Il framework OKR: come implementarlo ed errori da evitare

OKR è un framework popolare che poche organizzazioni riescono a far funzionare per loro.

Molte aziende considerano i loro OKR come la soluzione a tutti i loro problemi strategici e di focalizzazione. Naturalmente, finiscono per essere delusi. Come ogni framework, può certamente fornire molte risposte preziose, ma la sua implementazione richiede tempo e pratica per offrire un ROI soddisfacente.

In questa guida, sveleremo le modalità del framework OKR, i segreti che lo rendono un framework di successo e ti aiuteranno a implementarlo in modo efficace. Ecco cosa troverai:

• Cos'è OKR?
• Errori comuni nell'applicazione della metodologia OKR
• Come avvicinarsi agli OKR per avere successo?
• Come scrivere utili OKR?
• OKR vs KPI: qual è la differenza tra loro?
• Come recensire gli OKR: la regola KIDS
• Come scegliere un software OKR

Cos'è OKR? Una definizione distintiva

OKR sta per "Obiettivi e risultati chiave" ed è a   quadro strategico, non solo uno strumento di definizione degli obiettivi o di leadership. Questo semplice equivoco è responsabile della maggior parte dei tentativi falliti di implementarlo.

Lo scopo principale degli OKR è allineare quelli dell'azienda   visione   con il lavoro quotidiano di ogni singolo dipendente in modo semplice e flessibile mentre   promuovere il pensiero innovativo. Il framework richiede un approccio fondamentalmente iterativo per essere efficace, che comprende due parti. Creazione di OKR in tutta l'organizzazione e adozione di un regolare processo di revisione.

Gli OKR sono composti da tre elementi: obiettivi, risultati chiave e iniziative.

Errori comuni nell'applicazione del framework OKR

Innumerevoli aziende hanno tentato senza successo di implementare il framework OKR in modo efficace e produttivo.

In realtà, la maggior parte dei tentativi sono eseguiti in modo così grezzo che hanno lasciato decine di lavoratori della conoscenza che disprezzano il framework. Che si tratti dell'inesperienza della leadership o di aspettative irrealistiche, raramente le organizzazioni godono di tutti i vantaggi che questo modello ha da offrire.

Sebbene sia un framework semplice, è notoriamente difficile da implementare.

Ecco gli errori più comuni che le persone commettono quando tentano di implementare il framework OKR:

• Scambiandolo solo per un quadro di definizione degli obiettivi
• Scarsa implementazione a causa di inesperienza o comprensione incompleta
• Inflessibilità nell'attuazione

Scambiandolo solo per un quadro di definizione degli obiettivi

OKR non è solo un quadro di definizione degli obiettivi.

Né solo uno strumento di gestione.

È molto di più. È un potente   modello strategico. Ciò significa che ha elementi strutturali e di governance. Le persone che si concentrano solo sugli elementi strutturali (le "O", i "KR" e le iniziative) scambiano OKR per un quadro di definizione degli obiettivi. Dimenticano gli elementi di governance che sono cruciali per il successo del modello e fanno uno sforzo sproporzionato nella creazione di OKR che sembrino "a cascata", approvati dall'alto e "hanno senso" per ogni dipartimento, team o individuo.

E finiscono con una serie di impegni irrilevanti e del tutto inutili.

La definizione degli obiettivi a livello aziendale senza un contesto strategico adeguato è una perdita di tempo per tutti.

Aspettarsi che le persone compilino i loro OKR senza alcun contesto aggiuntivo o visibilità nella strategia aziendale fa più male che bene. È un tentativo fallito di risolvere il problema dell'allineamento e aggiunge rumore al lavoro quotidiano delle persone.

L'implementazione dell'OKR va di pari passo con la condivisione del contesto strategico.

Scarsa implementazione a causa di inesperienza o comprensione incompleta

Nell'insolito scenario in cui la leadership dell'organizzazione riconosce il ruolo cruciale del contesto strategico nella creazione degli OKR, l'implementazione di successo del modello è tutt'altro che scontata.

In ogni aspetto della vita, quando la teoria incontra la pratica, la teoria si rompe.

La strategia non è diversa. Quando la tua organizzazione passa dalla preparazione allo sviluppo dei suoi OKR, fai attenzione a questi due errori:

1. La leadership non riesce a fornire un contesto strategico

Sapere che il contesto strategico è essenziale e fornirlo effettivamente alle persone è più facile a dirsi che a farsi. Questo perché la maggior parte dei leader ignora la legge più importante della comunicazione strategica.

La legge n. 1 della comunicazione strategica:

Più ti sposti dalla cima, meno persone conoscono la strategia.

