确期望。 确保您讨论并同意：

• 任务或项目的所有者。
• 您的联系人，即与您沟通的单身人士，以防所有权不明确。
• 跟进日期和里程碑的截止日期。
• 报告中包含的信息。 准备一些模板，如果你有时间的话，然后分发它们。
• 活动的通信渠道并确定备用渠道。

在交流中，上下文就是一切。

当人们了解他们的决定的直接影响时，他们会采取更负责任的行动。 通知对项目有直接影响的人错过最后期限或项目可交付成果低于标准的后果。 如果您已成功地将项目范围与奖励联系起来，请提醒您的合作伙伴。

不要威胁。 目标是在透明的情况下促进信任，而不是破坏这种关系。

有效的沟通是建立牢固关系的催化剂，而牢固的关系尊重项目规范和截止日期。

3.投资正确的工具

没有什么神奇的工具可以消除风险或提供现成的解决方案。

工具可帮助您做出决策并自行开发解决方案。 但它们需要长期可持续，同时保持其附加值。 这是一个典型的  投资组合管理  设想：

• 该团队构建了一个包含所有项目、时间表、预算、投资回报率和尽可能详细信息的 Excel 表格。 如果有技术知识，他们还会构建甘特图。
• 第一个更改开始出现，团队更新电子表格。
• 发生更多变化。 更新电子表格处于次要地位，团队专注于扑灭火灾和按时完成任务。
• 更改太多了，您尝试在不同的文档中跟踪它们，直到您有时间更新原始电子表格。
• 原始的电子表格已经过时，复杂性已经超出了屋顶，您可以赶上项目更新和截止日期。
• 什么时候一切都走偏了？

这个例子似乎有点简化，确实如此。 但不幸的是，它比大多数项目经理愿意承认的更接近事实。 下一个最佳解决方案是采用数字平台来跟踪和管理项目。 有很多项目或  投资组合管理平台  在那里。

所以，问题是，你怎么能选择最好的呢？

从严格的  项目管理  看来，市场上的大多数软件就足够了。 但是，对于投资组合管理，您需要更有选择性。 以下是您应该寻找的品质：

它是可扩展的。   您希望许多人能够访问该平台并进行更新。 从长远来看，一个人收集更改然后花时间更新计划是不可持续的。 当工作委托给项目所有者时，它的流程会更好。

它足够复杂。   例如，不支持甘特图的平台在投资组合管理方面不是很有用。 另一方面，任务管理功能增加了分散注意力的噪音而没有提供价值。 管理多个项目及其依赖项受益于减少无用信息并专注于基本要素。

它有利于报告。   审查进度和讨论判断电话需要准确表示当前进度。 对项目状态的简单概述会激起人们对需要立即关注的事情的讨论。 您选择的平台应该能够支持和推动审查对话。

同样，没有神奇的解决方案，大规模采用软件也需要一些文化变革。 但这是值得的，因为它有助于防止遗漏错误或跟踪不佳。

大多数投资组合经理的一个令人惊讶的普遍和低调的关键遗漏是管理不善的项目依赖关系对业务战略的影响。 当一些小的错过最后期限、沟通不畅和不合标准的交付演变成灾难性的连锁反应时，长期计划就会变成幻想。

认识到管理复杂性的有限人力能力并决定采用现代工具的投资组合（和项目）经理为他们的组织提供了执行其战略的显着优势。

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