3 äußerst effektive Strategien zur Verwaltung von Projektabhängigkeiten

Ein großer Teil des Managements von Projektrisiken besteht in der Verwaltung von Projektabhängigkeiten.

Bei Strategien mit einem Portfolio voneinander abhängiger Projekte wird der Erfolg auch durch das effektive Management von Projektabhängigkeiten bestimmt. Die Unterschätzung der Auswirkungen eines gescheiterten Projekts auf den Erfolg des Plans lässt den Ausführungsteil lähmen.

In diesem Artikel erklären wir die verschiedenen Projektabhängigkeiten und geben Ihnen drei äußerst effektive Strategien, um damit umzugehen.

Was sind Projektabhängigkeiten?

Eine Abhängigkeit zwischen zwei Projekten besteht, wenn der Erfolg eines oder beider Projekte vom Erfolg des anderen abhängt. Die meisten Multiprojektvorhaben weisen viele Abhängigkeiten auf, die ihre Ausführung erschweren.

Warum ist die Verwaltung von Projektabhängigkeiten wichtig?

Es ist keine gute Idee, Projektabhängigkeiten deaktiviert zu lassen.

Denn sie sind die größten Risikofaktoren. Das ist der einfachste Weg, das Budget und den Zeitplan Ihres Projekts zu ruinieren. Und wenn es eine lange Kette voneinander abhängiger Projekte gibt, wird das Zerstören eines Gliedes in der Kette einen katastrophalen Kaskadeneffekt haben. Ein Effekt, der den Zeitplan des Businessplans leicht unrealistisch machen könnte.

Schlecht gemanagte Projektabhängigkeiten sind eine Gefahr für den strategischen Plan eines Unternehmens.

Welche Arten von Abhängigkeiten gibt es im Projektmanagement?

Die 4 Arten von Abhängigkeiten

Es gibt vier Möglichkeiten, wie zwei Projekte hinsichtlich ihres Fertigstellungszeitplans voneinander abhängen.

Ende zum Anfang

Projekt 2 kann erst beginnen, wenn Projekt 1 abgeschlossen ist.

Zum Beispiel können Sie Ihre Büros erst einrichten, wenn das Gebäude gebaut ist.

Ende zu Ende

Projekt 2 kann nicht abgeschlossen werden, bis Projekt 1 abgeschlossen ist.

Zum Beispiel müssen Sie das gesamte Feld fertig umgraben, bevor Sie mit der Aussaat fertig sind.

Anfang bis Ende

Projekt 2 kann erst abgeschlossen werden, wenn Projekt 1 begonnen hat.

Beispielsweise können Sie einem Kunden erst dann Rechnungen stellen, wenn Sie mit der Arbeit an der Bestellung begonnen haben.

Start zu Start

Projekt 2 kann erst gestartet werden, wenn Projekt 1 bereits gestartet wurde.

Sie können beispielsweise nicht mit dem Schreiben einer Buchzusammenfassung beginnen, bevor Sie nicht begonnen haben, das Buch zu lesen.

Nicht alle Abhängigkeiten treten gleich häufig auf. Die Ziel-Start-Abhängigkeit ist viel häufiger als die Start-Ziel-Abhängigkeit, die zu ganz bestimmten Anlässen auftritt.

Die 2 Arten der Beeinflussung von Abhängigkeiten

Das Risikomanagement Ihres Projekts beruht auf dem Einfluss, den Sie auf die Projektabhängigkeiten haben.

Es gibt zwei Arten von Einfluss:   Direkte   und   indirekt .

Und sie laufen auf Ihre Fähigkeit hinaus, das Verhalten von Menschen zu beeinflussen. Beispielsweise können Sie das Verhalten oder die Entscheidungen externer Partner nicht beeinflussen. Sie können sie anleiten, Termine, Anforderungen und Erwartungen diktieren, aber Sie können ihnen nicht sagen, was sie tun oder wie sie sie ausführen sollen. Es liegt an ihnen, Ihre Anforderungen zu erfüllen. So befiehlst du   indirekte Beeinflussung   auf sie.

Das gilt in der Regel auch für abteilungsübergreifende Kooperationen.

Auf der anderen Seite können Sie   direkt beeinflussen   die Entscheidungen und das Verhalten der Menschen in Ihrem Team. So haben Sie eine bessere Kontrolle über das Ergebnis des Projekts, für das Ihr Team verantwortlich ist, und ob Sie die Anforderungen erfüllen.