È difficile combattere contro qualcosa che ignori. Ma anche quando conosci il tuo nemico, devi applicare le tattiche giuste per sconfiggerlo. Il modo tradizionale in cui i leader si preparano alla lotta è con diapositive fantasiose e fogli di calcolo completi da presentare durante l'evento "Lancio della strategia 2022". La triste verità è che   presentare la tua strategia non funziona, non importa quante organizzazioni la provino. Le persone dimenticano il piano e non lo eseguono mai.

Potresti tentare di credere che lo farai meglio. Ebbene, sappiamo di uno stratega che ha deciso di distribuire la strategia con video personalizzati a ogni singolo dipendente. Ha inviato quasi 100 video, ma quando ha chiesto quale fosse la strategia, nessuno lo sapeva. Parla di un approccio personalizzato.

È perché le persone non si preoccupano della strategia della loro azienda? No. È perché le persone sono troppo stupide o ignoranti per capirlo? Senza senso. Ci sono persone che vogliono solo riscuotere lo stipendio e tornare a casa? Assolutamente sì, ma la stragrande maggioranza dei dipendenti desidera ardentemente accedere alla strategia della propria azienda e vuole capire come contribuiscono alla crescita dell'azienda.

Quindi, c'è un modo migliore per comunicare la tua strategia?

Sì. Devi esporre la tua strategia al tuo personale e renderla disponibile su richiesta.   Esposizione strategica   è più una mentalità che un insieme di azioni. Una volta che ti rendi conto di cosa vogliono le persone, puoi trovare diversi modi per condividere il tuo piano, includere le tue persone in vari gradi e aiutarle ad avere il contesto per prendere decisioni informate. Dalla revisione delle riunioni a   soluzioni software.

Ricorda, non esiste una cosa come la sovracomunicazione nella strategia. E quando alle persone viene chiesto di allineare il loro lavoro quotidiano con le priorità strategiche dell'azienda, cioè riempire i loro OKR, hanno bisogno di contesto.

2. Gli OKR sono distribuiti dall'alto verso il basso

Gli OKR a cascata presuppongono che abbiano una natura strettamente gerarchica. Non lo fanno.

Quell'errore porta a un errore che priva la struttura di uno dei suoi vantaggi più preziosi. I loro   delegato   sviluppo. Ogni squadra richiede l'approvazione dall'alto dei propri OKR, che spesso si traduce in squadre che ereditano i KR e li usano come Os (che è una cattiva idea, come vedremo più avanti).

Smetti di vedere e trattare questo framework come uno strumento di definizione degli obiettivi.

Non ci sono OKR in silos, ma non sono nemmeno collegati linearmente. Gli OKR sono reti.

Inflessibilità nell'attuazione

L'inflessibilità assume molte forme.

Prima di tutto , è importante riconoscere che ci vuole tempo prima che la tua organizzazione si metta a posto. È un processo di apprendimento che include errori e scarsi risultati. Le aziende senza precedenti esperienze con gli OKR non se la caveranno entro il primo o anche il secondo anno di implementazione. Pertanto, non è una buona idea affidarsi esclusivamente agli OKR per l'allineamento e la messa a fuoco. Presta attenzione al progresso strategico e al valore operativo degli OKR e la tua comprensione (e i vantaggi guadagnati) si evolveranno nel tempo.

In secondo luogo , è anche importante rendersi conto che non tutti i framework si adattano a tutte le organizzazioni. Molte aziende hanno testato e rifiutato quadri strategici, come il popolare   Balanced Scorecard, perché non forniscono loro un valore sufficiente. Lo stesso vale per gli OKR. Se, ad esempio, la tua organizzazione si muove rapidamente e il processo di iterazione di OKR è in ritardo, non ha davvero senso implementare questo modello, vero? Passa a qualcosa di più flessibile.

Terzo , non tutto si adatterà al quadro. Alcune iniziative o progetti saranno necessari ma impossibili da inserire nel set OKR di un determinato dipartimento o team. Va bene. Finché sei certo della loro importanza, includili nel tuo piano come entità separate.

Come avvicinarsi agli OKR per avere successo?

Quando tenti di implementare il framework OKR nella tua organizzazione, tieni presente tre cose:

1. Gli OKR si integrano

Non precipitano. Gli OKR sono composti da tre parti: obiettivi, risultati chiave e iniziative.

Ciò che rende gli OKR così difficili da collegare a cascata è che si relazionano tra loro in più di un modo. Ad esempio, il marketing e le vendite potrebbero condividere risultati chiave mentre prodotti e vendite condividono gli obiettivi. Come puoi collegare gli OKR dall'alto verso il basso in modo lineare? Non puoi.

