3 strategii extrem de eficiente pentru a gestiona dependențele proiectelor

O mare parte a gestionării riscului de proiect este gestionarea dependențelor de proiect.

În strategiile cu un portofoliu de proiecte interdependente, succesul este determinat și de gestionarea eficientă a dependențelor proiectelor. Subestimarea impactului unui proiect eșuat asupra succesului planului lasă partea de execuție paralizată.

În acest articol, vom explica diferitele dependențe ale proiectului și vă vom oferi trei strategii extrem de eficiente pentru a le gestiona.

Ce sunt dependențele de proiect?

Există o dependență între două proiecte atunci când succesul unuia sau ambelor proiecte depinde de succesul celuilalt. Majoritatea eforturilor multi-proiect au o mulțime de dependențe care complică execuția lor.

De ce contează gestionarea dependențelor de proiect?

Lăsarea dependențelor de proiect nebifate este o idee proastă.

Pentru că sunt cei mai mari factori de risc. Acesta este cel mai simplu mod de a distruge bugetul și calendarul proiectului. Și atunci când există un lanț lung de proiecte interdependente, distrugerea unei verigi din lanț va avea un efect dezastruos în cascadă. Un efect care ar putea face cu ușurință nerealistă cronologia planului de afaceri.

Dependențe de proiecte prost gestionate reprezintă un pericol pentru planul strategic al unei companii.

Care sunt tipurile de dependențe în managementul proiectelor?

Cele 4 tipuri de dependențe

Există patru moduri în care două proiecte depind unul de celălalt în ceea ce privește calendarul lor de finalizare.

Terminați pentru a începe

Proiectul 2 nu poate începe până când proiectul 1 nu este finalizat.

De exemplu , nu vă puteți mobila birourile până când clădirea nu este construită.

Finish to Finish

Proiectul 2 nu poate fi finalizat până când proiectul 1 nu este finalizat.

De exemplu , trebuie să terminați de săpat întregul câmp înainte de a termina însămânțarea.

De la inceput la sfarsit

Proiectul 2 nu poate fi finalizat până când proiectul 1 nu a început.

De exemplu , nu puteți factura un client decât dacă ați început să lucrați la comandă.

Începeți pentru a începe

Proiectul 2 nu poate începe decât dacă proiectul 1 a început deja.

De exemplu , nu puteți începe să scrieți un rezumat de carte decât dacă ați început să citiți cartea.

Nu toate dependențele apar cu aceeași frecvență. Finisarea până la început este o dependență mult mai frecventă decât cea de la început până la final, care apare în anumite ocazii.

Cele 2 tipuri de influență asupra dependențelor

Gestionarea riscului proiectului se bazează pe influența pe care o dețineți asupra dependențelor proiectului.

Există două tipuri de influență:   direct   și   indirect .

Și se reduc la capacitatea ta de a influența comportamentul oamenilor. De exemplu, nu puteți influența comportamentul sau deciziile partenerilor externi. Puteți să-i ghidați, să dictați datele, cerințele și așteptările, dar nu le puteți spune ce să facă sau cum să execute. Depinde de ei să vă satisfacă cerințele. Astfel, tu porunci   influență indirectă   pe ei.

De obicei, acest lucru este valabil și pentru colaborările inter-departamentale.

Pe de altă parte, poți   influență directă   deciziile și comportamentul oamenilor din echipa ta. Astfel, aveți un control mai mare asupra rezultatului proiectului de care este responsabilă echipa dvs. și dacă îndepliniți cerințele.

Cum să gestionați dependențele de proiect: 3 sfaturi extrem de eficiente

Gestionarea dependențelor de proiect este un proces care necesită un set divers de abilități pentru a fi eficient. Nu este necesar ca managerul de proiect sau de portofoliu să aibă toate abilitățile necesare, dar echipa lor ar trebui să poată îndeplini în mod colectiv.

Aceste abilități se referă la diferitele strategii implementate pentru a se asigura că proiectele sunt finalizate în limitele bugetului, calendarului. si specificatii. Iată trei strategii extrem de eficiente pe care le poți folosi pentru a îmbunătăți șansele de succes pentru proiectele tale interdependente.

1. Reduceți numărul de dependențe

Aceasta este prima și poate cea mai de impact pe care o puteți lua.

Hartați dependențele dintre proiectele dvs. și apoi abordați fiecare dintre ele. Vă sugerăm să începeți cu lanțurile mai lungi de proiecte dependente. Împărțiți-le în altele mai mici și găsiți punctele de eșec singulare pe care ar trebui să le abordați.

Acordați o atenție sporită dependențelor asupra cărora aveți o influență indirectă, deoarece prezintă cel mai mare factor de risc. Dacă ceva nu merge bine, doriți să puteți remedia rapid și să nu așteptați ca alții să răspundă la mesajele dvs.

Concentrați-vă eforturile pe restructurarea proiectelor sau a sarcinilor acestora și redistribuirea lor, astfel încât să fie cât mai puține părți implicate într-un singur lanț de proiecte dependente. Apoi, aliniați stimulentele între echipe și părți pentru a vă crește șansele de colaborare fără probleme. Lucruri precum atașarea recompenselor la domeniul de aplicare al proiectului, de exemplu, termene limită, specificații și a avea diferite echipe care lucrează la proiecte interdependente împărtășesc metrici și obiective.

Eliminați dependențele și întrerupeți lanțurile lungi. Dacă nu puteți, aliniați stimulentele între părțile implicate.

2. Investește în comunicare eficientă

Peste 60% dintre organizații nu reușesc să-și livreze proiectele la timp, în limitele bugetului și cu beneficii complete.

