プロジェクトの依存関係を管理するための 3 つの非常に効果的な戦略

プロジェクトのリスク管理の大部分は、プロジェクトの依存関係を管理することです。

相互に依存するプロジェクトのポートフォリオを持つ戦略では、成功はプロジェクトの依存関係を効果的に管理することによっても決定されます。 失敗したプロジェクトが計画の成功に与える影響を過小評価すると、実行部分が機能しなくなります。

この記事では、さまざまなプロジェクトの依存関係について説明し、それらを処理するための非常に効果的な 3 つの戦略を紹介します。

プロジェクトの依存関係とは何ですか?

一方または両方のプロジェクトの成功が他方の成功に依存している場合、2 つのプロジェクト間に依存関係があります。 ほとんどのマルチプロジェクトの取り組みには、実行を複雑にする多くの依存関係があります。

プロジェクトの依存関係の管理が重要なのはなぜですか?

プロジェクトの依存関係をチェックしないままにしておくのは悪い考えです。

それらは最高の危険因子だからです。 これは、プロジェクトの予算とタイムラインを台無しにする最も簡単な方法です。 また、相互に依存するプロジェクトの長いチェーンがある場合、チェーンの 1 つのリンクが壊れると、壊滅的なカスケード効果が発生します。 事業計画のタイムラインを簡単に非現実的にする可能性のある効果。

プロジェクトの依存関係の管理が不十分な場合、企業の戦略計画にとって危険です。

プロジェクト管理における依存関係の種類は何ですか?

4種類の依存関係

2 つのプロジェクトが完了タイムラインに関して相互に依存する方法は 4 つあります。

終了から開始

プロジェクト 2 は、プロジェクト 1 が完了するまで開始できません。

たとえば、建物が完成するまでオフィスに家具を配置することはできません。

仕上げから仕上げまで

プロジェクト 2 は、プロジェクト 1 が完了するまで完了できません。

たとえば、種まきを終える前に、畑全体を掘り終える必要があります。

仕上げを始める

プロジェクト 2 は、プロジェクト 1 が開始されるまで完了できません。

たとえば、注文の処理を開始しない限り、顧客に請求することはできません。

開始から開始

プロジェクト 1 が開始されていない限り、プロジェクト 2 は開始できません。

たとえば、本を読み始めない限り、本の要約を書き始めることはできません。

すべての依存関係が同じ頻度で発生するわけではありません。 終了から開始は、非常に特定の機会に発生する開始から終了よりもはるかに頻繁に依存します。

依存関係に対する 2 種類の影響

プロジェクトのリスクを管理することは、プロジェクトの依存関係に影響を与えることにかかっています。

影響には次の 2 種類があります。   直接  と  間接的。

そして、それらは人々の行動に影響を与えるあなたの能力にかかっています。 たとえば、外部パートナーの行動や決定に影響を与えることはできません。 彼らを導き、日付、要件、期待を指示することはできますが、何をすべきか、どのように実行するかを伝えることはできません。 あなたの要求を満たすかどうかは彼ら次第です。 したがって、あなたは命令します  間接的な影響  それらの上に。

これは通常、部門間のコラボレーションにも当てはまります。

一方、次のことができます。   直接影響を与える  あなたのチームの人々の決定と行動。 したがって、チームが担当するプロジェクトの結果と、要件を満たしているかどうかをより詳細に管理できます。

プロジェクトの依存関係を管理する方法: 非常に効果的な 3 つのヒント

プロジェクトの依存関係の管理は、効果を発揮するためにさまざまなスキル セットを必要とするプロセスです。 プロジェクトまたはポートフォリオ マネージャーが必要なスキルをすべて備えている必要はありませんが、彼らのチームは集合的にやり遂げることができる必要があります。

これらのスキルは、プロジェクトが予算内、タイムライン内に完了するようにするために展開されるさまざまな戦略に関連しています。 と仕様。 ここでは、相互に依存するプロジェクトの成功の可能性を高めるために使用できる、非常に効果的な 3 つの戦略を紹介します。

1.依存関係の数を減らす

これは、最初に実行できる、おそらく最も影響力のあるアクションです。

プロジェクト間の依存関係をマッピングし、それらのすべてに対処します。 依存プロジェクトのより長いチェーンから始めることをお勧めします。 それらをより小さなものに分割し、対処すべき単一障害点を見つけます。

間接的な影響を与える依存関係には特に注意を払います。これらの依存関係が最も高いリスク要因となるためです。 何か問題が発生した場合は、他のユーザーがメッセージに応答するのを待つのではなく、すばやく修正できるようにしたいと考えています。

プロジェクトまたはそのタスクの再構築と再分配に力を注ぎ、依存プロジェクトの 1 つのチェーンに関与する関係者をできる限り少なくします。 次に、チームと関係者の間でインセンティブを調整して、スムーズなコラボレーションの可能性を高めます。 プロジェクトのスコープ (締め切り、仕様など) に報酬を付与することや、相互に依存するプロジェクトに取り組むさまざまなチームに指標と目標を共有させることなどは、大いに役立ちます。

