3 กลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพอย่างมากในการจัดการการพึ่งพาโครงการ

ส่วนใหญ่ของการจัดการความเสี่ยงของโครงการคือการจัดการการพึ่งพาโครงการ

ในกลยุทธ์ที่มีพอร์ตโฟลิโอของโครงการที่ต้องพึ่งพาซึ่งกันและกัน ความสำเร็จยังถูกกำหนดโดยการจัดการการพึ่งพาโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ การประเมินผลกระทบของโครงการที่ล้มเหลวต่อความสำเร็จของแผนต่ำเกินไปจะทำให้ส่วนการดำเนินการหมดอำนาจ

ในบทความนี้ เราจะอธิบายการขึ้นต่อกันของโปรเจ็กต์ต่างๆ และให้กลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพสามอย่างในการจัดการกับสิ่งเหล่านี้

การพึ่งพาโครงการคืออะไร?

มีการพึ่งพากันระหว่างสองโครงการเมื่อความสำเร็จของโครงการหนึ่งหรือทั้งสองโครงการขึ้นอยู่กับความสำเร็จของอีกโครงการหนึ่ง ความพยายามหลายโครงการส่วนใหญ่มีการพึ่งพาจำนวนมากซึ่งทำให้การดำเนินการซับซ้อน

เหตุใดการจัดการการพึ่งพาโครงการจึงมีความสำคัญ

การไม่เลือกการพึ่งพาโปรเจ็กต์เป็นความคิดที่ไม่ดี

เพราะเป็นปัจจัยเสี่ยงสูงสุด นั่นเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการทำลายงบประมาณและไทม์ไลน์ของโครงการของคุณ และเมื่อมีโครงการที่ต้องพึ่งพาอาศัยกันเป็นสายยาว การทำลายหนึ่งลิงก์ในห่วงโซ่จะส่งผลให้เกิดการเรียงซ้อนอย่างหายนะ ผลกระทบที่สามารถทำให้ไทม์ไลน์ของแผนธุรกิจไม่สมจริงได้อย่างง่ายดาย

การพึ่งพาโครงการที่มีการจัดการไม่ดีเป็นอันตรายต่อแผนกลยุทธ์ของบริษัท

ประเภทของการอ้างอิงในการจัดการโครงการคืออะไร?

การพึ่งพา 4 ประเภท

มีสี่วิธีที่สองโปรเจ็กต์พึ่งพาซึ่งกันและกันเกี่ยวกับไทม์ไลน์ที่เสร็จสมบูรณ์

เสร็จสิ้นเพื่อเริ่มต้น

โปรเจ็กต์ 2 ไม่สามารถเริ่มได้จนกว่าโปรเจ็กต์ 1 จะแล้วเสร็จ

ตัวอย่างเช่น คุณไม่สามารถตกแต่งสำนักงานของคุณจนกว่าอาคารจะถูกสร้างขึ้น

จบจนจบ

โปรเจ็กต์ 2 จะแล้วเสร็จไม่ได้จนกว่าโปรเจ็กต์ 1 จะแล้วเสร็จ

ตัวอย่างเช่น คุณต้องขุดให้ครบทั้งทุ่งก่อนที่จะหว่านเสร็จ

เริ่มจนจบ

โปรเจ็กต์ 2 จะแล้วเสร็จไม่ได้จนกว่าโปรเจ็กต์ 1 จะเริ่มต้นขึ้น

ตัวอย่างเช่น คุณไม่สามารถเรียกเก็บเงินลูกค้าได้ เว้นแต่คุณจะเริ่มทำงานกับคำสั่งซื้อ

เริ่มที่จะเริ่มต้น

โปรเจ็กต์ 2 ไม่สามารถเริ่มได้ เว้นแต่โปรเจ็กต์ 1 จะเริ่มแล้ว

ตัวอย่างเช่น คุณไม่สามารถเริ่มเขียนสรุปหนังสือได้ เว้นแต่ว่าคุณได้เริ่มอ่านหนังสือแล้ว

ไม่ใช่การพึ่งพาทั้งหมดเกิดขึ้นด้วยความถี่เดียวกัน การเริ่มต้นจนจบเป็นการพึ่งพาที่บ่อยกว่าการเริ่มจนจบ ซึ่งเกิดขึ้นในโอกาสที่เฉพาะเจาะจงมาก