Un factor semnificativ care este adesea trecut cu vederea este comunicarea slabă între părțile implicate. Implicarea părților interesate este o activitate extrem de valoroasă pentru succesul unui proiect.

După reducerea dependențelor de proiect la minimum, trebuie să stabiliți procese de comunicare eficiente pentru fiecare dependență. Specificați dinainte canalul de comunicare preferat și clarificați așteptările. Asigurați-vă că discutați și sunteți de acord cu privire la:

• Proprietarii sarcinilor sau proiectelor.
• Contactul dvs., adică singura persoană cu care comunicați, în cazul în care proprietatea nu este clară.
• Datele de urmărire și termenele limită ale reperelor.
• Informațiile incluse în rapoarte. Pregătește câteva șabloane, dacă ai timp, și distribuie-le.
• Canalele de comunicare active și determină cele de rezervă.

În comunicare, contextul este totul.

Oamenii acționează mai responsabil atunci când înțeleg impactul imediat al deciziilor lor. Informați persoanele cu influență directă asupra proiectelor despre consecințele termenelor limită nerespectate sau ale rezultatelor proiectelor necorespunzătoare. Dacă ați legat cu succes scopul proiectului de recompensă, amintiți-le partenerilor.

Nu face o amenințare. Scopul este de a stimula încrederea cu transparență, nu de a distruge relația.

Comunicarea eficientă este un catalizator pentru relații puternice, iar relațiile puternice respectă specificațiile și termenele limită ale proiectului.

3. Investește în instrumentele potrivite

Nu există instrumente magice care să evapore riscul sau să ofere soluții gata de acțiune.

Instrumentele vă ajută să luați decizii și să dezvoltați singur soluția. Dar trebuie să fie sustenabile pe termen lung, păstrând în același timp valoarea adăugată. Iată un tipic   managementul portofoliului   scenariu:

• Echipa construiește o foaie Excel cu toate proiectele, calendarele, bugetele, rentabilitatea investiției și cât mai multe detalii posibil. Dacă există cunoștințe tehnice, ei construiesc și o diagramă Gantt.
• Încep să apară primele modificări, iar echipa actualizează foaia de calcul.
• Apar mai multe schimbări. Actualizarea foii de calcul ocupă locul din spate, iar echipa se concentrează pe stingerea incendiilor și pe respectarea termenelor limită.
• Modificările sunt atât de multe, încât încercați să le urmăriți într-un alt document până când găsiți timp pentru a actualiza foaia de calcul originală.
• Foaia de calcul inițială este învechită, complexitatea este de pe acoperiș și te joci să ajungi din urmă cu actualizările proiectului și cu termenele limită.
• Când a mers totul în lateral?

Acest exemplu pare puțin simplificat și este. Dar, din păcate, este mai aproape de adevăr decât recunosc cei mai mulți manageri de proiect. Următoarea cea mai bună soluție este adoptarea unei platforme digitale pentru a urmări și a gestiona proiectele. Există o multitudine de proiecte sau   platforme de management al portofoliului   acolo.

Deci, întrebarea este cum o poți alege pe cea mai bună?

De la o strictă   management de proiect   perspectiva, majoritatea software-ului de pe piață este suficient. Pentru gestionarea portofoliului, totuși, trebuie să fii mai selectiv. Iată care sunt calitățile pe care ar trebui să le cauți:

Este scalabil.   Vrei ca mulți oameni să aibă acces la platformă și să facă actualizări. Nu este sustenabil pe termen lung ca o singură persoană să colecteze modificările și apoi să petreacă timp actualizând planul. Curge mult mai bine atunci când munca este delegată proprietarilor de proiecte.

Este suficient de sofisticat.   O platformă care nu acceptă o diagramă Gantt, de exemplu, nu este foarte utilă când vine vorba de gestionarea portofoliului. Pe de altă parte, funcțiile de gestionare a sarcinilor adaugă zgomot care distrage atenția fără a oferi valoare. Gestionarea mai multor proiecte și dependențele acestora beneficiază de scăderea informațiilor inutile și de concentrarea asupra elementelor esențiale.

Facilitează raportarea.   Revizuirea progresului și discutarea apelurilor de judecată necesită o reprezentare exactă a progresului curent. O simplă prezentare generală a stării proiectelor stârnește conversația către lucrurile care necesită atenție imediată. Platforma pe care o alegeți ar trebui să poată susține și conduce conversațiile de revizuire.

Din nou, nu există soluții magice, iar adoptarea software-ului pe scară largă necesită și unele schimbări culturale. Dar merită pentru că ajută la prevenirea greșelilor de omisiune sau de urmărire slabă.

O omisiune surprinzător de comună și subestimată critică a majorității managerilor de portofoliu este impactul dependențelor de proiecte prost gestionate asupra strategiei afacerii. Când câteva termene limită nerespectate, comunicarea slabă și livrările sub standardele evoluează în reacții dezastruoase în lanț, planurile pe termen lung devin fantezii.

Managerii de portofoliu (și de proiect) care își recunosc capacitatea umană limitată de a gestiona complexitatea și decid să adopte instrumente moderne oferă organizației lor un avantaj semnificativ în executarea strategiei sale.

Dacă doriți să aflați mai multe despre cum vă poate ajuta Cascade   gestionează-ți portofoliul de proiecte   în timp ce vă aliniați la strategia afacerii dvs.,   începe o încercare gratuită   sau   sari la un demo   cu echipa noastră și vă vom prezenta tot ce trebuie să știți.