Esempi OKR

Esempio di marketing OKR:

Obiettivo: raggiungere più clienti ideali e aiutarli a riconoscerci come la migliore soluzione ai loro problemi.

Risultato chiave : aumentare del 30% la pipeline qualificata

Iniziativa: aumentare il tasso di conversione alle pagine principali

Esempio di OKR di vendita:

Obiettivo: far sì che i nostri potenziali clienti siano entusiasti del nostro prodotto e desiderosi di utilizzarlo

Risultato chiave : aumentare del 30% la pipeline qualificata

Iniziativa: determinare chi ha l'autorità per prendere la decisione di acquisto prima di entrare in una chiamata

Esempio di prodotto OKR:

Obiettivo: far sì che i nostri potenziali clienti siano entusiasti del nostro prodotto e desiderosi di utilizzarlo

Risultato chiave: riduzione del time to value del 50%

Iniziativa: aiuta l'utente a inserire informazioni cruciali in meno di tre clic

Gli OKR si collegano tra loro e creano a   rete .

Come scrivere utili OKR?

Non sottovalutare lo sforzo e la cura necessari per scrivere utili OKR.

Uno dei motivi per cui così tante organizzazioni non implementano gli OKR è l'inesperienza delle persone nello scrivere OKR rilevanti e stimolanti. Contrasta la mancanza di esperienza con maggiore attenzione e riflessione durante lo sviluppo e la revisione degli OKR.

Vediamo alcuni suggerimenti su come scrivere utili OKR.

Come scrivere gli OKR: scrivere obiettivi di ispirazione

Inchiodare gli obiettivi nei tuoi OKR aumenta le tue possibilità di successo a oltre l'80%.

I maestri che fissano gli obiettivi si assicurano che i loro obiettivi abbiano due caratteristiche importanti:

1. Sono fonte di ispirazione
2. Sono basati sui vantaggi

Sembra abbastanza semplice, e dovrebbe esserlo. Ma non lo è. Nel tentativo di ottenere OKR a cascata, la maggior parte delle organizzazioni finisce per commettere errori su questo fronte.

Per rendere un obiettivo basato sui vantaggi, i team e gli individui devono scoprire e determinare i propri obiettivi da soli. La maggior parte delle organizzazioni e dei leader evita di responsabilizzare i propri dipendenti in questo modo. Quindi, in un modo o nell'altro, loro   dettare   gli obiettivi perché ritengono che le loro persone non abbiano il contesto strategico adeguato per prendere decisioni informate e ben allineate.

(E hanno assolutamente ragione, il che ci riporta a "esporre la tua strategia.")

Il problema con questo approccio, tuttavia, è che i leader non hanno il contesto operativo che il team possiede intrinsecamente e si concentrano troppo sul "come" o sulle metriche aziendali. Tuttavia, non è responsabilità del leader decidere come la propria squadra raggiungerà l'obiettivo o raggiungerà l'obiettivo. È responsabilità del team determinare il modo migliore per arrivare a destinazione. Se il team ha successo, le metriche aziendali si prenderanno cura di se stesse.

Quindi, come guidi il tuo team a scrivere grandi obiettivi?

Descrivi il vantaggio di cui gode il tuo cliente   Grazie   al lavoro della tua squadra. Lanciare una nuova funzionalità non è un buon obiettivo perché avere un martello non è un vantaggio. Né martellare un chiodo. Ma mettendo su una foto di famiglia   Grazie   per il martello è chiaramente un vantaggio.

Ad esempio, in un tentativo a cascata, l'obiettivo "Aumentare le entrate del 40%" potrebbe tradursi nell'obiettivo di marketing "Aumentare la pipeline qualificata del 40%". Ma questo non è un obiettivo stimolante o focalizzato sul beneficio. Ecco cosa puoi scegliere invece:

Esempio di marketing OKR:

Obiettivo : raggiungere più clienti ideali e aiutarli a riconoscerci come la migliore soluzione ai loro problemi.

Risultato chiave : aumentare del 40% la pipeline qualificata

E l'obiettivo iniziale diventa un grande KR in ritardo. Ricorda, vuoi obiettivi basati sui vantaggi. E una volta impostati, devi sapere se ti stai avvicinando a realizzarli.

In altre parole, devi imparare...

Come scrivere gli OKR: scrivere risultati chiave completi

Idealmente, i risultati chiave sono misure guida che ti dicono se la squadra si sta muovendo nella giusta direzione.

Questo non è lo stesso che la squadra è produttiva. Il team potrebbe funzionare come una macchina, con alti livelli di output, ma si sta muovendo nella direzione sbagliata. Ecco perché gli obiettivi di output non sono buoni risultati chiave.

