3 strategie estremamente efficaci per gestire le dipendenze del progetto

Una parte importante della gestione del rischio del progetto è la gestione delle dipendenze del progetto.

Nelle strategie con un portafoglio di progetti interdipendenti, il successo è determinato anche dalla gestione efficace delle dipendenze del progetto. Sottovalutare l'impatto di un progetto fallito sul successo del piano lascia la parte esecutiva paralizzante.

In questo articolo, spiegheremo le diverse dipendenze del progetto e ti forniremo tre strategie estremamente efficaci per gestirle.

Cosa sono le dipendenze del progetto?

Esiste una dipendenza tra due progetti quando il successo di uno o di entrambi dipende dal successo dell'altro. La maggior parte delle attività multiprogetto ha molte dipendenze che ne complicano l'esecuzione.

Perché la gestione delle dipendenze del progetto è importante?

Lasciare le dipendenze del progetto deselezionate è una cattiva idea.

Perché sono i fattori di rischio più elevati. Questo è il modo più semplice per rovinare il budget e la tempistica del tuo progetto. E quando c'è una lunga catena di progetti interdipendenti, la distruzione di un anello della catena avrà un effetto a cascata disastroso. Un effetto che potrebbe facilmente rendere irrealistica la sequenza temporale del business plan.

Dipendenze di progetto mal gestite rappresentano un pericolo per il piano strategico di un'azienda.

Quali sono i tipi di dipendenze nella gestione dei progetti?

I 4 tipi di dipendenze

Esistono quattro modi in cui due progetti dipendono l'uno dall'altro per quanto riguarda la sequenza temporale di completamento.

Finisci per iniziare

Il progetto 2 non può iniziare fino al completamento del progetto 1.

Ad esempio , non puoi arredare i tuoi uffici fino a quando l'edificio non è costruito.

Finisci per finire

Il progetto 2 non può essere completato fino al completamento del progetto 1.

Ad esempio , è necessario finire di scavare l'intero campo prima di terminare la semina.

Dall'inizio alla fine

Il progetto 2 non può essere completato fino all'inizio del progetto 1.

Ad esempio , non puoi fatturare a un cliente a meno che tu non abbia iniziato a lavorare sull'ordine.

Inizia per iniziare

Il progetto 2 non può iniziare a meno che il progetto 1 non sia già iniziato.

Ad esempio , non puoi iniziare a scrivere un riassunto di un libro a meno che tu non abbia iniziato a leggere il libro.

Non tutte le dipendenze si verificano con la stessa frequenza. L'arrivo all'inizio è una dipendenza molto più frequente dell'inizio alla fine, che si verifica in occasioni molto specifiche.

I 2 tipi di influenza sulle dipendenze

La gestione del rischio del tuo progetto dipende dall'influenza che comandi sulle dipendenze del progetto.

Esistono due tipi di influenza:   diretto   e   indiretto .

E si riducono alla tua capacità di influenzare il comportamento delle persone. Ad esempio, non puoi influenzare il comportamento o le decisioni dei partner esterni. Puoi guidarli, dettare date, requisiti e aspettative, ma non puoi dire loro cosa fare o come eseguire. Sta a loro soddisfare le tue richieste. Quindi, comandi   influenza indiretta   su di essi.

Di solito vale anche per le collaborazioni interdipartimentali.

D'altra parte, puoi   influenzare direttamente   le decisioni e il comportamento delle persone nella tua squadra. Pertanto, hai un controllo maggiore sull'esito del progetto di cui è responsabile il tuo team e se soddisfi i requisiti.

Come gestire le dipendenze del progetto: 3 consigli estremamente efficaci

La gestione delle dipendenze del progetto è un processo che richiede un insieme diversificato di competenze per essere efficace. Non è necessario che il project manager o il portfolio manager possiedano tutte le competenze richieste, ma il loro team dovrebbe essere in grado di portare a termine collettivamente.

Queste abilità si riferiscono alle varie strategie implementate per garantire che i progetti siano completati entro il budget, la tempistica. e specifiche. Ecco tre strategie estremamente efficaci che puoi utilizzare per aumentare le probabilità di successo dei tuoi progetti interdipendenti.

1. Ridurre il numero di dipendenze

Questa è la prima e forse la più efficace azione che puoi intraprendere.

Mappa le dipendenze tra i tuoi progetti e poi affronta ognuno di essi. Suggeriamo di iniziare con le catene più lunghe di progetti dipendenti. Suddividili in quelli più piccoli e individua i singoli punti di errore che dovresti affrontare.

Presta particolare attenzione alle dipendenze su cui hai un'influenza indiretta perché presentano il fattore di rischio più elevato. Se qualcosa va storto, vuoi essere in grado di risolverlo rapidamente e non aspettare che gli altri rispondano ai tuoi messaggi.

Concentra i tuoi sforzi sulla ristrutturazione dei progetti o sui loro compiti e sulla loro ridistribuzione, in modo che ci siano il minor numero possibile di parti coinvolte in un'unica catena di progetti dipendenti. Quindi allinea gli incentivi tra i team e le parti per aumentare le tue probabilità di una collaborazione senza intoppi. Cose come assegnare ricompense all'ambito del progetto, ad esempio scadenze, specifiche, e avere diversi team che lavorano su progetti interdipendenti condividano metriche e obiettivi fanno molto.

Elimina le dipendenze e spezza le lunghe catene. Se non puoi, allinea gli incentivi tra le parti coinvolte.