อิทธิพล 2 ประเภทต่อการพึ่งพาอาศัยกัน

การจัดการความเสี่ยงของโปรเจ็กต์ขึ้นอยู่กับอิทธิพลที่คุณสั่งในการพึ่งพาโปรเจ็กต์

อิทธิพลมีสองประเภท:   โดยตรง   และ   ทางอ้อม

และพวกเขาลงมาที่ความสามารถของคุณในการโน้มน้าวพฤติกรรมของผู้คน ตัวอย่างเช่น คุณไม่สามารถโน้มน้าวพฤติกรรมหรือการตัดสินใจของพันธมิตรภายนอกได้ คุณสามารถแนะนำพวกเขา กำหนดวันที่ ข้อกำหนด และความคาดหวัง แต่คุณไม่สามารถบอกพวกเขาได้ว่าต้องทำอะไรหรือดำเนินการอย่างไร มันขึ้นอยู่กับพวกเขาที่จะตอบสนองความต้องการของคุณ ดังนั้นคุณจึงสั่ง   อิทธิพลทางอ้อม   กับพวกเขา

ซึ่งมักจะเป็นจริงสำหรับความร่วมมือระหว่างแผนกด้วย

ในทางกลับกัน คุณสามารถ   อิทธิพลโดยตรง   การตัดสินใจและพฤติกรรมของคนในทีมของคุณ ดังนั้น คุณจึงสามารถควบคุมผลลัพธ์ของโครงการที่ทีมของคุณรับผิดชอบได้ดีกว่า และว่าคุณมีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนดหรือไม่

วิธีจัดการการพึ่งพาโครงการ: 3 เคล็ดลับที่มีประสิทธิภาพอย่างยิ่ง

การจัดการการพึ่งพาโครงการเป็นกระบวนการที่ต้องใช้ทักษะที่หลากหลายจึงจะมีประสิทธิภาพ ไม่จำเป็นสำหรับโครงการหรือผู้จัดการพอร์ตโฟลิโอที่จะมีทักษะที่จำเป็นทั้งหมด แต่ทีมของพวกเขาควรจะสามารถดำเนินการได้โดยรวม

ทักษะเหล่านี้เกี่ยวข้องกับกลยุทธ์ต่างๆ ที่ปรับใช้เพื่อให้แน่ใจว่าโครงการจะแล้วเสร็จภายในงบประมาณ ไทม์ไลน์ และข้อกำหนด ต่อไปนี้คือกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพสามประการที่คุณสามารถใช้เพื่อปรับปรุงโอกาสของความสำเร็จสำหรับโครงการที่ต้องพึ่งพาอาศัยกันของคุณ

1. ลดจำนวนการพึ่งพา

นี่เป็นการดำเนินการแรกและอาจมีผลกระทบมากที่สุดที่คุณสามารถทำได้

แมปการขึ้นต่อกันระหว่างโปรเจ็กต์ของคุณ แล้วจัดการกับแต่ละโปรเจ็กต์ เราขอแนะนำให้เริ่มต้นด้วยโครงการที่ต้องพึ่งพาอาศัยกันอีกต่อไป แยกย่อยให้เล็กลงและหาจุดบกพร่องจุดเดียวที่คุณควรแก้ไข

ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับการพึ่งพาอาศัยกันที่คุณมีอิทธิพลทางอ้อมเนื่องจากเป็นปัจจัยเสี่ยงสูงสุด หากมีอะไรผิดพลาด คุณต้องการแก้ไขอย่างรวดเร็วและไม่รอให้ผู้อื่นตอบกลับข้อความของคุณ

มุ่งเน้นความพยายามของคุณในการปรับโครงสร้างโครงการหรืองานของโครงการและแจกจ่ายซ้ำ ดังนั้นจึงมีฝ่ายที่เกี่ยวข้องน้อยที่สุดในโครงการที่พึ่งพากันเพียงสายเดียว จากนั้นจัดสิ่งจูงใจระหว่างทีมและฝ่ายต่างๆ เพื่อเพิ่มโอกาสในการทำงานร่วมกันที่ราบรื่น สิ่งต่างๆ เช่น การแนบรางวัลเข้ากับขอบเขตของโครงการ เช่น กำหนดเวลา ข้อกำหนด และการมีทีมต่างๆ ที่ทำงานในโครงการที่ต้องพึ่งพาซึ่งกันและกันจะแบ่งปันเมตริกและเป้าหมายไปไกล

ขจัดการพึ่งพาและทำลายสายโซ่ยาว หากคุณทำไม่ได้ ให้จัดสิ่งจูงใจระหว่างฝ่ายที่เกี่ยวข้อง

2. ลงทุนในการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

กว่า 60% ขององค์กรล้มเหลวในการส่งมอบโครงการตรงเวลา ภายในงบประมาณ และได้รับประโยชน์อย่างเต็มที่

ปัจจัยสำคัญที่มักถูกมองข้ามคือการสื่อสารที่ไม่ดีระหว่างฝ่ายที่เกี่ยวข้อง การมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นกิจกรรมที่มีคุณค่าอย่างมากสำหรับความสำเร็จของโครงการ

หลังจากลดการพึ่งพาโปรเจ็กต์ให้เหลือน้อยที่สุด คุณต้องสร้างกระบวนการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพสำหรับการพึ่งพาแต่ละรายการ ระบุช่องทางการสื่อสารที่คุณต้องการล่วงหน้าและชี้แจงความคาดหวัง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้พูดคุยและตกลงในเรื่องต่อไปนี้

• เจ้าของงานหรือโครงการ
• ผู้ติดต่อของคุณ กล่าวคือ บุคคลเดียวที่คุณสื่อสารด้วย ในกรณีที่ความเป็นเจ้าของไม่ชัดเจน
• วันที่ติดตามผลและกำหนดเวลาของเหตุการณ์สำคัญ
• ข้อมูลที่รวมอยู่ในรายงาน เตรียมเทมเพลตหากคุณมีเวลาและแจกจ่าย
• ช่องทางการสื่อสารที่ใช้งานอยู่และกำหนดช่องทางสำรอง

ในการสื่อสาร บริบทคือทุกสิ่ง

ผู้คนแสดงความรับผิดชอบมากขึ้นเมื่อพวกเขาเข้าใจผลกระทบทันทีจากการตัดสินใจของพวกเขา แจ้งผู้ที่มีอิทธิพลโดยตรงต่อโครงการเกี่ยวกับผลที่ตามมาของกำหนดเวลาที่ไม่ได้รับหรือผลงานที่ส่งมอบของโครงการย่อย หากคุณเชื่อมโยงขอบเขตของโปรเจ็กต์กับรางวัลสำเร็จแล้ว โปรดเตือนพันธมิตรของคุณ

อย่าขู่. เป้าหมายคือสร้างความไว้วางใจด้วยความโปร่งใส ไม่ใช่ทำลายความสัมพันธ์

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นตัวเร่งให้เกิดความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้น และความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นจะเคารพข้อกำหนดของโครงการและกำหนดเวลา

3. ลงทุนในเครื่องมือที่เหมาะสม

ไม่มีเครื่องมือวิเศษที่จะลดความเสี่ยงหรือเสนอวิธีแก้ปัญหาที่พร้อมดำเนินการ

เครื่องมือช่วยคุณตัดสินใจและพัฒนาโซลูชันด้วยตัวคุณเอง แต่ต้องยั่งยืนในระยะยาวในขณะที่ยังคงมูลค่าเพิ่มไว้ นี่เป็นเรื่องปกติ   การจัดการพอร์ตโฟลิโอ   สถานการณ์:

• ทีมงานสร้างแผ่นงาน Excel ที่มีโครงการทั้งหมด ไทม์ไลน์ งบประมาณ ROI และรายละเอียดให้มากที่สุด หากมีความรู้ด้านเทคนิค พวกเขาก็จะสร้างแผนภูมิแกนต์ด้วย
• การเปลี่ยนแปลงแรกเริ่มเข้ามา และทีมงานจะอัปเดตสเปรดชีต
• เกิดการเปลี่ยนแปลงมากขึ้น การอัปเดตสเปรดชีตต้องใช้เบาะหลัง และทีมมุ่งเน้นไปที่การดับไฟและทำตามกำหนดเวลา
• การเปลี่ยนแปลงมีมากมาย คุณพยายามติดตามการเปลี่ยนแปลงในเอกสารอื่นจนกว่าคุณจะหาเวลาอัปเดตสเปรดชีตต้นฉบับ
• สเปรดชีตดั้งเดิมนั้นล้าสมัย ความซับซ้อนนั้นเหนือชั้น และคุณสามารถติดตามการอัปเดตโครงการและกำหนดเวลาได้
• เมื่อไหร่ทุกอย่างไปด้านข้าง?