Ottimi risultati chiave sono indicativi di progressi e hanno queste caratteristiche:

1. Sono completi
2. Sono incentrati sui risultati

È qui che entrano in gioco i numeri. Ma non solo. I KR sono indicatori efficaci di progresso quando offrono una buona visione dell'intero quadro.

Quindi, determina   un insieme di KR . Tale set deve includere KR in anticipo, in ritardo e contatore.

KR leader   sono metriche basate sull'azione e focalizzate sul processo che puoi influenzare direttamente (da cui il tratto simile all'azione) e possono prevedere la funzione, il che significa che i loro progressi ti dicono quanto ti avvicinerai ai tuoi obiettivi di output.

KR in ritardo   sono metriche aziendali e rivelano le prestazioni passate. Sono essenziali per il monitoraggio ma non hanno alcun effetto sul futuro.

Contatore KR   aiutarti a mitigare gli effetti dell'eccessiva concentrazione o del raggiungimento dei tuoi obiettivi. Non vuoi concentrarti troppo sulla creazione di un martello potente che nessuno può sollevare.

Seguendo il nostro esempio:

Esempio di marketing OKR:

Obiettivo : raggiungere più clienti ideali e aiutarli a riconoscerci come la migliore soluzione ai loro problemi.

KR in ritardo : aumenta del 40% la pipeline qualificata
KR in ritardo : aumenta del 60% il traffico verso la pagina demo
Leading KR : numero di esperimenti a settimana/mese per ridurre i costi di acquisizione dei clienti
Contatore KR : % degli affari chiusi

Ora hai una destinazione stimolante e un modo per misurare la distanza che percorri. Tutto ciò che serve ora è determinare il passo lungo il percorso.

Come scrivere OKR: scrivere iniziative attuabili

Questa è la parte più volatile degli OKR.

E il meno importante. Questo perché le iniziative si riferiscono al   Azioni   della squadra o dell'individuo che ci vorrà per fare progressi. Se Os e KR si abbinano bene, allora questa parte del framework si prenderà cura di se stessa.

Dettare iniziative entra nel campo della microgestione e porta via la scintilla innovativa del tuo team. Inoltre, includere questo elemento nell'implementazione del framework è facoltativo. La maggior parte delle aziende non lo include.

Esempio di marketing OKR:

Obiettivo : raggiungere più clienti ideali e aiutarli a riconoscerci come la migliore soluzione ai loro problemi.

KR in ritardo : aumenta del 40% la pipeline qualificata
KR in ritardo : aumenta del 60% il traffico verso la pagina demo
Leading KR : numero di esperimenti a settimana/mese per ridurre i costi di acquisizione dei clienti
Contatore KR : % degli affari chiusi

Iniziativa : aumentare la nostra generazione di contenuti
Iniziativa:   Declutter la nostra home page
Iniziativa : Organizza seminari gratuiti

Gli OKR utilizzati per misurare l'efficacia delle risorse umane

Vediamo un altro esempio di OKR per il dipartimento delle risorse umane

Obbiettivo:   Crea uno spazio di lavoro inclusivo e di grande supporto

KR in ritardo:   Tasso di fidelizzazione dei dipendenti
KR in ritardo:   Numero di reclami al mese
Leading KR : Numero di richieste di servizi di supporto forniti dall'azienda
Leader KR:   % di nuove assunzioni da gruppi di minoranza
Contatore KR:   Costo dei servizi di supporto forniti alle prestazioni a lungo termine e all'assenteismo

Iniziativa:   Invia e-mail del lunedì con i dettagli di 1-2 servizi forniti + qualsiasi evento di lavoro o sessione di formazione per la settimana
Iniziativa:   Esegui sondaggi anonimi dai team che chiedono feedback sulla leadership
Iniziativa:   Dettagliare i programmi di formazione e perfezionamento per ogni reparto

Inoltre, il processo di revisione riguarda se le azioni in corso portano i progressi desiderati e aiuta a determinare le prossime.

OKR vs KPI: qual è la differenza tra loro?

OKR e KPI hanno molte differenze.

In breve, gli OKR adottano un approccio più olistico alle prestazioni rispetto ai KPI. I KPI misurano i progressi. Gli OKR definiscono gli obiettivi, ispirano il pensiero innovativo e misurano i progressi.

Per capire come si relazionano, i KPI possono essere ottimi KR e viceversa. L'approccio abituale ai KPI è rappresentato dalle metriche aziendali in ritardo. Utile per comprendere le performance passate ma non suscita idee innovative per il futuro. Alcuni KPI sono essenziali per il monitoraggio, ma potrebbero   non adatto   in qualsiasi gruppo o reparto OKR impostato a causa degli obiettivi che hai determinato. Continua a seguirli.

