Proje bağımlılıklarını yönetmek için çılgınca etkili 3 strateji

Proje riskini yönetmenin büyük bir kısmı proje bağımlılıklarını yönetmektir.

Birbirine bağlı proje portföyüne sahip stratejilerde başarı, proje bağımlılıklarının etkin yönetimi ile de belirlenir. Başarısız bir projenin planın başarısı üzerindeki etkisini küçümsemek, yürütme kısmını sakat bırakır.

Bu makalede, farklı proje bağımlılıklarını açıklayacağız ve bunlarla başa çıkmanız için size çılgınca etkili üç strateji sunacağız.

Proje bağımlılıkları nelerdir?

Projelerden birinin veya her ikisinin başarısı diğerinin başarısına bağlı olduğunda, iki proje arasında bir bağımlılık vardır. Çoğu çok projeli girişimin, yürütmelerini zorlaştıran birçok bağımlılığı vardır.

Proje bağımlılıklarını yönetmek neden önemlidir?

Proje bağımlılıklarını işaretlemeden bırakmak kötü bir fikirdir.

Çünkü onlar en yüksek risk faktörleridir. Projenizin bütçesini ve zaman çizelgesini mahvetmenin en kolay yolu budur. Ve birbirine bağlı uzun bir proje zinciri olduğunda, zincirdeki bir halkayı yıkmak feci bir basamaklı etkiye sahip olacaktır. İş planının zaman çizelgesini kolayca gerçekçi olmaktan çıkarabilecek bir etki.

Kötü yönetilen proje bağımlılıkları, bir şirketin stratejik planı için bir tehlikedir.

Proje yönetiminde bağımlılık türleri nelerdir?

4 çeşit bağımlılık

Tamamlanma zaman çizelgeleri açısından iki projenin birbirine bağlı olmasının dört yolu vardır.

Başlamak için Bitir

Proje 2, proje 1 tamamlanmadan başlayamaz.

Örneğin bina inşa edilene kadar ofislerinizi döşeyemezsiniz.

Bitirmek için Bitirmek

Proje 2, proje 1 tamamlanmadan tamamlanamaz.

Örneğin ekimi bitirmeden önce tüm tarlayı kazmayı bitirmeniz gerekiyor.

Bitirmek için başla

Proje 2, proje 1 başlayana kadar tamamlanamaz.

Örneğin , sipariş üzerinde çalışmaya başlamadığınız sürece bir müşteriyi faturalandıramazsınız.

Başlamaya Başla

Proje 1 zaten başlamadıkça proje 2 başlatılamaz.

Örneğin , kitabı okumaya başlamadığınız sürece bir kitap özeti yazmaya başlayamazsınız.

Tüm bağımlılıklar aynı sıklıkta oluşmaz. Bitiş-başlangıç, çok özel durumlarda meydana gelen, baştan sona çok daha sık bir bağımlılıktır.

Bağımlılıklar üzerindeki 2 etki türü

Projenizin riskini yönetmek, proje bağımlılıkları üzerinde komuta ettiğiniz etkiye bağlıdır.

İki tür etki vardır:   doğrudan   ve   dolaylı .

Ve insanların davranışlarını etkileme yeteneğinize gelirler. Örneğin, harici ortakların davranışlarını veya kararlarını etkileyemezsiniz. Onlara rehberlik edebilir, tarihleri, gereksinimleri ve beklentileri dikte edebilirsiniz, ancak onlara ne yapacaklarını veya nasıl uygulayacaklarını söyleyemezsiniz. Taleplerinizi karşılamak onlara kalmış. Böylece komuta edersiniz   dolaylı etki   onlar üzerinde.

Bu genellikle departmanlar arası işbirlikleri için de geçerlidir.

Öte yandan, yapabilirsiniz   doğrudan etkilemek   ekibinizdeki insanların kararları ve davranışları. Böylece ekibinizin sorumlu olduğu projenin sonucu ve gereksinimleri karşılayıp karşılamadığınız konusunda daha fazla kontrole sahip olursunuz.

Proje bağımlılıkları nasıl yönetilir: 3 çılgınca etkili ipucu

Proje bağımlılıklarını yönetmek, etkili olmak için çeşitli beceriler gerektiren bir süreçtir. Proje veya portföy yöneticisinin gerekli tüm becerilere sahip olması gerekli değildir, ancak ekipleri toplu olarak gerçekleştirebilmelidir.

