3 estratégias extremamente eficazes para gerenciar as dependências do projeto

Uma grande parte do gerenciamento de risco do projeto é gerenciar as dependências do projeto.

Em estratégias com um portfólio de projetos interdependentes, o sucesso também é determinado pelo gerenciamento eficaz das dependências do projeto. Subestimar o impacto de um projeto fracassado no sucesso do plano deixa a parte de execução incapacitante.

Neste artigo, explicaremos as diferentes dependências do projeto e forneceremos três estratégias extremamente eficazes para lidar com elas.

O que são dependências do projeto?

Existe uma dependência entre dois projetos quando o sucesso de um ou de ambos os projetos depende do sucesso do outro. A maioria dos empreendimentos de vários projetos tem muitas dependências que complicam sua execução.

Por que o gerenciamento de dependências do projeto é importante?

Deixar as dependências do projeto desmarcadas é uma má ideia.

Porque eles são os maiores fatores de risco. Essa é a maneira mais fácil de destruir o orçamento e o cronograma do seu projeto. E quando há uma longa cadeia de projetos interdependentes, destruir um elo da cadeia terá um desastroso efeito em cascata. Um efeito que poderia facilmente tornar irrealista o cronograma do plano de negócios.

Dependências de projeto mal gerenciadas são um perigo para o plano estratégico de uma empresa.

Quais são os tipos de dependências no gerenciamento de projetos?

Os 4 tipos de dependências

Existem quatro maneiras pelas quais dois projetos dependem um do outro em relação ao cronograma de conclusão.

Terminar para começar

O projeto 2 não pode começar até que o projeto 1 seja concluído.

Por exemplo , você não pode mobiliar seus escritórios até que o prédio seja construído.

Terminar para terminar

O projeto 2 não pode ser concluído até que o projeto 1 seja concluído.

Por exemplo , você precisa terminar de cavar todo o campo antes de terminar de semear.

Comece a terminar

O projeto 2 não pode ser concluído até que o projeto 1 seja iniciado.

Por exemplo , você não pode cobrar de um cliente a menos que tenha começado a trabalhar no pedido.

Comece a começar

O projeto 2 não pode ser iniciado a menos que o projeto 1 já tenha iniciado.

Por exemplo , você não pode começar a escrever um resumo de livro a menos que tenha começado a ler o livro.

Nem todas as dependências ocorrem com a mesma frequência. O término para início é uma dependência muito mais frequente do que o início para término, que ocorre em ocasiões muito específicas.

Os 2 tipos de influência nas dependências

Gerenciar o risco do seu projeto depende da influência que você comanda nas dependências do projeto.

Existem dois tipos de influência:   direto   e   indireto .

E eles se resumem à sua capacidade de influenciar o comportamento das pessoas. Por exemplo, você não pode influenciar o comportamento ou as decisões de parceiros externos. Você pode orientá-los, ditar datas, requisitos e expectativas, mas não pode dizer a eles o que fazer ou como executar. Cabe a eles atender às suas demandas. Assim, você comanda   influência indireta   neles.

Isso geralmente é verdade para colaborações interdepartamentais também.

Por outro lado, você pode   influenciar diretamente   as decisões e o comportamento das pessoas em sua equipe. Assim, você tem maior controle sobre o resultado do projeto pelo qual sua equipe é responsável e se atende aos requisitos.

Como gerenciar as dependências do projeto: 3 dicas extremamente eficazes

Gerenciar dependências de projeto é um processo que requer um conjunto diversificado de habilidades para ser eficaz. Não é necessário que o gerente de projeto ou portfólio tenha todas as habilidades necessárias, mas sua equipe deve ser capaz de realizar coletivamente.

Essas habilidades estão relacionadas às várias estratégias implantadas para garantir que os projetos sejam concluídos dentro do orçamento e do cronograma. e especificações. Aqui estão três estratégias extremamente eficazes que você pode usar para melhorar as chances de sucesso de seus projetos interdependentes.

1. Reduza o número de dependências

Esta é a primeira e talvez mais impactante ação que você pode tomar.

Mapeie as dependências entre seus projetos e resolva cada um deles. Sugerimos começar com as cadeias mais longas de projetos dependentes. Divida-os em menores e descubra pontos únicos de falha que você deve abordar.

Preste atenção extra às dependências nas quais você tem influência indireta, porque elas apresentam o maior fator de risco. Se algo der errado, você deseja consertá-lo rapidamente e não esperar que outras pessoas respondam às suas mensagens.

Concentre seus esforços em reestruturar os projetos ou suas tarefas e redistribuí-los, para que haja o menor número possível de partes envolvidas em uma única cadeia de projetos dependentes. Em seguida, alinhe incentivos entre equipes e partes para aumentar suas chances de colaboração tranquila. Coisas como anexar recompensas ao escopo do projeto, por exemplo, prazos, especificações e ter equipes diferentes que trabalham em projetos interdependentes compartilham métricas e objetivos percorrem um longo caminho.

Elimine dependências e quebre longas cadeias. Se não puder, alinhe incentivos entre as partes envolvidas.

2. Invista em comunicação eficaz

Mais de 60% das organizações não entregam seus projetos no prazo, dentro do orçamento e com todos os benefícios.