2. Investi in una comunicazione efficace

Oltre il 60% delle organizzazioni non riesce a consegnare i propri progetti in tempo, entro il budget e con tutti i vantaggi.

Un fattore significativo che viene spesso trascurato è la scarsa comunicazione tra le parti coinvolte. Coinvolgere gli stakeholder è un'attività di grande valore per il successo di un progetto.

Dopo aver ridotto al minimo le dipendenze del progetto, è necessario stabilire processi di comunicazione efficienti per ciascuna dipendenza. Specifica in anticipo il tuo canale di comunicazione preferito e chiarisci le aspettative. Assicurati di discutere e concordare su:

• I proprietari di compiti o progetti.
• Il tuo contatto, ovvero l'unica persona con cui comunichi, nel caso in cui la proprietà non sia chiara.
• Le date di follow-up e le scadenze delle milestone.
• Le informazioni contenute nei rapporti. Prepara dei modelli, se hai tempo, e distribuiscili.
• I canali di comunicazione attivi e determinano quelli di backup.

Nella comunicazione, il contesto è tutto.

Le persone agiscono in modo più responsabile quando comprendono l'impatto immediato delle loro decisioni. Informare le persone che hanno un'influenza diretta sui progetti sulle conseguenze di scadenze mancate o risultati di progetto scadenti. Se hai collegato con successo l'ambito del progetto al premio, ricordalo ai tuoi partner.

Non fare una minaccia. L'obiettivo è promuovere la fiducia con trasparenza, non distruggere la relazione.

Una comunicazione efficace è un catalizzatore per relazioni solide e le relazioni forti rispettano le specifiche e le scadenze del progetto.

3. Investi negli strumenti giusti

Non esistono strumenti magici in grado di far evaporare il rischio o di offrire soluzioni pronte all'azione.

Gli strumenti ti aiutano a prendere decisioni e a sviluppare la soluzione da solo. Ma devono essere sostenibili a lungo termine pur mantenendo il loro valore aggiunto. Ecco un tipico   gestione del portafoglio   scenario:

• Il team crea un foglio excel con tutti i progetti, le loro tempistiche, i loro budget, il loro ROI e quanti più dettagli possibili. Se c'è una conoscenza tecnica, costruiscono anche un diagramma di Gantt.
• Le prime modifiche iniziano ad arrivare e il team aggiorna il foglio di calcolo.
• Si verificano più cambiamenti. L'aggiornamento del foglio di calcolo passa in secondo piano e il team si concentra sull'estinzione degli incendi e sul rispetto delle scadenze.
• Le modifiche sono tante, provi a seguirle in un documento diverso finché non trovi il tempo per aggiornare il foglio di calcolo originale.
• Il foglio di calcolo originale è obsoleto, la complessità è alle stelle e giochi al passo con gli aggiornamenti e le scadenze del progetto.
• Quando è andato tutto di traverso?

Questo esempio sembra un po' semplificato, e lo è. Ma sfortunatamente, è più vicino alla verità di quanto la maggior parte dei project manager si senta a proprio agio ad ammettere. La prossima soluzione migliore è adottare una piattaforma digitale per tenere traccia e gestire i progetti. Ci sono una pletora di progetti o   piattaforme di gestione del portafoglio   là fuori.

Quindi, la domanda è: come puoi scegliere il migliore?

Da un severo   gestione di progetto   prospettiva, la maggior parte dei software sul mercato è sufficiente. Per la gestione del portafoglio, tuttavia, è necessario essere più selettivi. Ecco le qualità che dovresti cercare:

È scalabile.   Vuoi che molte persone abbiano accesso alla piattaforma e facciano aggiornamenti. Non è sostenibile a lungo termine per una persona raccogliere le modifiche e poi dedicare tempo all'aggiornamento del piano. Scorre molto meglio quando il lavoro è delegato ai proprietari del progetto.

È sufficientemente sofisticato.   Una piattaforma che non supporta un diagramma di Gantt, ad esempio, non è molto utile quando si tratta di gestione del portafoglio. D'altra parte, le funzionalità di gestione delle attività aggiungono rumore fastidioso senza fornire valore. La gestione di più progetti e le loro dipendenze traggono vantaggio dalla sottrazione di informazioni inutili e dalla concentrazione sull'essenziale.

Facilita la segnalazione.   La revisione dei progressi e la discussione delle richieste di giudizio richiedono una rappresentazione accurata dei progressi attuali. Una semplice panoramica dello stato dei progetti stimola la conversazione verso le cose che richiedono un'attenzione immediata. La piattaforma che scegli dovrebbe essere in grado di supportare e guidare le conversazioni di revisione.

Ancora una volta, non ci sono soluzioni magiche e l'adozione di software su larga scala richiede anche alcuni cambiamenti culturali. Ma ne vale la pena perché aiuta a prevenire errori di omissione o scarso tracciamento.

Un'omissione sorprendentemente comune e sottovalutatamente critica della maggior parte dei gestori di portafoglio è l'impatto delle dipendenze di progetti mal gestiti sulla strategia aziendale. Quando alcune scadenze non rispettate, una comunicazione scadente e consegne scadenti si evolvono in reazioni a catena disastrose, i piani a lungo termine diventano fantasie.

I gestori di portafoglio (e di progetto) che riconoscono la loro limitata capacità umana di gestire la complessità e decidono di adottare strumenti moderni offrono alla propria organizzazione un vantaggio significativo nell'esecuzione della propria strategia.

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