KPI e OKR non si escludono a vicenda.

Si completano a vicenda.

Come recensire gli OKR: la regola KIDS

Mantienilo semplice

Processi elaborati non ti serviranno a nulla. Ciò di cui hai bisogno sono la struttura e le buone vecchie conversazioni oneste. È difficile eseguire correttamente gli OKR, quindi è necessario   la pratica   e   riflessione . Stabilire riunioni di revisione regolari a tutti i livelli dell'organizzazione.

È ovvio, ma ciò che non è è il modo in cui gestisci quegli incontri.

Le riunioni senza ordini del giorno sono dannose perdite di tempo. Sperimenta con la loro struttura per adattarli alla tua cultura, ma includi quanto segue:

• Discussioni sulle metriche E sulle chiamate di giudizio che hanno preceduto l'incontro.
• Una sezione "passi successivi", solitamente posizionata verso la fine.

A seconda delle dimensioni della tua azienda e della scala in cui hai implementato gli OKR, dovrai automatizzare il reporting o, almeno, adottare un approccio basato su modelli. Prendi in considerazione l'utilizzo del software OKR per aiutarti ad automatizzare.

Durante questo processo, cerca tre cose:

Applicazione della regola KIDS

Se complichi eccessivamente le cose, sarai frustrato e probabilmente perderai un'intuizione o due. Inizia con qualcosa di semplice come un formato sì o no o un sistema verde-giallo-rosso per valutare i progressi. Quindi, scava più a fondo, un passo alla volta.

Progressi verso gli obiettivi

Se non stai facendo progressi verso i grandi OS, valuta i KR, le iniziative e lo sforzo attuale. A volte, questi tre non si adattano tutti insieme e devi ridefinirli. Va bene. La pratica migliora, o qualcosa del genere.

Rilevanza di Os e KR

Se le persone, i team, i dipartimenti e il mondo intero non riescono a raggiungere i loro obiettivi, ma ottieni comunque crescita o progressi, allora sfida la rilevanza degli OKR. Potresti aver bisogno di ulteriore pratica.

Quantità di valore che ti piace

Se la quantità di impegno e di tempo necessari per l'iterazione e l'evoluzione dei tuoi OKR non produce un ROI soddisfacente, valuta se il framework si adatta bene alla tua cultura e alle tue esigenze aziendali. Un'azienda con esigenze di maggiore adattabilità che richiedono una forte responsabilizzazione dei team potrebbe non trarre vantaggio da un framework iterativo più lento.

Come scegliere un software OKR

Con tutte le scelte sul mercato, è difficile sapere in anticipo quale software OKR si adatta meglio alle tue esigenze e alla tua cultura. Quindi, abbiamo elencato alcuni tratti chiave che dovresti cercare quando valuti un framework OKR.

1. È accessibile a molte persone

Tenere traccia dei tuoi OKR non dovrebbe essere compito di pochi eletti. Perché diventano colli di bottiglia di informazioni e il processo vanifica lo scopo di delegare il loro sviluppo.

Vuoi avere un'unica fonte di verità per i tuoi OKR e la tua strategia a cui tutti possono accedere.

2. Supporta un'adozione su larga scala

Se la tua azienda non ha esperienza con gli OKR, è meglio iniziare in piccolo ed espandersi dopo aver dimostrato il successo. Acquisire familiarità con una piattaforma che funziona bene per i team più piccoli ma che può occuparsi altrettanto facilmente di un numero molto maggiore di persone è essenziale per una transizione più agevole verso l'adozione su larga scala.

3. È personalizzabile

Quando sei flessibile nell'implementazione del framework OKR, hai bisogno di un software che si aggiunga al tuo approccio, non di un software i cui limiti rendano il tuo approccio più rigido. Questo vale per tutto ciò che riguarda la strategia, da   automatizzazione dei rapporti   a   pianificazione strategica personalizzabile.

4. Facilita la revisione

Se hai bisogno di utilizzare più di un paio di strumenti per riferire sui tuoi progressi, stai aggiungendo attrito a un processo che deve scorrere come uno skater in un lago ghiacciato. Il software che scegli dovrebbe essere al centro delle tue riunioni di revisione per aiutare la discussione a essere focalizzata e le tue decisioni informate.

Se desideri saperne di più su come Cascade può aiutarti a implementare il framework OKR,   inizia una prova gratuita   o   salta su una demo   con il nostro team e ti guideremo attraverso tutto ciò che devi sapere.