So verwalten Sie Projektabhängigkeiten: 3 äußerst effektive Tipps

Die Verwaltung von Projektabhängigkeiten ist ein Prozess, der eine Vielzahl von Fähigkeiten erfordert, um effektiv zu sein. Es ist nicht erforderlich, dass der Projekt- oder Portfoliomanager über alle erforderlichen Fähigkeiten verfügt, aber sein Team sollte gemeinsam in der Lage sein, dies zu leisten.

Diese Fähigkeiten beziehen sich auf die verschiedenen Strategien, die eingesetzt werden, um sicherzustellen, dass Projekte innerhalb des Budgets und des Zeitplans abgeschlossen werden. und Spezifikationen. Hier sind drei äußerst effektive Strategien, mit denen Sie die Erfolgschancen Ihrer voneinander abhängigen Projekte verbessern können.

1. Reduzieren Sie die Anzahl der Abhängigkeiten

Dies ist die erste und vielleicht wirkungsvollste Maßnahme, die Sie ergreifen können.

Bilden Sie die Abhängigkeiten zwischen Ihren Projekten ab und gehen Sie dann jedes einzelne davon an. Wir empfehlen, mit den längeren Ketten abhängiger Projekte zu beginnen. Teilen Sie sie in kleinere auf und finden Sie einzelne Fehlerquellen heraus, die Sie angehen sollten.

Achten Sie besonders auf Abhängigkeiten, auf die Sie einen indirekten Einfluss haben, da sie den höchsten Risikofaktor darstellen. Wenn etwas schief geht, möchten Sie es schnell beheben können und nicht darauf warten, dass andere auf Ihre Nachrichten antworten.

Konzentrieren Sie Ihre Bemühungen darauf, die Projekte bzw. deren Aufgaben neu zu strukturieren und neu zu verteilen, damit es möglichst wenige Beteiligte in einer einzelnen Kette von abhängigen Projekten gibt. Richten Sie dann Anreize zwischen Teams und Parteien aus, um Ihre Chancen auf eine reibungslose Zusammenarbeit zu erhöhen. Dinge wie das Anhängen von Belohnungen an den Umfang des Projekts, z. B. Fristen, Spezifikationen, und dass verschiedene Teams, die an voneinander abhängigen Projekten arbeiten, gemeinsame Metriken und Ziele haben, sind sehr hilfreich.

Beseitigen Sie Abhängigkeiten und brechen Sie lange Ketten. Wenn dies nicht möglich ist, stimmen Sie die Anreize zwischen den beteiligten Parteien ab.

2. Investieren Sie in effektive Kommunikation

Über 60 % der Unternehmen liefern ihre Projekte nicht rechtzeitig, innerhalb des Budgets und mit vollem Nutzen.

Ein wichtiger Faktor, der oft übersehen wird, ist die schlechte Kommunikation zwischen den Beteiligten. Die Einbindung der Stakeholder ist eine äußerst wertvolle Aktivität für den Erfolg eines Projekts.

Nachdem Sie Projektabhängigkeiten auf ein Minimum reduziert haben, müssen Sie für jede Abhängigkeit effiziente Kommunikationsprozesse etablieren. Legen Sie im Vorfeld Ihren bevorzugten Kommunikationskanal fest und klären Sie Erwartungen. Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes besprechen und vereinbaren:

• Die Eigentümer von Aufgaben oder Projekten.
• Ihre Kontaktperson, dh die einzelne Person, mit der Sie kommunizieren, falls die Eigentumsverhältnisse nicht klar sind.
• Die Folgetermine und die Fristen der Meilensteine.
• Die in den Berichten enthaltenen Informationen. Bereiten Sie einige Vorlagen vor, wenn Sie Zeit haben, und verteilen Sie sie.
• Die aktiven Kommunikationskanäle und bestimmen Backup-Kanäle.

In der Kommunikation ist Kontext alles.

Menschen handeln verantwortungsbewusster, wenn sie die unmittelbaren Auswirkungen ihrer Entscheidungen verstehen. Benachrichtigen Sie Personen mit direktem Einfluss auf Projekte über die Folgen von Terminüberschreitungen oder unterdurchschnittlichen Projektergebnissen. Wenn Sie den Umfang des Projekts erfolgreich mit der Belohnung verknüpft haben, erinnern Sie Ihre Partner daran.

Machen Sie keine Drohung. Das Ziel ist es, Vertrauen durch Transparenz zu fördern, nicht die Beziehung zu zerstören.

Effektive Kommunikation ist ein Katalysator für starke Beziehungen, und starke Beziehungen respektieren Projektspezifikationen und Fristen.

3. Investieren Sie in die richtigen Tools

Es gibt keine magischen Werkzeuge, die Risiken verdunsten oder sofort einsatzbereite Lösungen bieten.