ตัวอย่างนี้ดูเรียบง่ายขึ้นเล็กน้อยและก็เป็นเช่นนั้น แต่น่าเสียดายที่มันใกล้ความจริงมากกว่าที่ผู้จัดการโครงการส่วนใหญ่ยอมรับได้ ทางออกที่ดีที่สุดอันดับต่อไปคือการนำแพลตฟอร์มดิจิทัลมาใช้ในการติดตามและจัดการโครงการ มีโครงการมากมายหรือ   แพลตฟอร์มการจัดการพอร์ตโฟลิโอ   ข้างนอกนั้น.

คำถามคือ คุณจะเลือกสิ่งที่ดีที่สุดได้อย่างไร?

จากความเข้มงวด   การจัดการโครงการ   มุมมองซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่ในตลาดก็เพียงพอแล้ว สำหรับการจัดการพอร์ตโฟลิโอ คุณต้องเลือกให้มากกว่านี้ นี่คือคุณสมบัติที่คุณควรมองหา:

มันปรับขนาดได้   คุณต้องการให้ผู้คนจำนวนมากเข้าถึงแพลตฟอร์มและทำการอัปเดต ไม่ยั่งยืนในระยะยาวสำหรับคนเดียวในการรวบรวมการเปลี่ยนแปลงแล้วใช้เวลาในการปรับปรุงแผน มันไหลได้ดีขึ้นมากเมื่องานถูกมอบหมายให้เจ้าของโครงการ

มันซับซ้อนพอสมควร   ตัวอย่างเช่น แพลตฟอร์มที่ไม่รองรับแผนภูมิแกนต์ ไม่มีประโยชน์มากนักเมื่อพูดถึงการจัดการพอร์ตโฟลิโอ ในทางกลับกัน คุณสมบัติการจัดการงานจะเพิ่มเสียงรบกวนโดยไม่ให้คุณค่า การจัดการหลายโปรเจ็กต์และการพึ่งพาอาศัยกันจะได้รับประโยชน์จากการลบข้อมูลที่ไร้ประโยชน์และมุ่งเน้นไปที่สิ่งจำเป็น

มันอำนวยความสะดวกในการรายงาน   การตรวจสอบความคืบหน้าและอภิปรายการเรียกร้องการตัดสินจำเป็นต้องมีการแสดงความคืบหน้าในปัจจุบันอย่างถูกต้อง ภาพรวมอย่างง่ายของสถานะของโครงการกระตุ้นการสนทนาไปสู่สิ่งที่ต้องให้ความสนใจทันที แพลตฟอร์มที่คุณเลือกควรสามารถสนับสนุนและขับเคลื่อนการสนทนาทบทวนได้

อีกครั้ง ไม่มีวิธีแก้ปัญหาที่มหัศจรรย์ และการนำซอฟต์แวร์มาใช้ในวงกว้างก็ต้องมีการเปลี่ยนแปลงทางวัฒนธรรมเช่นกัน แต่ก็คุ้มค่าเพราะช่วยป้องกันความผิดพลาดจากการละเลยหรือการติดตามที่ไม่ดี

การละเลยผู้จัดการพอร์ตโฟลิโอส่วนใหญ่ที่พบได้บ่อยและสำคัญอย่างน่าประหลาดใจอย่างน่าประหลาดใจคือผลกระทบของการพึ่งพาโครงการที่ได้รับการจัดการอย่างไม่ถูกต้องต่อกลยุทธ์ของธุรกิจ เมื่อผู้เยาว์สองสามคนพลาดกำหนดเวลา การสื่อสารที่ไม่ดี และการส่งมอบที่ต่ำกว่ามาตรฐานพัฒนาไปสู่ปฏิกิริยาลูกโซ่ที่หายนะ แผนระยะยาวจะกลายเป็นเรื่องเพ้อฝัน

ผู้จัดการพอร์ตโฟลิโอ (และโครงการ) ที่ตระหนักถึงความสามารถของมนุษย์ที่มีจำกัดในการจัดการความซับซ้อน และตัดสินใจที่จะใช้เครื่องมือที่ทันสมัยช่วยให้องค์กรได้เปรียบอย่างมากในการดำเนินกลยุทธ์

หากคุณต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมว่า Cascade สามารถช่วยคุณได้อย่างไร   จัดการพอร์ตโครงการของคุณ   ในขณะที่สอดคล้องกับกลยุทธ์ธุรกิจของคุณ   เริ่มทดลองใช้ฟรี   หรือ   กระโดดบนการสาธิต   กับทีมงานของเรา และเราจะแนะนำทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้