依存関係を排除し、長い連鎖を断ち切ります。 それができない場合は、関係者間でインセンティブを調整します。

2.効果的なコミュニケーションに投資する

組織の 60% 以上が、プロジェクトを予定どおりに、予算内で、十分な利益を得て提供できていません。

見過ごされがちな重要な要因は、関係者間のコミュニケーション不足です。 利害関係者を関与させることは、プロジェクトの成功にとって非常に価値のある活動です。

プロジェクトの依存関係を最小限に抑えたら、依存関係ごとに効率的なコミュニケーション プロセスを確立する必要があります。 希望するコミュニケーション チャネルを事前に指定し、期待することを明確にします。 以下について話し合い、同意するようにしてください。

• タスクまたはプロジェクトの所有者。
• 所有者が明確でない場合に備えて、あなたの連絡先、つまりあなたが通信する 1 人の人物。
• フォローアップの日付とマイルストーンの期限。
• レポートに含まれる情報。 時間があれば、テンプレートをいくつか用意して配布してください。
• アクティブな通信チャネルとバックアップのものを決定します。

コミュニケーションでは、コンテキストがすべてです。

人は、自分の決定が直接与える影響を理解すると、より責任を持って行動します。 プロジェクトに直接影響を与える人々に、締め切りに間に合わなかったりプロジェクトの成果物が標準以下だった場合の結果について通知します。 プロジェクトの範囲と報酬をうまく結びつけた場合は、パートナーに思い出させてください。

脅迫しないでください。 目標は、関係を破壊するのではなく、透明性をもって信頼を育むことです。

効果的なコミュニケーションは強い関係を築く触媒であり、強い関係はプロジェクトの仕様と期限を尊重します。

3. 適切なツールに投資する

リスクを蒸発させたり、すぐに実行できるソリューションを提供したりする魔法のツールはありません。

ツールは、意思決定を行い、独自のソリューションを開発するのに役立ちます。 しかし、付加価値を維持しながら、長期的に持続可能である必要があります。 ここに典型的なものがあります  ポートフォリオ管理  シナリオ：

• チームは、すべてのプロジェクト、そのタイムライン、予算、ROI、および可能な限り詳細を含む Excel シートを作成します。 専門知識があればガントチャートも作成。
• 最初の変更が入り始め、チームはスプレッドシートを更新します。
• さらに変化が起こります。 スプレッドシートの更新は後回しになり、チームは問題を解決して締め切りに間に合わせることに集中します。
• 変更が非常に多いため、元のスプレッドシートを更新する時間が見つかるまで、別のドキュメントでそれらを追跡しようとします。
• 元のスプレッドシートは時代遅れであり、複雑さは屋根を超えており、プロジェクトの更新と締め切りに遅れずについていく必要があります。
• すべてが横向きになったのはいつですか？

この例は少し単純化されているように見えますが、実際にそうです。 しかし残念なことに、ほとんどのプロジェクト マネージャーが安心して認めているよりも、それは真実に近いものです。 次善の策は、デジタル プラットフォームを採用してプロジェクトを追跡および管理することです。 たくさんのプロジェクトや  ポートフォリオ管理プラットフォーム  そこに。

では、問題は、どのように最適なものを選択できるかということです。

厳しいところから  プロジェクト管理  市場に出回っているほとんどのソフトウェアで十分です。 ただし、ポートフォリオ管理については、より厳選する必要があります。 求める資質は次のとおりです。

スケーラブルです。   多くの人がプラットフォームにアクセスして更新できるようにしたいと考えています。 1 人の担当者が変更を収集し、計画の更新に時間を費やすことは、長期的には持続可能ではありません。 作業がプロジェクト オーナーに委任されると、作業の流れが大幅に改善されます。

十分に洗練されています。   たとえば、ガント チャートをサポートしていないプラットフォームは、ポートフォリオ管理に関してはあまり役に立ちません。 一方、タスク管理機能は、価値を提供することなく、気を散らすノイズを追加します。 複数のプロジェクトとそれらの依存関係を管理する場合、不要な情報を差し引いて重要事項に集中することでメリットが得られます。

レポートを容易にします。   進捗状況を確認し、判断の呼び出しについて話し合うには、現在の進捗状況を正確に表す必要があります。 プロジェクトのステータスを簡単に概観することで、すぐに注意を払う必要のあるものへと会話が進みます。 選択するプラットフォームは、レビューの会話をサポートし、推進できるものでなければなりません。

繰り返しますが、魔法のような解決策はありません。ソフトウェアを大規模に採用するには、文化的な変化も必要です。 でも、見落としやトラッキングの悪さなどのミスを防いでくれるので、それだけの価値はあります。

ほとんどのポートフォリオ マネージャーの驚くほど一般的で控えめな重大な見落としは、プロジェクトの依存関係の管理ミスがビジネス戦略に与える影響です。 いくつかの些細な締め切りの遅れ、不十分なコミュニケーション、標準以下の納品が悲惨な連鎖反応に発展すると、長期計画は空想に変わります。

複雑さを管理する人間の能力が限られていることを認識し、最新のツールを採用することを決定したポートフォリオ (およびプロジェクト) マネージャーは、戦略を実行する上で組織に大きな利点をもたらします。

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