Tools helfen Ihnen, Entscheidungen zu treffen und die Lösung selbst zu entwickeln. Aber sie müssen langfristig nachhaltig sein und gleichzeitig ihren Mehrwert behalten. Hier ist ein typisches   Portfolio-Management   Szenario:

• Das Team erstellt eine Excel-Tabelle mit allen Projekten, ihren Zeitplänen, ihren Budgets, ihrem ROI und so vielen Details wie möglich. Wenn technisches Wissen vorhanden ist, bauen sie auch ein Gantt-Diagramm auf.
• Die ersten Änderungen kommen herein und das Team aktualisiert die Tabelle.
• Weitere Änderungen treten auf. Die Aktualisierung der Tabelle tritt in den Hintergrund, und das Team konzentriert sich darauf, Brände zu löschen und die Fristen einzuhalten.
• Die Änderungen sind so zahlreich, dass Sie versuchen, sie in einem anderen Dokument nachzuverfolgen, bis Sie die Zeit finden, die ursprüngliche Tabelle zu aktualisieren.
• Die ursprüngliche Tabelle ist veraltet, die Komplexität ist über dem Dach, und Sie spielen, um Projektaktualisierungen und Fristen einzuholen.
• Wann ging alles schief?

Dieses Beispiel erscheint etwas vereinfacht, und das ist es auch. Aber leider ist es näher an der Wahrheit, als die meisten Projektmanager gerne zugeben. Die nächstbeste Lösung ist die Einführung einer digitalen Plattform, um Projekte zu verfolgen und zu verwalten. Es gibt eine Fülle von Projekt- bzw   Portfolio-Management-Plattformen   dort draußen.

Die Frage ist also, wie können Sie die beste auswählen?

Von einem strengen   Projektmanagement   Perspektive ist die meiste Software auf dem Markt ausreichend. Beim Portfoliomanagement müssen Sie jedoch selektiver vorgehen. Hier sind die Qualitäten, nach denen Sie suchen sollten:

Es ist skalierbar.   Sie möchten, dass viele Menschen Zugriff auf die Plattform haben und Updates vornehmen können. Es ist langfristig nicht tragbar, wenn eine Person die Änderungen sammelt und dann Zeit mit der Aktualisierung des Plans verbringt. Es fließt viel besser, wenn die Arbeit an Projektverantwortliche delegiert wird.

Es ist ausreichend ausgeklügelt.   Eine Plattform, die beispielsweise kein Gantt-Diagramm unterstützt, ist für das Portfoliomanagement nicht sehr nützlich. Auf der anderen Seite fügen Aufgabenverwaltungsfunktionen störende Geräusche hinzu, ohne einen Mehrwert zu bieten. Die Verwaltung mehrerer Projekte und ihrer Abhängigkeiten profitiert davon, nutzlose Informationen zu entfernen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Es erleichtert die Berichterstattung.   Die Überprüfung des Fortschritts und die Erörterung von Beurteilungsanfragen erfordern eine genaue Darstellung des aktuellen Fortschritts. Ein einfacher Überblick über den Projektstatus lenkt das Gespräch auf die Dinge, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Die von Ihnen gewählte Plattform sollte in der Lage sein, die Überprüfungsgespräche zu unterstützen und voranzutreiben.

Auch hier gibt es keine magischen Lösungen, und die Einführung von Software in großem Maßstab erfordert auch einige kulturelle Veränderungen. Aber es lohnt sich, weil es hilft, Auslassungsfehler oder schlechtes Tracking zu vermeiden.

Eine überraschend häufige und untertrieben kritische Auslassung der meisten Portfoliomanager ist die Auswirkung von schlecht verwalteten Projektabhängigkeiten auf die Unternehmensstrategie. Wenn sich ein paar kleinere Terminüberschreitungen, schlechte Kommunikation und minderwertige Lieferungen zu katastrophalen Kettenreaktionen entwickeln, werden langfristige Pläne zu Fantasien.

Portfolio- (und Projekt-) Manager, die ihre begrenzte menschliche Fähigkeit zur Bewältigung von Komplexität erkennen und sich für die Einführung moderner Tools entscheiden, bieten ihrer Organisation einen erheblichen Vorteil bei der Umsetzung ihrer Strategie.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Cascade Ihnen helfen kann   Verwalten Sie Ihr Projektportfolio   während Sie sich an der Strategie Ihres Unternehmens ausrichten,   Starten Sie eine kostenlose Testversion   oder   Springen Sie auf eine Demo   mit unserem Team, und wir führen Sie durch alles, was Sie wissen müssen.