Bu beceriler, projelerin bütçe ve zaman çizelgesi dahilinde tamamlanmasını sağlamak için uygulanan çeşitli stratejilerle ilgilidir. ve teknik özellikler. Birbirine bağlı projeleriniz için başarı şansını artırmak için kullanabileceğiniz çılgınca etkili üç strateji.

1. Bağımlılık sayısını azaltın

Bu, yapabileceğiniz ilk ve belki de en etkili eylemdir.

Projeleriniz arasındaki bağımlılıkları haritalayın ve ardından her birini ele alın. Daha uzun bağımlı proje zincirleriyle başlamanızı öneririz. Bunları daha küçük parçalara ayırın ve ele almanız gereken tek başarısızlık noktalarını bulun.

En yüksek risk faktörünü sundukları için dolaylı etkiniz olan bağımlılıklara daha fazla dikkat edin. Bir şeyler ters giderse, bunu çabucak düzeltebilmek ve başkalarının mesajlarınıza yanıt vermesini beklememek istersiniz.

Çabalarınızı projeleri veya görevlerini yeniden yapılandırmaya ve yeniden dağıtmaya odaklayın, böylece tek bir bağımlı proje zincirinde mümkün olduğunca az sayıda taraf olur. Ardından, sorunsuz işbirliği şansınızı artırmak için ekipler ve taraflar arasındaki teşvikleri hizalayın. Proje kapsamına ödüller eklemek, örneğin son tarihler, şartnameler ve birbirine bağlı projeler üzerinde çalışan farklı ekiplere sahip olmak gibi şeyler, metrikleri paylaşır ve uzun bir yol kat eder.

Bağımlılıkları ortadan kaldırın ve uzun zincirleri kırın. Yapamıyorsanız, ilgili taraflar arasında teşvikleri hizalayın.

2. Etkili iletişime yatırım yapın

Kuruluşların %60'ından fazlası projelerini zamanında, bütçe dahilinde ve tam fayda ile teslim etmekte başarısız oluyor.

Genellikle gözden kaçan önemli bir faktör, ilgili taraflar arasındaki zayıf iletişimdir. Paydaşların katılımı, bir projenin başarısı için oldukça değerli bir faaliyettir.

Proje bağımlılıklarını minimuma indirdikten sonra her bir bağımlılık için verimli iletişim süreçleri kurmanız gerekiyor. Tercih ettiğiniz iletişim kanalını önceden belirleyin ve beklentileri netleştirin. Tartıştığınızdan ve üzerinde anlaştığınızdan emin olun:

• Görevlerin veya projelerin sahipleri.
• Bağlantınız, yani, sahipliğin net olmaması durumunda iletişim kurduğunuz tek kişi.
• Takip tarihleri ​​ve kilometre taşlarının son tarihleri.
• Raporlarda yer alan bilgiler. Vaktiniz varsa birkaç şablon hazırlayın ve dağıtın.
• Aktif iletişim kanalları ve yedekleri belirler.

İletişimde bağlam her şeydir.

İnsanlar, kararlarının ani etkisini anladıklarında daha sorumlu davranırlar. Projeler üzerinde doğrudan etkisi olan kişileri, kaçırılan teslim tarihlerinin veya ortalamanın altındaki proje çıktılarının sonuçları hakkında bilgilendirin. Projenin kapsamını ödüle başarıyla bağladıysanız, ortaklarınıza hatırlatın.

Tehdit etme. Amaç, ilişkiyi yok etmek değil, şeffaflıkla güveni teşvik etmektir.

Etkili iletişim, güçlü ilişkiler için bir katalizördür ve güçlü ilişkiler, proje özelliklerine ve son teslim tarihlerine uyar.

3. Doğru araçlara yatırım yapın

Riski buharlaştıran veya harekete geçmeye hazır çözümler sunan sihirli araçlar yoktur.