Um fator significativo que muitas vezes é esquecido é a má comunicação entre as partes envolvidas. Envolver as partes interessadas é uma atividade altamente valiosa para o sucesso de um projeto.

Depois de reduzir ao mínimo as dependências do projeto, você precisa estabelecer processos de comunicação eficientes para cada dependência. Especifique com antecedência seu canal de comunicação preferido e esclareça as expectativas. Certifique-se de discutir e concordar com:

• Os proprietários de tarefas ou projetos.
• Seu contato, ou seja, a única pessoa com quem você se comunica, caso a propriedade não seja clara.
• As datas de acompanhamento e os prazos dos marcos.
• As informações incluídas nos relatórios. Prepare alguns modelos, se tiver tempo, e distribua-os.
• Os canais de comunicação ativos e determinam os de backup.

Na comunicação, o contexto é tudo.

As pessoas agem com mais responsabilidade quando entendem o impacto imediato de suas decisões. Notifique as pessoas com influência direta nos projetos sobre as consequências de prazos perdidos ou entregas de projeto abaixo da média. Se você vinculou com sucesso o escopo do projeto com a recompensa, lembre seus parceiros.

Não faça uma ameaça. O objetivo é fomentar a confiança com transparência, não destruir o relacionamento.

A comunicação eficaz é um catalisador para relacionamentos fortes, e relacionamentos fortes respeitam as especificações e prazos do projeto.

3. Invista nas ferramentas certas

Não existem ferramentas mágicas que evaporem o risco ou ofereçam soluções prontas para agir.

As ferramentas ajudam você a tomar decisões e desenvolver a solução por conta própria. Mas eles precisam ser sustentáveis ​​a longo prazo, mantendo seu valor agregado. Aqui está um típico   gerenciamento de portfólio   cenário:

• A equipe constrói uma planilha do Excel com todos os projetos, seus cronogramas, seus orçamentos, seu ROI e o máximo de detalhes possível. Se houver conhecimento técnico, eles também constroem um gráfico de Gantt.
• As primeiras mudanças começam a chegar e a equipe atualiza a planilha.
• Mais mudanças ocorrem. A atualização da planilha fica em segundo plano, e a equipe se concentra em apagar incêndios e cumprir os prazos.
• As mudanças são tantas, você tenta acompanhá-las em um documento diferente até encontrar tempo para atualizar a planilha original.
• A planilha original está obsoleta, a complexidade está em alta e você fica em dia com as atualizações e prazos do projeto.
• Quando tudo deu errado?

Este exemplo parece um pouco simplificado, e é. Mas, infelizmente, está mais perto da verdade do que a maioria dos gerentes de projeto se sente confortável em admitir. A próxima melhor solução é adotar uma plataforma digital para acompanhar e gerenciar projetos. Há uma infinidade de projetos ou   plataformas de gerenciamento de portfólio   lá fora.

Então, a questão é, como você pode escolher o melhor?

De um rigoroso   Gerenciamento de Projetos   perspectiva, a maioria dos softwares no mercado é suficiente. Para gerenciamento de portfólio, porém, você precisa ser mais seletivo. Aqui estão as qualidades que você deve procurar:

É escalável.   Você quer que muitas pessoas tenham acesso à plataforma e façam atualizações. Não é sustentável a longo prazo que uma pessoa colete as mudanças e depois gaste tempo atualizando o plano. Ele flui muito melhor quando o trabalho é delegado aos donos do projeto.

É suficientemente sofisticado.   Uma plataforma que não suporta um gráfico de Gantt, por exemplo, não é muito útil quando se trata de gerenciamento de portfólio. Por outro lado, os recursos de gerenciamento de tarefas adicionam ruídos perturbadores sem agregar valor. Gerenciar vários projetos e suas dependências se beneficia da subtração de informações inúteis e do foco no essencial.

Facilita a comunicação.   A revisão do progresso e a discussão de julgamentos exigem uma representação precisa do progresso atual. Uma simples visão geral do status dos projetos leva a conversa para as coisas que precisam de atenção imediata. A plataforma escolhida deve ser capaz de suportar e conduzir as conversas de revisão.

Novamente, não há soluções mágicas, e a adoção de software em larga escala também requer algumas mudanças culturais. Mas vale a pena porque ajuda a evitar erros de omissão ou mau rastreamento.

Uma omissão surpreendentemente comum e discretamente crítica da maioria dos gerentes de portfólio é o impacto de dependências de projeto mal gerenciadas na estratégia do negócio. Quando alguns pequenos prazos perdidos, má comunicação e entregas abaixo do padrão evoluem para reações em cadeia desastrosas, os planos de longo prazo se tornam fantasias.

Os gerentes de portfólio (e projetos) que reconhecem sua capacidade humana limitada de gerenciar a complexidade e decidem adotar ferramentas modernas oferecem à sua organização uma vantagem significativa na execução de sua estratégia.

Se quiser saber mais sobre como a Cascade pode ajudá-lo   gerenciar seu portfólio de projetos   ao mesmo tempo em que se alinha à estratégia do seu negócio,   iniciar um teste gratuito   ou   pular em uma demonstração   com nossa equipe, e vamos orientá-lo em tudo o que você precisa saber.