Araçlar, karar vermenize ve çözümü kendi başınıza geliştirmenize yardımcı olur. Ancak katma değerlerini korurken uzun vadede sürdürülebilir olmaları gerekiyor. İşte tipik   portföy Yönetimi   senaryo:

• Ekip, tüm projeleri, zaman çizelgelerini, bütçelerini, yatırım getirilerini ve mümkün olduğunca fazla ayrıntıyı içeren bir excel sayfası oluşturur. Teknik bilgi varsa, bir Gantt şeması da oluştururlar.
• İlk değişiklikler gelmeye başlar ve ekip elektronik tabloyu günceller.
• Daha fazla değişiklik meydana gelir. Hesap tablosunu güncellemek ikinci sırayı alır ve ekip yangınları söndürmeye ve son teslim tarihlerini karşılamaya odaklanır.
• Değişiklikler o kadar çok ki, orijinal elektronik tabloyu güncellemek için zaman bulana kadar onları farklı bir belgede takip etmeye çalışıyorsunuz.
• Orijinal elektronik tablo eski, karmaşıklık çatıdan çıktı ve proje güncellemelerini ve son teslim tarihlerini yakalamaya çalışıyorsunuz.
• Her şey ne zaman ters gitti?

Bu örnek biraz basitleştirilmiş görünüyor ve öyle. Ancak ne yazık ki, gerçeğe çoğu proje yöneticisinin rahatlıkla kabul edebileceğinden daha yakın. Bir sonraki en iyi çözüm, projeleri takip etmek ve yönetmek için dijital bir platform benimsemektir. Çok sayıda proje var veya   portföy yönetim platformları   dışarıda.

Öyleyse soru şu ki, en iyisini nasıl seçersiniz?

sıkı bir   proje Yönetimi   bakış açısı, piyasadaki çoğu yazılım yeterlidir. Ancak portföy yönetimi için daha seçici olmanız gerekir. İşte aramanız gereken nitelikler:

Ölçeklenebilir.   Birçok kişinin platforma erişmesini ve güncellemeler yapmasını istiyorsunuz. Bir kişinin değişiklikleri toplaması ve ardından planı güncellemek için zaman harcaması uzun vadede sürdürülebilir değildir. İş proje sahiplerine devredildiğinde çok daha iyi akar.

Yeterince sofistike.   Örneğin, bir Gantt şemasını desteklemeyen bir platform, portföy yönetimi söz konusu olduğunda pek kullanışlı değildir. Öte yandan, görev yönetimi özellikleri, değer sağlamadan dikkat dağıtıcı gürültüler ekler. Birden fazla projeyi ve bunların bağımlılıklarını yönetmek, gereksiz bilgileri çıkarmaktan ve esaslara odaklanmaktan faydalanır.

Raporlamayı kolaylaştırır.   İlerlemeyi gözden geçirmek ve karar çağrılarını tartışmak, mevcut ilerlemenin doğru bir şekilde temsil edilmesini gerektirir. Projelerin durumuna basit bir genel bakış, sohbeti hemen ilgilenilmesi gereken şeylere doğru yönlendirir. Seçtiğiniz platform, gözden geçirme konuşmalarını destekleyebilmeli ve yönlendirebilmelidir.

Yine, sihirli çözümler yoktur ve büyük ölçekte yazılımları benimsemek bazı kültürel değişiklikleri de gerektirir. Ancak buna değer çünkü ihmal veya zayıf izleme hatalarını önlemeye yardımcı oluyor.

Portföy yöneticilerinin çoğunun şaşırtıcı derecede yaygın ve abartısız derecede kritik bir ihmali, yanlış yönetilen proje bağımlılıklarının iş stratejisi üzerindeki etkisidir. Birkaç küçük kaçırılan son teslim tarihi, zayıf iletişim ve standart altı teslimatlar felaket zincirleme reaksiyonlara dönüştüğünde, uzun vadeli planlar fantezilere dönüşür.

Karmaşıklığı yönetmek için sınırlı insan kapasitesinin farkında olan ve modern araçları benimsemeye karar veren portföy (ve proje) yöneticileri, kuruluşlarına stratejisini uygulamada önemli bir avantaj sağlar.

Cascade'in size nasıl yardımcı olabileceği hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız   proje portföyünüzü yönetin   işinizin stratejisine uyum sağlarken,   ücretsiz denemeye başla   veya   bir demoya atlamak   ekibimizle birlikte, bilmeniz gereken her şeyi size anlatacağız.